招标代理服务实施方案

.一、 概述本次招标代理服务招标主要是针对东台市2010年度滩涂垦区配套项目建设工程的招标代理（含标底编制），总造价约1400万元，具体实施以省级年度计划批文为准。包括（但不限于）：设计、勘察、施工总承包、专业分包、材料及设备采购、配套工程的招标代理服务。通过上述招标类型的分析可以合理确定招标方案及合理划分各招标标段，也方便招标标段在工程实施过程中能够顺利衔接。我公司将严格按照业主的需求，精心组织、精心分析，最优、最快、最好地完成业主的招标工作。业主要求招标代理机构服务的内容主要由下列工作组成：1、代拟招标方案；2、发布招标公告（发出投标邀请书）；3、编制资格预审文件；4、组织接受投标申请人报名；5、审查潜在投标人资格；6、编制招标文件；7、编制工程量清单；8、编制标底；9、组织现场勘查和答疑；10、组织开标、评标；11、草拟工程合同12、编制招标投标书面报告；13、与发包有关的其他事宜。注：我单位如中标后，将按照业主方的要求全力以赴、竭尽全力地做好上述工作及项目招标过程中各类情况的处理。在招标代理过程中确保公平、公正、科学、择优，标底编制准确率达97%以上。二、企业组织机构框架图及质量控制体系和相关制度（一）企业组织机构框架图公司组织机构框图股东会总经理总会计师总经济师总工办副总经理技术经济专家库 财务部造价编审部招标代理部项目管理部经营部办公室 招标代理项目组人员结构框架图项目组组长项目组成员项目组成员项目组成员（二）内部质量控制体系和相关制度1、 前言为建立全员参与的质量管理原则，完善公司质量体系，依据GB/T19001-2000 idt ISO9001:2000质量管理体系标准，结合公司管理特点，制定本公司招标代理质量控制体系和相关制度完善情况的要求手册。手册阐明了本公司招标代理工作的质量方针、目标，概括描述了本公司质量管量体系。本公司所有涉及质量管理的部门和人员，其管理的特点、职责权限、相互关系均在此作了明确规定，是用于指导本公司全员质量管理活动的纲领性文件。建立、实施和保持公司质量管理体系，并持续改进其有效性，公司全体员工必须遵照执行。2、 质量方针和质量目标质量方针公正公平、服务满意、持续改进质量目标各项评价意见优、良率大于99%以上3、 引用标准本手册引用标准如下：GB/T19001-2000 idt ISO9001:2000质量管理体系要求GB/T19000-2000 idt ISO9000:20004、 质量管理体系4.1 总要求本公司按照ISO9001:2000标准的要求建立文件化的质量管理体系，加以实施和保持，并予以持续改进其有效性。a）本公司质量管理体系所需要的过程主要包括：管理职责、资源管理、招投标代理服务过程管理、内部质量体系审核、持续改进等；b）上述这些过程的顺序和相互作用已在本手册中予以描述；c）通过程序文件、管理制度等形式，规定了为确保前述这些过程有效运行和控制所需的准则和方法；d）本公司各级管理者应确保获得必要的信息和资源，以支持这些过程的有效运行和对这些过程的监控；e）监控、测量和分析这些过程；f）实施必要的措施，以实现这些过程所策划的结果和持续改进。本公司将按ISO9001：2000标准的要求管理这些过程。本公司不存在影响招投标代理服务质量的外包过程。4.2 文件要求4.2.1 本公司的质量管理体系文件包括：a）形成文件的质量方针和目标 b）质量手册（包括程序文件）；c）为确保质量管理体系各项过程有效策划、运行和控制所要求的支持文件 d）质量记录 4.2.2 质量手册本公司编制并贯彻实施质量手册。内容包括：a）说明了本公司质量管理体系的适用范围，其中对GB/T190012000标准的删减细节和理由如下：招投标代理服务过程严格按有关国家法律法规要求执行。本公司招投标代理服务过程所需要的交通、通信、办公设备的采购活动非常简单，且对工程服务质量不构成直接影响，本公司也不涉及招投标代理服务的分包活动。本公司招投标代理是服务，所需的监视和测量主要是对服务质量的考核，对顾客满意程度的测量。本公司招投标代理过程严格按有关法律法规要求执行，所有过程的完成情况都能通过后续的检查进行验证。b）阐明质量方针和质量目标，包括为质量管理体系而制定的程序文件；c）表述本公司质量管理体系过程之间的相互作用。质量手册将按照本手册4.2.3文件控制要求予以控制。4.2.3 文件控制程序4.2.3.1 文件分类a）内部文件，包括质量手册（含程序文件）、公司各项管理制度等；b）外来文件，是指有关法律法规、标准规范。4.2.3.2 内部文件拟定、审批、编号、发布a）由办公室负责组织拟定，公司总经理审批；b）质量手册（含程序文件）、各项管理制度经审批生效后，均应编号登记后予以发布。4.2.3.3 内部文件的处理a）办公室负责文件发放，在文件上标明发放的部门/人，并做好登记签收；b）各部门收到有效文件后，应注意保管，以确保文件保持清晰，容易识别和检索。4.2.3.4 内部文件更改、作废控制a）必要时对文件进行评审，可结合内审或管理评审进行，文件更新要重新得到批准。b）由更改部门填写文件更改单，经审批后，由办公室负责按原发放范围发放；c）质量手册修改，由总经理审批，该审批即为销毁作废审批，办公室应及时回收销毁旧版手册，若保留文件要加盖“作废”章存档；d）自然失效作废的文件，届时应自行撤出。4.2.3.5 外来文件控制有关适用的法律法规、标准、规范、规程等外来文件，由办公室进行识别编制文件登记表；各部门按文件登记表进行收集，当发现文件重新修订时，及时通知办公室，办公室每年第四季度对适用的法律法规进行重新识别。保持现场使用适用的有效文件版本。4.2.3.6 文件编号a）质量手册编号：DSQM版本年号 DS公司代号，淮安市东升工程咨询管理有限公司b）管理制度编号：QG顺序号年号c）外来的编号沿用原编号4.2.4 记录控制程序4.2.4.1 记录的标识记录编号：QR标准条款号XXX；4.2.4.2 记录的填写要求a）记录应及时填写，字迹清晰，内容完整、准确，有关人员签字齐全；b）记录不能随意涂改，如发生更改，在更改外应有更改人签名或盖章。4.2.4.3 记录的收集、传递和借阅a）各部门负责本部门记录的收集、整理；b）各部门之间应保持密切的工作关系，及时传递记录，做好收发工作；c）各部门需借阅记录时，应征得同意后进行查阅，查阅完毕后及时返还本部门经手人。4.2.4.4 记录的归档、移交、保管和储存a）按照记录的类别、发生日期及记录分门别类归档；b）记录应整理装订成册，质量记录保存期见记录清单；c）记录应储存在文件柜中，做好防护措施；d）记录应保管好不丢失，不得擅自更改、伪造或随意抽撤。5、 管理职责5.1 管理承诺公司总经理通过开展以下活动，并提供其建立、实施并持续改进质量管理体系有效性的承诺证据；a）向全体员工宣传满足顾客和法律法规要求的重要性；b）制定质量方针；c）确定质量目标；d）负责每年至少召开一次管理评审会议；e）确保可获得必要的资源。5.2 以顾客为中心公司总经理以增强顾客满意为目的，确保顾客的要求得到确定，予以满足。5.3 质量方针本公司质量方针： 公正公平、服务满意、持续改进含义：公司按公正公平的原则，为投标方、招标方提供最满意的服务，增强顾客满意，持续改进公司业绩。本方针与公司的经营相适应，包含了满足顾客和持续改进的承诺，每年在管理评审时对其适宜性进行评价。5.4 策划5.4.1 质量目标各项评价意见优、良率大于90%；由办公室负责将质量目标分解落实到各个科室，每年考核一次。5.4.2 质量管理体系策划公司总经理应确保：a）对质量管理体系进行策划，以满足质量目标以及条款4.1中的要求；b）在对质量管理体系的更改进行策划和实施时，保持质量管理体系的有效性和完整性。5.5 职责、权限和沟通5.5.1 职责、权限5.5.1.1 总经理（最高管理者）a）制定质量方针和目标并使企业各级人员理解和得到贯彻执行；b）批准颁布公司质量手册；c）任命管理者代表，任命公司质量责任人员；d）主持本公司管理评审；e）为适应质量体系有效运行的需要，配备机构、人员和充分的资源；f）全面负责公司的经营管理工作，组织完成公司制定的各项技术、经济、质量目标。5.5.1.2 各部门的职责要求见各部门职责。5.5.2管理者代表a）确保质量管理体系所需的过程得到建立、实施和保持；b）向总经理报告质量管理体系的运行情况和任何改进的需求；c）确保在整个组织内提高满足顾客要求的意识；d）代表本公司处理和协调质量管理体系的有关事宜。5.5.3 内部沟通a）对于方针、目标、质量记录、内部审核与管理评审以及体系正常运行的其他记录等正常信息，公司各部门依据相关文件的规定直接收集、传递及处理；b）潜在不合格信息按照手册“改进”章节的规定要求进行处理；c）公司通过发布通知、文件、培训及召开各种会议等方式确保在公司的不同层次和职能之间就质量体系过程的有效性进行沟通。5.6 管理评审5.6.1 总则公司总经理负责每年至少组织一次管理评审（或结合年度工作会议），由办公室安排会议议程，管理者代表、公司领导、公司各职能部门经理、内审员参加。当出现以下情况时，临时召开管理评审会议。a）组织机构设置、运行机制等内部环境因素发生明显变化时；b）质量管理体系要求、市场情况、国家法律法规等外部环境因素发生明显变化时；c）发生顾客严重投诉时。5.6.2 评审输入公司各部门均应准备书面汇报材料，就工作业绩、目标完成情况、存在问题、改进建议等并结合公司内部环境因素的变化可能影响质量管理体系的变更提出改进建议。评审输入应包括以下方面的信息：a）审核结果；b）顾客反馈；c）过程的业绩和产品的符合性；d）预防和纠正措施的状况；e）以往管理评审的跟踪措施；f）可能影响质量管理体系的变更；g）改进的要求。5.6.3 评审在公司管理评审会议中，与会人员根据汇报材料，结合公司内外部环境因素的变化情况，应畅所欲言，对质量管理体系进行评审，评价公司质量管理体系改进的机会和修订的需要，包括质量方针和目标，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。5.6.4 评审输出根据管理评审记录，办公室负责出具管理评审报告。报告中应全面评价公司质量管理体系的适宜性，充分性和有效性、质量方针实施和质量完成情况以及存在的主要问题，并明确有关质量管理体系的以下决定和措施；a）质量管理体系及其过程有效性的改进；b）现在服务过程的改进；c）改进措施的资源需求。管理评审确定的措施以及措施的跟踪验证，按照手册“改进”章节的规定要求执。6、 资源管理6.1 资源提供本公司各级管理者负责及时确定并提供所需要的资源，以a）实施、保持质量管理体系并持续改进其有效性；b）达到顾客满意。6.2 人力资源6.2.1 人员安排考虑到适当的教育、培训、技能和经验方面的因素，规定承担质量管理体系的人员应具备的能力要求。见任职资格评价表6.2.2 能力、意识和培训6.2.2.1 办公室负责人力资源管理，每年对各岗位人员的能力进行评价。6.2.2.2 当发现人员的能力达不到规定的要求时，可进行招聘、转岗、培训等方式，具体由办公室负责。6.2.2.3 对招聘、转岗人员在新岗位工作三个月之后要进行评价。6.2.2.4 对培训人员可采用自学、内部集中授课、业务交流会、外培等方式。自学、外培（非取证）方式在培训结束后由受培训人员写培训总结，对培训的效果进行评价，取证则以证书作为培训效果评价证据。集中授课和业务交流会由主持人对培训效果进行评价，可采用考试、总结报告等方式评价。6.2.2.5 人员档案公司办公室负责保存所有员工的教育、培训技能和经验的适当记录。6.3 基础设施公司为达到满足招投标代理服务的要求，确定提供以下基础设施：a）办公场所；b）服务过程设备。c）支持性服务设施。办公室建立办公设施的清单；办公、通讯设施由使用部门维护管理，并进行电脑杀毒升级工作；需要维修，由办公室负责联系维修单位。6.4 工作环境办公环境保持整洁、明亮、舒适。各部门整理好各自办公场所，办公桌不许乱堆乱放。工作时间不许大声喧哗。7、 产品实现过程所有的工程招标代理服务实现所需的过程与质量管理体系要求相一致。在策划时应确定以下方面的适当内容：a）工程项目的质量目标和要求；b）针对项目确定过程（见附录4）、文件（见支持文件清单）和资源的要求；c）项目所要求的验证、确认、监视、检验和试验活动，以及项目接收的准则（招标投标法、江苏省建设工程招标投标管理办法等）；d）为实现过程及其产品满足要求提供证据所需的记录（招标代理流程单、招标资料等）策划的输出形式应适合于招标代理服务的运作方式和法律法规的要求。针对特定的合同或项目必要时各职能部门要编制质量文件。8、 招标代理服务过程招标代理包括：受委托人要求在政府招标中心进行招标；受委托人要求内部招标。8.1 承揽工程招标代理委托合同8.1.1 根据各方面信息进行工程招标代理业务联系。8.1.2 委托要求初步确认经营部应全面了解委托方要求，考虑相关法律法规要求，结合公司自身的资质、能力等进行分析，确定公司是否具有满足招标代理能力，提出是否进行签约或投标的意见，报公司主管领导确认。8.1.3 合同洽谈及评审经营部起草合同条款，参加与委托方的合同谈判，并对合同与要求不一致的进行协调解决，确保公司具有履约能力，由总经理审批。8.1.4 合同修订在合同实施过程中，发生委托方合同变更或修订时，经营部应及时与委托方签订补充协议，仍有总经理签字或盖章，作为评审记录。8.2 招标代理服务招标代理根据招标人委托，代理下列全部或部分事项：（一）拟定招标方案；（二）拟定招标公告或者发出投标邀请书；（三）审查潜在投标人资格；（四）编制招标文件；（五）组织现场踏勘和答疑；（六）组织开标、评标；（七）草拟工程合同；（八）与招标有关的其它事宜。8.2.1 委托合同签订时明确代理人员及其分工。8.2.2 拟定招标方案，并在招标中心进行项目报建和前期资料备案。8.2.3 发布招标公告或发出投标邀请书，招标公告按招标公告发布暂行办法（国家计委4号令）和江苏省招标投标条例第15条要求执行。对投标人进行投标资质（资格）审查。资格预审应在招标公告中载明，并按江苏省招标投标条例第16条和第17条要求执行。8.2.4 编制招标文件，委托方确认后发放招标文件，招标文件应当清晰、明确。招标文件内容、要求和时间按江苏省招标投标条例第18、19、20条规定。8.2.5 当出现江苏省招标投标条例第24条规定情况时，应当组织潜在投标人踏勘项目现场。组织解答潜在投标人在阅读招标文件或者踏勘中提出的疑问并对答疑备案。8.2.6 进行无标底招标。8.2.7 在开标前一小时在政府建设工程交易中心专家库中抽取专家评委；内部招标的专家评委在公司专家库中抽取。8.2.8 根据招标文件中确定的开标时间，在政府招标监督管理机构监督下，在政府建设工程交易中心组织召开开标会，评委会按规定进行评标并填写评标报告，推荐中标候选人。8.2.9 在接到书面评标报告经委托方确认，十五个工作日内依据江苏省招标投标条例第42条要求确定中标人，发出中标通知书。8.2.10 在中标通知书发出之日三十日内，协助委托方与中标人订立书面合同。8.2.11 依据江苏省招标投标条例第24条出现的情况时，要重新招标。8.2.12 所有招标过程严格按有关法律法规要求执行，对招标不得伪造、隐匿或销毁。8.3 招标过程中标识以每个招标代理序号为唯一性标识。8.4 招标代理服务，产品即服务，产品防护即将证明招标代理过程的资料保护保管，装订成册，按记录控制程序执行。8.5 招标代理过程中委托方提供的图纸资料，由代理人识别、验证并登记，发现不适用或损坏情况，向委托方报告，留下记录。9、检查、考核和分析9.1 总则公司策划并实施以下方面所需的信息调查、检查考核、分析和改进过程。a）证实招标工作质量的符合性；b）确保质量管理体系的符合性c）持续改进质量管理体系的符合性。这包括对统计技术在内的适用方法及其应用程度的确定。9.2 满意信息调查、分析及改进9.2.1 满意信息调查为了更好听取委托方或招标主管部门意见，改进服务。招标部应对招标项目结束后一个月内对进行满意信息调查，发放工程招标代理评价意见表。9.2.2 招标代理评价意见数据分析a）评价意见调查汇总后，对评价意见情况进行分析，优良率=（优+良）/调查项目数，将结果提交管理评审。并针对以下不同情况进行数据分析并采取纠正和预防措施：b）评价意见调查结果中出现差时，招标部应进行原因分析采取纠正措施；c）调查项目其中一项“中”数占60%以上，对该项目进行分析，找出影响顾客满意的主要潜在问题，针对潜在问题采取预防措施。9.3 服务过程的监视、测量、分析和改进9.3.1 招标代理人员工作质量检查、考核办公室负责每年组织对职员的工作质量进行检查、考核，填写代理人员考核表。发放评价意见表收集顾客对代理工作意见。9.3.2 数据分析公司应对顾客满意、服务质量、服务过程存在的问题及采取的纠正预防措施的机会进行数据分析。各部门每年汇总一次考核表、调查表、意见卡，对结果进行统计，针对以下不同情况进行原因分析并采取纠正和预防措施：a）工作质量检查、考核中出现差或不满意时，责成相关部门进行原因分析采取纠正措施；b）质量目标完成情况低于目标要求5%时，进行数据分析，查找存在的问题，针对问题采取预防措施。9.4 不合格控制程序公司应确保不符合要求得到识别和控制，以防止其非预期的使用或交付。9.4.1 不合格处置对于评价意见调查检查、考核或其他途径发现的不合格，由招标部经理提出处置意见。9.4.2 不合格处置的实施和验证根据处置意见，由责任人/部门及时纠正不合格，并对当事人进行批评教育，直至撤换。不合格处置后，招标部经理对不合格的处置进行效果验证，保持不合格性质及其处置所采取的任何措施的记录。当在交付服务之后发现的不合格时，应当采取与不合格的影响或潜在影响程度相适应的措施。10、 内部审核公司办公室负责安排内部质量体系审核，每年不少于一次且覆盖质量管理体系的所有场所和活动。在内审检查时对QMS所有的过程进行检查。10.1 审核准备a）审核实施前，组成审核小组，任命审核组长；b）考虑拟审核的活动和状况的重要程度、以往审核的结果，审核组长负责制定审核实施计划，经管理者代表审批后至少提前3天发布给各部门；c）审核组内部召开审核准备会议，说明本次审核的目的、范围、依据、计划安排，按照与受审核部门无直接责任的要求做好审核员分工；d）审核员按照分工编制检查记录表。10.2 审核实施10.2.1 现场审核a）审核员采用询问受审核部门人员、观察现场、抽查资料等方式进行审核，按照分工要求完成审核任务；b）审核过程中如果发现不符合项，经受审核部门主管确认后，填写不符合项报告；c）审核结束前，召开审核组会议，汇总分析发现的不符合项，审核组长起草质量体系审核报告；10.2.2 内审总结会议审核组长召集公司领导及所有受审核部门主管，参加内审总结会议，简要介绍审核情况，报告审核结果。管理者代表讲话，就不符合项的纠正和质量体系的改进提出明确要求。10.3 纠正措施a）审核结束后，受审核部门应针对审核中发现的不符合项进行原因分析，制定切实可行的纠正措施计划，填写在纠正/预防措施记录上；b）纠正措施实施后，办公室负责跟踪验证实施效果。11、 改进11.1 持续改进公司各级管理人员应利用以下信息和手段，促进质量管理体系有效性的持续改进。a）发现偏离质量方针、质量目标的行为；b）质量目标的完成实施结果；c）内部审核及外部审核的结果；d）建设单位评价意见；e）招标代理工作质量检查、考核统计结果；f）实施纠正和预防措施；g）实施管理评审。11.2 纠正措施控制程序11.2.1 评审不合格从各个途径及其他所发现的不合格（包括建设单位意见），责任主要部门评审其严重程序及可能的影响范围。11.2.2 分析不合格原因对于具有一定严重程度或较大影响范围的不合格，责任主要部门应组织分析其产生的原因并将原因分析填写在纠正/预防措施记录上。11.2.3 评审纠正措施需求进一步地根据纠正措施应与所遇到不合格的影响程度相适应的原则，责任主要部门应评价确保不合格不再发生的措施的需求，从而确定所需的纠正措施。11.2.4 实施纠正措施责任单位应负责实施纠正措施，并在纠正/预防措施记录上记录所采取措施的结果。11.2.5 验证纠正措施管理者代表负责评审实施效果或按照相应程序规定评审纠正措施实施效果。如果实施效果不显著，则应进一步采取纠正措施直到满足预期要求。11.3 预防措施控制程序11.3.1 评审潜在不合格从各个途径所发现的潜在不合格，责任主要部门应评审其不合格趋势或影响范围。11.3.2 分析潜在不合格原因对于具有某种不合格趋势或较大影响范围的潜在不合格，责任主要部门应组织分析其产生的原因并将原因分析填写在纠正/预防措施记录上。11.2.3 评审预防措施需求进一步地根据预防措施应与所遇到潜在不合格的影响程度相适应的原则，责任主要部门应评价确保潜在不合格不再发生的措施的需求，从而确定所需的纠正措施。11.2.4 实施预防措施责任主要部门应负责实施预防措施，并在纠正/预防措施记录上记录所采取措施的结果。11.2.5 验证预防措施管理者代表负责评审实施效果或按照相应程序规定评审预防措施实施效果。如果实施效果不显著，则应进一步采取预防措施直到满足预期要求。附录1 支持文件清单序号文件名称文件编号实施时间备注1中华人民共和国建筑法主席令91号1998-3-12中华人民共和国招标投标法主席令21号2000-1-13中华人民共和国政府采购法主席令68号2003-1-14招标公告发布暂行办法国家计委4号令2000-7-15工程建设项目自行招标试行办法国家计委5号令2000-7-16工程建设项目招标范围和规模标准规定国家计委3号令2000-5-17工程建设项目勘察设计招标投标办法八部委局2号令2003-8-18工程建设项目施工招标投标办法七部委局30号令2003-5-19建筑工程设计招标投标管理办法建设部82号令2000-10-1810房屋建筑和市政基础设施工程施工招标投标管理办法建设部89号令2001-6-111江苏省招标投标条例2004-2-112江苏省建设工程招标代理管理暂行规定苏建招（2001）364号2000-11-113江苏省建设工程招标投标管理办法江苏省政府令6号2003-4-2214江苏省建设厅苏建法（2006）372号2006-10-115江苏省建设厅苏建法（2004）229号2004-7-7三、招标代理服务质量保证措施（一）工程招标代理及标底编制依据（1）招标投标的相关法律、法规、规章和规范性文件规定；（2）招标人提供的各单项工程设计图纸及相关资料（3）江苏省大中型灌区工程概（预）算编制规定、江苏省水利工程预算定额等现行相关计价规范、计价表以及与其配套的现行有关规定标准等。（二）及时完成招标代理工作的具体措施（1）、一旦明确工程由我公司代理，我公司立刻成立项目组，以本次投标文件中承诺的专业人员组建项目招标小组，并确定职责内容及范围，会同业主商定协调、沟通机制，并制定具体的工作开展计划经招标人批准后组织实施。（2）、及时草拟招标代理合同、收集项目的前期立项批文、设计、图纸及相关工程资料、项目资金来源等资料。了解招标人对本次工程招标的具体要求。（3）拟定初步发包方案供招标人审查（4）、负责持项目立项批文或协助业主到招标办办理报建登记，并提交工程建设项目发包初步方案；（5）按进度计划要求提前五日起草招标公告或资格预审文件供招标人审核、确认；（6）按计划要求在建设工程交易中心发布招标公告，必要时可在其它媒体上发布；（7）按进度计划要求在招标公告约定的时间和报名方式接受报名；（8）按进度计划要求对报名的投标申请人进行资格预审并将资格预审情况书面报告送招标人审核、确认；（9）按进度计划要求提前一周起草招标文件送招标人审核、确认；（10）按进度计划要求及时招标文件备案并按法定要求确定开标时间；（11）按进度计划要求在开标前，会同招标人到招标监管机构抽取评委；（12）按规定时间组织招标代理项目的开标、评标工作；（13）及时起草招标投标情况书面报告，送交招标人审核确认，并在建设工程交易中心的电子屏幕和工程建设信息网上进行中标公示；（14）及时负责中标通知书的领取、发放工作；负责中标单位与业主签订施工合同的备案工作；（15）按时负责整个招标代理项目的资料整理、归档工作。四、招标代理服务周期保证措施（一）、招标过程进度控制的基本原则1）、满足招标人总进度目标的要求，根据招标人对建设项目尽早提供可动用单元的原则，在确保招标质量和符合法律法规的前提下缩短招标进度，尽快发挥项目的投资效益。2）、结合本工程的特点，参考同类工程的招标经验来确定招标进度。按实现业主愿望制订招标进度计划。3）要全面而细致地分析与工程进度有关主、客观有利与不利因素，使招标进度恰当合理，有利于提高计划的预见性和进度控制的主动性。（二）、进度控制措施进度控制措施主要包括计划活动、组织活动、监督和控制、协调活动在内的综合型控制活动。通过计划、组织、控制（监督）、协调等手段最终按期完成工程项目的招标。1）、计划活动招标工作中的计划活动可以明确招标目标、招标任务，搞好招标工作。主要有如下方面：1、制定招标工作计划，包括工程整体招标计划及专业工程分项招标工作计划和主要材料采购、设备计划等；2、及时地、科学、合理地制定工程整体招标工作计划、各专业工程分项招标工作计划和主要材料、设备采购计划等；2）、组织活动招标工作中的组织活动包括：落实招标项目组人员的职责、分工及协作关系；就招标过程中有关的沟通、协调会议由项目负责人组织召开；及时组织项目组各专业成员进行招标过程中的各项招标资料起草工作；及时提醒招标人对我公司起草的各类招标类资料进行审核确认；对重大技术问题及时组织有关单位、部门、专家进行专题讨论。3）、监督和控制活动监督和控制活动贯穿于招标工作的始终。主要有下列内容：所有招标资料和招标活动接受有关行政主管部门的审查和监督；接受招标人对整个招标活动进行的监督和控制工作；接受招标人对招标进度计划落实情况进行监督。项目招标小组接受公司总工办对招标进度计划落实情况的监督和管理4）、沟通、协调活动 与招标人的沟通、协调活动 及时进行沟通、协调活动是确保招标工作进度顺利进行的重要保证。通过及时的沟通、协调活动，才能让招标人及时了解整个招标活动的流程、招标方面的法律法规要求，方便招标人作出正确决策；也有利于我公司及时了解招标人对工程的工期、质量、投资控制等方面的要求，有利于招标公告、资格预审文件、招标文件等资料的起草，合理地反映招标人的整体招标需求。为确保招标计划的顺利进行，我公司根据多年的招标经验，及时地、有预见性地提出招标方面的问题并提出合理化建议供招标人参考，有助于招标人及时作出正确决策。只有及时进行沟通、协调工作才能确保招标工作计划有计划、有步骤地顺利开展。与设计单位的沟通、协调活动收到设计图纸后，立即组织造价编审人员进行审图，并通过招标人及时与设计院联系，对图纸中存在的设计不明确、前后矛盾等问题进行沟通、协调，争取保证工程量清单的准确性、客观性。在工程量清单编制过程中，经常与设计院联系，随时解决工程量过程中图纸上及工程上的一些具体问题。与有关招标主管部门的沟通、协调活动 为确保招标工作进度计划顺利进行，必须及时将招标人的招标需求与有关招标主管部门进行沟通、协调，确保招标工作一次性成功，做到招标工作不“卡壳”。五、优质服务措施全力配合业主做好本工程项目的招标工作，为业主拟建项目的顺利进行打下良好的基础。为了更好地与业主配合，保证工作效率和工作质量，针对项目的特点，我方制订了如下几点优质服务措施：1）严格按照本投标书中所列项目组负责人和相关成员投入项目，如贵方需要，必要时我方可以派出有关人员按照贵方要求常驻现场，保证与贵方联系顺畅；2）我公司可以派出有丰富经验的工程技术人员随同业主对拟参与投标的投标申请人进行考察，以保证优秀投标人参与投标，保证参与投标的投标人质量，为贵方选取优秀队伍进行工程建设打下良好的基础；3）配合业主做好相关材料设备的市场价格调查工作，做好工程采购成本控制工作；4）投入便携办公设备到本项目的招标工作中，为贵方提供迅捷、可靠的咨询服务。（5）、杜绝违法违纪的保障措施为保证招标过程合法而顺利完成，我公司特别制订了在招标过程中杜绝违法违纪、违反建设程序的保障措施。整个招标过程中的投标人资格预审、招标文件编制、开标参与等环节关键人员准备备用人员不定时随机抽签选用，从我公司自身源头上杜绝违法违纪、违反建设程序的现象发生。（6）、突发情况的预计与处理除了对以上项目招标突发情况的掌握，我公司对项目招标过程中可能出现的突发情况有充足的准备，通过社会关系的利用及有关主管部门的协调解决贵方项目招标过程中可能遇到的不利与不便情况。1)开标时的情况;2)资格预审时的情况；3）公示的情况的处理；4）迅速研究政府的政策变化，尽快满足业主的要求（7）、信息管理1、信息管理的基本内容1)、建立本工程项目的信息管理体系；2)、负责本工程项目各类信息及文档的收集、整理和保存；3)、运用计算机辅助手段对本工程项目的招标过程中形成的各种数据与信息进行收集、整理、汇总、分析，为业主决策提供依据。向业主提供有关本工程项目的招标有关信息服务，及时提交各种招标资料；2、招标阶段信息管理的具体内容及措施1）、信息资料的收集（1）、项目决策文件及有关资料的收集项目决策文件主要包括了建设规模、建设布局、质量、进度、投资控制基本要求等基础性依据，是招标阶段实施进度、质量、投资控制的重要文件，其中包含了许多设计文件的重要的依据，指导着整个项目运作方向。（2）、设计文件及有关资料的收集工程设计文件不仅是施工的依据，而且是进行进度、质量、投资控制的重要依据，设计过程中所收集到的一些基础性资料对招标过程中合理编制施工组织设计、施工方案及确定合理合同价有很大作用。、初步设计资料。收集初步设计资料重点是：工程项目目的和任务，工程的规模，总体规划，主要建筑物的位置，结构形式，各种建筑物材料用量，主要技术经济指标；、技术设计资料。技术设计是对初步设计更进一步的深化，其中许多资料是对初步设计资料的补充和修正。因此应重点收集和核对这些修正和补充资料；、施工图设计资料。施工图作为设计单位最终输出产品，直接指导项目施工，对施工图及其有关文件物收集和管理，是招标信息管理的工作重点。所收集信息包括：施工总平面图、建筑物施工平面图和剖面图，安装施工详图、各种专业工程的施工图以及各种设备材料的明细表等。在收集设计资料时要收集与设计图的技术说明书同时输出的概预算资料。（3）、造价信息资料的收集造价信息资料是编制工程预算的重要依据，是合理考虑确定工程造价的重要依据，重点收集淮安地区近三年的材料价格信息资料，政府部门有关的调价信息资料、相关的政府部门对定额进行调整的说明。（4）招投标文件及其有关资料收集招标投标过程中形成的一系列的文件对业主和承包人均具有约束力，是今后进度、质量、投资控制的重要依据。（5）建筑市场的信息收集充分进行市场调研，收集建筑市场信息，充分了解建筑市场承包商的信誉、资质等级，确保能够让社会信誉好、投标报价相对较低的承包商能够中标。（6）收集招标会议信息为确保招标一次性成功，必须经常召开招标协调会议，通过招标协调会议，可以了解招标人的招标需求，可以合理确定招标人对进度、质量、工期、造价的具体要求等。（7）有关法律法规信息的收集所有招标活动必须符合法律法规要求，并接受有关行政监督部门的管理和监督，所以必须收集齐全有关招标方面的法律法规，确保招标人能够对所有招标活动作出正确的决策。2）、信息资料的加工、整理和储存在招标过程中，招标工程师要对所需信息进行收集、整理、处理、存储、传递、应用等一系列工作，利用信息不断进行预测并发现问题，以便在必要时采取纠正措施。3）、档案管理档案的管理设专职档案员管理；按档案的分类进行编号存放，并配备档案柜； 进出的档案资料要详细记录，以免丢失；及时搜集、积累资料，确保档案的完整性；招标结束后，按长期档案管理的要求进行整理和存放。 六、保证招标代理工作服务质量的总体保证措施1）、公司健全的科学质量管理控制体系和工作流程及服务质量保证措施 A.领导主抓、分工明确、责任到人项目一旦确定由我公司代理，由公司领导负责组织招标工作。在具体操作人员上将安排熟悉业务、精干的人员投入此项目，合理安排经验丰富的招标人员编制文件(详见项目组成人员及事项表)，工作中一定做到认真负责，确保每个环节不发生差错，建立完备的责任制度，明确代理工作每个环节每个具体操作人员的责任及差错惩罚措施，确保代理工作顺利圆满的完成。 B.层层把关、高质高效任务接手后，争取时间，坚持按预定的计划和时间安排进行工作，做到事前、事中、事后都要严格的把好关，把问题消灭在萌芽状态，发现问题及时解决。 C.加强联系、紧密合作在整个代理过程中，加强与业主的联系，凡重大事项，如投标单位的资格预审、招标文件、评标办法等均要与业主商量，并征得业主的同意。 D.重点突出、严抓资审、择优入围具体操作中要重点突出招标文件中有关评标定标办法以及容易造成废标的重点部位，以免造成不必要的废标；要紧紧抓住并正确处理好对投标单位资审入围这个重要环节，努力争取优秀施工单位中标，为确保工程质量创造条件。 E.合理合法、廉洁奉公整个代理过程每一个程序都必须经过严格的自审、校核、审定、批准四级审查制，以确保招标代理的全过程符合业主和国家法律、法规的要求，参与人员不得和投标人发生任何利益关系，保证招标全过程的合法性、公正性，公开、公平、公正的完成招标人委托的招标代理工作，本标文后附我公司针对代理方与招标人、代理方与投标人制定的廉政协议书。我公司的内部质量控制严格按本企业的招标代理质量控制体系和相关制度执行，具体附后。（2）招标文件编制质量控制措施 A、在招标文件编制中考虑全面、充分，不留后遗症政府投资项目属于政府工程、工期紧、任务重、标段多等特点，招标文件的编制作如下重点分析和考虑，不留后遗症。招标文件一般包括投标须知、工程情况综合说明、招标范围和要求、设计文件和图纸、主要合同条款、评标办法等主要内容。除了常规内容，在编制招标文件时应该重点考虑确定和解决以下几个方面的问题。 （一）、发包形式： 首先要替业主考虑是与一个承包商签订总的施工承包合同，还是将部分专业工程划出，分别与各个专业承包商签订合同。 如果一个投资项目很大，其中有许多复杂的专业项目，而业主的专业管理能力又不够强，则应该考虑选择总承包的形式。这样做，可能会使总投资难以压下来，但是可以避免各专业之间协调配合不当，造成返工浪费，工期延误等风险。 反之，若专业不多，且多为常规项目，则可以考虑由业主直接与各专业承包商签订分包合同。这样有利于业主控制总投资。也还可以考虑以补偿给主要承包商一笔管理费的形式，将协调配合的责任转移给主要承包商。 在需要对大型工程项目划分标段时要注意，标段划分不宜太小，这样会增加业主的管理成本。标段大小应与承包商大小成正相关的关系。 （二）、合同价格形式： 其次要考虑承包价格的确定方式，根据招标工程的特点，一般常采用固定合同总价、固定合同单价、可调合同价等三种价格形式。 一般来说，如果项目的施工周期不太长，施工图纸详细齐全，预计可能出现的设计变更比较少，可以选择固定合同总价的形式，这样业主能够尽早地控制投资。此时要特别注意控制不可预见费的确定和使用。 如果项目的设计深度不够，工程量可能会有比较大的出入，预计会出现许多设计变更，就应该选择固定合同单价的形式。此时要注意如果工程量变化太大，就可能需要改变施工方法，从而引起单价比较大的变化，也就有可能需要重新调整合同单价。 如果预计在项目施工周期内会出现物价，特别是建筑材料和安装设备较大幅度的涨跌，则只能采用可调合同价的形式。因为，涨幅太大，承包商将不能承受，致使其在施工过程中偷工减料，致使建筑质量低劣，使用安全得不到保证。或者拖延工期，使建设项目不能如期建成投入使用，以此来迫使业主追加合同价款；跌幅太大，承包商将获得太多的超额利润，业主不愿意接受。此时，也可以采用固定合同价加调价指数的形式。（三）、保函或保证金的应用： 保函或保证金是为了保证投标人能够认真投标和忠实履行合同而设置的保证措施。比较常用的有投标保函（或保证金）、履约保函（或保证金）、质量担保保函（或保证金）、材料设备供应保函（或保证金）等。当然，根据有关规定，承包商也有权利要求业主提供相应的工程款支付担保。 由于现时建筑市场的管理还不够规范和完善，设置一定数额的投标保证金，可以起到限制某些同时以几家承包商公司名义来参加投标的包工头，以防止串标；也可以减少承包商投标的盲目性和随意性，使其不能随便反悔，从而保障招投标工作的连续性和严肃性。 还要注意，保函或保证金一般可以相互替代，但严格地说，两者的性质是完全不同的。保函是由担保银行应承包商的要求对业主出具的付款保证书，当在施工合同实施过程中出现合同约定的损害情况时，担保银行根据业主的请求，无条件地把合同规定的资金打入业主的银行帐户。在此之前是没有资金往来的；保证金则是由承包商将业主规定的资金打入业主指定的银行帐户， 当在施工合同实施过程中出现合同约定的损害情况时，业主即可扣除相应的保证金。 （四）、选择报价形式： 在我国现阶段较常采用两种报价形式，即工程量清单报价和施工图报价。 1.工程量清单报价： 由业主提供发包工程的全部工程量清单，并明确报价口径，由承包商根据自身实力、市场条件和竞争对手的情况等因素，确定各个施工项目的子项报价，计算各种其它费用，最终形成投标报价。 目前政府工程均采用此报价方式。采用这种报价形式，可以节约招标时间，便于在评标时分析比较各投标报价之间的差异。同时也节约了承包商的投标成本。对于那些项目投资巨大、建设周期长、管理难度大、施工图纸设计深度不够而业主又希望能够尽早开工的项目特别适用。要注意，采用这种报价形式，也一定要向承包商提供施工图纸。这样承包商才能够编制出有针对性的施工组织设计和技术方案，同时避免出现对工程量清单某些子项理解上的歧义，从而造成子项报价偏低或偏高，或对施工项目的技术难度估计不足。 2.施工图报价： 目前政府BT工程采用此报价方式，业主提供发包工程的设计文件和施工图纸等资料，并在招标文件中给出明确的施工范围和报价口径，由投标人自行计算全部施工项目的工程量，确定单价，综合考虑各种可能出现的情况，计算出全部费用，形成投标报价。 这种报价形式，以往应用得较多。适用于那些设计图纸完整，业主希望实行预算包干的工程，结算时只需对设计修改、变更部分进行调整。 为了防止投标人串标、哄抬标价，以及便于评标时分析标函，提高评审标书的质量，节约评审时间。一般均根据施工图纸、定额或单估表、费用定额、调价指数、材料的市场信息价等文件资料编制工程预算，针对工程项目特点考虑合理下浮率，设定最高限价并在投标截止日期十五天之前发给所有投标人。 由于我国的有关法规规定，不得在设计文件中指定材料和设备的生产经营单位。因此，在招标文件中一定要针对主要材料、设备明确几种市场上知名品牌、生产厂家供投标人报价，并规定投标人必须详细填写材料（设备）明细汇总表。只有这样，业主才能有效地控制材料（设备）的价格和质量。这是因为，同样的施工项目，采用不同的材料，其价格可以有很大差异，而且对今后的使用也会有很大影响。例如，墙面刷乳胶漆，不同品牌乳胶漆的市场价格从每公斤十几元到上百元不等，粉刷效果当然也就不同。填写材料（设备）明细汇总表时，应该要求投标人详细列出所采用的材料（设备）的名称、品牌、规格型号、生产厂家（或供应商、产地）、质量等级、数量、单价及合价，并分专业汇总，以便于评标时对比分析。 也可以积极同业主协商，根据业主对工程项目的使用要求和自身的资金实力，按照价值工程的理论，全面考虑寿命周期成本，充分进行市场调研，在招标文件中确定主要材料和设备的品牌、规格型号和质量等级。一个工程项目的寿命周期成本可以分为前期的建设成本和后期的使用成本。例如在外墙隔热材料、屋面防水材料、水电、空调、消防材料和设备等方面，可以采用优质的材料和设备。这样做，虽然会使建设成本有所上升，但是可以大量节约今后使用、维护、检修和更换的费用和时间，延长使用周期，从而大大降低使用成本和总的寿命周期成本。 （五）、材料设备的采购供应： 一般来说，除了业主擅长的专业范围内的材料和设备，或者为了保证某些材料和设备的质量或使用效果，可以由业主提供部分材料设备。其它材料设备均应由承包商自行采购供应。 因为在大多数情况下，业主不可能得到比承包商更低的价格，还不如把这部分利润留给承包商。这样还可以减少采购、卸货、交接、仓储等麻烦，更可以防止材料的超定额含量浪费问题。避免出现想节约反而浪费的情况发生。 可以通过在合同中设置约束性条款，如材料设备的采购需经业主方认可质量和价格，要有合格证、质保书等要求，以此来对承包商使用的材料设备进行控制。 （六）、对质量、工期的要求和奖罚： 根据业主对项目的使用要求，合理确定施工质量等级和施工工期，不必提出过高的要求，如国家级、省级或市级的各项质量奖杯，以免增加造价，造成浪费。在合同中根据确定的质量等级和工期要求，设置相应的惩罚（或奖励）条款，用以约束承包商。 （七）、其它费用和问题： 为了控制造价，减少在施工过程中，以及竣工结算时发生额外的费用和索赔，在招标文件中明确要求投标人应通过设计文件、施工图纸、现场踏勘，以及对周围环境的自行调查等资料，充分了解可能发生的所有情况和一切费用，包括市政、市容、环保、交通、治安、绿化、消防、土方外运，以及水文、地质、气候、地下障碍物清除等各种影响因素和费用，分项各单列报价，并汇入总报价。 还应该要求投标人对由业主提供的材料设备的装卸保管费、以及另行分包工程的配合管理费等进行报价。对于其它未列入报价的费用项目，则应视为已包含在总报价之中，不得再另行计取。 对于有关工程质量、工期、费用结算办法等等主要的合同条款均提前考虑并列在招标文件中，防止中标后再谈容易引起争议和反复。B、积极配合业主研讨施工招标评标办法评标办法部分是招标文件中评标、定标的依据，是反映业主招标意图的依据，也是能否选择到一个好的承包商、供应商的依据，目前符合法律、法规的的评标方法主要有两种办法：一是经评审的最低投标价法，一是评合评估法中综合计分评标法，两种评标办法各有利弊，必须积极同业主讨论、协商，了解招标人的招标需求，合理确定一种既符合法律法规要求又反映招标人意图的评标办法。1、经评审的最低投标价法。该方法授予合同的条件与招标投标法第四十一条中标人的条件之（二）：能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低；但是投标价格低于成本的除外。该评标方法一般适用于：具有通用技术、性能标准或者招标人对其技术、性能没有特殊要求、项目投资比较小的招标项目。在采用最低评标价法评审时，低价抢标问题是比较普遍的。如何界定低价抢标和投标价格不低于成本，这是一个非常重要的课题。法律规定投标报价低于成本价是不能中标的，那什么叫成本？是社会成本还是个别成本？如何衡量投标人报价是否低于成本？这些正是最低评标价法的难点所在。2、综合计分评标法。招标投标法第四十一条中标人的条件之（一）；能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准。以商务、技术和价格为主要因素进行打分，分数最高的即为最大限度的满足招标文件规定各项综合评价标准。该评标方法适用于：复杂技术、性能标准或者招标人对其技术，性能有特殊要求的招标项目，或者属于服务性（如设计、监理和科研等）招标项目。“综合评分法”是一种比较科学，使用得比较广泛的评标方法，可在实际工作中，一些招标代理机构及不少的招标操作人员无论是为谁代理招标，也无论是代理招标什么样的项目，都千篇一律地使用相同的因素去评标、使用相同的“权值”去计算各因素的得分等，从而导致这种科学的评标方法不但无法发挥出应有的效果，甚至于有时还丧失了客观公正性。对此，我公司认为，要用好“综合评分法”，必须要严格把握四个核心环节。 1）、要科学“筛选”并认真“审定”用于评标的指标因素 全面“收集”招标人对其招标项目的具体要求。由于招标人是招标项目的最终消费者，他们对招标项目都会有其具体的需求，如，招标什么样的项目？什么样的质量档次？什么样的指标、技术、配置？在售后服务方面有何特殊要求等等。这样，作为招标代理机构，在其为招标人代理招标之时，只有围绕招标人的具体需求，才能做到有目的地招标，有目的地评标。对此，招标代理机构在招标活动实施之前就必须要向招标人全面收集这类需求信息，以更