固定资产内控流程

固定资产内控流程固定资产内控流程浙江济民制药股份有限公司 2固定资产内控流程说明目标：目标：加强公司固定资产管理，规范固定资产的申购程序、使用保养、转移、报废、出售与出租等 范围范围：本程序适用于济民股份的固定资产管理本程序与公司财务管理制度相衔接本程序与公司采购管理程序相衔接3固定资产内控流程相关部门人员职责职位职责领导层审批固定资产年度盘盈盘亏报告并制定奖惩措施负责对重大固定资产处置进行审批财务部组织公司固定资产的年度全面清查和盘点工作负责审批固定资产的报废、出租，重大处置报主管领导审批负责审议项目监控报告，并审议通过监控措施负责建立和更新固定资产明细账固定资产管理部门 会同财务部负责公司固定资产的年度全面清查和盘点工作 负责公司固定资产的日常使用和维护维修工作 负责对公司的固定资产质量及处置提供评审意见 负责审批办理公司固定资产的转移、出租、出售、报废等有关工作 负责公司闲置固定资产运作的方案设计工作 负责固定资产的建档和档案管理相关使用部门 配合进行公司固定资产的清查和盘点工作 配合公司固定资产的日常使用和维护维修工作法务部（待设）对有关固定资产的合同进行法律上的稽核4供应商供应商固定资产管理部门固定资产管理部门使用部门使用部门 固定资产内控流程固定资产的日常使用（1）将固定资产随同产品相关技术文件送达检验固定资产及相关技术文件，填写固定资产验收交接单，整理使用说明书、保修卡等等产品档案，制定固定资产使用手册验收交接单第一联及产品档案留底，验收交接单第二联交财务部，第三联、产品档案副本及使用手册随固定资产移交使用部门接收固定资产及相关资料建立固定资产台账，按照使用手册使用固定资产核查产品档案制定固定资产期保养制度根据保养制度提出保养申请是否仍在保养期内根据合同或保修卡提供保养服务请供应商提供保修服务聘请专业公司提供保养服务签订保养服务协议检验保养服务的质量提出付款申请，并更新固定资产台账对所提供的保养服务验收签字更新部门固定资产台账是否是否在保修期内？请供应商提供保养服务是根据采购与付款流程进行固定资产采购否是否自行保养是设备部自行保养否5固定资产内控流程固定资产的日常使用（2）管理目标：管理目标：确保只采购必需的固定资产，杜绝盲目采购；确保资产闲置率降低；确保固定资产添置计划 符合总体资金状况和公司的固定资产投资规模 关键控制点关键控制点：固定资产管理员整理、分类，具体了解需求必要性 固定资产管理部门主管汇总各部门需求计划，判断是否可以公司内调配固定资产管理部门主管根据公司年度经营目标值对固定资产采购进行审核总经理审批年度固定资产调配、添置计划、审批超预算计划固定资产采购参照采购与付款流程执行注释注释：各固定资产使用部门根据固定资产运行记录和固定资产检修记录编制本部门年度固定资产需求计划，要说明具体需求原因，必要时附上需求分析报告固定资产管理员对各部门的需求计划进行整理、分类，具体了解需求必要性；对于确认为不需要的固定资产，与对应部门协商修改需求计划固定资产管理部门主管汇总各固定资产管理员的需求计划，结合闲置资产数据库，判断是否可以公司内调配，如果可以，则把对应项目编入年度固定资产调配计划，如果不可以，则编入年度固定资产添置计划固定资产管理部门主管汇总年度固定资产调配、添置计划，结合年度经营目标值进行审核 固定资产购置完毕后，经办人填写“固定资产验收交接单”一式三联，第一联由固定资产管理部门留存，第二联送财务部门记账（附购置、新建固定资产申请单），第三联由使用部门留存。总经理审批固定资产管理部门主管提交的年度固定资产调拨计划、添置计划，主要确定是否超预算，当需要修改时，退回对应使用部门调整、修改计划 固定资产因新建、购置而取得，经验收后交由使用单位使用并统筹由固定资产管理部门指定专人管理固定资产取得之后，由固定资产管理员依资产编号原则编号，并设置固定资产卡归档保管 6使用部门使用部门固定资产管理部门固定资产管理部门 固定资产内控流程固定资产的维修（1）提出维修申请，填写维修申请书组织人员调查损坏的原因按照固定资产管理制度追究责任查询固定资产产品档案了解需要维修的情况是否仍在保修期内？请供应商提供保修服务查找定点维修商档案，初步询价进行维修收到发票，交财务部安排付款否是否由人为造成？技术人员鉴定是否值得维修参见固定资产报废或出售流程更新固定资产档案及相应的固定资产卡片确定价格，并与供应商签订维修合同否是是在维修申请书上签字，本部门留底是维修申请书副联留底是否自行保养否否是设备部自行保养7固定资产内控流程固定资产的维修（1）管理目标：管理目标：确保公司固定资产能得到及时的维修，确保公司的固定资产人为损坏责任人的责任得到追究，确保较低的维修成本关键控制点关键控制点：固定资产管理员调查损坏的原因和损坏状况固定资产管理部门主管填写责任判定和处理意见，请使用部门确认固定资产管理部门技术人员判断是否值得检修注释注释：各使用部门必须指定专人作兼职固定资产管理员，建立并管理本部门的固定资产台账，监督本部门固定资产使用情况，与固定资产管理部门联系固定资产的有关事务使用部门的固定资产管理员必须积极配合固定资产管理部门的固定资产管理员进行固定资产损坏原因和状况的调查 固定资产管理部门主管审批固定资产损坏责任判定和处理意见，确定责任判定是否清楚、处理意见是否适当，不同意则退回固定资产管理员重新办理 人力资源部主管根据固定资产管理部门主管转来的审批过的检修申请单，对有关责任人进行考核；审批过的检修申请单存档 8固定资产管理部门固定资产管理部门填写固定资产内部移送单接收内部移送单第三联，转出实物并变更固定资产实物登记表、固定资产卡片转入部门转入部门转出部门转出部门财务部财务部保存内部移送单第一联，根据固定资产转移通知单变更固定资产卡片、台账部门主管审核接收内部移送单第二联，调整固定资产的所属部门登记固定资产明细账结束接收内部移送单第四联，转入实物并变更固定资产实物登记表、固定资产卡片否是 固定资产内控流程固定资产的转移（1）部门主管按权限审批固定资产内部移送单分发至相关部门固定资产出租流程是否可以出租？是固定资产闲置、启用流程是否是否有合适的转入部门同意转移结束不同意转移会签内部移送单否9固定资产内控流程固定资产的转移（2）管理目标：管理目标：规范公司部门之间的固定资产调拨，以确保固定资产安全、完整关键控制点关键控制点：固定资产使用人因辞职、调离外单位,应办理固定资产移交手续,填制固定资产移交清单,经部门固定资产管理员验收,部门领导签字和固定资产管理部门资产管理员签字，才能办理辞职调离手续固定资产使用人因工作调动到其他部门,如果物随人走,调出部门固定资产管理员要向固定资产管理部门提出申请,经批准,才能调动固定资产固定资产调拨应经过适当的审核财务部根据经批准的固定资产内部移送单更新固定资产明细账注释注释：固定资产使用人因工作调动到其他部门,如果人走物不走,原则可不作资产变动记录,但如果因其固定资产闲置,为了发挥其作用可由调出部门资产管理员,向固定资产管理部门提出资产调拨申请固定资产管理部门按规定权限可统筹调拨使用部门的闲置固定资产,以提高固定资产的利用率价值在1万元以下的固定资产调拨由固定资产管理部门主管审批；价值在1万元-5万元的固定资产调拨由副总审批，价值在5万元以上同总经理审批。10总经理总经理收集、整理出租申请单固定资产管理部门固定资产管理部门原使用部门原使用部门部门主管审批协议副本留底，办理出租手续，登记固定资产实物登记表结束监督承租方在租约规定的范围内使用不批准批准 固定资产内控流程固定资产的出租（1）财务部财务部在出租申请单上填写资产原值、已计提折旧净值等，并计算出租是否合算审批批准不批准财务总监审核结束是否未达预计使用年限或固定资产净值超过一定金额？经批准的出租申请单第一联留底，并将副联分发至相关部门结束起草、修改出租协议签订固定资产出租协议法务部审核协议存档，并监督承租方在租约规定的范围内使用协议副本留底，登记固定资产明细账并每月计提折旧更改固定资产登记表及卡片更改固定资产台账及卡片检查和监督租约执行情况，保证资产的保值、增值填写固定资产出租申请单否是否是不同意同意寻找内外部客户，并商谈租赁价格及相关事宜出租申请单第二联留底出租申请单第三联留底更改固定资产明细账11固定资产内控流程固定资产的出租（2）管理目标：管理目标：盘活公司固定资产关键控制点关键控制点：拟出租资产，由使用部门依固定资产相关管理规定，提出申请，报固定资产管理部门审核固定资产管理部门统筹对公司的闲置资产提出处置意见固定资产管理部门优先考虑在公司内部出租拟出租资产固定资产管理部门参考市面行情及资产状况，制作出租固定资产拟租底价注释注释：固定资产管理部门根据使用部门的申请和自身掌握的闲置资产情况，决定拟出租资产固定资产管理部门寻找内外客户并询价寻找合适的出租者并报财务部审批财务部根据出租价格和资产情况决定是否出租，出租资产未达预计使用年限或者资产净值超过一定限额的报总经理办公会审批法务部应对出租合同进行稽核财务部根据出租情况调整固定资产明细账12总经理总经理固定资产管理部门固定资产管理部门原使用部门原使用部门 固定资产内控流程固定资产的闲置和启用（1）财务部财务部经批准的固定资产闲置建议书留底审批批准不批准结束提交本部门暂不需用的固定资产清单制作固定资产闲置建议书寻找内外部客户，看是否能出租固定资产出租流程不批准是部门主管审批结束批准更新固定资产台账经批准的固定资产闲置建议书副本留底、更新固定资产台账制定专人负责定期检查闲置固定资产状况如有需要，提出维修、保养申请更新固定资产明细账根据生产需需要，提出启用闲置固定资产申请部门主管审批结束不批准审批批准不批准结束经批准的固定资产启用申请留底启用固定资产，更新固定资产台账经批准的固定资产申请副本留底，更新固定资产台账更新固定资产明细账否批准13固定资产内控流程固定资产的闲置和启用（2）管理目标：管理目标：确保公司暂不需用固定资产的安全、完整关键控制点关键控制点：暂不需用固定资产优先考虑出租可能性固定资产闲置需经适当的审批固定资产原使用部门制定专人对闲置固定资产进行定期检查，一旦发现需要维修、保养，立即提出申请闲置固定资产的重新启用需经适当的审批注释注释：固定资产管理部门制作固定资产闲置建议书，报总经理审批经审批的固定资产闲置建议书由固定资产管理部门留底备案，副本交原使用部门留底若因生产需要，需重新启用闲置固定资产，由原使用部门提出书面申请经审批的闲置固定资产启用申请交原使用部门留底，副本交固定资产管理部门留底固定资产闲置超过3个月，由固定资产管理部门贴专门封条，进行固定资产封存14总经理总经理审核报废申请和固定资产台账原使用部门原使用部门固定资产管理部门固定资产管理部门 固定资产内控流程固定资产内控流程固定资产的报废（固定资产的报废（1 1）财务部财务部在申请表上填写固定资产原值、累计折旧和净值审批批准不批准填写固定资产报废申请书部门主管审批结束请专业人员对是否应予报废提出意见财务总监审核经批准的报废通知书存档，并将副本分发各相关部门结束报废申请书副联存档，并移交拟报废的固定资产开具并移交综合所有意见的“固定资产报废、出售申请表”注销固定资产卡片拟报废的固定资产是否还有使用价值？登记固定资产台账并注销固定资产卡片将固定资产报废更新固定资产明细账是批准批准否不批准不批准结束报废通知书副联存单，并根据固定资产出售的状况，进行相应的账务处理固定资产出售流程15固定资产内控流程固定资产的报废（2）管理目标：管理目标：确保固定资产的报废是不可用或不再具有使用价值，并经过相应的审批，防止企 业资产流失，确保报废的固定资产得到及时处置且残值得到充分的回收 关键控制点关键控制点：使用部门提出报废申请，固定资产管理部门开具“固定资产报废、出售申请表”固定资产管理部门主管组织、固定资产管理员、使用部门固定资产管理员、成立技术鉴定小组进行鉴定，并落实报废原因财务总监、总经理分别根据自己的金额权限审批，判断是否同意报废固定资产管理员判断是否还有市场价值,如有列入可出售清单 注释注释：固定资产报废要符合下列情况：主要结构和部件损坏严重，无修复价值；设备陈旧、技术性能很低无改造价值；因事故和意外灾害造成严重破坏，无修复价值；因新建、改扩建需拆除；上级主管部门有文件规定，强行报废。使用部门提出报废申请后，固定资产管理部门组织技术人员进行鉴定，填制固定资产报废申请单，将所有意见综合记录后报财务部审批固定资产管理员定期根据固定资产台账，会同使用部门、技术中心、财务部等相关部门就固定资产报废申请及需要强制报废的固定资产出具意见对于价值1万元以下的报废资产，由财务总监审批决定；对于1万元以上的报废资产，由总经理审批，50万以上的报废资产由董事会审批决定16固定资产管理部门固定资产管理部门是否需要签定合同固定资产管理员根据标准合同起草固定资产出售合同财务部财务部依据可出售固定资产清单，确定待出售的固定资产，开具“固定资产报废、出售申请表”部门主管与客户签定出售合同 法务部审核在申请表上填写固定资产的净值固定资产管理员组织相关专业人员（财务，质量，生产，技术等）对固定资产的市场价值进行估计固定资产出售合同存档，副本送交相关部门留底根据固定资产出售合同收款登记固定资产台账并注销固定资产卡片固定资产报废流程寻找客户，进行谈判，确定出售价格否是否是不同意是不批准批准审批 固定资产内控流程固定资产内控流程固定资产的出售（固定资产的出售（1 1）总经理总经理根据固定资产出售的状况，进行相应的账务处理部门主管权限内不批准批准审批审批批准结束不批准17固定资产内控流程固定资产的出售（2）管理目标：管理目标：盘活公司固定资产关键控制点关键控制点：根据固定资产转移程序和报废程序来确定拟出售资产固定资产管理部门填写“固定资产报废、出售申请表”，财务部填具固定资产净值，报总经理审批固定资产管理部门组织相关人员对该资产的市场价格进行客观评估，并制定出售底价售价须经固定资产管理部门主管或总经理审核注释注释：固定资产管理部门寻找内外客户并询价，确定出售客户法务部应对出售合同进行稽核财务部根据出售情况进行账务处理，调整固定资产明细账拟出售固定资产净值在1万元以下的固定资产出售由财务总监审批；净值超过1万元的固定资产出售须经总经理审批，净值50万元的固定资产出售以上由董事会审批18财务部财务部各使用部门各使用部门清查小组清查小组 固定资产内控流程固定资产内控流程固定资产的盘点（固定资产的盘点（1 1）固定资产管理部门固定资产管理部门对相关人员进行处理成立清查小组，制定年末盘点计划将盘点通知单下发各相关部门配合抽盘抽盘固定资产，并与固定资产账、卡进行核对填写固定资产盘点表汇总盘点表调整、分析并填写盘盈、盘亏说明，并报财务部财务总监核准总经理总经理提出处理意见审批经批准的处理意见留底，做实物账处理，更新固定资产卡片做实物账处理经批准处理意见留底，相关账务处理盘亏原因是否为固定资产使用不当变更固定资产卡片批准是不批准否结束查询固定资产台账和卡片，确定盘点范围经批准的处理意见存档，并将副本送交相关部门更新固定资产明细账19固定资产内控流程固定资产内控流程固定资产的盘点（固定资产的盘点（2）管理目标：管理目标：明确固定资产管理按制度执行，以控制因管理不善造成资产盘盈盘亏等现 象的存在关键控制点关键控制点：根据财务部提供的固定资产资产清单，清查小组按规定权限对资产进行清查盘点；对盘盈、盘亏的资产，查明原因，将处理意见交财务部审核使用部门根据固定资产清单对实物进行清点，核实卡物，是否相符；通过实物清点发现有物无账（盘盈）、有账无物（盘亏）、固定资产严重毁损，应查明原因后，提交清查小组审查注释注释：固定资产管理部门协同财务部成立清查小组，制定盘点计划清查小组提出盘点报告报财务部审批财务部提出盘盈盘亏处理意见报总经理审批，根据审批意见执行