文书与档案管理实训标准

山西管理职业学院文书工作与档案管理实训标准一、实训课程基本信息课程名称：文书工作与档案管理课程编号：课程类别：职业能力课学时：理论：34 实践：34适用对象：文秘专业二、课程性质文书工作与档案管理课程是秘书专业的必修课，是培养学生具备必要的文书与档案工作知识和很强的实践能力的专业课程。本课程教学在理念上要尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求以及管理类专业教学方法的创新趋势，培养学生职业意识；在内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变，培养学生实际职业技能；在体现教学方法上要从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变，突出实际案例和技能训练，以及电子文档等新知识的掌握，配合以网络教学，扩大学生的知识面，达到知识宽厚，技能熟练，职业意识强的目标。学生在学习过程中，要认真思考，勇于探索，善于分析，理论联系实际，课内课外相结合，理论与实践相结合，特别是要认真完成有关知识及技能训练作业，提高学习效果，力求实现和达到教学目标。先修、后续课程：1.先修课程：行政管理学、秘书学等课程开设的基础上开设；2.辅助课程管理学、领导学、信息学、计算机基础等；3.后续课程：秘书工作案例、文秘综合实训。三、实训目的要求（一）知识目标1掌握文书立卷的一般程序、基本方法和要求，并在此基础上理解文书立卷的意义、优缺点以及进行文书立卷改革的必要性；2掌握归档文件整理的方法和要求，深入理解文书立卷改革的重要意义；3掌握收文处理和发文处理的流程，每个环节的工作要求，工作内容；4掌握文件格式制作、文件制作、文件处理、文件整理等工作技能。 （二）能力目标1提对文书高整理分类和立卷的基本能力； 2培养学生的与时俱进，与国家整理立卷原则的协调能力；3培养学生形成正确、规范的思维方式和分析方式；4培养学生发现问题、分析问题、解决问题和具体问题具体分析的能力。（三）素质目标1培养学生的兴趣和热情，调动其学习积极性；2培养学生严谨的学习态度； 3培养学生的自主、协作学习能力及审美观；4培养学生良好的心理素质和职业道德素质；5. 培养学生自主学习、合作学习、科学研究、批判思维、团队工作等科研的技能。四、实训课时分配表序号项目名称学习型工作任务学时1文书立卷掌握文书立卷的一般程序、基本方法和要求42归档文件整理编制分类方案4确定保管期限4组卷43文书处理程序收文处理8发文处理84文书立卷归档编制归档文件目录4五、实训地点实训室，机房六、实训设备与要求去钉机，号码机，涂纸液，装订机，棉线，浆糊，白纸，卷皮（盒），档案盒 ，档号章， 去钉机， 装订机，棉线，浆糊 ，白纸， 号码机， 计算机，归档文件整理软件（ GD2000 软件），有多媒体设备的机房，连接局域网，具备学生每人一台计算机。七、实训方法主要采用自主学习、小组合作、讨论、任务驱动教学法等教学方法。八、实训内容与过程实训一：文书立卷 实训名称：文书立卷与归档文件整理 适用专业：文秘学专业 实训目的 通过本实训，使学生掌握文书立卷的一般程序、基本方法和要求，并在此基础上理解文书立卷的意义、优缺点以及进行文书立卷改革的必要性。 实训原理 文件的整体功效大于单份文件的功效。文件整体是指由一个事件、一项工程、一个人、一个机关、一个国家形成的一组或一系列文件的集合体。“文件整体”缩小了检案范围，在手工条件下便于查找，并且满足了人们了解事物原貌的要求。文书立卷就是将一组有联系的文件组成案卷，形成文件系统中最基本的集合体，并将这些文件有序化、固定化，以便长久保存。为此，立卷时应坚持如下原则：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 实训仪器及材料 （一） 实训材料 若干年度的某高校的党务、行政、教学类复制文件材料。 （二）实训仪器 去钉机，号码机，涂纸液，装订机，棉线，浆糊，白纸，卷皮（盒） 。 实训步骤 （一）编制分类方案 根据机关（实训文件材料所属机关）内部机构设置、职能分工、文件数量等情况编制分类方案。 如机关规模较大、文件数量较多、分工明确、内设机构稳定， 宜按机构分类，即一个内设机构为一类；反之，宜按职能（问题）分类。 （二）分年度、分类 1、分年度 所属不同年度的文件应分别立卷，不同年度的文件不应该放在一起立卷。 （ 1 ）计划、预算、决算、总结、统计表等应放在文件内容针对的年度立卷。 （ 2 ）请示与批复，应放在批复年度立卷。 （ 3 ）跨年度的会议文件放在会议开幕年度立卷。 2 、分类 将同年度的文件按分类方案进行分类。 （三） 划分保管期限 按照国家档案局制定的文书档案保管期限表的规定，准确地判定每份文件或每组文件的价值，划定保管期限为永久、长期、短期三种。 1 、永久：即凡是反映组织主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料列入永久保管。 2 、长期：即反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考利用价值的文件材料划为长期保管，年限一般为 16 50 年左右。 3 、短期：在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管，年限一般为 15 年以下 。 （四）组卷 要按照保持文件之间的历史联系，反映出机关工作的历史面貌，并便于保管和检索利用的基本要求，在区分文件的保管期限和进行适当分级的基础上， 以问题特征为主，灵活地结合运用其他特征（即时间特征、名称特征、作者特征、通讯者特征、地区特征）进行组卷。 1、把密切联系的一个问题、一项工作、一次会议、一个案件的文件按重要程度、文件多少合理组卷；印本与定稿、正件与附件、请示与批复、批转（转发）件与被批转（转发）件应放在一起组卷。 2、适当分级：将上级、本级、下级的文件适当分开， 防止将上级、本级、 下级文件一竿子到底的立卷方法。 3 、一组具有密切联系的文件，应统一确定它们的保存价值。一般采取就高不就低，从长不从短的原则。 4 、每个案卷的文件数量要适当，避免过厚或过薄。 （五）排列卷内文件 卷内的每份文件，应按其相互之间的联系，有条理地进行排列。 1 、对只有一个作者，一个问题的案卷，应按文件日期先后顺序排列；对只有一个作者、几个问题的案卷应先排问题，后排时间；对只有一个问题、几个作者的案卷，应先排作者、后排时间；对只有一个作者、几个问题的案卷应先排问题、后排时间；对只有一个问题、几个作者的案卷，应先排作者、后排时间；对只有一个问题、一个作者、几个地区的案卷，应先排地区、后排时间。 2 、印本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；批转（转发）件在前，被批转（转发）件在后；会议文件按重要程度结合形成顺序排列。 （六）编写页号，登记目录，填备考表 案卷内的文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应以案卷为单位，统一在有文字的每页材料正面的右上角或右下角，背面的左上角或左下角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号。 案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，每一格只写一行字，用钢笔或毛笔正楷填写。对文件的题名（标题）不要随意删改和简化，没有题名的应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者（文件作者）、年月日的文件要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。 案卷卷末应放置备考表。有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内；若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和立卷时间填写上以示负责。 （七）去除金属，裱糊加边，装订案卷 卷内文件材料要去掉金属物。 对装订线外有字迹的要加边，对破损或大小不一的文件，要加以修复、折叠；字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。 装订案卷时右侧装订的卷要左侧、下沿取齐，文件要与卷皮下沿取齐，不得放倒、放反、放斜，不得钉住字，也不能漏订。采用三孔一线的方法装订，孔距要适当，孔眼不宜太大，用线绳装订，要勒紧，结头结在背面。不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。 （八）拟写案卷标题 案卷标题是对卷内文件的主要内容与成分的概括揭示。 应全面、准确、简明地对卷内文件成分和内容进行概括，一般应标出卷内文件的作者、问题、名称三个基本部分，必要时还应加上地区、时间或通讯者。内容避免过于抽象、笼统，也不可具体罗列文件标题。一般在三、四十个字以内标出为宜，最好不要超出五十个字。 （九）填写封面 案卷封面要用毛笔或钢笔正楷填写清楚，字迹要工整、清晰。卷皮封面顶端一栏填写机关全称，第二栏填写组织机构或问题类别。标题的行距要安排适当。 （十）排列案卷，编制目录 一个年度的案卷，应先按永久、长期、短期三种不同保管期限分开，同一种保管期限的案卷，按组织机构或问题，并依照案卷之间的有机联系，结合重要程度排列顺序，并编上案卷号。 案卷目录按不同的保管期限编制，可根据案卷数量多少确定。 五、实训结果及其要求 （一）实训结果 将杂乱无序的文件有序组合并装订整理，形成若干案卷。编写案卷目录。 （二）实训结果要求 1 、准确划分文件所属年度、案卷的保管期限。 2 、组卷合理，能反应出机关工作的历史面貌，便于保管和检索利用。 3 、卷内文件排列有序，材料齐全（含卷内文件目录和备考表），卷内文件目录填写规范。 4 、装订整齐、结实、美观。 5 、案卷标题内容准确，文字简练、通顺，合乎语法，标点正确。 6 、案卷封面抄写工整、清晰。 六、思考题 1 、应归档的文件材料有何特征（如何划分文件材料归档和不归档范围）？ 2 、组卷时应如何保持文件之间的有机联系？ 3 、通过本实训操作，你对文书立卷这顶工作的感受是什么？ 实训二：归档文件整理 一、实训目的 通过本实训操作 , 掌握归档文件整理的方法和要求，深入理解文书立卷改革的重要意义。 二、实训原理 计算机的应用为简化归档文件材料的整理方法提供了技术支持。 归档文件整理是相对于传统立卷方式而言的，是指在“简化立卷，深化检索”的思想指导下，破除卷的概念，直接以件为单位归档整理；并在计算机条件下，将文件级目录录入电脑，实现快速便捷的检索查询。总之，以文件为单位整理归档文件，既最大限度地保持了文件的历史面貌，又便于计算机管理和应用。 三、实训仪器及材料 （一） 实训材料 本学院未归档的文件材料。 （二） 实训仪器 档案盒 ，档号章， 去钉机， 装订机，棉线，浆糊 ，白纸， 号码机， 计算机，归档文件整理软件（ GD2000 软件）。 四、实训步骤 （一） 划分文件材料的归档与不归档范围 区分归档与不归档的文件材料，将凡是具有查考保存价值的本机关的收发文件、电报、会议文件、机关内部使用的文件、电话记录、会议记录等均需归档的文件材料留存整理。 （二） 整理成件 将单份文件经过初步整理装订以达到“件”的要求。 1 、一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件， 转发文与被转发文为一件， 报表、名册、图册、会议记录等一册 ( 本 ) 为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。 2 、归档文件应齐全完整。破损的文件应予修整；字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。 3 、归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。 4 每一件归档文件应有完整连贯的总页号。对自身有页号的文件不再编页号；对自身无页号的文件材料要补编页号，文件中有图文的页面为一页；如果一份文件材料的页号由几部分组成（如正文、附件各自编页号），那么此类文件材料的页号要重编。 （三）分类 1 、分年度 按文件的形成时间区分文件的所属年度。 2 、划分保管期限 按有关的保管期限表将文件划分为永久，长期，短期三种。 3 、分机构（问题） 按广西区归档文件整理实施细则（试行）的要求结合实训文件材料所属机关的具体情况分类。 （四）排列编号 在每个小类下面的所有文件按时间先后顺序排列，给每小类排列好的文件编上件号，均各自从 1 开始编制到最后一份为止。 在文件上方空白处盖上归档章。 （五）录入，编写书面文件目录 将文件级条目录入计算机。 编写书面文件目录。录入后打印出一套目录保存。目录可一年装订一本也可一年内按保管期限或类别分开装订成若干本，根据目录量多少自己掌握。每一本目录应加一张封面，并在封面把相关内容填写好，保管期限、机构（问题）可根据需要选择填写或不填写。 （六）装盒 把文件装入档案盒内。装盒时不同年度、不同期限、不同类别的文件不得装在同一盒内。装好后在背脊上相关栏目填上相关内容，盒号暂不填写（待将来档案馆接收档案进馆时根据需要统一填写）。盒内放备考表，以说明盒内文件情况；无情况说明的填上整理人、检查人、整理时间，以示负责。 五 、实训结果及其要求 （一）实训结果 将归档文件以“件”为单位分类整理，使之有序化。 （二）实训结果要求 1 、准确区分文件的归档范围和判定文件的保管期限。 2 、准确确定文件“件”的内容及件内文件的排列顺序。 3 、分类科学合理。 4 、文件装盒符合规范要求。 六、思考题 1 、归档文件整理与文书立卷的步骤有何不同？相同环节的具体做法有什么差别？ 2 、归档文件整理方法较之文书立卷有何优点？ 实训三：文书处理程序的步骤是：1.分组、分派角色（主管领导、办公室主任、秘书、文书、打字员、交通员等）； 2.模拟办公室工作。首先由主管领导或办公室主任交待拟稿任务，然后开始进入起草文稿、核稿、签发、排版、校对、用印、登记、封发、传递等程序，完成发文处理程序。 收到对方来文后，再开始进入签收、拆封、登记、分发、拟办、批办、承办、注办等收文处理程序，完成整个模拟办公室办文环节。实训四：文书立卷归档程序的步骤是： 1.多媒体演示立卷分解动作； 2.实物展示； 3.学生动手整理文件。 文书工作与档案管理课程通过上述实训，使学生能够真正掌握文件格式制作、文件制作、文件处理、文件整理等工作技能。同时，在档案专业学完文书工作课程后，组织学生到实习基地进行为期7周的专业实习，实习时间一般定在每年2月末，此时正是各机关文书立卷时间，学生实习内容大部分是文书工作课程所学内容。通过实习，使学生进一步将所学的理论知识与操作技能在实践中深化，并通过接触实际工作，了解社会需求，及时反馈意见，为课程改革决策提供准确的信息。 实践证明，实践性教学对应用文科来说效果突出，对学生学会并掌握专业知识起到事半功倍的作用。九、考核方法本课程的教学效果评价将知识与能力相结合，过程性评价和结果性评价相结合。考核标准为：平时成绩占40%，包括课堂考勤、课堂提问、课后作业、课堂操作等；期末测试成绩占60%。本标准制定人：王跃萍本标准审核人：本标准批准人： XX年X月X日