电算化会计信息系统的结构

第三章 电算化会计信息系统的构造 本章教学目的和规定理解电算化会计信息系统在公司管理信息系统中的地位及其特点；在此基本理解电算化会计信息系统的物理构造，重点掌握不同的硬件构造组合方式；掌握电算化会计信息系统的总体构造以及内部各个构成部分之间的数据关系，理解相应的计算机实现措施；可以根据公司的实际状况来制定不同的应用方案。 本章重点1 CBAIS硬件组合方式；2 CBAIS中各子系统之间的数据传递关系的实现模式；3 工业公司扩展应用方案；商业公司应用方案流程；集团公司应用方案选择。 本章难点1“集中传递式”用于CBAIS各子系统间的数据传递关系描述；2网络财务与业务协同的体现；3集团公司的管理方式。 本章筹划使用教学学时：6学时V 教学内容及教学过程的组织教学过程中应用的设问及课堂讨论总结，具体实行时间看具体教学内容第一节 电算化会计信息系统在公司管理信息系统中的地位教学建议本节内容建议使用学时1.5学时一、管理信息系统 教学内容引入一种工业公司，要保证其运营正常，需要什么样的管理？（一）管理 管理是人们对某项事物或活动进行全过程的规划、组织、指挥、协调、监督和控制，以达到预期的目的。无论是国民经济系统，还是独立核算的公司系统，它们的活动都可以分为两大类： 一类是生产或经营活动，另一类是管理活动。 （二）物流和信息流1、 物流：生产经营活动中流动的原材料等物质资料2、 信息流：在管理活动中，存在信息的输入、解决及输出等过程，这就是信息流。3、 物流与信息流的关系：（1） 互相影响：物流是公司生产经营活动的主体流程，而信息流则是随着物流产生，由物流决定的。同步，信息流反过来又在影响物流管理者根据掌握的信息流，筹划、调节、控制物流的大小、方向和速度，使之按照系统的目的运动。（2） 流向不同：物流是单向的，而信息流是双向的，信息可以反馈。 教学过程中提问如何协调物流与信息流？与否可以采用人工管理的方式？与否可以采用计算机管理的方式？（三）管理信息系统的涵义运用大量定量化的科学管理措施以实现对生产、经营和管理过程的筹划、组织、指挥、协调和控制，其重要目的是提供对例行的高度构造化的管理决策问题的解决措施。 （四）管理信息系统的基本构造 1、管理信息系统的物理构造 管理信息系统的物理构造由五个部分构成 （1）硬件设备。涉及电子计算机设备以及数据采集、网络通讯设备和机房设施等； （2）软件。涉及系统软件、通用软件和专用程序包等； （3）数据资源。指按一定构造存储起来的多种数据和信息； （4）系统工作规程。它是指保证系统正常运营的多种规定，如顾客使用阐明书、数据准备阐明、多种必备的规章制度等； （5）工作人员。即直接从事系统研制开发、使用及维护的人员，一般可分为操作人员、系统分析员、程序设计员、数据操作员、系统维护管理员等 2、管理信息系统的层次构造 按所提供的信息特点、属性以及对管理层次的辅助作用，可分为相应的三个层次； （1）作业解决层（车间、商品部级管理）。其任务是在有效地使用既有设备和资源的基本上，保证公司生产活动的实行与完毕。一般是运用事务解决子系统来产生指引平常生产活动的信息，完毕该层次的管理工作。 （2）管理控制层（工厂级管理）。它能为公司各职能部门的管理人员提供控制生产经营活动等管理活动所需的信息。 （3）战略决策层（公司级管理）。该层的系统不也许像作业层和管理层那样提供具体具体的信息，并且解决措施也很复杂，一般是采用计算机辅助决策支持系统，运用模型或模拟措施。 3、管理信息系统的职能构造 管理信息系统是由一系列实现多种不同管理职能的子系统所构成的，一般涉及如下几种子系统： 工业技术原则子系统：产品构造、工艺措施、定额等。 生产筹划子系统：生产筹划、调度记录、监督等。 物质供应子系统：物资需求筹划、订货、库存管理等。 会计信息子系统：会计核算、财务管理等。 劳动人事子系统：人事档案、劳动工资、人员需求筹划等。 设备管理子系统：生产经营设备需求筹划、更新改造等。生产管理子系统：产品产量、工时、生产环节控制等。 二、电算化会计信息系统在公司管理信息系统中的位置会计信息子系统，是公司管理信息系统中一种十分重要的子系统。目前国内诸多公司计算机应用均是从会计部门开始启动的。 1、核心位置教学内容引入为什么会计信息系统在管理信息系统处在必不可少的重要位置呢？（1）电算化会计信息系统与其她管理信息子系统相比的特性： 定量化。会计作为重要的公司管理活动致之一，它是通过货币计量，以达到管理目的。因而，与其她子系统不同，会计信息系统更侧重于定量化的管理，并且要精确。电算化会计信息系统所产生的产品（会计信息）必须符合国家统一的会计制度的规范规定。 全面化。会计信息是系统反映和控制公司供、产、销、人、财、物各个环节、各个方面，并全面参与公司管理的综合信息。例如，公司的设备管理子系统只是对本单位生产资料的使用价值的管理，而会计对在公司生产经营过程中只要可以用货币计量的经济业务事项都可以进行管理，并且，突出其价值管理和综合管理的功能。会计信息系统是保证公司以最小的投入获得最大的经济效益的子系统。可以说，公司各部门的管理人员都在某种范畴内运用会计信息。 复杂化。正是由于会计信息系统全面地反映和控制公司生产经营活动，使它不仅内部构造十分复杂，由若干子系统构成。并且，它跟其她管理子系统以及公司外部联系也十分密切和复杂。 信息量大。基于以上特性，又决定了会计信息系统要收集、解决、存储和提供大量的经济信息。据测算，会计信息量约占所有公司信息量的70左右。 （2）核心位置的体现综上所述，电算化会计信息系统在管理信息系统中占有十分重要的地位，与其她子系统相比，电算化会计信息系统处在整个系统的中心位置，如果把管理信息系统比作大脑，那么，会计信息子系统就好比神经中枢系统，控制着整个系统的运营。因此，在建立公司管理信息系统时，必须综合考虑各子系统的规定和特点，使其构造合理，最大限度地实现数据共享，提高系统整体效率。 2、公司应当注重会计信息系统的建设 教学注意强调会计信息系统的建设问题三、硬件设备及硬件组合方式课堂讨论如果某一工业公司请你将其手工会计信息系统转化为电算化会计信息系统，你将如何构建？1、电算化会计信息系统的物理构造 电算化会计信息系统的物理构造是它的物理构成，涉及计算机硬件设备、软件配备、数据库、规程和人员等。如教材图3-3所示。 人员、规程 软 件 系 统 硬 件 设 备 2、硬件设备 输入设备：目前使用较多的是键盘输入设备。通过键盘，可以把收集到的数据输入计算机中，键盘是人和计算机对话的桥梁，顾客可以通过键盘来控制计算机的运营。 加工解决设备：重要涉及计算机的控制器、运算器等。控制是指挥计算机系统各部分协调工作的部件，是计算机系统的“神经中枢”；运算器是进行运算的部件，它除能完毕算术运算外，还能进行比较、移位及逻辑运算。控制器和运算器合称为计算机的中央解决器（CPU）。 存贮设备：是寄存数据和信息的设备，分为内存贮器和外存贮器。内存贮器是寄存目前正在运营的程序和所需数据的部件，可以保存和记录原始数据、运算环节以及中间成果。但内存贮器的数据是易丢失的，它随电源的关闭而消失，因此，在数据的加工解决过程中，要随时注意把加工的信息寄存在外存贮器上。外存贮器是用来存贮需要长期保存数据的设备，会计电算化软件和会计数据都需要在外存贮器上贮存，运营时再调入内存贮器执行。 输出设备：是将数据加工解决的成果输送出来的设备。一般有打印机、显示屏等。外存贮器也可以说是一种输出设备。打印机是以纸介质的形式进行信息输出的，如电算化会计的总帐、报表等就需用打印机输出。显示屏能在屏幕上显示输出信息。显示屏常与键盘连接，以便同步作输入或屏幕输出显示使用。 3、硬件组合方式（1）单机构造：由一台计算机和相应的外部设备构成。这种构造，所有数据集中输入、存贮和输出，属单顾客工作方式。在这种方式下，同一时刻只能供一种顾客使用。其长处是数据共享限度高、数据一致性好；但只有一种输入输出口，影响数据输入输出速度，成为数据解决的瓶颈，但数据解决量和存贮空间受到一定限制，减少整个系统的工作效率。因此合用于小规模的数据解决。（2）多机松散构造：由互相独立的多台计算机分别形成电算化会计信息系统中的子系统，以分别完毕不同的任务，各台计算机之间不直接发生数据联系，形成多机松散构造方式。这种方式，数据的输入、解决和输出分别在不同的计算机上完毕，可以缓和输入输出的瓶颈问题，提高了整个系统解决数据的效率，但由于分散解决，数据的共享性较差，系统完整性不高，整个系统的效率也不高，成本也较高。（3）联机构造：整个系统由一台主机和若干个终端构成，数据通过各个终端输入，数据集中于主机解决，形成联机构造方式（亦称多顾客构造方式）。这种方式，数据通过终端输入、输出每个终端都可进行数据输入，且可同步进行，数据集中解决，可以实现数据共享，系统的整体效率提高，大多数中型机和小型机都采用这种构造。这种方式的长处是分散输入输出，解决了瓶颈问题，数据集中解决，解决了数据的共享性，提高了整体的效率。其缺陷是，重要事务由主机解决，各终端也时常占用主机时间，当终端数量较多时，将减少各终端的解决速度。（4）网络构造：把多台计算机联接在一起形成网络终端，互相通迅，共享资源，构成一种功能更强的计算机系统。计算机网络分远程网和局域网，电算化会计信息系统一般都采用以微机作服务器的局域网，这种方式的长处是输入输出可在各工作站上进行，简朴解决也可在本地工作站上完毕，使系统效率提高，并可以使资源共享，提高系统的兼容性、适应性和系统性，是电算化信息系统较为抱负的硬件构造方式和工作方式。但它对技术和管理方面的规定较高，并且投资也较大，一般合用于大型公司。 四、软件 软件是运营、管理、应用和维护计算机所编制的多种程序的总和。软件的种类诸多，但多种软件开发目的都是为了扩大计算机的功能和以便顾客。软件一般分为二类，即系统软件和应用软件。 系统软件是计算机必需配备的用于计算机系统管理和运营的那部分软件。重要涉及操作系统和语言系统。 操作系统是为了控制计算机的解决操作而编制的一组程序。在所有的软件中，操作系统是紧靠裸机的第一层软件，是对硬件功能的初次扩大，而其她软件是建立在操作系统的基本上进一步对硬件功能进行扩大，并在操作系统的统一管理和支持下运营。因此，操作系统在整个计算机系统中占据特殊的地位，它不仅是硬件与其她软件的接口，并且是整个计算机系统控制和管理的中心。 语言系统，如机器语言，汇编语言，高档程序语言。目前一般都使用高档语言编制程序，如BACIC，COBOL，DBASE和FOXBASE数据库语言，C语言等。高档语言易于理解和掌握，使用高档语言可以以便地编制出解决多种实际问题的程序。 应用软件是运用计算机语言编制的解决多种实际问题的程序。它常分为通用软件和专用软件。通用软件是某些原则的程序，如中文解决系统，数据输入程序，账务解决程序、财务报表生成程序等，顾客可根据自己的需要，有选择地进行安装。专用软件是专门为某一顾客编制的程序，它因具体单位的生产经营特点和需求的不同而有所差别。大型公司（如石油生产公司）的电算化会计核算系统可针对自己的需要来设计具有自身特点的会计软件（专用软件）。 五、人员及数据库、规程 在电算化会计信息系统的物理构造中，除硬件设备和软件外，尚有数据库，规程和人员等。数据库是存贮在计算机内按一定构造构成的数据的集合，构成会计信息的数据库供会计信息管理系统解决、查询和输出；规程是系统运营的多种规定，如电算化会计的内部控制制度、操作使用阐明书、有关管理制度等；人员是从事电算化会计信息系统研制、开发、使用和维护的人员，涉及系统管理人员、系统分析设计人员、系统程序员、数据操作人员、系统维护人员等。 第二节 电算化会计信息系统总体构造及内部关系描述教学建议本节内容建议使用学时1.5学时一、总体职能构造 1、什么是总体构造？ 是指一种完整的会计软件由哪些子系统构成，每个子系统完毕哪些功能以及各子系统之间的互相关系等。2、目前CBAIS的总体职能构造教学强调受公司组织的性质规模、行业特点以及会计核算和管理的需求等因素影响，公司AIS所涉及的内容也不尽相似，总体构造也呈现出不同的架构。目前，对CBAIS的职能构造划分重要有两种意见。 具体见教材37页图37，图38 电算化会计信息系统 电算化核算子系统 财务管理子系统 帐 工 存 固定 成 采购 销售 报 资 成 收 投 务 资 货 本 与 与 表 金 本 入 资 处 核 核 资产 核 应付 应收 编 管 管 管 管 理 算 算 核算 算 核算 核算 制 理 理 理 理图3-7电算化会计信息系统划分简图 电算化财务管理子系统 资金管理 成本管理 销售收入管理 投资管理资金 资金 资金 成 成 成 定额 价 责 收入 收入 量 短期 长期需求 使用 使用 本 本 本 成本 格 任 利润 利润 本 投资 投资预测 筹划 效率 预 分 计 管 管 成 预 分 利 管 管 分析 测 析 划 理 理 本 测 析 分析 理 理二、电算化会计信息系统中各子系统之间的数据传递关系的实现模式 1、集中传递式 2、账务解决中心式 3、直接传递式图3-8电算化财务管理子系统构造图第三节 工业公司会计信息系统构造及其应用方案（1.25小时） 教学内容引入：工业公司有哪些特点？具有什么样的业务流程？ 一、工业公司概况 1工业公司是从事生产经营的社会经济组织2工业公司的特点（1）在筹划经济和短缺经济条件下，有产品就有市场，就可以获取利润，产品数量越多利润就越大，这样一种供销模式存在缺陷吗？（2）随着经济体制由筹划经济向市场经济转变，本来的卖方市场转变买方市场，公司的管理也必须由过去的以生产管理为核心的老式管理体制，转变为以市场为核心的现代公司管理制度。3现代公司管理制度强调对于公司整体资源的管理，涉及供应链、生产制造、财务、人力资源、设备、成本等 4对于工业公司来说，供应链管理、成本管理和财务管理是其管理中的重中之重5保持公司市场敏感性和市场反映能力，成本和质量控制水平等的最佳水平才干击败竞争对手。二、工业公司的供应链模式1、工业公司完整流畅的供应链模式应具有的特点一方面，应当拥有顺畅的物流环；另一方面，随着物流环的运转，应当有有效的资金流管理；第三，在物流与资金流之间通过信息流来沟通，信息流将前两者有机结合在一起，这就可以形成公司新的现代管理模式。 如下图所示： 上图中，虚线表达的是信息流，细实线表达的是资金流，粗实线表达的物流，外层闭环是工业公司的供应链，构成了物流环；以客户和订单管理为入口，根据订单下达生产筹划，制定采购筹划；内环是公司的资金流，它与公司物流环有着相似的流动方向，从付款到收款实现公司资金的循环。内环中涉及了公司管理的三个重要环节：人力资源管理、设备管理和成本管理。 2、工业公司的具体应用方案举例第一种方案，称为基本应用方案，重要采用：总账+应收+应付+报表，形成基本的系统，方案目的重要在于实现对工业公司资金流的核算与管理；第二种方案，也叫扩展系统方案，重要采用：总账+报表+采购与付款+销售与应收+存货+工资+固定资产+成本+资金管理+管理分析的系统构成方案，方案目的重要在于实现对工业工业资金流和部分物流的核算和管理。三、工业公司应用方案流程 采用扩展系统模式的工业公司，其具体应用方案流程涉及：财务解决过程销售与应收解决过程采购与应付解决过程存货解决过程成本解决过程资金管理、工资核算、固定资产核算过程管理分析过程网络财务与业务协同过程（1）财务解决过程完毕凭证输入、审核工作完毕记账、结账等工作进行总账、明细账、日记账等账簿查询和打印工作进行银行对账工作在报表系统中根据各系统的数据，编制和自动生成多种内部和外部报表（2）销售与应收解决过程在销售系统录入销售订单，并提供订单执行状况的查询在销售系统开出发货单在销售系统根据发货单生成销售出库单在存货系统查询该销售出库单在销售系统开出发票，并进行与发货单的结算在应收系统收回销售款项，并生成销售及收款业务的凭证在应收系统中进行应收账款的核销和账龄分析在销售与应收系统中自动生成转账凭证，并传递到总账系统采购与应付解决过程：在采购系统中录入采购筹划或生产筹划，并可查询采购筹划的执行状况在采购系统录入或生成采购订单，并可查询采购订单的执行状况在采购系统录入采购入库单并进行相应的解决在存货系统直接查询该采购入库单在采购系统录入采购发票，并进行与入库单的结算在应付系统支付采购款项，并生成采购业务及付款业务的凭证在应付系统中分析归还流动负债所需的资金，并对供应商进行管理在采购与应付系统中自动生成凭证，并传递到总账系统（3）存货解决过程：在存货系统中录入多种出、入库单，并进行相应的解决在存货系统中进行存货的成本计算和管理在存货系统中自动生成多种存货入库、减少和费用分派的凭证，并传递到总账系统和成本系统（4）成本解决过程： 在成本系统中接受各系统传来的成本数据在成本系统中自动计算产品成本在成本系统中，自动生成凭证传递到总账系统（5）资金管理、工资核算、固定资产核算过程： 在资金管理系统中进行公司内部和外部的存款、贷款的管理，并自动生成计算利息的转账凭证传递到总账系统 在工资系统中进行平常的工资核算，并生成人工费用凭证，传递到总账系统和成本系统在固定资产系统中进行固定资产的平常管理，并生成计提折旧等凭证，传递到总账系统和成本系统（6）网络财务与业务协同过程： 重要涉及公司内部部门之间的协同、公司与供应链之间的协同以及与社会各职能部门之间的协同内部协同业务又涉及对公司所有业务的协同，即财务部门的预算控制、资金准备、网上支付、网上结算等工作与业务部门的工作协同进行与供应链的协同涉及网上询价、网上采购、网上销售、网上催款以及网上服务等与社会各职能部门的协同涉及网上银行、网上保险、网上报税、网上报关以及网上投资等。第四节 商业公司AIS构造和应用方案教学建议本节内容建议使用学时0.75学时教学内容引入商业公司有哪些特点？具有什么样的业务流程？一、商业公司概况4商业公司是从事商品流通经营的社会经济组织4商业公司的特点4老式商业公司的组织模式是金字塔型的“科层制”，这种管理体制的弊端体既有哪些？4应当对老式的商业组织构造和作业流程进行重组和再造4新型的组织模式：跨地区的大型商贸集团、超级零售商店、连锁经营等4发达的市场经济规定将供应商、商业公司、运送和分销公司以及客户构成一种不可分割的链条，在链条上的每个环节要能与其她环节协同二、商业公司AIS构造和具体应用方案4与工业公司类似，商业公司在AIS构造上也有两种方案可供选择4第一种是基本系统方案，即采用：总账+应收+应付+报表的构造方案，这种应用模式重要实现对商业公司资金流的核算与管理4第二种是扩展的应用方案，采用：总账+进销存+应收+应付+报表+工资+固定资产+资金管理+管理分析，这种应用模式重要实现对业务流和资金流的核算和管理三、商业公司应用方案流程4 重要涉及下列解决过程：8 财务解决过程8 进销存解决过程8 资金管理、工资核算、固定资产核算过程8 管理分析过程8 网络财务与业务协同过程 4 财务解决过程、资金管理、工资核算、固定资产核算、管理分析、网络财务与业务协同等过程与工业公司基本一致4 进销存解决过程：8 在进销存系统中完毕采购业务，涉及录入采购订单、采购入库单、采购发票等单据，并进行相应的数据解决8 在进销存系统中完毕存货业务，涉及商品出入库的核算、成本计算和商品管理8 在进销存系统中完毕销售业务，涉及录入销售订单、开具发货单、开出发票，并与发货单进行结算8 在进销存系统中自动将采购发票、销售发票等凭证传递到应付系统和应收系统8 在应收系统中进行应收账款的核销和账龄分析8 在应付系统进行应付账款的核销和支付采购款项业务8 进销存系统、应收系统、应付系统自动生成凭证，传递到总账系统第五节 集团公司AIS构造和应用方案 教学建议本节内容建议使用学时1学时教学内容引入集团公司有哪些特点？具有什么样的业务流程？一、集团公司概况4随着中国经济的高速发展，集团公司在国内也有了迅猛的发展4跨市、跨省、跨地区乃至跨国际的集团公司正在中国大地涌现4但是，目前，国内集团公司在管理上还面临着许多问题4问题之一：集团整体运营成本居高不下4问题之二：集团协同运作性差4问题之三：集团信息化缺少整体性规划4集团公司的管理方式基本上可提成两种8第一种是分散式管理：其组织模式是在各地分设众多的机构以从事销售、采购和生产活动。集团总部对分支构造的管理通过多种财务报表和业务报表的上报和审核来实现的8集团总部与分支构造间的信息传递，一般通过磁盘、信件、电话等方式进行8第二种是集中式管理：集团下设的各分公司（或子公司及分支机构）由总公司统一进行管理，由集团总部对所有资源进行统一、实时的控制和调配。8这种管理模式需要借助先进的IT来实现，涉及ERP、网络财务、EC等二、集团公司AIS构造和应用方案4集团公司会计信息解决与一般公司的重要区别体现为如下几点：8母公司、子公司平常分别进行各自的会计核算和管理8母子公司也许在不同的都市并规定及时传递有关信息8会计期末规定进行会计报表的汇总或者合并4 集团公司的AIS构造应当考虑适合集团公司自身特点并考虑会计核算和管理的内在规定4 在具体应用上，也有两种方案可供选择：4 第一种是基本系统的应用方案，即采用：工业或商业公司基本系统+远程查询+汇总或合并报表4 第二种是扩展系统的应用方案，即采用：工业或商业公司扩展系统+远程查询+汇总或合并报表4 对集团公司AIS应用方案的几点阐明：8 平常解决8 传播数据8 报表汇总或合并VI 本章小结电算化会计信息系统是一种以现代化信息解决技术为依托的信息系统。其在管理信息系统中居核心地位，公司的管理应当注重该系统的建设与应用。电算化会计信息系统的物理构造讨论了其物理构成，对系统的构建具有指引意义，电算化会计信息系统的总体职能构造讨论了该系统的功能构成，其模式多样，在工业、商业、集团公司分别存在不同的应用方案。我们应当根据不同公司的特点进行不同的选择。VII 复习思考题 1、试述管理信息系统的三种类型及其层次构造。 2、描述会计信息系统的总体构造。 3、构建集团公司会计信息系统应当注意哪些问题？ 4、工业公司供应链模式图阐明了哪些问题？ 5、解决会计信息系统各子系统之间的数据传递关系重要有哪些措施？请用图示的措施来阐明各措施的具体思路。 VIII 教学参照文献（见教学参照书及参照资料）