秘书信息工作与档案管理讲义-初稿

秘书信息工作与档案管理讲义一、考试简介：1、考试时间：4月，请同窗们提前查看考场合在位置。届时务必携带填涂机读卡的2B铅笔。2、考试题型： 一、单选题 二、多选题三、简答题四、论述题五、案例分析题 这是过去的考试题型，本次考试为新换教材，题型待定，不拟定与否有多选题。本讲义为草稿，文中难免有错别字，请同窗们多多体谅。先按这个复习，后续王教师会给人们更新，凭我过去的教学经验，本课程会有20分左右课本之外需要考生临场发挥解答、没有原则答案的题目，结合学习的知识点，论述自己的观点。鉴于这门课程一年只考一次，请同窗们把握住机会，争取这次就过了，刚刚换的新书，比过去的内容少，知识点相对比较好记，建议把书上的要点记住，展开的内容用自己的话论述即可。（我的心声：但愿各位同窗加油复习，争取一年毕业，王爱敏教师会始终陪伴在你们身边，协助你们学习，你们顺利过关就是对教师们的最佳回报，每次我最开心的时刻就是收到你们顺利通过的好消息，真心为你们快乐！）第一章 秘书信息工作和档案管理概述任务一 结识公司信息工作和档案管理工作一、 结识公司管理中的信息工作（一）公司信息与公司信息工作的概念公司信息重要是指与本公司有关的经济信息、科技信息、政治信息、社会信息和生活信息等。公司信息工作则是指为公司的经营、战略、管理、生产等服务而进行的有关信息的收集、加工、解决、传递、存储、互换、检索、运用、反馈等活动的总称。 公司以先进的信息技术为手段； 对信息进行采集、整顿、加工、传播、存储和运用； 对公司的信息活动过程进行战略规划； 对信息活动中的要素进行筹划、组织、领导和控制； 力求资源有效配备、共享管理、协调运作； 以至少的消耗发明最大的效益。（二）公司信息工作的内容（1）公司信息化建设。这是公司实现信息管理的必要条件，涉及计算机网络基本设施建设、生产制造管理系统的信息化、公司内部管理业务的信息化、公司信息化资源的开发与运用、公司信息资源建设等。 （2）公司信息开放与保护。信息开放的两层含义：公开和共享。保护的手段：专利保护、商标保护、知识产权保护、合同保护、公平竞争保护等。（3）公司信息开发与运用。内容涉及市场信息、科技信息、生产信息、销售信息、政策信息、金融信息和法律信息等。（三）公司信息工作的作用：1. 它是公司管理的基本；2. 它是开发运用新产品、新技术、新工艺的前提；3. 它是生产过程控制的手段；4. 它是公司走向市场的核心；5. 它是提高公司员工素质的阶梯；6. 它是树立公司良好形象的途径二、档案是公司信息的重要构成部分档案与信息有什么关系？档案是公司信息的重要构成部分，档案管理工作是公司信息管理的重要内容之一。（一）档案的定义是指国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的多种形式的历史记录。体现了七个方面的含义：档案形成的时间-历史性、档案产生的主体-多元性、档案来源渠道-广泛性、档案形成的特点-原始性、档案保存的目的-价值性、档案体现的形式-多样性、档案本质属性-记录性。（二）档案的分类： 按产生领域分：文书档案、科技档案及专门档案，如会计档案、诉讼档案、人事档案等。 按制成材料分：甲骨、竹简、绵帛、纸质、胶片、磁带、光盘、实物档案等。 按单位性质分：党政机关档案、事业单位档案、公司档案、军队档案、农村档案等。 按形成时期分：有新中国成立前档案，涉及革命历史档案和旧政权档案、新中国成立后档案。前者常称为历史档案，后者常称为现实档案。（三）档案的价值： 凭证价值 参照价值任务二 进入秘书的信息工作一、 秘书信息工作的重要内容(一) 信息收集基本(二) 信息整顿核心(三) 信息存储(四) 信息传递发挥价值(五) 信息反馈(六) 信息开发和运用二、树立秘书人员的信息意识 信息意识，就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反映能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映 树立信息意识1. 多看2. 多思3. 多练任务三 走进秘书的档案管理工作一、 理解秘书档案管理工作的重要内容(一) 档案的收集(二) 档案的整顿(三) 档案的鉴定(四) 档案的保管(五) 档案的记录(六) 档案的检索编目(七) 档案的运用输出(八) 档案的编研二、树立文秘人员的档案管理意识(一) 要有档案概念意识(二) 要有档案价值意识(三) 要有档案业务知识思考题：1. 公司信息指（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）。2. 公司信息工作的内容涉及（ ）、（ ）、（ ）。3. 档案的生产者涉及（ ）、（ ）、（ ）。4. 按照形成时期，档案分为（ ）和（ ）。5. 档案的价值涉及（ ）和（ ）。6. 信息工作的内容涉及（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）。7. 简答题：档案管理工作的内容涉及哪些内容？8. 论述题：如何树立信息意识？9. 简答或论述题：档案与信息、文书、资料的区别与联系？补充知识：公司在生产、管理、销售中无时无刻不在与信息技术打交道，于是一种专门负责信息开发和运用的职位应运而生，这一职位被称作首席信息经理（CIO）。在现代公司中首席信息经理是举足轻重的人物。在美国的公司中，它相称于副总经理，直接对最高经营决策者负责。第二章 信息收集与整顿任务一 信息收集一、 信息收集的范畴和原则（一）信息收集的范畴：1. 组织信息2. 社会经济信息3. 市场信息4. 法律政策信息（二）信息收集的原则：1. 精确2. 及时3. 完整4. 合用5. 选优二、信息收集的渠道(一) 大众传播媒介重要途径(二) 图书、档案资料(三) 供应商和客户(四) 贸易交流渠道(五) 信息机构渠道重要场合(六) 关系渠道(七) 调查渠道积极三、获取信息的措施(一) 观测法(二) 阅读法(三) 询问法(四) 问卷法(五) 网络法(六) 互换法(七) 购买法任务二 信息整顿一、 对信息进行分类(一) 名片资料商业名片、公用名片、个人名片；(二) 贺卡资料根据需要答复贺卡、保存邮件地址、客户信息并归类、保存特殊的祝愿、附言等；(三) 广告资料不是所有有用，并且有的资料也是有特定期限的。(四) 图书期刊资料中国图书馆分类法是较通用的一种分类措施；(五) 音像资料(六) 因需要而收集、自行收集的资料按主题分类、按内部机构岗位分类、按地辨别类。二、筛选信息信息筛选是指从大量繁杂信息中，剔除虚假、失效和无效信息，挑选有价值的信息。(一) 查重法(二) 时效法(三) 类比法(四) 专家评估法专业性强、技术性强。(五) 老化规律法文献（半衰期越长，阐明老化速度越慢）。三、校核信息信息校对是对初步甄别的信息进一步的校验核算，分析可靠性和精确性，对真实性进行认定。有三种措施：(一) 分析法(二) 核对法(三) 调查法任务三 信息存储一、 信息存储的装具和设备(一) 案卷存储(二) 音像存储(三) 缩微存储(四) 计算机存储无论选择哪种存储载体，要注意这样几点：(一) 要选择质量好的存储载体；(二) 加强存储载体的平常保管；(三) 注意调节存储场合的温度与湿度；(四) 防尘、防磁场，勿折、勿摸磁表面；(五) 定期检查、复制；(六) 计算机存储应采用必要的保护措施。二、按照程序存储信息(一) 字母编排法主题分类法、内部机构岗位分类法、地辨别类法。(二) 数字编排法杜威十进制数码法(三) 准时间排列思考题：1. ( )是信息工作的起点和基本。A.信息预测B.信息收集C.信息整顿D.信息分析2.一方面对入藏的信息资料进行分类，并对每一类编以号码，一般用字母号码，如A、B、C，然后对多种资料用数字编码，这种编码措施称为( )A.顺序编码法B.分类编码法C.区间编码法D.十进制编码法3.信息收集的基本规定是及时、精确和( )。A.安全 B.适量C.有用 D.全面4.收集信息最基本的措施是（ ） A.观测法 B.调查法 C.阅读法 D.互换法 第三章 信息传递与反馈任务一 信息传递一、信息传递的基本规定信息传递的定义：信息传递是指把加工整顿后的信息，通过多种传播途径提供应接受者和使用者。信息传递是信息工作的衔接手段。 信息传递的基本规定（常考）：(一) 迅速(二) 精确(三) 保密二、运用多种方式措施传递信息(一) 语言传递简洁、直接、快捷；难以保存(二) 文字传递避免失真，便于运用和存储a) 文本大多数形式b) 表格c) 图表柱形图、饼状图、折线图d) 框图流程图和组织图(三) 电信传递(四) 可视化辅助物传递任务二 信息反馈一、信息反馈的内容信息反馈的定义：是指控制系统把输出的信息与其作用的成果相比较后再反送回来，并对信息的再输出发生影响的过程。信息反馈的作用：(一) 检查信息工作的重要环节；(二) 新一轮信息工作的基本；(三) 判断检查决策的重要尺度，修正的重要根据。 信息反馈的重点：(一) 成绩(二) 问题(三) 措施二、信息反馈的形式、措施 形式：1) 纵向反馈（上级）和横向反馈（同级）2) 正反馈（成绩经验）和负反馈（问题失误）3) 前反馈（发出前提出规定愿望）和后反馈（发出后） 措施：1) 持续型反馈信息：过程中的某个核心问题短期内持续不断地反映；2) 系列型反馈信息：全过程按不同阶段持续反映；3) 广角型反馈信息：某个过程从不同角度反映。三、信息反馈的具体措施信息反馈的规定：(一) 反馈时间要短；(二) 反馈内容精确、真实、广泛、全面；(三) 要多信源、多通道反馈。信息反馈的具体措施：(一) 建立健全信息反馈系统；(二) 简化信息反馈程序；(三) 建立科学的工作制度。思考题：1. 能使系统的输入对输出的影响增大，不断打破系统旧的平衡状态，使系统性运动加剧的是( )A.正反馈 B.负反馈 C.前馈 D.信息反馈2.信息反馈的方式重要有（ ）A.正反馈、负反馈、前馈 B.正反馈、全反馈、前馈C.正反馈、负反馈、下级向上级反馈D.典型反馈、负反馈、前馈3.下面是信息传播的现代技术的是（ ）A.综合业务数字网 B.传真技术C.视频数据技术 D.卫星通信E.电子邮件第四章 信息开发与运用任务一 信息开发一、理解信息开发的途径和措施信息开发的定义：是指对信息资料进行技术化解决，使信息更好地为各级领导决策和工作服务。信息开发是信息优化的重要保障，是提高信息质量的重要手段。（一）信息开发的工作程序 拟定主题； 分析信息材料； 选择信息开发措施（汇集法、归纳法、纵深法、连横法、浓缩法、转换法、图表法）； 选择开发信息的形式（剪辑报纸、编制索引、制作简报、编写文摘、编写简讯、撰写调查报告）； 形成信息产品。（二）信息编写的类型（过去常考这里的案例分析题，学会辨别如何对信息分类）1) 动态型信息。反映某项工作、活动或事件的发生、发展、变化的客观状况。2) 建议型信息。反映问题并提出解决问题的措施。3) 经验型信息。反映地区、单位、部门某方面经验的信息。4) 问题型信息。即负面信息。5) 预测型信息。预测社会动态、经济动态、市场前景、工作状况等的信息。二、进行一次、二次、三次信息开发从信息加工的层次的角度出发，可以把信息开发划提成一次信息开发、二次信息开发和三次信息开发三种。 信息的客观性、原始性逐渐减少； 信息开发者的主观性、能动性逐渐增长。(一) 一次信息开发将无序信息转变为有序信息，按照一定的主题、类别、领导的信息需求放到一起。 剪报：从报纸杂志等上面剪下的文字、图片等资料，整顿分类并集纳成册。 简报：传递某方面信息的简短的内部小报，具有报告性、交流性和指引性的简短、灵活、快捷的简报，又称动态、简讯、要情、摘报、工作通讯、状况反映、状况交流、内部参照等。简报的种类：准时间分-定期和不定期；按性质分-工作、生产、学习、会议；按内容分有综合反映状况的简报和反映特定状况的专项简报。简报涉及：报头（名称、期号、编发单位、发行日期）、标题、正文和报尾四个部分。（二）二次信息开发二次信息开发是对一次信息整顿后形成新信息。索引、目录编制和文摘属于二次信息开发。 索引：揭示文献内容出处，提供文献线索的检索工具。构成基本单位是索引款目，涉及索引词、阐明或注释语、出处。 目录编制：根据信息的题名编制目录，以表格的方式系统化记载和揭示有关信息内容。 目录是对信息内容和形式进行全面系统的著录； 索引是对信息中某一部分特性进行著录。 文摘：对信息简要扼要地摘录其重要内容，以便更全面批示信息的措施。一般分为三种：报道性文摘、批示性文摘和两者综合（三）三次信息开发三次信息开发是在一次、二次信息的基本之上，通过度析概括而形成更深层次的信息。 简讯：用简要扼要的语言报道最新动态信息； 调查报告：在实地调查获得第一手信息的基本上，通过度析得出反映有关事实的本质特性信息的三次信息产品。调查报告涉及：1) 标题2) 前言：概述式、结论式、阐明式、提问式3) 正文：横式构造、纵式构造、综合式构造、逐点式构造4) 结尾。调查报告写作中应注意的问题：（1）提炼报告主题；（2）精选基本素材；（3）合理筹划布局；（4）讲究语言的运用。任务二 信息运用 信息运用服务是秘书信息工作的核心阶段、终极目的。 信息运用最重要的是将有价值的信息报告递送给有关领导和有关管理部门。如何做好信息运用？一、 明确原则，实行规范化管理完善职责；规范业务；强化考核二、 设定流程，打造精品信息a) 质量过硬的好消息，判断原则：导向对的，过得了政治关；参谋到位，过得了决策关；体察民情，过得了群众关；言简意赅，过得了文字关。b) 注意事项：把好选稿源头关、把好信息质量关、把好过程控制关、把好文稿审校关。三、 管控源头，夯实信息工作基本重点做到四方面：（一）提高信息员队伍的战斗力（二）提高报送信息的质量（三）提高信息网络的覆盖面（四）提高信息报送的针对性思考题：1.信息工作的起点和终点分别是( )。A.信息收集，信息储存B.信息收集，信息运用C.信息整顿，信息运用D.信息整顿，信息储存2.重大突发性事件、重大灾害事故属于( )。A.动态型信息 B.问题型信息C.经验型信息 D.建议型信息3.内容更为完整的是（ ） A.原始信息 B.一次信息 C.二次信息 D.三次信息 4.收集信息的最后目的是（ ） A.预测事物发展的趋势 B.获取有价值的信息 C.加工较高层次的信息 D.为领导的科学决策服务 5.对领导干部公款吃喝、公款出国旅游等腐败事件的反映，属（ ） A.动态型信息 B.问题型信息 C.经验型信息 D.建议型信息 第五章 档案的收集与鉴定任务一 档案收集档案收集定义：就是通过接受、征集、寄存等方式，把分散在机关、个人手中以及散失在其她地方的档案集中到档案馆（室）。档案收集工作是档案管理工作的第一种环节，是整个档案工作的起点。公司开展档案收集工作，一方面必须拟定档案收集的范畴，另一方面要掌握档案收集的措施和规定。一、 公司档案收集的范畴 管理类档案：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类； 科技档案：产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类； 专门档案：会计类、职工类； 特殊载体类档案：声像档案、实物档案； 客户销售类和公司信用档案等。公司档案的文献形式：1) 红头文献2) 白头文献3) 发布性文献4) 记载性文献5) 内部使用文献6) 报道性文献7) 证明性文献8) 信访解决材料9) 契约性文献10) 级别性文献二、档案收集的规定(一) 加强档案馆（室）外的调查与引导工作(二) 保证归档档案的齐全完整(是贯穿收集工作始终的基本规定)(三) 积极履行入馆（室）档案的原则化(四) 维护全宗和全宗群的完整性三、归档制度归档指各机关、公司、事业单位在工作活动中不断产生的文献材料，解决完毕后由文书或业务部门整顿立卷后，定期移送给档案室。归档是文书工作的终结，档案工作的起点。归档制度指归档具体的规定和规定，重要涉及四方面的内容：(一) 归档范畴：一般原则：归档文献材料必须具有一定的保存价值，必须符合各部门文献材料的实际状况；(二) 归档时间：次年上半年；(三) 归档的质量规定：遵循文献的形成规律和特点；保持文献之间的有机联系；辨别不同价值；便于保管和运用；(四) 归档手续。四、档案收集的措施和措施档案收集的措施重要有：1) 例行接受；2) 征集（账外）：非强制性和强制性3) 寄存档案收集的措施：(一) 严格执行文献的收发文登记制度和归档制度；(二) 加强对零散文献和“账外”文献的收集；(三) 注重对专门文献的收集。任务二 档案鉴定档案鉴定就是对收集到的档案进行甄别并判断其价值，挑出有价值的档案交给档案部门保管，剔除无价值的档案予以销毁。档案鉴定是档案管理中最重要也是难度最大的工作。一、档案鉴定的原则和原则（一）档案鉴定的原则：1. 全面的观点2. 历史的观点3. 发展的观点档案鉴定的工作原则是效用原则。即文献与否有用。（二）档案鉴定的原则1. 来源原则2. 内容原则（是决定档案价值最重要最本质的因素）3. 形式原则（指文献的名称、形成时间、稿本、载体形态、记录方式等）4. 相对价值原则（数量少，完整限度不高）5. 效益原则二、档案保管期限表档案保管期限表就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种原则性、指引性文献，它是鉴定档案保存价值和拟定档案管理期限的根据。（一）档案保管期限表的作用：1) 保证档案价值鉴定的精确性，提高工作质量；2) 维护档案的完整与安全；3) 较容易地辨别文献的不同保存价值。（二）档案保管期限表的构造：1) 顺序号2) 条款（最基本）3) 保管期限（最基本）4) 附注5) 总阐明（三）档案保管期限表的类型：1、通用档案保管期限表1987年，文书档案保管期限表2、专门档案保管期限表财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表3、同系统机关档案保管期限表交通部制定交通文献材料保管期限表4、同类型机关档案保管期限表辽宁省乡镇机关文献材料保管期限原则5、机关档案保管期限表南京市教委文书档案保管期限表（四）档案保管期限表的编制措施：1. 准备2. 起草3. 征求意见和修正草案三、档案鉴定的措施和规定档案鉴定最基本的措施是直接鉴定法。一般以“件”为基本。l 保存从宽，销毁从严；l 孤本从宽，副本从严；l 本单位文献从宽，外单位文献从严；l 介于两可之间的，“就高不就低”。 档案鉴定的规定：1. 制定本部门切实可行的归档范畴；2. 选择本单位形成的文献材料作为归档重点，即“以我为主”；3. 充足考虑社会需求对文献价值的影响，即“效益为先”；4. 要克服“多多益善”的思想，保存确有永久保存价值的档案。四、档案鉴定的程序和措施一般分三个阶段实行：第一阶段，在单位文献归档时拟定归档范畴，剔除没有价值的文献；第二阶段，拟定归档文献保管期限，即拟定档案的“生存期”；第三阶段，到一定年限时进行档案价值复审。复审的两种形式：移送复审、到期复审。五、档案销毁档案的销毁，指对没有保存价值的不归档文献和保管期限已满无需继续保存的档案进行销毁解决。必须按照国家规定的原则，严格鉴定；销毁程序：编制销毁清册；严格执行审批制度，履行批准手续；销毁的措施，必须两人在场监销；销毁完毕后必须在相应的案卷目录、档案总登记簿、案卷目录登记簿注明已销毁。思考题：1. 档案管理中最重要也是难度最大的工作是（ ）。2. 档案鉴定工作的指引思想和基本准则是（ ）。3. 鉴定档案的基本措施是（ ）。4. 所谓档案保管期限表，就是指用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的（ ）、（ ）文献。5. 档案鉴定工作指的是( )的鉴定工作。A档案价值 B保管期限C档案内容 D档案时间. 6. 有关档案价值的鉴定，如下对的的论述是（ ）A一般来说，档案产生的时间距离今天越远，档案的价值越小；B对于一种单位来说，业务职能机构与后勤机构是相辅相成的，因此它们形成的档案价值也大体相似；C一般来说，反映正常事务活动的文献比反映方针政策的文献更务实，因此价值更大；D一般来说，命令、批示、决策等文种的价值比告知、函件、简报等文种的价值要高某些。7. 文书档案保管期限表作为通用档案保管期限表，是由国家档案局（ ）年发布的。A1988年 B1992年 C1982年 D 1987年8. 档案的（ ）是决定档案价值最重要、最本质的因素.A 来源 B完整限度 C形成时间 D内容9. 中国传媒大学南广学院文书档案保管期限表属于（ ），公安部文献材料保管期限表属于（ ），江苏省事业单位文献材料保管期限原则属于（ ）。A通用保管期限表 B专门档案保管期限表 C同系统机关档案保管期限表 D同类型机关档案保管期限表 E机关档案保管期限表第六章 档案整顿任务一 编制档案分类方案档案分类定义：就是把档案按照一定的原则划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。档案分类是档案管理行之有效的措施，也是档案整顿工作的基本。一、档案整顿工作的内容和原则规定档案整顿：把处在凌乱状态的档案，通过度类整合、排列和编目使档案系统起来，便于保管和运用。档案整顿工作的具体内容涉及：1. 辨别全宗2. 分类3. 立卷4. 编目5. 案卷的排列6. 案卷目录的编制档案整顿工作的基本原则是：根据档案形成的特点，保持档案之间的历史联系（来源、时间、内容、形式），充足运用原有的整顿基本，便于档案的保管和运用。二、全宗（一）概念：一种机关、社会组织和个人在执行职责活动中形成所有档案的总和。（二）类型：按形成全宗的单位和全宗内容的性质，分为机关组织全宗和人物全宗；按全宗的范畴和构成方式：分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗和档案汇集。（三）全宗的构成条件：可以独立地行使职权，并能以自己的名义对外行文；是一种会计单位或经济核算单位，可以编制财务预算或财务筹划；设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。【案例思考】市区中小学校的财务工作由该区设立的财务中心统一管理，各个学校不单独设立自己的财务机构和解决财务工作。但它们仍可以是立档单位，它们形成的档案也均可以成为一种全宗。为什么呢？【特别阐明】三个拟定立档单位的条件中，第一种条件是重要的条件。在某些特殊的状况下，某些单位不同步具有立档单位的三个条件，有些单位在工作上是独立的而在财务上和组织上不独立，也有的单位在工作上和组织上是独立的而在财务上不独立。在这种状况下，判断与否为立档单位，重要是根据第一种条件，看它能否独立行使职权和以自己的名义对外行文。三、常用的档案分类措施（一）保管期限分类法（永久、长期（-50年）、短期（1-）（二）组织机构（问题）分类法组织机构分类法：按照立档单位的内部组织构造设立对档案进行分类，可分为：办公室类、人事处类、财务处类、生产处类、基建处类等；问题分类法：按照文献材料所阐明的问题对归档文献分类，合用于公司小/已混淆无法按组织机构分类/组织构造常常变动问题分类法注意如下问题：类、属设立力求符合实际；类目体系符合逻辑；类项的拟定应逐渐完善。（三）年度分类法：根据行程和解决的年度对归档文献进行分类，运用最广泛的分类措施。（四）档案复式分类法采用几种分类措施结合使用。年度和保管期限是必备项。常用的涉及7种：1. 年度-期限分类法2. 期限-年度分类法3. 期限-年度-机构分类法4. -期限-年度-问题分类法5. 问题-年度-期限分类法6. 年度-机构-期限分类法7. 年度-问题-期限分类法五、档案分类方案的编制（一）分类措施全宗=通用类型+职能类型通用类型：党群工作类、行政管理类、业务管理类、基本建设类、设备仪器类、会计类、声像类职能类型：基本职能的分工。（二）档案分类方案的构造1. 编制阐明编制目的、分类根据、规则、体系构造、类目设立等，是使用方案的指南2. 分类表主体，三种形式（分类体系表、分类类目细分表、分类主体词表）3. 使用阐明：阐明档号标记和案卷排列措施，规定（统一性、排斥性、伸缩性）任务二 归档文献的整顿一、拟定文献的归档范畴在一种公司里，需要归档的文献重要是与公司各方面活动有关的文献。l 国有公司的归档范畴l 非国有公司的归档范畴二、归档整顿的环节和规定（一）档案管理改革：按“卷”整顿和按“件”整顿。案卷：是由来源、时间、内容和外形上互有联系的若干文献组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位。（二）拟定“件”公司档案整顿单位 一份文献为一件； 报表、名册、图册等按其本来的装订方式，一册(本)为一件； 文献正本与定稿为一件； 正文与附件为一件； 会议记录以每次会议为一件； 有重要内容的文献解决件单，应与被解决文献合为一件； 转发件与被转发件应视为一件； 复制件应和原件作为一件归档。（三）档案装订-按件装订 装订前文献排序 装订方式和装订用品：归档文献应按件装订，使用不锈钢订书钉，在文献左侧或左上角装订，具体措施：线装法、变形材料装订法、粘接式法、穿孔式法、铆接式 档案装订一般顺序：l 正本在前，定稿在后；l 正文在前，附件在后；l 原件在前，复件在后；l 转发文在前，被转发文在后；l 复文在前，来文在后；l 计算机及其网络环境中形成的文献，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；l 汉文本在前，少数民族文字文本在后；l 不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；l 有文献解决单的，可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。（四）按分类方案进行归档文献的排列归档文献的排列指按照分类方案的最低一级类目，即条款和条目，根据一定的措施拟定归档文献先后顺序，并以“件”为单位进行排列。 归档文献的排列措施具体来说有四种： 按事由结合时间排列； 按事由结合重要限度排列； 按事由具有的共同属性分别集中排列； 短期（）保管的文献可按办理完毕后归档的先后顺序排列。（五）加盖归档章全宗号年度室编件号机构（问题）保管期限馆编件号（六）填写案盒事项 填写归档文献目录 填写备考表 装盒及填写案盒封面、盒脊思考题：1. 档案整顿工作的基本原则是（ ）。2. 全宗的类型有：按单位内容性质划分（ ）两种和按范畴构成方式划分（ ）四种。3. 保管期限分类法有（ ）和（ ）。4. 档案分类法有（ ）、（ ）、（ ）和（ ）四种。5. 档案分类构造有（ ）、（ ）、（ ）三部分。6. 档案的整顿以（ ）为单位。7. 归档目录内容有（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）。8. 简述归档整顿的环节？第七章 档案的检索和编研任务一 档案的检索档案检索就是对档案信息进行分类存储以及根据需要进行查找。检索是档案收集整顿和提供运用的中间环节，检索涉及存储和查检两个阶段。存储是将档案中具有检索意义的特性标记出来编制成检索工具或档案信息数据库。查检是运用检索工具查找所需要的档案。一、档案的著录和标引（一）档案著录档案著录是指在编制档案检索工具时，对档案的内容和形式特性进行分析、选择和记录的过程。著录工作是编制检索工具的前提和基本。档案著录工作重要涉及著录项目、标记符号、著录格式、著录项目细则等内容。著录项目：揭示档案内容和形式特性的记录事项。重要有七大项：1. 题名与责任者项2. 文本项，涉及文种和稿本3. 密级与保管期限4. 时间项5. 载体形态项6. 丛编项7. 排检与编号项标记符号：是用来表达不同著录项目和著录含义的人工语言符号，常用的标记符有:l . 文本项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。l = 并列标题名l : 副题名及阐明题名文字、文献编号、规格、数量及单位l / 第一责任者l ; 其她责任者、保管期限l + 附件l ( ) 责任者所属机构名称、责任者真实姓名等。l 自拟著录内容、载体类型标记l ? 推测的不能拟定的著录内容l 每一种残缺文字l . 外文缩写l 起止连接著录格式：分为文献级和案卷级两种。按载体形式均可分为卡片式和课本式。卡片式著录格式将著录项目分为四个段落。课本式著录格式除在正题名前加顺序号，其后空一格，且第二段落著录项目相应后移外，其他与卡片式著录格式相似。著录项目细则： 题名与责任者项：题名是直接体现档案内容特性、中心主题并区别与另一档案的名称，可有正题名、并列题名(前加“=”)、副题名（前加“：”），另拟题名加“”；责任者是对档案内容进行发明，负有责任的团队或个人； 文献编号：文献制发过程中由制发机关、团队或个人编写的顺序号，前加“:”； 责任者：第一责任者前加“/”，有多种责任者时用“；”相隔，别名加“（）”，无法考证用三个“”； 文本项：文本稿本的名称，前加“.-”； 密级与保管期限：“.机密”，“；永久”； 时间项：分为文献级的文献形成时间和案卷级的案卷内文献起止时间，前加“.-”； 载体形态项：载体类型，数量级单位，规格； 附件 附注及提纲项 排检与编号项：分类号，档案馆(室)代号，档号，缩微号，电子文档号，主题词。（二）档案标引档案标引是在档案著录过程中，对档案的内容特性进行分析和选择，并赋予其规范化检索标记的过程。标引是著录的核心。根据使用检索语言的不同，可分为分类标引和主题标引。1. 分类标引的环节与措施分类标引就是分析档案的主题，根据主题赋予档案分类号的过程。（1）研读分类法和分类标引规则（2）档案主题分析 主题的类型：单主题和多主题；主题的构成因素：主体因素、位置因素、时间因素、文献类型因素以及通用因素；分析题名；浏览正文；查阅文献版头和案卷封面。（3）根据分析成果，赋予分类号（4）审校。2. 主题标引的环节与措施主题标引就是赋予档案主题词的过程。（1）掌握主题标引规则根据中国档案主题词表；（2）分析档案主题浏览正文；（3）查表选词，进行概念转换；（4）审校。二、档案检索工具的编制（一）档案检索工具的作用档案检索工具是记录、报道档案内容和查找运用档案资源的工具。基本职能是：存储信息；查检信息。作用有：桥梁作用；交流作用；管理作用。（二）档案检索工具的种类1) 按编制体例分为：目录、索引、指南。2) 编载体形式分为：课本式检索工具、卡片式检索工具、缩微检索工具、机读式检索工具。3) 按检索范畴分为：全宗范畴检索工具、档案馆范畴检索工具、专项范畴检索工具、馆际检索工具。4) 按功能分为：馆藏性检索工具、查验性检索工具、报道性检索工具。（三）档案检索工具的编制1. 编制案卷文献目录2. 分类目录3. 主题目录4. 文号索引5. 人名索引6. 全宗指南案卷文献目录：也叫“卷内文献目录汇集”，“全引目录”，它由案卷目录和卷内文献目录汇编而成，是能以案卷和单份文献为检索单位，揭示和简介档案馆所存档案内容和成分的检索工具。编制案卷文献目录，只需要把案卷目录和卷内文献目录依次打印或复印后装订起来即可。分类目录是按档案分类表的体系组织起来的以分类号为排检项的检索工具。重要以卡片形式编制，一般以案卷为单位，一卷一卡；也可以件为单位，一件一卡。分类目录编制环节：填卡排列设立指引卡。主题目录：是将文献或案卷的主题词按字排列而形成的检索工具，其长处是专指性强，查找方面，精确率高，适合计算机检索。以中国档案主题词表为根据。主题目录编制环节：编制条目排列文号索引：是把档案的文号与档号想相应，提供按文号检索档案途径的检索工具。文号索引一般采用表格形式，也称“文号档号对照表”，常用有号码相应表和位置相应表两种形式。人名索引：是指将档案中波及的人名及其简要状况著录下来，构成以人名为线索的检索工具。从体例上可分为综合性人名索引和专项性人名索引。人名索引编写措施：姓名，年度，目录号（分类号），卷号，页号全宗指南是揭示档案馆某一全宗档案状况的检索工具，一般采用课本形式，又称全宗简介。内容涉及：立档单位和全宗的概况；全宗内档案概况；档案的内容与成分。编写全宗指南前，必须拟定档案材料通过整顿并进行了基本编目和初步鉴定。（四）档案的计算机检索计算机检索是档案检索的发展方向。任务二 档案的编研公司档案编研：根据公司和社会的需要，以库存档案为基本，对公司的档案和资料进行分析、研究、筛选而编辑出档案参照资料，以满足公司平常运转、业务管理、生产经营、技术开发等各项工作和运用档案的需要。公司档案编研工作涉及编与研两个方面。“编”是按照一定的选题，将档案信息编辑成参照资料；“研”是对档案材料和编辑成果的形式、质量、规定等进行的研究；“研”是基本，“编”是继续。一、档案编研的作用和成果类型（一）档案编研的作用 提高公司的经济效益 增进公司技术进步 维护公司档案原件（二）档案编研成果的类型 按体现形式：文字式、图形式、数据式和声像式 按加工层次：一次加工、二次加工和三次加工 按选题范畴：综合型和专项型 按体载特性：汇编、文摘、索引、简介、综合调研材料和史志等若干种。二、档案编研的一般程序 档案编研的环节：选题选择和拟定编研题目，是首要环节；考虑因素：针对性和预见性、也许性选材选材的原则有：内容可靠，问题典型，素材合用，形式多样，材料齐全，知识产权和保密。加工编辑措施：校勘、删节、缩写、格式化解决等。审校和审批付印和校对三、大事记、组织机构沿革和会议简介的编写措施（一）大事记大事记是按照时间顺序，简要地记载一种单位在一定历史时期内发生的大势和要事的一种二次加工档案编研成果。1) 体例：编年记事体、分类编年体、本末记事体。2) 格式：两段式（时间-大事内容）和三段式（时间-大事内容-备注）3) 记述范畴4) 编写规定：范畴掌握要精确，做到大事突出，要事不漏，小事不收，大事时间唯一，内容（事故、起因、发展过程、成果）完整概括确切。（二）组织机构沿革组织机构沿革是记载一种单位机构设立、职能配备、人员编制和体质变更等方面状况的一种二次加工档案编研成果。1) 体例：编年体、系列体、阶段体2) 构成：前言、正文、附录3) 编写规定：精确反映；统一组织；可以只写变动（三）会议简介会议简介就是用文章论述等形式对会议作简要扼要的简介，记述和反映某个会议基本状况的一种参照资料。会议简介不同于会议记录和会议纪要。会议简介的类型：代表大会简介、重要会议简介、学术会议简介和其她重要会议简介。会议简介的内容：简介名称、会议召开时间、举办地点、主持人、重要议程、讨论和决定事项、代表人数和被代表人数、选举成果。会议简介的体例：列表式、提纲式、论述式三种体例。思考题：1. 档案检索涉及（ ）和（ ）两个阶段。2. 档案著录工作重要涉及（ ）、（ ）、（ ）、（ ）等。3. 著录的核心是（ ），重要有（ ）和（ ）两种。4. 按编制体例，档案检索工具可分为（ ）、（ ）、（ ）。5. 档案编研的作用是（ ）、（ ）、（ ）。6. 档案编研的一般程序分为（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）。7. 常用的三种档案边沿二次加工成果是（ ）、（ ）、（ ）。第八章 档案的保管和运用任务一 熟悉档案保管的物质条件广义的档案保管就是指管理。狭义的档案保管指对已经整顿好并已经存入库房及其柜架中的档案进行的平常维护、保护性管理工作。档案保管工作的内容，重要涉及三个方面：1) 档案的库房管理；2) 档案流动过程中的保护；3) 保护档案的专门措施。档案保管的物理条件：一、 库房：必须专用；必须结实；远离火源及其她；门窗密闭较好；木质房屋和地下室不可以。二、 资料库三、 档案装具：档案箱；档案架；档案柜。四、 技术设备：有关机械、器具、仪器、仪表。五、 包装材料：卷皮（软卷皮、硬卷皮）、案盒、包装纸。六、 消耗品任务二 档案的库房管理档案库房管理是档案保管工作的重要体现形式。档案库房的保管工作重要涉及：一、 装具排列编号二、 进出库制度三、 “八防”制度（防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗）四、 库房温湿度控制五、 档案寄存秩序的维护与管理六、 全宗卷七、 档案流动过程中的保护库房温湿度控制：温湿度是直接影响档案“自然寿命”的环境因素。温度：14-24，相对湿度：45%-65%。档案寄存秩序的维护与管理： 具体可采用的措施和措施重要有如下几种：(一) 档案寄存位置索引：全宗及其各类档案寄存位置索引表；各档案库房和档案架（柜）档案寄存位置索引表；(二) 装具所存档案标记牌；(三) 档案代理卡（代卷卡）：专门指明档案去向的卡片。全宗卷：是在全宗管理过程中用来阐明该全宗历史状况的专卷。全宗卷有个别称“有关档案的档案”，它不是全宗内的案卷，而是管理这些案卷活动的原始记录，也是这些案卷的使用记录。全宗卷一般涉及：档案交接凭据、立档单位和全宗历史考证、整顿工作方案、档案实体分类方案（分类表）、移进移出记录及手续（凭据）、档案受损与修复记录、档案销毁清册等。档案流动过程中的保护：导致档案流动的主线因素就是对档案的使用。档案的使用因素分两种状况：一是社会各界对档案的运用；二是档案馆（室）出于管理与开发的需要对档案的使用，都必须保证档案实体的有序和完好无损。做好档案使用过程中的维护与保护工作有两条基本途径：l 建立严格的管理制度并在工作中严格执行贯彻n 档案使用的登记与交接制度n 档案使用行为的管理与限制制度l 采用多种合理有效的管理措施，认真细致地做好维护与保护工作n 量与顺序的控制n 对运用行为的现场监督与检查n 运用方式及运用场合的限制：现场阅读；集中式的大阅览室n 对重要档案的保护性错误：严格限制运用；只提供缩微品或复印件；运用中格外注意监护任务三 档案的运用档案的运用是档案工作的目的，也是档案工作的出发点。档案的运用是指通过一定的方式和措施尽量地开发档案信息，直接向有关单位和人员提供信息服务。直接运用工作是档案提供运用工作的重要途径。直接运用工作的措施：l 阅览服务：封闭式阅览和开架式阅览l 外借服务：内部借阅和外部借阅l 复制服务：翻建部分和档案摘录l 征询服务l 电子化服务思考题：1. 简述档案运用的措施？2. 简述如何加强档案流动过程中的保护？3. 名词解释：全宗档案与全宗卷。4. 库房温度（ ）相对湿度（ ）5. 八防指（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）。6. 简述档案保管的物质条件。第九章 电子档案的管理任务一 电子文献归档和平常管理档案发展的必然趋势：电子化、数字化电子文献指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、解决，并可在通信网络上传送的文献。一、电子文献的形成l 电子商务、电子政务l 电子公文、电子图书、电子邮件、电子文献等，形成了大量的电子文献。二、电子文献的整顿按照一定的规则和措施，将收集积累的电子文献分门别类进行清理，为归档做好准备工作，工作涉及：一是对分类、排序的组织；二是组织建立数据库。数据库是存、取电子文献的虚拟文献库；要此外复制一套保存。三、电子文献的归档（一）归档范畴1) 行驶本组织职能以及行政管理、业务管理活动中形成的多种文本文献；2) 运用计算机辅助技术形成的具有查考运用指的数据文献、图形文献和模型文献；3) 本组织制作的多种数据文献，如数据库、图形库、措施库；4) 与本组织制作的文献有关的多种命令文献；5) 设备运营所需要的操作系统；6) 与电子文献有关的多种纸质文献。（二）归档方式1. 逻辑归档方式：逻辑地址传递，档案部门网络接受2. 物理归档方式：运用载体传播3. “双套制”归档方式：采用逻辑归档或者物理归档的电子文献，同步制成纸质文献予以归档，针对具有法律凭证作用的需要保证安全、秘密和真实性的电子文献。（三）归档时间l 最晚不超过3个月l 电子文献的归档时间有实时归档和定期归档l 逻辑归档文献尽量实时l 物理归档可按照纸质文献的规定定期归档（四）归档环节 检测：硬件环境的有效性、软件环境的有效性及信息记录格式、有无病毒感染等 把带有归档标记的电子文献集中刻录至耐久性好的载体上，一式三套按优先顺序依次为只读光盘、一次写光盘、磁盘、可擦写光盘、硬磁盘等 在存储电子文献的载体或装具上贴上标签 将相应的电子文献机读目录、有关软件、其她阐明等一同归档，并附归档电子文献登记表 归档完毕，电子文献形成部门应将存有归档前电子文献的载体保存至少一年。（五）归档规定1) 电子文献归档的格式规定；2) 归档电子文献完整性、有效性规定；3) 归档电子文献的整顿编目；4) 归档电子文献的状态和数量；5) 档案管理部门应建立电子文献数据库。（六）归档手续（1）档案保管部门在接受电子文献之前，均应对归档的每套载体及技术环境进行检查，合格率达到100时方可进行交接；（2）档案保管部门应按照规定及检查项目对归档电子文献逐个验收；（3）档案保管部门验收合格，完毕归档电子文献移送、接受检查登记表的填写、签字、盖章环节；（4）采用介质归档方式的电子文献，在对归档文献检查合格、清点无误后，移送的双方签字盖章。四、电子档案的保存与维护 如何保存与维护电子档案？1. 要保证电子档案载体物理安全；2. 要保证电子档案内容逻辑精确；3. 要保证电子档案的原始性；4. 要保证电子档案的可理解性；5. 要对电子档案载体进行有效的检测与维护。五、电子档案管理体系(一) 集中统一管理电子档案；(二) 纸质文献和电子文献双套归档；(三) 组织内部的文档一体化管理模式。六、电子档案的平常管理1) 统一归档、分库保管；2) 两套文献分别寄存，一套封存，一套运用；3) 按保管部门顺序号加以排列，贴上标签；4) 严禁使用来历不明的非法软件；5) 建立管理制度；6) 平常注意操作措施；7) 磁性载体档案使用场合的温度、湿度与库房温度、湿度相差范畴分别为3 ， 5 。七、电子档案管理的规定(一) 真实性；(二) 完整性；(三) 可读性。任务二 电子