大众保险公司OA用户入门及公文管理使用手册

大众保险股份公司协同办公平台用户入门及公文管理使用手册Submitted By Weaver SoftwareProject Plan for e-cology一、系统登陆。31、协同办公平台登录32、常见问题及处理4二、修改登录密码4三、界面说明。51、主界面区域说明52、个人工作区（左侧菜单栏）6五、公文审批操作说明71、拟稿72、核稿113、会签124、复稿135、领导审核、签发136、校对147、编号148、排版套红15注：字体文件的安装159、盖章1610、印发1611、收文单位签收16六、公文办理跟踪查询16七、办公流程（内部留言）功能使用181、新建内部留言192、被留言人查看流程213、内部留言的转发224、查看已归档的流程23一、系统登陆。1、协同办公平台登录1）、内网用户在IE浏览器地址栏输入diccoa，可打开大众保险OA系统登录页面，如下图所示：2）、浏览器IE的必要设置：如无法正常打开网页，请将以上网址diccoa加入IE的可信站点并且确认以上地址不被阻止弹出窗口。3）、输入自己的账号及密码，每个用户的默认账号为自己的工号，密码为1，登录后可自行修改。2、常见问题及处理1）输入系统网络地址后，出现“找不到网页”的提示系统的网络地址输入错误，请与系统管理员核对计算机网络故障，请与系统管理员联系2）输入系统网络地址后，出现自动关闭当前IE窗口或者页面没有反应因为您的机器上安装有拦截软件（如3721、sina、baidu、google等），方法一，请卸载拦截软件后在重新登录，有些机器可能会安装多种拦截软件；方法二，在IP地址后加上/login/Login.jsp，如10.100.1.71/login/Login.jsp，注意最后的一个L是大写；方法三，在拦截软件中启用该IP地址。3）输入登录名和密码登录后出现错误信息因为您的IE安全级别设置太高，请修改为系统默认级别，再重新打开一个IE窗口登录二、修改登录密码1） 点击个人工作区内我的人事按钮，选择我的卡片栏目。2） 在个人基本信息界面，点击右键，再弹出菜单中点选密码按钮。三、界面说明。1、主界面区域说明主界面中按照功能区域主要分为：日常工作区此区域是用户日常工作使用的主要区域，您使用系统时所有的功能都在这里。信息显示区信息显示区主要由中间最大的区域构成，是系统显示系统数据和进行信息输入的区域。常用工具常用工具区用于放置系统中常用功能快捷按钮，使用户能更加方便地使用系统。2、个人工作区（左侧菜单栏）a，“我的知识”菜单下可以进行新建文档、查看文档、维护文档等操作。b，“我的流程”菜单下，可以新建流程或处理他人发起的流程，点击“新建流程”可以发起一个流程，“待办事宜”里显示的是别人发起的、你尚未处理的流程，“已办事宜”里显示的是你处理过的尚未办结的流程， c，“我的人事”顾名思义就是查询员工对外公布的个人信息，在该功能下，领导还能查看下属最近在OA中的工作情况记录；修改密码功能也在该模块下。d，“电子邮件”OA内嵌的邮件收发工具，用户可以通过邮件地址的配置实现在OA中直接收发邮件。e，“协助平台”暂不推广。f，“报表工具”系统自带了很多OA运行的健康度报表，可以反应流程流转效率及各公司、部门使用OA的情况；管理员也可以通过自定义报表工具帮助用户查询某些流程的汇总统计信息。g，“系统工具”：管理员维护模块。五、公文审批操作说明大众保险公司发文处理流程用于发文拟稿过程的审批、签发后公文的盖章印发的处理，大众保险公司总部的6个发文单位（公司、办公室、党纪工团）都已经制作完毕，这些流程仅在流程节点上有些许差异，具体操作方法类似，这里以公司发文为例讲解公文操作的步骤。大众保险公司发文流程图如下：截图1（公文发文流程图）下面从拟稿开始介绍发文流程各节点的具体操作。1、拟稿大众保险总部各部门实际负责人以下的员工都可以拟稿，在左侧菜单点击我的流程新建流程大众保险公司发文处理出现拟稿节点的拟稿单，有红色感叹号的项目是必填项，必须全部填写方可提交。发文类型：请根据实际情况选择发文类型，主送（内部）、抄送（内部）、报告（内部）：可以选择大众保险内部的收文单位，如总部各部门、下属子公司等，公文下发后，这些收文单位的收文员可以通过OA系统直接签收公文。选择操作请注意，在点击 按钮之后，弹出一个小方框， ，再次点击它，弹出收文单位选择框，如果要给发文给大众保险总部各部门及所有子分公司，那么把相应的“大众保险总部各部门”及“大众保险各子分公司”打勾即可，如下图所示：如果只是发文给部分子公司，那么你应该展开“大众保险各子分公司”，选中具体的收文单位即可，如下图所示，注意“大众保险各子分公司”这一项此时不要打勾，否则所有子公司的收文员都会收到公文！点击确定按钮，或者在右键菜单中点击确定，即可完成收文单位的选择。如果我们要选择大多数下属子公司，只有少数子公司例外，那么我们可以点击右键菜单的开启全选，然后把“大众保险各子分公司”这一项打勾，即可实现所有子公司全部选中。此时再通过右键菜单关闭全选，将“大众保险各子分公司”及不在选择范围内的几个子公司后面的勾去掉，即可选中所需的大多数子公司，如下图所示。在选好之后，在右键菜单中点击确定，那么主送内部单位就选好了。主送（外部）、抄送（外部）、抄报（外部）：主送、抄送、抄报外部单位指的是大众保险公司外部的收文单位，他们不是OA系统的用户，所以选不到，必须另行填写。正文：在点击填写处后，弹出，点击新建按钮，自动切换到维护正文的页面，把正文内容输入，可以先不排版，后面将由办公室相关人员对正文进行排版。输入完毕后，点击文件菜单保存到服务器。拟稿单所有必填项填好后就可以右键提交。2、核稿该节点的核稿人是拟稿人的直接上级，是该部门的实际负责人，他要对拟稿单相关信息（包括正文）进行审核，视情况修改相关信息，其中必填的内容包括选择下一节点的审稿人。核稿：核实正文内容后，审稿人需在电子表单核稿栏填上自己的名字。我们在选择审稿人的时候，点击此处进行选择，弹出选择框时，要选到“根据定义组”这一页，这样方便选择，其中的审稿人组包括了各种发文的审稿人。根据实际情况选相应的人到右边，再点确定就选好了。是否会签：部门负责人选择是否需要相关部门会签，如需会签应选是，反之选否。会签：选择会签部门，可多选，这里假设需要会签，如果不会签则不用选。另外部门负责人核稿时还可修改主送抄送、正文等信息，如要修改正文，需要点击正文标题或左上角的维护正文标签进入修改，修改后要注意保存到服务器。部门负责人审稿完毕，可在拟稿单下方签字意见框填上主办部门意见，在提交后会自动显示在拟稿单上。注意：部门经理核稿节点右键菜单有两个主要操作，一个是批准，另一个是退回，批准代表核稿通过，提交给下一节点审稿，退回代表核稿不通过，退回拟稿人。3、会签会签节点的操作者是会签部门的部门负责人，如上所述情况，选择的会签部门是董秘处（举例），那么李宗圣在登陆系统后会在待办事宜里看到新到达流程。点击进入可看到拟稿单，可以直接查看修改正文，如有会签意见则填写在拟稿单下方的签字意见框，然后右键提交。4、复稿上述例子是公司发文，故复稿人为办公室主任。在表单中有选项签发：选择签发人，可以是分管领导，也可以是主要领导，或者是办公室主任、工会领导，建议通过公共组来选择。注：该节点操作者可以审稿正文及其他信息并可做修改，随后可填写签字意见，最后右键选择批准或退回，完成该节点的操作。5、领导审核、签发当流程到达领导审核或签发节点后，在领导用户的待办事宜列表中大众保险公司发文类事宜中，就会增加一条带审批记录，如图单击大众保险公司发文后如图获取的待审批列表；点击文件标题，即可进入该项公文审批的电子表单。审批、签发公文流程的领导可修改主送抄送、正文等信息；如要修改正文，需要点击电子表单中正文标题或左上角的维护正文标签进入修改。当领导修改完正文内容后，注意要注意保存正文内容到服务器。在维护正文页面点击上方命令栏文件，选择保存到服务器选项。、可直接查看修改正文内容及填写签字意见，然后右键菜单中选择批准或退回，批准代表审阅通过，退回代表退回办公室修改。6、校对领导审核、签发后，提交给办公室进行校对，校对人可以查看修改正文内容，校对正文并把修改意见填写在签字意见里，然后右键提交。7、编号该节点的操作者主要是办公室文员，主要操作包括给正文排版、填写发文字号及发文日期。排版时可点击维护正文进行排版，排版完成后需要把文件保存到服务器。系统自动填写发文字号根据流程状态得知领导的签发日期，然后填在发文日期上。8、排版套红办公室文员在此节点可进行套红操作，点击正文或者维护正文，软件将自动对文档进行套红，此时按需要修改正文或排版，注意要把主题词后面的抄送单位填上。修改完成后，套红，自动切换到公文表单标签，右键提交。注：字体文件的安装大众保险公司公文套红模板使用的是文鼎CS长美黑字体，而office2003软件默认没有这种字体，因此客户端要正常显示公文必须事先安装好文鼎CS长美黑字体。现将字体文件上传至OA系统信息化首页，请未安装此字体的用户自行下载安装。字体文件夹可在XP控制面板字体下打开，将压缩包内的两个字体文件直接复制进去即可完成安装。9、盖章此节点的操作者目前和套红节点是同一人，套红操作者提交后，此流程仍然留在待办事宜中，点击打开后，继续进行盖章操作。点击维护正文，此时仍可编辑正文内容，盖章前注意要接受所有修订，这样正文才不会显示审批痕迹。点击菜单栏文件，选择签章；在弹出的印章选择对话框中选择当前用户有权限使用的公章，点击确定。用鼠标拖动电子公章，至相应位置后，点击菜单栏文件，并选择保存至服务器，盖章动作完成。10、印发印发节点的操作者目前和套红、盖章节点是同一人，盖章操节点提交后，此流程仍然留在待办事宜中，点击打开后，继续进行印发操作。在印发节点要确认并填写文件正式印发日期。11、收文单位签收本节点的操作者目前是下属公司或总部各部门的收文员，收文员可看查看打印公文。直接在待办事宜中，找到新到的公司发文流程，点击标题，进入该公文的电子表单和正文浏览页面。六、公文办理跟踪查询正在办理的公文流程，用户可以在页面个人工作区中，选择我的流程，再点击已办事宜按钮。在已办事宜主界面，我们可以看见不同类型正在办理流程的数量统计。点击已办事宜主界面中某种类型的流程，即可看见该类型正在办理公文流程的列表。在该列表中，用户可以查到该文件流转的状态，点击未操作者下方的显示按钮，则可看见当前状态未操作人名单。如用户还需要查看公文表单或详细的审批信息，可点击该公文流程的请求标题，进入电子表单查看该文件详细审批记录。点击表单右上角红色箭头系统会展开该文件流程和详细审批信息记录。七、办公流程（内部留言）功能使用系统中按照大众保险公司的制度制作了公司日常办公工作流程。这里以内部留言流程为例，为大家讲解办公流程的使用方法：1、新建内部留言这里以信息中心王凯为例新建一个留言，在左侧菜单点击我的流程新建流程，出现如下窗口，点击内部留言，出现留言窗口带有红色感叹号处是必填项，必须填写内容才能提交。标题：留言的标题，请修改原默认标题，把留言内容概括说明一下。留言内容：此处填写你要留言的内容被留言人：此处选择你要留言的对象，点击弹出窗口，通过组织架构寻找被留言人的部门，选中后左下方会列出该部门的所有人，通过按钮可将要留言的人移进移出右下方窗口或排序，留言人可多选，被移进右下方框的人将是被留言人，选好后点击确定按钮。相关文档后，可以添加系统中已有的文档，或者新建一篇文档，该文档可共享给被留言人查看。如留言编写完毕，可在页面空白处单击鼠标右键，出现如下菜单：提交：将留言提交给被留言人查看保存：暂不发送，保存现已填写的内容，下次可继续编辑。如点击提交，则留言被发送出去。2、被留言人查看流程被留言人在登陆系统后右下角会弹出提示框，同时左侧菜单我的流程的待办事宜里可以看到新到达的流程。如果被留言人刚登陆OA系统或者刷新页面，在个人首页的“待办事宜”区域也可以看到新到达的留言流程。点击留言的标题就可以看到留言内容。查看了留言内容，请务必在留言页面下方批注您的意见，填写完成后，右键提交，这样做为留言人的王凯在“已办事宜”中查看留言的流转情况时，就可以看到你的回复信息。3、内部留言的转发被留言人还可以将看到的留言内容转发给第三者，如被留言人之一的陈裕，假设他要将留言转发给人力资源部的徐伟萍，那么他在查看留言时点击右键菜单的转发。出现如下界面：选择转发接收人徐伟萍，如有必要可填写转发时的意见，右键提交之后，徐伟萍也可以查看留言内容了。通常被留言人在查看留言只能回复提交一次，如果需要再次说明意见或讨论问题，也可以通过转发功能不断地再次回复留言内容并参与讨论。4、查看已归档的流程在所有被留言人回复提交完毕后，留言流程流转完毕，做为留言创建人的王凯可以在左侧菜单我的流程办结事宜中打开留言查看每个人的回复情况。