从文字服务质效谈企业秘书工作

从文字效劳质效谈企业秘书工作企业办公室是综合效劳部门，也是重要的枢纽部门，既要发挥参谋助手的职能，也担负着上传下达、联络左右、协调各方的重任。办公室的地位和作用之所以特殊，就主要表达在办公室文字工作的特殊性上。随着现代企业制度的逐步建立，对企业秘书素质的要求越来越高。因此，秘书同志必须结实树立和不断强化文字工作是办公室的“脸面和“主业两种意识，坚持以文立业，在应对挑战中着力改良传统的文字效劳方式，在改革创新中着力进步文字效劳程度。一、做好秘书工作，要下功夫写材料，练好履职尽责的根本功能不能写好材料，已成为影响秘书工作质量和效率的“瓶颈，也是当前秘书部门迫切需要弥补的“短板。从上级机关的职能来看，其工作指导主要是通过政策指导和典型指导来实现，这两种形式都离不开材料这个最根本的载体，都要通过写材料这个最根本的理论活动来实现。把写材料这个“瓶颈和“短板解决了，秘书部门的工作程度和相貌就会有一个很大的改变。一要真正弄清楚什么是写材料。这是写好材料的重要前提。有人认为秘书部门主要是协调办事机构，不需要写材料；也有人认为写材料就是玩文字游戏，是虚的；还有人认为写材料是苦差事，甚至出现“躲材料“赖材料的现象。这些错误认识和行为，说明一些人对什么是写材料这个根本问题没有搞清楚。李瑞环同志在?学哲学用哲学?一书中说，“指导干部的讲话、文章，不单纯是文字问题，而是对事物的看法，对客观规律的认识，对改造世界的意见，不是说着顺嘴就行了，起草文稿是很锻炼人的，尤其是年轻干部，必须养成这个习惯，要自己动手写稿子，能不能进步程度，能不能有个飞跃的进步，过好这一关非常重要。因此，对秘书人员来说，写材料是讲政治的集中表达，是个人才能素质的综合反映，也是履行职责的重要表现。二要弄清楚写材料应具备哪些才能素质。笔者人为，写材料必须至少具备8种才能素质：一是领会上级意图；二是理解掌握实情；三是有思想和政策程度；四是理论根底扎实；五是文字表达才能强；六是知识储藏丰富；七是能吃苦；八是任劳任怨。写材料，对上级的意图把握不准，很难符合要求；对企业的情况掌握不透彻，容易脱离实际，没有针对性、指导性；思想和政策程度不够，写出的材料就会像白开水一样，淡然无味，甚至出现思想认识和政策把握方面的偏向；理论根底不厚实，就抓不住事物的本质，不能做到有的放矢；文字表达才能不强，材料就很难组织起来；知识的储藏量，也关系到材料的厚度和张力，需要靠长期的、系统的、艰辛的积累；有吃苦的精神，才能在写材料上锲而不舍、精益求精，才能出精品、创一流；任劳任怨，也是写材料应具备的一种精神境界，否那么就会斤斤计较、患得患失。就领会指导意图而言，有以下四种途径：一是自己揣摩，二是请教相关指导，三是请教同事，四是当面聆听指导教导。三要突出工作重点，切忌面面俱到。突出工作重点，就是坚持重点论。重点论告诉我们，在认识复杂事物的开展过程中，要着重把握它的主要矛盾；在认识某个矛盾时，要着重把握矛盾的主要方面。起草文字材料，也必须抓主要矛盾，突出工作重点。在起草文字材料过程中，如何突出重点呢？首先要明确什么是重点。一般来说，但凡能反映事物本质具有普遍指导意义的重要问题、主要任务、关键环节、工作做法、经历教训、方法措施等都是重点。四要认真提炼概括，写出思想深度。起草文字材料不但是一个搜集资料、积累资料的过程，而且是一个研究工作、总结经历、升华理论的过程。文字材料的思想性，表达在材料、事例、情况和阐述的道理之中。要能从事实背后找出本质问题，上升到理论高度，得出规律性的结论。毛泽东同志曾对文字材料的写法指出：“只谈情况，不谈观点，是开材料仓库。人的头脑是加工厂，没有材料不行，有了材料要经过加工，要产生观点，用观点统帅材料。五要讲究构造层次，注意语言得体。文字材料一般在构造上首先脉络要非常明晰，其次是线条要单一，再次层次不要过多。文字材料主要是说给人听的，拿给人看的，这就要求语言要实在、简明，要客观、翔实，有血有肉，有鲜活的东西，不能老是干巴巴的，就几个观点、几根筋，该用事例、数字说话时就要用事例、数字说话，该量化的就要量化。需要虚化时也得“虚，该归纳的就要归纳，该概括的就要概括。写材料是公认的苦差事。“操千曲而知音，观千剑而识器。起草好文字材料的唯一捷径，就是不怕吃苦、多写多练，唯有长期笔耕不辍，才能最终修成正果。二、要做好秘书工作，除了在文字材料上下工夫外，还要强化“五种意识，来应对新形势、新任务和新要求一是政治坚决意识。这是对办公室同志最重要、最根本的要求，也是我们秘书同志应具备的最根本的素质。我们必须对党、对企业忠心耿耿，一定要和党中央保持高度一致，和企业同心同德，成为各级指导信得过、靠得住的得力参谋和助手。重大问题、原那么问题、敏感问题不能人云亦云，不能自行其是，要谨言慎行，绝对不能口无遮拦，行为失范。必须有高度的政治责任感和自觉性，同时还要在纷繁复杂的实际工作中，努力加强理论学习和业务学习，不断进步理论程度和工作才能，不断培养、增强和锻炼自己的政治敏感性和政治鉴别力。二是工作勤奋意识。办公室的工作，有许多都是跑跑颠颠、抄抄写写之类的详细事情，看起来并不惊天动地，甚至默默无闻。但是，别看这些针头线脑的事，分开了这根针，就挑不起全局的纲；分开了这条线，也织不出整体的网。我们的工作尽管都是琐碎繁杂的小事，但它和整个大局衔接在一起，影响着企业工作的大局。把这些小事做好了，就可以推动全局的工作；而一旦这些小事没做好，就会给全局工作造成损害，带来被动。要从大处着眼，从小处着手，勤奋努力，任劳任怨地做好办公室的各项工作，乐于其忙，忙在其中，也乐在其中。秘书们就是要主动、勤奋、高效地办事情，而且要无私奉献，不怕吃亏，不能患得患失。敬业是办公室文化的精华。要务实，干实事、讲实效、务实绩，纠正急功近利的急躁风气；要自信，敢于面对困难，知难而进，树立不达目的不罢休的信心；要进取，在自己的弱项上多下功夫，进步考虑问题的层次和驾驭全局的才能，立足于如今的工作岗位干出成绩。办公室的主要任务是效劳，效劳就意味着奉献，没有奉献就搞不好效劳。秘书同志要甘当“不为名利的小草、乐于奉献的蜜蜂、恪尽职守的螺丝钉。要正确认识自己的工作和价值，正确处理苦与乐、得与失的关系，保持一颗平常心，把工作岗位当成奉献的舞台，在平凡的工作中实现自己的人生价值。三是作风严谨意识。“作风严谨这四个字是金川集团公司办公室对工作人员提出的“勤于学习、技能精湛、素质过硬、诚信待人、乐于奉献、作风严谨、遵守纪律、保守机密、忠于职守的36字工作要求中的一条。办公室的工作千头万绪，环节多、程序严、要求高，必须按照规定和程序办理，求真务实，一丝不苟。从某种意义上讲，办公室工作是整个工作大局中最直接、最敏感的中枢工作。假如我们在办文时作风不严谨，文件中有错别字，就会让人看笑话，损害企业的形象。办公室工作无小事，要时时刻刻居安思危，树立严而又严、细而又细的思想。在这个问题上不能有一丝一毫的麻木大意。要发文一个字也不能错，开会一刻也不能耽误，报送信息一条也不能漏、不能误，办事一丝也不能马虎，要实在做到零过失、零失误。“天下大事，必做于细。不要觉着自己是“干大事的，就对身边的小事不屑一顾。要遵守上下班、会议等规定和约定的时间，养成在任何场合下提早到场的习惯；自觉按照单位规定和要求着装；礼貌地使用“您好、“欢送、“稍候、“谢谢、“再见等文明用语；高效快速地接打 、撰文、收文、发文、办事等等。四是狠抓学习意识。要认真抓学习，促进秘书人员素质的整体进步。抓学习是一项根底性建立。当前重要的不是认识问题，而是要付出实在行动。只要想抓，就会有方法、有措施；只要真抓，就会有精力、有时间；只要实抓，就会有进步、有成效。坚持用工作牵引学习。秘书部门工作任务重、头绪多，在这种情况下抓学习，就是要严密联络工作实际，发挥工作的牵引力，工作需要什么就学什么、什么最急需就学什么。要紧跟党的理论创新步伐，用科学开展观武装头脑，不断进步秘书人员运用党的创新理论观察分析问题的才能。还要针对秘书工作的特点，系统地抓好文学、历史、哲学、经济、法律、外语、现代管理和高科技知识的学习，从而更好地适应时代的要求和履行职能的需要。