工程指挥部物资管理办法

工程指挥部物资管理办法根据XX公司物资管理办法的要求，结合我部在XX项目管理的实际情况，为降低工程材料成本,管理出效益的原则，以责任成本为中心，以ISO9002程序文件为依托，化被动供应为主动管理的原则，特制定本办法。一 机构的设置及职责1. 指挥部的物资管理职能部门由项目经理部物机部和物资供应站组成，指挥部物机部是材料管理的中心。2. 指挥部物资设备部（1） 负责与项目经理部物资部部长、物资供应站联系共同与分供方的调查、并按规定要求填写合格分供方的调查资料，经审定后，建立合格分供方名录。（2） 根据施工技术部门提出的该项工程主要材料需用量计划，分工号编制出单项工程物资计划，作为材料供应和材料控制的依据。 （3） 负责全管段所有物资的供应协调与监督、约束。（4） 负责所有进场物资的验收，对进场物资的质量控制，并制定相应的控制、监督程序。（5） 负责物资统计与核销，现场物资的月底盘存。（6） 负责周转料的租赁与库管工作。（7） 火工品的收、发、存管理。（8） 负责对公司各种报表的上报工作。（9） 按照责任成本管理办法29日前，根据生产任务完成及各项目队使用料情况，上交财务部有关责任成本资料。（10） 负责现场物资标识牌的制作和发放工作，对现场物资的存放，堆码进行规划，做好现场文明施工用料。3. 工地材料室（1） 负责现场物资的收、存、发管理，及材料使用过程中质量控制、监督。（2） 负责现场物资的月底盘存及自点。（3） 负责如实填写物机部下发的用于控制用料数量的表格。（4） 负责保存主要物资使用过程中的可追溯性记录。（5） 负责项目队所用小型机具、低值易耗品、劳保用品的管理工作。（6） 负责标识牌保管、使用工作及现场物资管理标准化。（7） 与经理部物机部一起负责对承包队伍用料的发放及控制。（8） 负责火工品的计划提报及退料工作。（9） 在规定时间完成清帐工作及各种报表的上报。 （10）负责向指挥部物资部提供主材的月询价表。二 物资计划管理1. 物资的采购、供应以施工图为依据，施工责任成本预算为最终控制目标，进行分工号、分项有计划的管理。2. 物资分类A类料：钢材、木材、水泥、火工品、油料、防水板、钢绞线、砼外加剂、粉煤灰等B类料：砂石料、砖、瓦、灰等C类料：二三项料、配件3. 工程部接到施工设计图纸三天，分工号（桥分部位，涵具体到每一座涵，隧道具体到每道工序）按设计数量编制“主要物资需要量核算表”和整个工号的计划总数，各材料应注明：规格、型号及其相应使用定额。4. 物机部根据工程部所提供的资料和物资消耗定额编制“物资总量限额供应台帐”及“分工号主体材料供应台帐”，作为工程材料的总体计划和过程计划控制的依据。5. 依据经理部的“月度施工计划”，工程部编制“主要材料需要量核算表”，物机部分工号编制本月的主要材料及地材“月物资申请计划表”，并分解到各项目队、项目作业队，并按照一定的程序审批。6. 工地材料室按照项目队、项目作业队编制“月度项目队物资计划表”送报物机部，物机部对各队的物资计划进行审核，并与自编的计划表核对无误后，经工程部预算人员和其他有关人员签字后作为材料供应的依据。7. 工程所需辅助用料、二、三项料、配件等其他材料月度用料计划由项目队工地材料室于每月25日前上报物机部，若因不确定的原因，可按周计划上报。物机部综合各队的情况据此编制二、三项料的“月度物资申请计划表”，并将项目队所申报得用料计划一道报经有关人员签字后方能生效。8. 具体计划申请程序如下：A.B类料月计划技术室 材料室 项目队长 物机部长 工程部长总工程师 常务副经理 经理 采购C类料计划材料室 项目队长 物机部长 主管生产副经理 常务副经理 经理 采购9. 各工程项目因设计变更而发生计划增减时，工程部凭变更依据（三天内）编制物资增减计划，物机部的各种报表数据做相应调整。10. 杜绝无计划供应，超计划供应。物资部定额管理实行日清月结方式，队超定额用料必须有书面分析资料，同时提出处理意见报经理审批。其超定额用料计划应另行编制。上报计划程序参照第八条。三 物资采购管理1. 为了做好物资采购管理，经理部成立物资采购领导小组：组长： 副组长： 组员 ：物资采购领导小组职责（1） 根据物机部对分供方的调查资料，审核确定合格分供方。（2） 本着“询质比价、货比三家”的原则对A、B、C类料的价格进行定价和供货合同的审定。对大宗物资或重点物资的采购，由物资采购领导小组，面向社会，采取招标的方法，加大采购透明度，形成相应协作，相应制约，集体参与决定的采购模式。（3） 通过现场施工过程控制和责任成本管理对物资采购、供应的过程进行监控。2. 物机部根据项目的材料规格、品种，通过各种方法，对所需的物资进行调查，并统计出调查的初步资料，供物资领导小组参考、优选。3. 物机部负责人根据实际调查情况和审定结果，如实填写“合格分供方调查表”“合格分供方评定表”“合格分供方花名册”，并上报公司物资设备部，经审核同意后，然后方能采购。4. 物资采购前必须签订购销合同，合同的签订人为公司法定委托人。5. 二、三项料及杂备品采购时，可依据主要品种的限价，以及“询质比价，货比三家”的原则调查若干供应商，最终根据其总体单价情况，材料质量及供应能力选取一至二家作为合格分供方。6. 物资采购必须有手续齐全“月物资申请计划表”，对于因采购人员的主观过失造成物资积压（如：规格不符、超计划等）或产品质量低劣的，要追究有关采购人员的责任，并视情节对物机部长和经办人员处以50-200元的罚款。7. 物机部采购员在报销采购单据时，必须有点收单，同时必须在发票上注明供货单位及本人的签名。具体各类料的采购报销程序如下：A.B类料采购报销 承包班组当日点收 常务副经理物机部 采购 当日项目队长签认 管库员当日点收 副书记 经理 财务部 C类料采购报销 物机部 采购 当日入库点收 当日票据项目队长签认 每周常务副经理签认每周主管生产副经理签认 每周经理签认 财务部每周副书记签认 8. 有关甲供料的物资部分，由物机部及时准确报计划给供应商，指定计划工点、计划数量、计划供料时间，以确保工地正常用料。四 物资供应管理1. 物资必须保障供应，坚决杜绝停工待料现象，若出现工地停工待料情况属物机部的原因每次对物机部长及责任人各罚款50元。2. 物机部对各项目队实行限额供应管理；根据“分工号主体材料供应台帐”“物资总量限额供应台帐”“分月材料供应计划”对各项目队材料供应实行限额供应控制。3. 项目队工地材料室对班组、承包队伍根据分工号月度计划限额供应，限额供料计划上报物机部后，由物机部审核，未超出计划数量，再开具发料单。4. 发料单与收料数量实收、签认由物机部、项目队、班组、承包队伍共同组成，并互留存联，作为成本结算核销的依据。 5. 顾客提供物资的管理（1） 物机部根据各项目队提供的用料计划,提前联系顾客保证材料按时按量供应并供应至指定的地点。 （2） 由物资部主收，会同项目队和承包单位对顾客提供的材料进行现场核收，核实数量、检查质量，并按规定要求索求质保资料，无质保资料拒收料。然后由物机部准确的填写相应的收据，并登记“物资验收记录”。各收料单一式三份（注明：材料名称、规格型号、运料车号、日期、货主姓名）复写联交运料人，项目队、物机部存原始联，收料单必须加盖“中铁四局建筑公司集张经理部物资专用章”方有效，并作为材料核算的依据。 （3） 承包单位的发料工作与收料工作同步进行。即对提供到现场的材料由经理部物机部开具发料单（数量等应与收料单一致），项目队核实后给承包单位，发料单一式三份，经理部、项目队、收料（承包）单位各一份，并签字齐全，作为结算的依据。 （4） 项目队班组的发料工作由项目队工地材料室进行。物机部对核收后的材料开具发料单给项目队，由项目队对班组用料进行核发。项目队班组应保存每次发料单作为成本核算的依据。 （5） 验工计价中，甲供料扣款时，物机部应认真核对进料数量与时间（重点是收料单），与实扣的数量、时间是否相同，并及时结转剩余数量和金额。6. 承包队伍供料管理（1）影响工程质量的主要材料和特殊材料以及由顾客提供的材料由物机部组织供应，项目队、承包单位核收。其单价按照承包合同的单价进行扣款。（2）物机部组织供应的材料，由物机部向承包单位开具发料单，发料单一式四份，物机部、队材料室、承包单位、财务部各一份。发料单必须由承包单位负责人签字方有效，当日的发料单当日必须转交财务部，以便扣款。漏转造成损失由物机部部长和经办人全额赔偿。（3）在每月25日的项目队对承包队伍工作量收方之后，应由物机部汇总建立承包工程材料调拨消耗台帐，该台帐一式五份，于每月27日转工地材料室、物机部、工程部、承包队伍、财务部各一份。（4）承包队伍在自行采购物资前，必须将有关供应商资料上交物机部，由物机部进行审核并监督，在完成一系列的调查、分析后，若此供应商为合格分供方，由物机部建立合格分供方名录，该材料才能进场，否则，在不知情的状况下，承包队伍自行购买的物资将不准使用。物机部应随时掌握协作队伍自购料及租赁机械的情况，尤其是与本地发生的一些有关材料的经济来往，并了解其它清帐、欠帐情况，并将有关情况在每月成本核算时提供给财务部，以便财务部在进行承包队伍付款时的扣款依据。7. 项目队供料管理（1）项目队的施工用料由项目队材料室编报材料计划，物机部核实后,分别供应。（2） 对项目队供应的每次材料,物机部必须开具发料单,发料单一式三份,物机部、队材料室、财务部各一份,作为成本核算的依据,漏转、漏扣造成的损失由物机部长和经办人员全额赔偿。（3）项目队材料室根据限额发料单，向承包班组开具发料单（该发料单应注明承包单位具体使用工序），发料单一式四份，队材料室一份、物机部二份、承包班组一份,作为班组承包核算的依据。（4）每月25日的项目队对承包班组工作量收方之后， 队材料室应根据计价与材料消耗支出及材料的月底盘存单，编制“材料动态表”，并于每月的26日连同发料单上交物机部。8. 砂、石料管理（1）各项目队不得自行采购砂、石料，由经理部统一购置并配送至工地。若确因特殊原因，项目队务必将料源及时送报物机部备案。由经理组织物机部、工程部、工地试验室参与合格分供方的评定，物机部填写评定记录，保存合格供方档案。（2）砂、石料验收实行逐车量方，本着实事求是的原则，做到不超验，不少验，现场验收实行三人制，由物机部、工地材料员、承包队伍负责人（或其书面委托人）、班组负责人联合收方，以承包队伍、班组收方为主，物机部、工地材料员为辅（重点监督、核实）的原则。就地开出“大堆料收方单”，该单一式三份，项目队材料员、供货方、物机部各一联，供货人的结算联必须盖有“中铁四局四公司信定经理部物资专用章”，且该单填写详细，具体包括：收方时间、材料名称、规格类型、供应方姓名、收方人姓名（必须三人签字）、司机姓名、车号、实检长度、宽度、高度，折合立方米，只有具备上述所有条件，该单方能生效，若检查发现有遗漏，则对项目队材料主管和物机部经办人员进行经济处罚。（3）大堆材料收方单必须经盖章方有效，并进行编号登记，要严格发放使用，因错填写而作废的必须贴好，交回物机部核对，因个人失职，发生票据丢失，被盗的情况，每丢一张罚责任人50元，若造成损失由责任人和物机部长全额赔偿。（4）砂石收方时，坚决杜绝白条的出现，应严格按“大堆料收方单”的格式填写，收料时应立即开出票据，不准有拖欠票据的情况出现，否则要对收方人员、项目队材料主管、物机部收方人员进行经济处罚，票据上不得有随意涂改的痕迹。砂石料验方后，及时登记，分工号限额供应台帐，以防超定额供应，导致材料的积压，同时也为进行分工号物资消耗核算做好准备。（5）每月25日，供货方收集当月所有的大堆料收方单结算联，到队工地材料室换取“大堆料结算单”，并交给工地材料员结算联，该结算单必须有项目队长、领工员、队材料主管、承包队伍负责人签字方能生效。队材料主管根据此单开具发料单，由承包队伍负责人或班长、项目队队长签字，完成成本核算，供货方凭此单以及材料发票会同工地材料主管（需要结算联）到物机部进行货款的结算。同时物机部要开出发料单，队材料主管签认。物机部将大堆料收方单，砂、石结算单核对无误后，开具大堆料清算单，交各级部门主管及分管领导审核后报经理审批方可结帐付款。8.材料的核销管理（1）物机部应根据工程的进展情况及时办理材料的入帐核销手续。（2）物机部采购的物资入帐时，坚持采购与入库分离的原则：采购员根据批复的物资申请计划购料，业务员根据购料发票进行点收，并开具收料单，管库员在核实购料发票、实收数量无误的情况下给予签字。该收料单一式三份，采购员一份（报销发票使用）、业务员二份（月底交财务部、物机部月底做帐各一份）。（3）物机部在发料过程中，及时开具发料单，完成材料的耗用手续。五 物资质量管理1. 各项目队对进场物资的数量必须如实登录“物资验收记录”。物机部经办人、工地材料员要对所收材料的数量和质量负责，各种进场材料应配备质量保证书，报物机部备案。若检查发现哪种物资无质量保证资料（砂、石料除外），物机部将追究有关收料人员及材料主管的责任。2. 收料人员在收料过程中，若发现明显的质量问题，则应填制“不合格物资拒收、退货、降级使用通知单”，并填制“不合格物资报告”上报物机部，由物机部与供应商联系，得出处理结果，若已卸至工地，则应立即挂标识牌显示“不合格”字样，以防工地错用；对未经过检验物资应挂标识牌，质量状态显示为“待检”；已经检查的物资，质量状态标为“合格”。如有工地急需使用但又未有检测结果时，工地材料主管应填写“紧急物资使用申请表”，由项目队长、领工员签字，报物机部，由总工、主管生产的副经理、经理审批后方能使用。3. 各种进场物资要严格按试验标准数量分批次送检，具体程序如下：各项目队根据进料数量出具“试验委托单”，报物机部，由物机部会同工地试验室、监理联合实地取样，试验室将“试验报告单”报送物机部，物机部就此发出该批次物资合格或不合格的通知，若为不合格的情况，物机部发出勒令该批物资停用，清理出场的通知。4. 为保证各种物资的可追溯性，项目队材料员应认真填制“水泥使用追溯表”，“钢材使用追溯表”，物机部实行不定期检查，该批次物资使用完，项目队材料员应及时将表格提报物机部。若发现表格未填写或未如实填写，物机部将追究有关材料主管的责任。5. 各种原材料的取样方法如下：(1) 水泥：对进场的同厂家、同品质、同编号、同生产日期的水泥每200吨为一批,不足200吨的也按一批计。每批至少检测一次,做胶砂强度、安定性、凝结时间、细度等试验。正常保管的水泥,每三个月检测一次,对质量有怀疑时,应随时检查。(2) 钢筋：对进场的同品种、同等级、同截面尺寸、同炉号、同厂家生产的钢筋每60吨为一批,不足60吨也按一批计。按规定取样进行拉力试验、冷力试验和可焊性试验。钢筋焊接接头,以每300个同类型焊接钢筋在同一焊接条件下焊接作为一批,一周内焊接不足300个,亦按一批计。按规定的要求取样进行拉力试验和弯曲试验。(3) 碎(砾)石:对进场的同料源、同加工(开采)单位、同级配的碎(砾)石每500M3为一批,不足500M3的也按一批计。每批至少取样一次，做筛分、视比重、容重、含泥量、针片状和压碎值试验。(4) 砂：对进场的同料源、同开采单位、同级配的砂每200M3为一批，每批至少取样一次，作筛分、视比重、容重、含泥量试验。(5) 钢绞线、橡胶支座、预应力锚具、夹具、连接器等试验，由项目经理部申报，中心试验室试验或统一安排外委。六 火工品收、发、存管理1.采购 严禁各项目队采用其他途径购买爆炸物品，严禁自由买卖，严禁互相转借，各项目队应根据爆破工作量，将各种爆破物品的拟使用时间，使用部位，使用数量填于火工品计划申请表，该表必须由技术主管，队材料主管，队长签字，由队材料主管交给物机部，物机部会同安质部审核数量（填制爆炸物品购买证），物机部编制“火工品申请计划”，报总工、主管生产的副经理、经理审批后统一购买。2.运输 由物机部、安质部各一名人员押运火工品，在路途中无特殊情况不得停留，直接送至经理部的火工品库房。3.库存 值班看守人员收到火工品后，应及时登记收、发、存记录，并出具收条，由物机部根据此收条，同时作收、发、存记录，并且将不定期地与值班看守人员核对，各项目队不设爆炸物品的库房，当天领用，当天用完，用剩的火工品必须送至经理部火工品库房，严禁自行库存。4.发料 项目队材料人员领用火工品时，需持“火工品申请单”及上次领用的火工品消耗清单，单据由领工员、技术主管、材料主管、队长签字，方为有效，物机部据此单开具发料单（此单必须加盖中铁四局建筑公司集张经理部物资专用章），队材料人员持此单到火工品库房领取材料，库房值班员应认真做好收、发料登记，及时盘点，严禁未见物机部的发料单，即私自发料的情况出现。5. 各单位若发现有违反 此管理办法，私购、混运、私存、转借、乱发火工品的，一律严肃处理。七 周转料、机具、低值易耗品管理1. 经理部的周转料、机具实行有偿使用，物机部经经理部同意后下达周转料、机具租用费用表。2. 需要租用的周转料、机具由项目队提报用料计划，物机部负责周转料、机具的提供及办理租用手续。3. 承包单位租用必须交所租材料原价40%的押金，租费每月清算一次，直接在租用单位计价款中扣除，不从押金中扣除，退库后，如有损失，费用从押金中扣除。4. 租用天数从周转料、机具到现场之日起，完全退场之日止。经理部对外的退租由物机部办理，一般情况不得超过5天，其超过天数所损失的租金由物机部长和经办人承但。5. 在施工过程中，所租的各种周转料要保证其原状、完整无损，不能随意改制，若确需改制，应编制改制申请书面上报物机部，经主管生产的副经理、经理审批后才能进行。6. 项目队材料室应建立周转料台帐，在用周转料要建立周转保管使用状况卡片，及时登记有关使用、质量、数量的初态，对周转材料进行定期盘点，保证帐、物、卡相符。7. 机具、低值易耗品应建立个人保管卡片，保持责任的可追溯性，不用归回时应互相在卡片上签字注销。8. 在用的机具、低值易耗品，因丢失、损坏和其他原因造成物品短少，由物品保管员提出物品遗失报告，物机部会同经理部领导讨论分析责任，提出处理意见。属于个人责任，应按物品使用时间，新旧成分和情节轻重确定责任者和应赔偿金额。9. 保管人员调离工作时，要将本人所领用的各种物具交回。并注销卡片，材料主管出具材料清帐证明。10. 物机部、队材料室要定期核对帐、物，做到帐、物相符。物机部、队材料室也是机具、低值易耗品的直接管理者，若发生丢失、损坏且无法追究到责任人，由材料相关人员承担责任。八 现场管理1. 工地现场应按施工平面组织，设有必要的仓储实施，料场布局合理，料具堆码整齐，标志明显，料库整洁，符合防雨、防潮、防盗、防火要求，库存物资料签齐全明显，帐料相符。2. 周转材料、机具要专人负责管理，建立台帐和保管卡片，专料专用，不准随意改制，确因工作需要，需报请物机部，由物机部书面申请经理部讨论通过后方能改制。3. 工地现场零星物资要及时堆码、整理、回收、退库。4. 工地水泥库符合“技术保管规程”要求，设专人管理，入库水泥分品种、标号、进库日期分别堆码整齐、标志明显，严格遵守先进先发制度，建立收发台帐。做到凭单发料，日清、月结、旬盘点。5. 工地材料员要执行永续和坚持循环自点，每月自点率不低于20%，每月的25日根据盘点情况，将月底盘存单及“自点单”上报物机部，盘点过程中，发现盈亏、损坏、变质物资要查明原因，分清责任，等待处理。6. 现场材料的标识牌应插放整齐，标识牌由工地材料主管领用、保管，若发现丢失，由工地材料室承担责任。7. 现场值班人员要有物资交接清单，不许丢失，以便保留责任的可追溯性。九 各种日常基础台帐及表格作为本文件的附件。