公文写作110776

地二章 公文规范一般地说来，所谓规范是指：约定俗成和明文规定的标准这两个方面。那么，我国现代公文规范就是专指我国现行公文体制中应当遵循的，已经由各级机关及广大群众在长期公文实践中认定或形成的，我国最高权力机关已经确定或明文规定的有关公文从制作、运转到管理的若干标准。更具体地讲，我国现阶段公文的规范，主要是指的中办的条例和国务院的办法中有关公文的若干标准；以及由国家技术监督局制定的国家行政机关公文格式中的有关标准；再加上在长期公文实践中，我国广大干部和群众在公文写作中探索和总结的一些已被公认的原则和规律。以上这些，就构成了我国现代公文工作应遵循的规范。概括起来，我国现行公文的规范主要包括公文文种规范、公文格式规范、公文行文规范、公文语言规范、公文处理规范和公文其它规范等六个方面的内容。一、公文文种规范关于公文文种规范问题，条例、办法分别有表述。概括起来，公文的文种规范主要包括公文的类别规范、文种的选用规范和违反公文文种规范的混乱现象等几个方面内容。（一）公文的类别规范从不同的角度，公文可以分成不同的类别。我们介绍三种不同的归类方法：1、按使用范围分公文可分为通用公文和专用公文两大类。通用公文通行于各机关、团体、学校、企事业单位，使用范围很广。专用公文是指由具有专门职能的机关，根据特殊需要而制订和使用的具有特定格式的内容的公文，如军事机关、外交机关、司法机关的公文，均属此类。它们只能在一定的范围和领域中使用。2、按党政系统分条例规定党的系统的公文为14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请求、批复、条例、规定、函、会议纪要。办法规定国家行政机关公文有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通报、议案、通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。其中，党政公文相同的文种有9种，党的公文中有决议、指示、公报、条例、规定这五种行政公文中没有，而行政公文中命令、议案、公告、通告这四种，又是党的公文中没有的文种。因此，合并党政相同的公文，保留不同的文种，通用公文共有18种文种。3、按行文关系分公文可分为上行文、平行文、上行文。行文关系不同，公文流动传递的方向就不同。下行文。自上而下流动、传递公文的公文。有命令、决定、决议、指示、公报、公告、通告、通报、条例、规定、批复、会议纪要，还包括多数通知。平行文。不相隶属机关之间的行文，就是平行文。主要有函、议案和部分通知。上行文。自下往上流动、传递的公文。主要有报告、请示两种。其中“意见”这一文种既可用于上行文、下行文，也可用于平行文。（二）文种的选用规范当机关领导的意图要形成书面材料的时候，我们首先遇到的问题就是选用什么公文文种才最适合表达这一意图。为此，公文文种的选用问题，就成了我们每个机关干部从事公文写作一系列活动中的第一个重要环节。文种选用不当，内容的表达就必然受到制约；轻的会闹笑话，重的会影响工作。公文文种的选用十分讲究。为此，我们必须弄清党政18种不同公文文种的功能及适用范围。根据条例和办法的规定：公报适用于公开发布重要决定或者重大事件。决议适用于经会议讨论通过的重要决策事项。指示适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。条例适用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。规定适用于对特定范围内的工作和事务制订带有约束力的行为规范。命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通知适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达上级机关的指示；发布规章；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示适用于向上级机关请求指示、批准。批复适用于答复下级机关请示事项。函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。（三）违反公文文种选用规范的混乱现象我国公文工作的实践证明，党中央、国务院规定的党政系统公文的正式文种是管用和够用的，基本上能满足各级机关、企事业单位实际工作中对公文文种的需要；并且条例、办法中对各正式文种之间内部的职能与分工也是合理的，它们之间既相互独立又相互衔接，形成了一个较为完整和系统的有机整体。然而，目前我国各级机关、企事业单位中，乱用文种的现象却较为普遍，有的甚至是相当严重。概括起来，主要表现在三个方面：一是混用文种。指的是不按条例、办法中有关正式文种的功能和适用范围去选用文种，而造成邻近文种相互混用的现象。混用文种的现象常常出现在“公告”与“通告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“条例”与“规定”、“请示”与“函”等几组邻近文种之间，以“报告”与“请示”为例：不少单位向上级机关行文时，该用“报告”的用成“请示”，该用“请示”时偏用成“报告”，或者在报告中夹带请示，在请示中顺便报告；甚至将两个文种合二而一，并称“请示报告”。再如“请示”和“函”的混用问题，不少单位未弄清行文对象是“上级机关”或“不相隶属机关”，凡是有求于人的事均使用“请示”，这就造成了文种之间的相互混用。二是自制文种。指的是超出条例、办法规定的公文正式文种之外，随心所欲，生造部分非公文文种并俨然以正式公文行文的现象。一些机关单位常见的自制文件有：市经委关于深化企业内部改革的思路、公司关于要求减免部分工商税的请求、县人民政府关于即将出台部分改革政策的吹风，这里的“思路”、“请求”、“吹风”等均是各单位随心所欲的自制文种。另外还有“汇报”、“构想”、“思考”、“框架结构”等自制文种也常用在一些机关单位的正式文件中。三是误用文种。指的是把属于机关其它应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种直接加以使用的情况。主要表现在：把计划文种“要点”“打算”、“安排”、“设想”等误作公文文种使用，如中共省委2005年工作要点。把属于总结类的文种“小结”、“体会”、“总结”等误作公文正式文种直接使用，如县人民政府2005年二季度工作小结。还有把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等以及把简报类文种“情况反映”、“快讯”、“动态”等误作为公文正式文种直接使用的现象。二、公文格式规范公文格式指公文的整体格局和外部组织形式，是公文严肃性、规范化的重要标志，也是其法定权威性和约束力在形式上的表现。条例、办法均在第三章中作了专章表述。公文格式的作用在于保证公文的完整性、正确性和有效性，并可以给日后的公文处理工作和档案工作提供条件和方便。公文的格式的主要内容包括格式的类别规范、格式的制作规范、格式的方位规范和三种文种的特定格式等四个方面。（一）公文格式的类别规范从不同角度可以将公文格式分成不同的类别。1、按条例、办法和格式分条例规定党的系统正式公文标印格式包括版式和文件体式的有关部分。即：版头、发文字号、份号、密级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等十七项。办法规定行政公文格式由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等十六项组成。格式规定行政公文格式各要素分为眉首、主体、版记三部分共18项。其中，需要说明的是：条例中规定的“份号、发文机关署名、印发传达范围”这三项格式办法中没有，而办法中规定的“附注、附件”这两项格式条例中却没有规定；格式在办法规定的16项格式之外，还增加了“份号、页码”两项格式。2、按格式使用的严格程度分公文格式可分为指定性格式项目（如版头或发文机关标识、发文字号、标题、正文、成文日期等）和选择性格式项目（如秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人、附注、附件等）两个部分。（二）公文格式的制作规范在介绍公文格式的制作规范时，着重介绍条例、办法中规定的各项格式。1、称版头由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或者加括弧标明文种名称组成。用套红大字居中印在公文首页上部。2、发文字号由机关代字、发文年度（或年份）和发文顺序（或序号）组成。如中办发20063号。3、份号是标注同一公文正本份数的序号，其位置标注在文件首面左上角。格式规定份号用七位阿拉伯数字标识。如0000132标识为本份文件的第132份。4、秘密等级是公文涉密程度的标志，标注在文件首页的右上角，秘级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。5、紧急程度是对公文送达和办理的时间标志，标注在文件首页右上角，密级下面位置。紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”。6、签发人是代表机关核准并签发公文的领导人。7、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。一般应当标明发文机关。公文标题由发文机关名称、公文主题、和文种组成，一般不用标点符号。8、主送机关是指收受、办理文件的单位，俗称抬头。一般应当用全称或规范化简称或者同类型机关的统称。9、正文是文件的主体部分，用来表达文件的内容。10、附件说明是对附属于正件的其它文件或材料的说明。应当在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和名称。11、发文机关署名俗称落款，应使用机关全称或规范化简称。12、成文日期是公文形成或生效的时间标志，以领导人签发或会议通过的日期为准，成文日期应当写明年、月、日。13、机关印章是公文作者合法性及公文效力的标志。14、印发传达范围加括号注在成文日期的左下方。如“此件发至县团级”。15、主题词是用以揭示文件基本内容并经过规范化处理的词语，公文应当标注主题词。其位置标注在文件末页下部，抄送范围上方。16、抄送机关指除主送机关以外的其它需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印刷版记上方。17、印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。18、附注主要用于公文中生僻词语、专业术语、引语出处的解释，附注标注在成文日期的左下端。19、附件应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”。（三）公文格式的方位规范关于公文每项格式的方位，见示意图。（四）特定格式规范1、信函式格式2、命令格式3、会议纪要格式三、公文行文规范党政系统的行文规则归纳起来有以下八大行文规则。（一）行文精简的规则行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。（二）按职权范围行文的规则各级党政机关的行文关系，都应根据本机关的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。（三）职能部门行文的规则党政各职能部门，在自己的权限内，可以相互行文，可以向下级机关相关业务部门行文；也可以根据本级党委或政府的授权和有关规定，对下级党委或政府直接行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。（四）联合行文的规则略。（五）文件抄送的规则向下级机关或者本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关；受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关；上级机关向受双重领导的下级机关行文时，必要时应当抄送其另一上级机关。（六）协商一致的规则凡部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。（七）向上级请示的规则下级向上级报请示公文要注意以下五个问题：一是按级请示。各机关在一般情况下，应向直接上级请示，不得越级行文请示问题。二是请示一般应一文一事。三是请示除领导直接交办的外，一般不要直接送领导者个人，应归秘书部门统一处理。四是上报的请示不要同时抄发给下级机关。五是不要多头请示。一份请示只应有一个主报机关，有关事项由这个机关负责批复和处理；受双重领导的机关上报请示，应根据内容写明主报送机关和抄送机关，由主报机关负责答复请示事项。（八）文件退回的规则对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。四、公文语言规范千百年来，在公文的形成和发展中，在人们办理实际公务的过程中，逐步形成了公文语言运用的特殊语体，这就是公文语体。公文语体与其它各类文章的语体相比，风格迥异，个性特点十分鲜明，其特点和要求概括起来主要有八个字：准确、简明、朴实、庄重。（一）准确准确，是公文语言的第一要素、基本特点和本质要求，公文语言的其它三个特点是以它为前提和条件的。公文语言的准确具体表现为用词准确，造句恰当，句与句之间逻辑联系紧密，能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。为使公文准确，有以下几个方面的要求：1、精选中心词文章由句子组成，句子由词汇组成，中心词在组句中有重要作用。我国的汉语，是世界各语种中拥有最大量词汇的语种之一。汉语中拥有大量的同义词，一个基本意思的表达，往往可以选用若干个同义词，但其中必然有一个是最恰当的。例如：母亲、妈妈、妈咪这一组同义词中，由于它们的语体风格不同，母亲是书面语言，妈妈是口语语言，妈咪是方言语体，故公文中，主要使用“母亲”这一词语，而极少使用口语语言或方言语体。2、善用附加语中心词的选用有一定难度，然而仅有中心词还是很不够的。一个概念，内涵往往较为丰富，为了把握程度、范围、性质等方面的分寸，往往要在中心词的前面加上附加语，对中心词加以修饰和限制，这样才能把一个意思表达得更加准确。例如：我们在制发一份交通事故的通报时，就必须从时间、地点、性质等多方面地交通事故进行界定，才能使公文的达意准确无误。行文时应当在“交通事故”这一中心词前加上“某年某月某日，位于某市某地的某地段上发生了一起客货车迎头想撞、死亡两人，3人重伤的恶性”等附加成份。3、巧选关联词为达意的准确，脉络的清晰，结构的严谨，公文中常常需使用多种关联词语，特别是在公文的缘由部门（或称开头，导言部分）为了把发文的原因、根据、目的、经过等恰当表达出来，公文中常常选用了“由于”、“根据”、“为了”、“现特作”等关联词语。4、慎用模糊语在通常情况下，公文要选用准确的词语来达意。但遇到公文要反映本身就具有模糊的事物时，或者是一些无法用准确的事实和数据来表达，也勿须用确切的语言和数据来表达的事物的时候，在这种情况下，谨慎地使用一些模糊语言，非但不会减低公文的准确性，反而十分得体地反映了客观情况。例如国务院的一份公文中有这样一段话：“近年来，全国各地文物走私和盗掘古墓葬、古遗址的犯罪活动屡有发生， 不少文物被盗运出境。”这一句话中，就连续选用了“近年来”、“各地”、“屡有”、“不少”等模糊词语。（二）简明指简洁、明快、可读性强、浅显易懂。公文的简明，主要有以下几个要求：1、词义要明确公文中十分注重选用意思明确的词语，忌用一词多义、容易产生歧义和误解的词语，即使用了，也要作必要的解释和说明。例如公文在安排部署工作、通知召开会议或组织某项活动时，常常用到“下周星期一”之类的词语，这就是一个不定和多意的词；如果用了，则必须在后面补充说明“下周星期一”指的是某年某月某日。2、多用基本义我国汉语在长期的演变和发展中，一个词语的基本意义常常会产生出若干个引申意义和比喻意义，这些词语用在不同的语言环境中，就会产生出与本意完全不同的意思来。公文在选用词语中往往采用其基本意义而较少用它的引申意义或比喻意义。3、常用缩略语公文中适当使用事物的缩略语，是使公文语言简明的有效方法。然而，公文中的缩略语强调规范化，规范化的缩略语可在公文行文时直接使用；而没有规范化的缩略词却不能在公文中滥用，否则就会闹出笑话或酿成大错。如不能把“市场管理委员会”缩略为“市委”，或把“城市公共基础设施建设办公室”缩略为“公基办”。公文缩略语的规范化，要注意两点：约定俗成。所谓约定俗成是指某种事物的名称或社会习惯是由广大群众通过长期实践而认定或形成的。如“十一届三中全会”、“三个代表”、“三个代表”等都是约定俗成的缩略语，便可在公文中直接使用。先全后简。在有的事物名称未约定俗成，但文字较多且需要在公文中反复出现的情况下，就应当让该名称在公文在第一次出现时采用全称，然后用括号注明以下简称“某某”，便可将缩略语在本篇公文中重复使用了。4、句式有选择汉语中，为表达一个基本意思，可采用多种句式。为了直接地介绍情况，表达观点，说明要求，公文中使用最多的是陈述句和祈使句，而很少使用描写句、疑问句和感叹句。如公文的开头，常用“党的十一届三中全会以来”、“近段时间以来，由于，不少单位出现了”等陈述句，而在下行文中常出现“要、要求”的祈使句，上行文中常出现“请、恳请”的祈使句。（三）朴实指语言平易、朴素、实在。要求叙述不花俏、说明要浅显、议论求精当。1、慎用形容词、修辞语公文语言与诗词歌赋中的语言迥然不同，与散文、小说、戏剧的语言也差距甚远，它追求的是表述的准确、明白、流畅、深刻，而不刻意追求生动、形象，更忌浮华艳丽，文采飞扬。因此，公文在选用形容词、修辞语时，显得十分慎重，公文中有时也要运用一些修辞语，然而，这些运用都是十分谨慎和有限的，必须以达意的准确为准绳。如公文写作中就几乎不用夸张、婉曲、双关、反语等修辞手段。2、实话实说，直截了当公文不能像文学作品那样铺陈、搞渲染，运用曲笔绕弯子、兜圈子。它通常是开门见山，直叙事实，直陈意见，直提要求，加戒说假话、说大话、说空话。因此，公文通常在开头讲清缘由后，就分条列项，直接分述有关内容。（四）庄重所谓庄重，就是指公文的语言要端庄、郑重、严肃、认真。要求不用戏谑语，不追求诙谐与幽默，一般不用口语和方言土语。1、客观地叙述、阐释和评价公文是代表领导机关发言的，在写作中不能带有任何个人的情绪一感情色彩。叙述时要客观、公正，说明时要明显、平易，有评价时要中肯、求实。一切都应当是客观的、公正无私、实事求是的。2、使用书面语言公文语言需要大众化，既通俗，又浅显易懂，但它又不能像一般记叙文，特别是通俗小说、方言文学那样大量采用口语和方言，而是强调使用规范化的书面语，这样才能使之既平易，又不失庄重、严肃的色彩。3、使用公文专用语公文专用语是人们长期公文写作实践中形成和使用的相对固定十分简洁的语言，它既保留了某些古汉语的特色，又使公文获得言简意赅的效果，因此，长期没用经久不衰。这些公文专用语主要有以下四类：称谓用语。自称用语：我省、我地、我局、本公司、本企业等；对称用语：贵市、贵公司、你厂、你校等；他称用语：该市、该地区、该局、该公司等。领起用语。这类用语在公文分层次、分段落阐述不同内容时，居于各段之首，起带出主要内容来的作用。常用的有：全会认为、大会审议了、会议强调指出、代表们一致认为、国务院要求、党中央号召等，常用于公报、决定、决议、会议纪要等公文中。承启用语。这类用语通常出现在公文的缘由（开头、前言、导语）部分结束，内容事项（主体、中间）部分开始的中间，承接前面的事由，带出后面事项的起承上启下的作用，是全文上下衔接的过渡性语言。如“为此，特作如下通知”、“现就这项工作的开展提如下建议”、“特此命令你们”、“现将情况报告如下”等。结尾用语。是各类公文正文结尾时表收束、表祈请、表指示、表强调性的结语。如“以上各项望各地遵照执行”、“以上规定希各有关方面切实贯彻”、“当否，请批复”、“以上意见如无不妥，请批转各地执行”，“特此通知”等。五、公文处理规范公文处理工作，是党政机关公文工作中的一个重要组成部分，是机关办理公务的一种重要形式，贯穿于机关各项工作之中，为机关政务活动正常运转提供保证。它既是机关的一项基础性工作，也是机关的一项经常任务。党政机关公文处理的基本要求是及时、准确、安全和规范化、制度化、科学化。（一）收文程序收文是公文进入机关运转的第一个阶段。收文的主要程序有：签收、拆封、登记、审核、分送五个环节。然后，进入办文程序中的第一个环节承办。（二）办文程序办文是公文运转中的一个重要阶段。办文的主要程序有：承办、拟办、批办、转办、催办、办复等六个环节。然后，办文的最后一个环节办复往往与制文程序中的第一个环节交拟相连。（三）制文程序制文是文件产生的流程，是公文运转中一个极为重要的阶段。制文程序主要有：交拟、拟议、拟稿、审核、签发、缮印、用印等七个环节。制文程序的最后一个环节用印又往往与发文程序中的第一个环节分发相连。（四）发文程序发文是公文在机关中运转的最后一道关口。发文的程序主要有：分发、登记、封装、递送、清退等五个环节。发文程序之后往往进入立卷归档阶段。（五）立卷归档公文的立卷归档是公文办结完后的善后处理工作。公文的立卷归档就以本机关形成的公文为主，根据公文形成的特征，相互联系和保存价值开展工作。其主要程序有：分类、整理、立卷、销毁、保存或移交等五个环节。