行政、人事、档案管理员工作岗位职责

行政、人事、档案管理员工作岗位职责一、行政管理工作1、制定服务中心行政管理制度，汇编中心各项制度，监督检查各部门制度执行情况；2、负责节假日值班安排和协调，制定中心节假日期间安全工作方案。3、负责中心的资产实物管理，以及固定资产、低值易耗品等物品的购买、验收、使用登记，定期检查使用情况；4、负责中心印章和介绍信的管理，严格执行印章和介绍信的使用规定；5、根据中心行政管理制度，做好电话、传真和复印机等设备的使用和管理；6、根据中心主任的指示，积极组织好市、区级的重大会务接待活动和日常的办公会议；7、负责组织机构代码证和法人证等企业非财务类证照的年审、换证工作；8、负责报刊、信件的发放、转送工作。二、人事管理工作1、协助中心主任制定、控制、调整中心各部门的定岗与定员；2、协助中心领导和各部门做好员工的培训、考核等工作；3、负责员工劳动合同的签订；4、负责保存员工相关个人档案资料；5、负责为员工办理人事方面的手续和证明。三、档案管理工作1、严格规范年度归档工作，进一步提高电子文档率。认真做好当年归档文件材料的收集、鉴定和整理工作。2、负责档案文字资料的收进和移出工作，严格履行交接手续，严格执行借阅、查阅登记制度。3、应用电子计算机编目检索、存贮及调用档案，按时入库归位。4、负责员工的工作档案管理，积极、主动、及时地向各部门收集员工的“德、能、勤、绩、廉”等各类材料，认真做好归档材料的鉴别、选留、归档等工作。5、建立和健全严格的人员花名册；四、上报信息工作管理1、每月末搜集编写有关街道、服务中心动态、社区建设动态等相关信息100条以上并上报“北京市社区公共服务信息网”以及“96156服务超市”系统。2、每月初搜集“社区健康大课堂”课程，更新“北京市社区公共服务信息网”中“社区大课堂”栏目。3、每月24日督导辖区内25个社区填报“96156社区服务支撑力量信息系统”。行政、人事、档案管理员工作规范日常工作规范1、工作预安排（1）充分发挥事务督导监控中心牵头作用，做好与各部门的协调工作；（2）每周五制定下周工作安排表，发放到领导及各科室，以便各科室安排下周具体工作。（3）制定节假日安全工作方案，安排好节日值班。 2、督办工作（1）每日11时、16时，根据管理系统反映的预安排工作的落实情况与各部门进行沟通，并将沟通情况记录在案备查。（2）按工作安排表逐日逐项督查，了解工作中存在的问题，及时反馈情况。（3）自9：00开机首先查看办事处平台通知、邮箱的文件，将有关通知打印后报与事务相关主管副主任处理，并将通知单留存备查。每时隔2小时重复以上工作。（4）督促工作布置落实情况。对承办文件、会议事项和领导交办事项及时催办，并于每日17:00将落实情况反馈至相关部门的主管副主任处。以事务为主，一事一催，防止拖拉或延误。3、印信管理（1）使用印章和介绍信须经中心领导批准。（2）接到中心主任的批示或口头通知后方可盖章和出具介绍信。如发现印章和介绍信使用不当应及时提出意见，并报主管领导同意。（3）使用印章要严格办理登记手续，由用印人认真填写用印登记簿。4、事务督导与监控的值守工作（1）事务督导与监控的值守做到24小时不间断，内容包括：电话联系、函件处理、信息传递、咨询答复、公务接洽、来访处理、接待和协助处理突发性事件、处理领导交办事宜等，换班前做好值班记录。（2）值守人员要认真记录当日上级来电来文，及群众反映的热点、难点问题，做到及时处理和回复。重要问题，须向有关领导报告，然后根据领导指示，及时办理；认真做好交接班工作。5、信访接待工作（1）事务督导监控中心的接待工作主要包括接待来访、接待来客和电话来访。（2）接待来访，要热情周到，注意工作方法，对来访提出的问题能回复的当场回复，一时不能解决的问题，要就有关政策和规定作细致的解释，切忌乱表态。