基层办公室文秘人才队伍现状及思考

基层办公室文秘人才队伍现状及思考 办公室是各级党委、政府或各部门的参谋部、后勤部、服务 部，是窗口、桥梁和领导的“左右手” 。文秘人 员作为办公室工作 的具体组织者和实施者，其素质的高低直接影响党委、政府和各 部门工作的效能和水平。近年来，甘洛各级办公室以科学 发展观 为指导，紧紧围绕“ 加快发展、科学发展、又好又快发展” 总体价 值取向，优化服务，求实创新，切实加强文秘队伍建设，保证了 各项日常工作的有序运转。但当前全县文秘队伍建设中还存在 一些不容忽视的问题,亟待加以解决。 一、基本状况 此次调研，采用电话访谈、走访调查等方式，对乡镇、党群 部门、政府部门及政府直属事业局共 76 个单位的 92 名文字秘 书进行了调查，其中专职秘书 20 人，兼职秘书 34 人，借调、借 用身份秘书 38 人。具体情况如下： （一）身份情况。男性 72 人，女性 20 人。 公务员身份的 59 人， 其中乡科级副职或办公室主任、副主任兼任秘书的 28 人；事业 编制的 29 人，其中 25 人属行政机关兼职秘书。其中党员 79 人， 团员 5 人。被调查对象中，属办事员或初级职称的 34 人，科员 30 人，副科级或副主任科员的 20 人，正科级或主任科员的 8 人。 （二）年龄结构情况。2岁以下的 7 人，26 岁30 岁的 26 人， 2 31 岁35 岁的 32 人，36 岁40 岁的 14 人，40 岁以上的 13 人。 64的文秘人员在 31 岁以上，其中有 2 人在 50 岁以上。全县文 秘队伍呈现出了低龄段人员少，高龄段人员多的不合理年龄梯 次结构，随着时间的推移，必将导致全县文秘队伍年龄老化，后 继乏人。 （三）知识结构情况。高中或中专学历的秘书有 24 人，专科 学历的 38 人，本科学历的 30 人，其中第一学历是本科的仅 10 人，专科的 25 人。所学专业也是五花八门，是秘书、中文或新闻 专业的仅 13 人，其他秘书不是行政管理、法律、会计专业，就是 经济管理、农艺、师范类等专业。 二、存在的问题及原因 （一）流动缓慢，工作激情受挫。据调查，从事文秘工作 5 年 以上的有 53 人，占 58%，从事文秘工作 10 年以上的 11 人，占 12%。由于大部分文秘人员得到提拔交流的机会比较少，加之受 单位编制限制，全县行政机关文秘人员进少出少，出现断层现象。 特别是受公务员凡进必考政策规定的制约，一大批事业身份的 文秘人员，工作热情大打折扣，普遍存在得过且过的思想，严重 影响了单位工作的高效运转。 （二）功底薄弱，业务能力欠缺。一是业务素质不高。在岗秘 书中，杂家多，专家少，中文、新闻或文秘专业的只有 13 人，仅 占 14%，绝 大部分秘书缺乏相应的专业知识。很大部分秘书人员 没有接受过系统的秘书理论教育，其知识结构和能力素质往往 3 表现出种种不适应，不是办文、办会等文秘知识欠缺，就是运用 电脑、传真等现代化办公设施的能力不足。部分秘书写材料怕吃 苦、缺乏精益求精的敬业精神，东抄西凑，缺乏创新、缺乏深度。 此外，专门面向文秘人员的培训也相对较少，没有专门的培训机 构、培训教材和教师，没有完善的专门培训体制，大部分文秘人 员现有的知识与能力很难适应当前形势发展的需要，大都有一 种“ 山 穷水尽 ”的紧迫感。二是参 谋助手能力不 强。一些文秘人员 整天忙于应付事务， “办文办会，跑腿打杂；上转下达，接转电话” ， 很少有时间和精力深入基层搞调查研究，形成的调研文章大都 是文秘人员对照课题找“样板” ，收集、堆砌材料，修改 样板为己 用，达不到调研的目的和要求，对工作实践也起不到指导和推动 的作用。 （三）机制不活，工作动力不强。有相当一部分文秘人员对从 事的文字工作兴趣不大、热情不高、思想不够稳定，工作积极性 没有得到充分发挥，形成“没进门的不愿意进，进了门的不想搞， 搞了一段就想走”的一种局面。 这固然与自身因素有关，但是岗 位制度和机制不活也是制约其积极性发挥的重要原因。比如岗 位流动性差，工作很辛苦、晋升困难等原因。此外，文秘人员在 工作中扛大梁、挑重担、任劳任怨，但在评价秘书工作绩效时， 绝大部分单位往往忽视秘书工作的特殊性，尤其文字秘书工作 实绩的隐形性得不到认可，从而影响了他们的工作积极性。 4 三、文秘队伍建设的对策及建议 当前甘洛文秘队伍的现状，一定程度上影响了各级各部门 整体工作的效能。切实加强文秘队伍建设，提高文秘队伍素质和 工作水平，培养青年文秘人员，壮大秘书骨干力量，已成为一项 迫在眉睫的基础性工作。 （一）拓宽选用人渠道，加强文秘队伍建设。积极适应人才流 动和人才竞争的形势，优化环境，改革文秘人员尤其是党政机关 文秘人员准入机制，拓宽和疏通秘书队伍进人渠道。一是公开招 考选拔。空出的公务员编制优先应用于考录选拔文秘人才，积极 从各领域招考秘书人才。二是跟班培训。通过上挂锻炼方式，定 期选调基层单位文秘人员到县委办、县委组织部、县政府办等县 级机关跟班 学习锻炼，在跟班学习中发现优秀秘书人才，选拔人 才。三是广泛调查挖掘。通过平时的了解掌握、基层部门的推荐 和个人自荐等多种形式，深入挖掘全县各乡镇、县级机关单位业 务骨干和相关专业的优秀人才，列入秘书后备队伍名单，建立秘 书后备队伍人才库。 （二）加大培训力度，提高文秘人员的业务水平。培训是提高 文秘人员业务知识和业务能力最便捷、最有效的途径。为此，要 把继续教育和培训工作作为秘书队伍建设和人才资源开发的重 要战略任务和基础性工作来抓。着眼于党政机关办公室事业发 展对人才和干部素质提出的要求，制定和实施文秘人员继续教 育培训规划和 计划，开展多形式、多渠道、多层次的文秘人员教 5 育培训活动。一是创新培训方式。采取“请进来、走出去” 的办法， 不定期地组织秘书到外地参观学习，参加省、州、县组织的各类 专业和理论培训班，不断拓宽视野，拓展知识面。同时，结合工 作实际，邀请省、州有关专家举办专题辅导讲座和业务研讨讲座， 不断提高秘书的业务素质。二是拓宽学习领域。不但要学习秘书 专业知识，还要学习政治理论、政策法规、综合协调、科技、经济、 管理、现代化办公等与秘书工作有关的知识，努力使文秘人员成 为“ 多面手” ，切实做到 张口能讲、提笔能写、 动手能干。三是扩大 培训覆盖面。每年举办一次全县办公室工作培训班，并开展专题 座谈，力争全县文秘人员每年受训比例达到 9以上，不断提 高整体素质。 （三）注重人文关怀，营造秘书工作的良好氛围。一是思想上 高度重视。充分认识秘书工作的重要性和特殊性，不断建立和完 善秘书工作激励机制，在政治、经济待遇等各方面对文秘人员高 看一眼，厚爱一分，充分调动文秘人员的积极性，增强秘书工作 的吸引力。二是政治上注重培养。坚持正确的用人导向，以能力 取人，以素质取人，以实绩取人，使政治上靠得住、工作上有本 事、作风上过得硬的优秀文秘人员从“幕后” 走向“舞台”，走上领 导岗位。同时，也可在文秘岗位专门设立非领导职务，让文秘人 员做出成绩，就会有相应的政治待遇和经济待遇，充分调动他们 的积极性和创造性。三是在工作上创造条件。有意识地经常给文 秘人员出课题、定计划、交任务、压担子，多为他们提供一些发 6 挥参谋助手作用的机会，让他们满怀信心地工作，保证文秘人员 在其位、履其职、尽其责。四是生活上倍加关心。立足实际，体现 人文关怀，有针对性地解决文秘人员生活中的后顾之忧，让他们 安下心、扎下根，一心一意搞好工作。在业余活动方面，通过开 展写作交流、业务研讨、歌咏联谊和体育比赛等活动，加强各单 位文秘人员之间的交流，增强文秘人员的归宿感和凝聚力，着力 营造一个“严肃活泼 、真抓实干、积极向上” 的工作氛围。五是政 策上给予倾斜。要针对事业人员中文秘人才较多的实际，积极寻 求边缘性政策，定期组织专门面向事业人员的公务员考试、领导 干部公开选拔考试，较好地解决事业身份优秀文秘人员难进公 务员队伍的问题，形成广纳贤才的用人机制。