企业档案信息化建设的探讨

企业档案信息化建设的探讨摘要本文根据目前的形式，对企业档案信息化建设地提出了一些建议和设想。 关键词企业；档案信息化；安全；存储；真实性；高效性 计算机应用于企业档案管理，无疑是一次档案管理的革命，企业档案的管理经历了从纯手工的目录检索方式，到目前的计算机目录检索，把档案管理人员从繁重的查找工作中解脱出来，提高了档案的查找速度和工作效率，使档案工作不再费时费力。计算机技术的飞速发展，给企业档案信息化的建设注入了活力，产生了质的飞跃。企业信息化建设不单单是实现档案目录检索，更重要的是实现纸制档案的网上全文检索，因此说，企业档案信息化的建设也应该有一个宏观的规划和目标，充分利用现代化设备和技术，采用先进科学的管理方法，实现纸质档案的信息化，为企业各部门查阅利用档案资料提供一个现代化、高效率的管理平台。鉴于企业的实际情况，在实现企业档案信息化建设中，根据笔者的实践和探索，认为在档案信息化建设的设计过程中要充分考虑到档案信息的数据流程、数据存储方式、安全性，充分利用计算机的网络技术，以网站的形式来管理和利用档案，实现企业档案信息的共享，以下主要从五个方面来谈一谈想法和建议。 一、数据的流程和存储 档案信息化建设在企I开发中应充分发挥计算机网络在档案信息管理和传输上的优势，避免“多渠道、多方式”传输档案信息导致信息重复、一致性差、工作量大等弊端，档案信息化建设数据流应建立公司、厂（二级单位）、矿（三级单位）三级网络体系，原则上公司保存的信息。各二级单位不再保存，二级单位保存的信息，各三级单位不再保存，保证档案信息的唯一性，三级单位的信息提交到二级单位的服务器上，二级单位的信息提交到公司的服务器上，建立企业的档案资源库，保证了企业档案信息的共享，需要强调的是要立足“转变观念、统一思想，立足全公司、落实局部”的原则，统一档案信息来源，统一传输渠道，统一各门类档案的数据结构，为档案信息化管理工作奠定良好的基础。 二、数据的安全性 由于档案资料的特殊性，在档案信息化建设中应充分考虑到档案资料的安全性，这种安全性应包括以下两个方面。一个是电子档案资料存储的安全性，另一个是电子档案资料查阅的安全性。 1.电子档案资料存储的安全性 档案的信息化建设极大地方便了查阅，不仅提高了管理部门的工作效率和技术水平，而且可以有效地为科技人员提供科研服务，可以为领导层的决策提供有力的依据，档案资料是无形的资产，档案信息化管理后，要加强数据库管理，把档案的管理部门从档案的保管部门变为企业内部信息的信息中心，这样电子档案资料存储的安全性就尤为重要了，它也是档案信息化建设的关键，因此企业的电子档案备份方案要提供强有力的可靠保障。 目前，虽然服务器的容错技术极大地降低了企业各种业务在各种不可预料灾难发生时的损失，但是理想的备份系统应该是全方位、多层次的管理，系统管理员利用集中式管理工具对全网的备份策略进行统一管理，备份服务器可以监控所有机器的备份作业，也可以修改备份策略，浏览所有的目录，所有的数据可以备份到同备份服务器或与应用服务器相连的任何一台磁带库内，保证数据存储的安全可靠。 2.电子档案资料利用的安全性 为了保障电子资料的保密，做好档案信息的密级划分，绝密档案一律不上网，机密以下的档案信息要设置登陆账号和密码，只有经过管理员授权的用户才能访问，为了确保档案信息的安全，还要采取以下措施： （1）设置访问日志：日志中详细记录了用户访问档案原件的信息，在信息中包含用户的MAC地址、IP地址等信息，管理员可以根据访问用户MAC、IP的变化情况来了解访问的异常情况，还可以将授权用户的计算机和MAC、IP进行绑定，即使出现了状况，也很容易找到责任人。 （2）设置限时限制：为了防止合法用户登录了电子文档后因忘记关闭网页而泄密，可以对网页设置限时限制，当一个用户在10分钟内没有操作时，网页将自动关闭，要查询需要重新登录。 （3）制定完善的信息安全制度，定期对系统管理员和信息管理员进行培训和考核，制定信息安全的应急预案。 三、数据的原件真实性 档案的信息化建设，实现全文检索，是将纸质档案和照片等资料进机，主要通过扫描仪的扫描和数码相机拍摄将档案信息输入计算机，同时采用一些图形图像软件进行处理加工，在输入处理的过程中要注意保持纸质档案的原貌和文件尺寸的大小，使档案原件最终以图形文件的形式保存，以保证原件的真实、有效性。 四、档案信息的高效性 利用网页技术和数据库技术为用户高效利用电子档案打下了良好的基础。档案查询网站要使用统一、友好的浏览界面和操作方法，方便用户的浏览操作，同时要采用模糊查询技术，为用户提供多种快速查询方法，能够使用户在较短的时间内找到所需的档案资料。 档案管理的信息化，使档案信息成为企业的无形资产，为企业的领导决策提供大量的依据，为科研人员进行学术研究提供参考，同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了工作效率。 档案管理实现信息化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还，减少了档案人员的催还档案的诸多麻烦和不便。 五、档案信息化人才队伍的建设 档案信息化建设除了需要大量的技术支持以外，关键的问题在于要加强人才队伍建设。企业要做好档案信息化建设工作一是要加大档案信息化宣传教育力度，在全公司各级各类档案部门普及档案信息化知识。二是在公司档案系统的档案人员都要接受计算机专业知识培训，并获得市有关部门颁发的计算机等级考试证书，作为档案人员任职资格的必备条件之一。三是对档案专业技术人员实施继续教育，把信息化及其相关知识作为每年进修的内容，努力提高全公司档案工作者的档案科技意识和科研水平。四是加强档案信息化建设专门人才的培养，掌握先进的现代化知识和技能，为企业档案信息化建设提供人才支撑和技术保障。 总之，企业档案实现信息化、数字化、网络化是时代发展的大方向，各级档案部门都应在此项工作中舍得投入，花大力气，加强档案信息资源的开发利用，为企业的生产建设提供更多的可利用的信息资源，只有实现企业档案工作的信息化，才能和企业的发展相协调，才能适应不断变化的外部环境的需要，为企业提高市场竞争力，实现可持续发展做出更大的贡献。