Sunlike仓库操作手册

臺灣天心資訊開發股份有限公司仓库操作手册一、手册导读（一）专有名词1、 帐套：即一套相互关联的帐务数据。每个企业均有自己的一套帐，在本系统中可以提供多套帐，即可以处理多帐套帐务数据。2、 系统：指天心SUNLIKEERP系统。3、 管制对象别：即辅助核算管理。4、 立帐：即产生应收付款。5、 冲帐：即对应收付帐款进行冲销。6、 模块：指各个可独立的管理系统。比如天心集团企业管理软件总帐系统、进销存系统、 收付款系统、固定资产系统、MRP（物料需求计划）系统、MRPII（制造资源计划）系统、人事薪资系统、及进出口管理模块等等。7、 凭证模版：指一张凭证的格式，它是连接单据与凭证的桥梁。8、 打印套版：指单据的打印格式，本系统为每一张单据都设置了一个打印格式，使用者可需要自定义打印的格式。（二）按钮说明1、 F1：即键盘上的F1键，是本系统的帮助键，当欲查询某功能的使用说明时，按下此键即可。2、 F8键：本系统存盘的快捷键。按下键盘上的F8键，即可快速存盘。3、 ESC键：表示退出、放弃，操作时只需要按下键盘左上角的“ESC”键即可。4、 F11键：在本系统明细表中，按下键盘上的F11键，可以查看到此表的合计数据（并非所有表都提供此功能）。5、 F12键：在本系统报表中，按下键盘上的F12键，可以实现在代号与名称、主单位数量与拆解数量间的切换显示。6、 新增：当录入完一张单据后，按此按钮后可以进行下一笔单据的录入。7、 速查：可以查找在此之前录入的所有单据。8、 删除：当不再需要此张单据时，可以按此按钮删除（指自己所做的单据）。9、 属性：系统中非常重要的按钮，通过它可以对单据进行不同的控制，以达到管理上的目的。10、 预览：对需要打印的页面提供的功能，可以看出所排版面是否与自己所需的一致。11、 打印：打印此张单据或报表。12、 存盘：保存此张单据。13、 关闭：当不需要此画面时，按此关闭键。14、 种类：在查看报表时，可以据此种类中列示的种类过滤出不同的管理上需要的报表。15、 条件：对所要查看的报表进行不同的限制以达到不同的管理需要。二、功能介绍作为进行进销存管理的企业来说，它会去进行受订采购、进货作业、销货作业、以及对存货的管理。那么，首当其冲的便是受订采购，它是进销存管理的开始，它包括：批号分析单、报价单、询价单、受订单、采购单、受订退回单、采购退回单及其相关的表单:如报价单明细表、采购/受订明细表、采购/受订统计表、采购/受订未交反应、盘点库存表、受订预估毛利等。这些单据的产生均是用于内部的掌握，你可尽情地对进货厂商或商品挑挑捡捡，直到找到满意的，但由于你的双重身份，所以在你也会给对方报价单，也要受到别人的挑捡，因此这其中可能会产生退回单的作业。这样一来一去，你也许会被弄糊涂，但你根本也不必担心，因为不太清楚时，到受订采购资料库中查找便可以了。那么，一旦受订采购成功，你下一步要见的便是进货（销货）作业，因为你不会忘记你的最终目的是为了卖出产品创造利润，而它的实现则是通过销货来实现，那么没有进货环节，也不会产生销货，因此，它们就象是一个业务链，相互之间紧紧地扣在一起。进货作业呢，又包括：进货单、进货退回、进货折让、厂商进价记录及其相关表单，如：进货明细/进货统计表等；销货作业则包括：销货单、销货退回、销货折让、客户售价记录及其相关表单，如：销货明细表/销货统计、销售年度统计、销货毛利分析表货等。这下好了，受订采购的资料有了，进销货的工作也完成了，还剩下什么呢？不错，该是想想怎样对这些货物进行管理了，这就来到了存货管理。千万别小看它，更别以为它只是一个小小的仓库保管员，它如今可是担负重任：包括成本的计算、盘点作业、库存盘存档、库存调拔、调整单及其相关表单：进销存统计表、存货明细帐、调拨调整明细表、安全存货明细表、库存缺存货预估表、存货结存月份分析表、存货可能逾期明细表、货品滞存分析表、等等。三、进货流程：请购单采购单入库单进货检验单进货单（一）入库单：1、入库单的栏位说明 1) 转入单号：可从采购单、制令单及托工单转入。提供查询视窗，亦可手工直接输入单据号码。 2) 结案否：当此张入库单的资料全部转入进货验收单，或生产缴回验收单，或托工缴回验收单後，系统会自动将结案票画上。 3) 来源单号：转入的单号。双击可回到原单据。 4) 已验货量：资料来源於进货验收单，或生产缴回验收单，或托工缴回验收单的验货量。数据系统自动回写。2、入库单明细表：抓取的就是入库单中的资料。（二）审核作业：当某些单据设计了审核流程後，则一定要经过审核作业才会产生相应的帐款、凭证、及库存数量，如果涉及到转单处理的单据则同样须要审核後才会出现在转入号的查询窗口，如果是需要单据回写数量的，在没有审核的情况下也不会回写到相应的单据资料中；且系统会自动根据所设的审核人资料明确地分配给审核人进行审核，使企业的钱物受到岩格的控制，提高了数据安全性。1、审核作业栏位说明1) 过滤条件：过滤单据的条件如单据别、制单人、起止日期、终审日期、部门代号、部门列示、审核模版 2) 单据别：即你所要审核的单据类别 3) 制单人：产生单据的操作者 4) 审核模版：即在审核流程设计所设定的资料 5) 显示逾期：当打上勾後页面会把逾期未办事项栏位带出，会把过期的未审单据资料详细显示，以便提醒审核人 6) 显示严重逾期：当打上勾後页面也会把严重逾期未办事项栏位带出，会把严重过期的待审单据带出，以便提醒审核人 7) 审核同意时，输入理由：审核同意如不需输入理由时，可以不勾选此项；如果勾选上此项，审核后会弹出个视窗以供输入审核理由，此视窗中输入的理由显示在理由栏位中 8) 条件隐藏：可根据自己的需要把过滤条件及一些功能隐藏起来 9) 过滤：点击此键系统将按已选定条件过滤单据待审核或已审核记录 10) ESC关闭：关闭审核作业界面 11) 表身字段：单据种类、单据号码、单据日期、部门、制单人、待审人均会由系统自动抓取资料带出 12) 待审核：此页面的单据为等待审核的单据 13) 已审核：此页面的资料为已审核单据也可作反审核 14) 同意/不同意：在待审核页面点击鼠标右键激活选项1为同意/2为不同意，在已审核页面可点击鼠标右键激活选项1反审核 2、审核作业操作说明 1) 以审核人的身份在任何一个子系统的界面，均可在系统栏位打开审核流程 审核作业 2) 选择过滤条件，如你要审核的是销货单则可以点击单据别查询窗口选取销货单、制单人、单据的起止日期、所查询的单据号码.当填好过滤条件後即可点击F3过滤出待审核的单据资料，如果是多级审核流程的，也会把前一位审核人、待审核人、其他待审核人等资料带出，审核人并可双击单据号码查看该笔单据资料再作审批的决定，决定後则在同意/不同意栏位点击鼠标右键点选同意或不同意，如果还有第二、三级审核人则系统会继续分给下一个待审人，当审核完毕系统还会把审核人、终审日期反应到该张单据的其他栏位里，这样就完成了整个审核过程，操作非常简单、省时 3) 点选同意後，系统会自动把刚才那张单据放到已审核区域，方便查询且也可以在已审核区域作反审核动作，只要在同意/不同意栏位里点右键选反审核,单据又会回到未审核状态;值得注意的是：审核人只有对本人审核过的单据具有反审核的权利，且反审核必须在下一位审核人审批之前进行，若下一位审核人已作审核，则无法过滤出该单据，亦无法过滤出该单据更不能进行反审核 4) 审核完毕後当你再打开单据（如销货单）时可以点击其他按钮查看情况，可以看到其他的按钮已打上一个红色的勾，点击进去可以看到审核人和终审日期已回写到此处；如在审核流程设计里设置了後续单据别後，当审核人已终审完销货单，而制单人也在系统上，系统会发信息通知制单人可以进行下一步操作（三）盘点作业：我们进出货的过程中，系统均会自动在 商品基础资料-商品分仓存量 中有记载，但每当过一定时期，一个月或二个月，我们仍要对库存进行盘点，因为电脑自动帮我们记帐，所以您在实地进行盘点後，您可以这样将帐上的数量与实际盘存的数量进行核对,该单据中的成本来源於成本计算後的结果。1、盘点库存栏位说明：1) 盘点方式：有一般盘点及随机盘点两种选择。 2) 帐载日期：若您不输入帐载日期，帐载日期也就是盘点日期；若您只想计算到05年06月30日那天为止的存量，则可输入帐载日期，系统盘点时所算出的盘点数量就只计算到06月30日哪天。 3) 条件：输入起止查询范围，包括：库位及品号。当您选择的盘点方式是一般盘点时，抽样百分比是灰色不让输入的；当您选择的是随机盘点时，抽样百分比栏位则可以输入数值。 4) 存货调增：盘点时所产生的调增数量可按这个按钮进入调整单进行调增。 5) 存货调减：盘点时所产生的调减数量可按这个按钮进入调整单进行调减。 6) 帐载数量：电脑根据您所输入的帐载日期所算出的数量。 7) 盘点数量：可从帐载数量中拷贝，可手工再行修改。 8) 差异数：帐载数量与盘点数量的差额。 2、盘点库存操作说明：1) 在表头输入盘点日期 、 帐载日期 ，系统自动生成盘点单号。 2) 选择此盘点是否包括了借进出的数量，如果确定，则在该栏位处打勾，反之，则不要打勾。 3) 选择盘点方式 ：一般盘点或是随机盘点。如果是一般盘点，则系统会跑出所有资料，如是随机盘点，则您可在下面的条件栏位对其设定一个抽样比例。 4) 基本条件的设定，在此，如果没有给定条件，则系统无法知道您想盘什么库的商品的资料。点击条件栏位，在窗口录入资料：当前面您选择的是随机盘点，则在抽样百分比栏可以录入想抽查的百分比例，此栏位您可以任意定义。当选择一般盘点时，此位是灰的，您不能输入。 5) 设定好条件後按下确认键，这时系统会在表身显示盘点仓库及商品名称，点击功能键F5计算，这时会弹出信息：“是否拷贝帐载数量到盘点数量”这句话的意思是什么呢？如果您稍加留意，在窗口的表身处有两个栏位，一是帐载数量，另一个是盘点数量，如果要拷贝，则二个栏位的数量都是帐载的数量；若是不拷贝，盘点数量栏位则是空白的，那您通过盘点後，在盘点数量栏输入实际的数量即可，拷贝的好处就是当实际与帐载一致时，而不用再录入，有误差时，只需稍加修改即可。 6) 当您确定是否拷贝後，系统便开始计算了，若发现帐载数量与实际盘点数量不符时可直接在盘点数量栏位修改，差额数则记录在差异数栏位，差额的合计系统会帮您算出并体现在差额合计栏位。 7) 产生的差异数系统会自动判断是需要调增亦或是调减，点击表头的存货调增或调减就可以调整了。 （四）库存调整单：发生库存不确实的情况下，为保证库存的准确性，我们需要做存货调整。在我们的系统中，您可通过盘点时所产生的盘盈或盘亏来做调整，或直接进行存货调整。1、库存调整单栏位说明：1) 调整原因：可进入窗口编辑并编辑多个调整原因，您可在此处确定会计科目及成本别。 2) 成本别：有固定成本及变动成本两个选择,当您是调增时建议选用固定成本，而调减时则选建议选用变动成本。 3) 借方科目：如果在调整原因中有输入借贷方科目，选择了调整原因则系统会自动将借贷方科目带出。 4) 凭证号码：当您选用的是固定成本建议可立即产生凭证，如果选用的是变动成本，建议不要立刻产生凭证。 2、当实际盘存数量与帐载数量不符时，我们该如何去进行调整：1) 在盘点单中系统会自动将调增及调减的数量分开，您只需根据实际情况点击存货调增或调减按钮。 2) 弹出存货调整单，其表身的资料及盘点单号由盘点单直接转入。将光标移至 调整原因 处，您可直接输入原因代码，或是点击查询按钮弹出查询视窗进进行撷取。若是原因代码没有时可在弹出的查询视窗中进行编辑。选取原因代码後，系统会根据您的设置自动带出成本别。 3) 存盘後，系统根据您在原因设置的会计科目自动生成调整凭证号码，如果您想打开看看，双击此凭证号码即可到凭证输入作业。 4) 退出调整单时，提示是否要存盘选择是，那此张单据的资料就存入到了数据库中。回到盘点作业程式，这时在存货调整栏位多了一个调整单号。此时则表示通过盘点单所做的调整过程就算完成了。 3、直接存货调整如何处理：1) 进入进销存系统，点击存货管理功能列，展开下拉式菜单，选择库存调整单即可开始新增库存调整单；或点击桌面快捷方式也可进入库存调整单的新增画面。在本系统中所有单据都保持为新增状态。 2) 进入之後您会发现调整日期、单号都已经内定。批号视您业务发生需要输入。 3) 将光标移至 调整原因 处，您可直接输入原因代码，或是点击查询按钮弹出查询视窗进行撷取。若是原因代码没有时可在弹出的查询视窗中进行编辑。选取原因代码後，系统会根据您的设置自动带出成本别、借方会计科目及贷方会计科目。 4) 若您此次调整的货品是调增的话，在+栏位处输入+即可，若是调减的则输入即可。 5) 输入调整的货品及数量，成本根据您的成本别变动，若是固定成本则成本会立即算出；若您的成本别是变动成本，此成本需要通过成本计算才能正确。 6) 当您此次调整的货品是有建物料表的，您可通过功能列的F5展开功能展开该货品。 7) 在调整单中，可同时调增或调减，合计数会分别体现在表尾中的调增合计及调减合计栏中。存盘後，该货品的成本及数量均会改变。注意： o 存货调整单中成本来源於分仓存量查询作业，当成本记录有错时，请先做成本计算再做分仓存量核算； o 在调整单中，当是固定成本时，调增或调减可以同时存在一张调整单中；当是变动成本时，在一张单中只能一笔调增多笔调减，且必须调增的成本等於调减成本的合计数，此种状况系统默认为BOM组合生产单，那其它状况下必须是调增调减分开调整单据输入； o 调增时必须选定固定成本，调减时则可根据实际情况选择固定或变动成本。 4、调整单明细表种类、条件说明 ：o 依日期：报表按照单据的日期进行排序。 o 依库位（明细）：报表按照库位的明细资料进行排序，并将调整单号列示出来。 o 依库位（统计）：报表按照库位的统计资料进行排序，不会将调整单号列示出来，遇到相同库位相同货品时会将货品的数量做统计数。 o 依货品代号：报表按照货品代号进行排序。 o 依调整原因：报表按照调整的原因进行排序。 o 依货品特色：报表按照货品特色进行排序。 o 依批号：报表按照货品的批号进行排序。 o 依中类：报表按照货品的中类进行排序。 o 显示单位：是指货品时的单位，有主单位、计量单位、包装单位三个选项。主单位：即将查询的货品资料以主单位的方式显示；计量单位：即将查询的单货品资料以计量单位的方式显示；包装单位：即将查询的单货品资料以包装单位的方式显示； o 部门选择：选择要查询或打印的资料是属於哪个部门的； o 含所属否：是指部门的列示方式，有含所属或不含所属两个选项；含所属，查询的部门包括该部门的下属部门，部门选择处只能选择一个部门代号；不含所属，查询的部门是不包括其下属的部门，但部门选择处只选择多个部门。（五）现存量明细表：列示分仓存量的明细资料等。资料来源於货品分仓存量查询。可依照不同种类及条件列示报表的资料。滞存基准日是截止到哪一天为止。 1、现存量明细表种类、条件说明 ：1) 依货品代号：报表按照货品代号进行排序。 2) 依最近进货日：报表按照货品的进货日进行排序，资料来源於分仓存量的最近进货日。 3) 依最近销货日：报表按照货品的销货日进行排序，资料来源於分仓存量的最近销货日。 4) 依仓库代号货号：报表按照仓库代号及货品代号进行排序。 5) 依中类：报表按照货品的中类进行排序。 6) 依货品特色：报表按照货品的特色进行排序。 7) 货品大类：报表查询货品资料显示的范围：有商品、制成品、半成品、原料、物料、下脚品、人工、费用、外包八种选择。 8) 显示单位：是指货品时的单位，有主单位、计量单位、包装单位三个选项。主单位：即将查询的货品资料以主单位的方式显示；计量单位：即将查询的单货品资料以计量单位的方式显示；包装单位：即将查询的单货品资料以包装单位的方式显示； 9) 仅列低於安全存量：打上就只列示低於安全存量的资料；没打上 就列示全部资料。安全存量的设置来源於货品分仓存量的上下限。 10) 类不同跳页否：打上货品的类别即是不同种类也不换页打印，没有打上 则不同类别的货品要分开打印。 11) 是否含借出入：是指货品的数量及成本是否需要含借出入。是否含的选项是通过成本计算来选择的，在做成本计算时如有选择含借出入，则此处就会自动打上 ，如果在做成本计算时没有选择则此处就不会打上 。 12) 商品不同跳页：是指在打印是时不同的货品是否要分页打印。（六）存货可能逾期明细表：反应即将逾期(逾期即过期)的存货资料。该资料来源於商品分仓存量中最近安全期的设置，有效安全期限就是反映最近安全期。 1、存货可能逾期明细表种类、条件说明： 1) 依货品代码：报表按照货品代号进行排序。 2) 依货品大类：报表按照货品的类别进行排序。 3) 依货品特色：报表按照货品特色进行排序。 4) 依中类：报表按照货品的中类进行排序。 5) 显示库位：选择要查询或打印的资料是属於哪个库位的； 6) 库位统计方式：是指库位的列示方式，有含所属或不含所属两个选项；含所属，查询的库位包括该库位的下属库位，库位选择处只能选择一个库位代号；不含所属，查询的库位是不包括其下属的库位，但库位选择处只选择多个库位。 7) 仅显示逾期货品：当打上 则表示需要列示逾期的货品，没打上 则表示不需要。（七）非生产领料：非生产领料单是领用一些不是直接用于生产材料部分可能是耗用物料部分。1、非生产领料单栏位说明：1) 成本别：有固定成本及变动成本两个选择,当您是调增时建议选用固定成本，而调减时则选建议选用变动成本。 2) 借贷科目：如果在调整原因中有输入借贷方科目，选择了调整原因则系统会自动将借贷方科目带出。 3) 凭证号码：当您选用的是固定成本建议可立即产生凭证，如果选用的是变动成本，建议不要立刻产生凭证。 2、非生产领料单操作步骤：1） 输入领料日期，系统会带出领料单号。2） 输入要领用的货品。3） 选取完毕后系统会把相关信息带出来。保存后，库存会自动扣减这领用的数量。4） 非生产领料是把材料从仓库中领料出来，库存就会减少，而非生产退料单刚好相反，是 把材料退回仓库里来，当登打完非生产退料单后库存就会增加。5）打开报废单，当材料领用后因品质问题成为废品就退回来，退回来时不可能直接退回原 料仓库只能退到废品仓里，所以在表身的库位只能选择废品仓仓库，当退回废品仓仓库库存就会增加。（八）货品分仓存量：货品分仓存量，查询的是货品在不同的仓库中的现存量情况，即货品的最终情况，是没有期间的概念；在此作业中记载了货品的借出量、借入量、在途量、受订量、在制量、未发量，记载了货品的最近入库时间与最近出库时间，便於进行货品的预估库存量的分析与滞存情况的分析。此作业中的资料（除了最近安全期、存量（上、下限）、成本（标准、业务、采购）、定价（标准、销售）外）均是由单据发生时系统自动写入，但由於种种原因可能导致数据不正确，我们可以通过执行 货品分仓存量核算 ，重新产生数据，这时的数据才是最准确的。1、货品分仓存量栏位说明：现有库存=数量=实际库存（不含借入借出）。可用库存=数量+在制量+在途量-未发量-受订量。成本=现存量成本+借入成本-借出成本。双击某个栏位，会追踪出数量的来源，例如，双击受订量，会出现一个受订量明细表的栏位。根据此栏位中的受订单，双击受订单号，会追踪出此受订单据供您详细查询。16诚信 专业 高效