ACCESS实例教程学习教案

会计学1ACCESS实例教程实例教程第一页，共30页。第1页/共30页第二页，共30页。1，使用报表(bobio)控件2，建立报表(bobio)3，建立主/子报表(bobio)4，添加计算控件本章本章(bn zhn)要点：要点：第2页/共30页第三页，共30页。 5.1 5.1 认识认识(rn shi)(rn shi)报表对报表对象象 报表是按指定格式输出数据的对象(duxing)，数据源是表、查询或SQL语句。报表主要于数据库数据的打印，没有输入数据的功能。 报表是容器对象(duxing)，包含数据源和其他对象(duxing)，在报表中的对象(duxing)称为报表控件。第3页/共30页第四页，共30页。 报表有3种视图：设计视图、打印预览、版面预览。单击窗口(chungku)左上角的视图按钮进行视图切换。 5.1.1 报表(bobio)的视图第4页/共30页第五页，共30页。 5.1.2 5.1.2 报表报表(bobio)(bobio)的结构的结构 一个完整的报表对象包含7个节：报表页眉节、页面(y min)页眉节、组页眉节、主体节、组页脚节、页面(y min)页脚节、报表页脚节。默认情况下设计视图窗口只显示页面(y min)页眉节、主体节、页面(y min)页脚节。只有在“视图”菜单的 “排序与分组”中设置，才能显示组页眉节和组页脚节。 第5页/共30页第六页，共30页。5.1.3 报表(bobio)的类型 报表有4种类型，分别(fnbi)是：纵栏式报表、表格式报表、图表报表、标签报表。 纵栏式报表以垂直方式显示记录，字段标签与字段值一起显示在主体节内。 表格式(g shi)报表以行、列形式显示记录，一页显示多条记录，字段标签不在主体节区域，而是在页面页眉节中。分组字段在表格式(g shi)报表中设置。 图表报表用图表方式显示数据，直观地显示数据之间的关系。 标签报表是特殊类型的报表，将数据做成标签形式，一页中显示许多标签。第6页/共30页第七页，共30页。5.1.4 报表的几个(j )重要按钮 分别是：字段列表，工具箱，排序分组，自动套用格式，代码，属 性，生成器，数据库，新对象(duxing)。 单击“排序分组”按钮，选取一个字段，可以对字段进行排序和分组操作，实现报表数据的排序、分组输出、分组统计。 第7页/共30页第八页，共30页。5.1.5 报表(bobio)的节 报表的内容以节划分，节代表不同带区，每个节都有特定用途，并按一定顺序打印。报表有惟一宽度，改变一个节的宽度等于改变整个报表的宽度。 用“视图”菜单中的命令(mng lng)可以为报表添加“报表页眉/页脚”节、“页面页眉/页脚”节、“组页眉/页脚”节。 选中一个节，“可见性”属性设置为“否”，或删除节中控件，将节的“高度”属性设置为0，可以隐藏选中的节。第8页/共30页第九页，共30页。5.2 5.2 在报表在报表(bobio)(bobio)中使用控件中使用控件 5.2.1 用文本框控件显示(xinsh)页码 page 计算(j sun)当前页， pages计算(j sun)总页数。 页码主要有2种显示格式：（1）显示格式为“当前页/总页数”， 如“3/10” 表达式：= page & / & pages（2）显示格式为“第n页/共m页”，如“第3页/共10页” 表达式：= 第 & page & 页/总 & pages & 页第9页/共30页第十页，共30页。5.2.2 用文本框控件在报表(bobio)中添加新字段 例：在报表(bobio)中添加“应发工资”字段 页面页眉中添加标签，主体节中添加计算文本框。表达式：=工资(gngz)+ 奖金 第10页/共30页第十一页，共30页。例：用复选框控件添加(tin ji)“通过否”字段 在主体节添加(tin ji)复选框控件，名称为fxk，“控件来源”属性写表达式：=iif(人平均=70,true,false) 在“录取否”对应的计算文本框表达式： =iif(fxk=-1,录取,未录取)5.3.3 用复选框控件在报表(bobio)中添加新字段 第11页/共30页第十二页，共30页。显示(xinsh)结果：第12页/共30页第十三页，共30页。5.2.4 5.2.4 在报表中显示在报表中显示(xinsh)(xinsh)非记录源字段非记录源字段 用 DLookup 函数在报表中显示非记录源（又称外部表）中的字段值，外部表与当前表之间无须(wx)建立关系，在函数中以共有字段作为连接条件即可。 DLookup（外部表字段名，外部表名，条件表达式）说明：（1）函数中的各部分要用引号括起来。（2）条件表达式格式：外部表字段名= &当前表字段名& 注意其中单、双引号和&号的使用(shyng)。（3）如果有多个字段符合条件表达式，DLookup 函数只返回第 一个字段值。第13页/共30页第十四页，共30页。例：当前表是“员工(yungng)”表，外部表是“部门”表，用 DLookup 函数显示外部表中“名称”字段的值。 第14页/共30页第十五页，共30页。计算出生年：=Year(Now()-年龄 计算部门(bmn)：=dlookup(名称,部门(bmn),部门(bmn)编号=&所属部门(bmn)&) 第15页/共30页第十六页，共30页。显示(xinsh)结果：第16页/共30页第十七页，共30页。 在报表页脚节或组页脚节可以使用函数对整个(zhngg)报表或组做统计操作，常用的统计函数有：count（统计个数）、sum（求和）、avg（求平均值）。5.2.5 统计(tngj)报表数据 例：用count、sum、avg函数(hnsh)统计报表数据 计算总人数：=count(姓名)计算平均工资：=avg(工资)计算奖金合计：=sum(奖金)说明：“格式”属性选“固定”，值显示2位小数。第17页/共30页第十八页，共30页。报表(bobio)布局：第18页/共30页第十九页，共30页。显示(xinsh)结果：第19页/共30页第二十页，共30页。5.3 数据数据(shj)排序与分组排序与分组 “视图”菜单“排序与分组”在左边列中选字段在右边列中选排序方式。如果对多个字段排序，则选取字段的顺序(shnx)就是排序次序。首先对第一个字段排序，当第一个字段的值相同时，再对第二个字段排序。 5.3.1 数据(shj)排序 第20页/共30页第二十一页，共30页。5.3.2 数据(shj)分组 “视图(sht)”菜单“排序与分组”分组字段选“姓名”组页眉选“是”组页脚选“是”，设计视图(sht)中显示组页眉和组页脚。 例：按照“姓名”字段分组，显示(xinsh)所选课程的名称、成 绩，计算平均成绩 。第21页/共30页第二十二页，共30页。在组页脚添加(tin ji)计算字段。表达式：=avg(成绩) 第22页/共30页第二十三页，共30页。显示(xinsh)结果:第23页/共30页第二十四页，共30页。 主/子报表类似于主/子窗体，是对建立了关系的两个表的操作。两个表都已单独建立了报表，然后将子表对应的报表插入到主表对应的报表中。主报表可以包含(bohn)一个或多个子报表，也可以包含(bohn)一个或多个子窗体。5.4 主主/子报表子报表(bobio)与标签报表与标签报表(bobio)5.4.1 主子(zh zi)报表第24页/共30页第二十五页，共30页。例：用主/子报表的方法(fngf)显示学生表与公共课成绩表 （1）将“学生”表与“公共课成绩”表建立关系并实施参照完整性，并分别建立报表 。（2）将子报表拖入主报表的设计(shj)视图，调整大小 。第25页/共30页第二十六页，共30页。 显示(xinsh)结果:第26页/共30页第二十七页，共30页。 5.4.2 标签(bioqin)报表标签(bioqin)报表是一种多列报表，在一页中显示多列数据。 例：制作可以显示4列的标签报表(bobio)。（1）添加字段，用矩形控件修饰。 第27页/共30页第二十八页，共30页。 “文件”菜单“页面设置”“列”选项卡中列数选4行间距和列间距都选0宽度(kund)3.5cm高度2.7cm去掉“与主体相同”的对勾。 第28页/共30页第二十九页，共30页。显示(xinsh)结果:第29页/共30页第三十页，共30页。