现金管理系统操作手册

现金管理系统操作手册金蝶软件（中国）有限公司北京分公司实施部2006年04月编制目 录一、基础资料定义31.1 会计科目3二、系统初始化32.1 从总账中引入科目3三、系统参数定义6四、登记日记帐74.1 登记现金日记帐74.2 登记银行存款日记帐84.3 日记帐与总帐对账8五、银行对账95.1 银行对账单95.2 银行存款对账135.3 余额调节表15六、凭证管理15七、期末处理15现 金 管 理 系 统一、基础资料定义1.1 会计科目当使用现金管理系统，在设置会计科目时，要选择现金或银行存款科目。二、系统初始化在K/3主控台中，选择系统设置 初始化现金管理初始数据录入。在“初始数据录入”界面中，包括现金科目、银行存款科目的期初余额、累计发生额的引入和录入，银行未达账、企业未达账初始数据的录入，余额调节表的平衡检查等内容。2.1 从总账中引入科目选择编辑菜单下的从总账引入科目或单击工具栏的【引入】，系统将从总账系统中导入设置好的现金、银行科目。输入初始化的会计期间，选择从“总帐引入期初余额和发生额”，点击“确认”按钮。注意：上图中的“期间”，并不是现金管理系统的启用期间，而是现金管理系统需要引入总帐科目的初始余额是哪个期间的，图中的例子是引入总帐现金及银行科目2006年1期的初始余额和发生额。从总账引入的科目属性必须是“科目设置”中的现金科目或银行科目，否则科目将不被引入，并且，只引入总账中的明细科目。银行科目引入后，系统默认银行对帐单余额与银行日记帐余额相等，如果企业现金管理系统的期初存在未达帐的数据，要将银行对帐单的期初余额改为实际的对帐单余额，例如，企业银行存款日记帐的期初余额为20000元，银行对帐单的期初余额为18000元，有2000元的未达帐，那么银行对帐单的期初余额就应改为18000元，并且录入企业或银行未达帐2000元。凭证年、期、字、号不需录入日期一定要录入现金管理启用期之前的日期，否则无效在“科目类型”下拉框可以选择现金或银行存款科目。切换到“银行存款”。可以自动取银行存款科目的名称，也可以由用户自定义。在结束初始化前，还需要给引入的银行科目添上相应的；如果没有添加，系统将给予相应的提示，不允许结束初始化。在“银行帐号”栏右侧一栏，可以输入“对账单期初余额”；点击“企业未达”或“银行未达”按钮，输入企业未帐或银行未达帐；点击“余额表”按钮，查看余额调节表；点击“平衡检查”按钮，检查所有银行帐号对应的余额调节表是否平衡； 初始数据录入完成后，选择编辑菜单下的结束初始化按钮，结束初始化工作。必须所有的银行帐号对应的余额调节表都必须平衡，并且才允许结束初始化。三、系统参数定义【系统设置】【系统设置】【现金管理】【系统参数】。在“系统参数”界面中，包含有“系统”、“总账”和“现金管理”三个标签页（如下图），显示建立账套时设置的系统参数、会计期间以及进行账套操作时的相关选项等。“总帐”页签只能查看，不能修改，我们所需要定义的是“现金管理”页。数据项说明：数 据 项说 明必填项启用会计年度指您启用现金管理系统的会计年度。否启用会计期间指您是在上面指定的会计年度中的哪一个会计期间启用现金管理系统的。否当前会计年度指现金管理系统目前的会计年度是哪一个年度。否当前会计期间指现金管理系统目前所在的会计期间为哪一个期间。否预录入数据会计年度指现金管理系统预录入数据的会计期间为哪一个期间。否现金日记账汇率录入设置（1）固定汇率（2）浮动汇率两项，供用户选择。是银行存款日记账汇率录入设置（1）固定汇率（2）浮动汇率，供用户选择。是结账与总账期间同步是指总账必须在现金管理系统结账后方可结账。否自动生成对方科目日记账在现金日记账中新增，对方科目有银行存款科目时，自动生成该银行存款科目的日记账；同样，在银行存款日记账中新增，对方科目有现金科目时，也自动生成该现金科目的日记账。注意：复核登账的处理不变，不考虑此功能。举例说明：提现的日记帐，在现金日记上登记一笔日记帐，并且指定对方科目为银行存款，这样系统会同时登记银行存款日记帐。否允许从总账引入日记账不选此参数，则双击“总帐数据引入日记账”提示“没有选择“允许从总帐引入日记账”参数，禁止从总帐引入日记账”，不可操作，同时现金日记账和银行存款日记账的引入按钮和文件菜单中从总账引入日记账都应为灰。选此参数，则表示可以从总账引入现金日记账和银行存款日记账否与总账对账期末余额不等时不允许结账现金管理系统在结账时，系统判断银行日记账与现金日记账所有科目以及科目的所有币别与总帐的对应科目和币别的余额是否相等，只有相等的情况下才允许结账。否四、登记日记帐4.1 登记现金日记帐在K/3主控台中，选择财务会计现金管理现金现金日记帐。在现金日记账主界面选择【新增】，进入手工录入界面。注意：凭证字、凭证号留空。待自动生成凭证后，系统会自动回填凭证年、期、字、号！4.2 登记银行存款日记帐在K/3主控台中，选择财务会计现金管理银行存款银行存款日记帐。在银行存款日记账主界面选择【新增】，进入手工录入界面。注意：凭证字、凭证号留空。4.3 日记帐与总帐对账由于现金日记帐与银行存款日记帐采用手工录入的方式，则需要日记帐与总帐进行对账，做到账账相符。在K/3主控台中，选择财务会计现金管理总帐数据与总帐对账。 选择科目及币种后点击“确定”按钮，进入对账界面。可以点击“自动查找”按钮，系统进行自动匹配。匹配后点击“保存”按钮保存对账结果。五、银行对账银行对账的步骤：首先，输入银行日记帐及银行对账单；其次，进行银行对账；最后，输出余额调节表。5.1 银行对账单银行对账单有三种输入方式：1） 手工录入在K/3主控台中，选择财务会计现金管理银行存款银行对账单。点击“新增”按钮，进入对账单录入界面，录入银行对账单。2） 直接引入招商银行对账单在银行对账单界面，单击文件选择【引入招行对账单】，可以直接引入招商银行的 对账单。3） 自定义方案引入对账单如果您能从银行取得对账单文档（要求必须转化成文本文件，即扩展名为TXT文件），可以通过下列设置直接引入对账单。在银行对账单主界面单击【引入】或单击文件选择【引入银行对账单】，进入银行对账单界面。注意，您需要在引入银行对账单之前进行引入方案的定义，否则无法进行引入对账单的操作。（1）定义引入方案单击文件选择【定义引入方案】，进入“定义引入方案”的界面。如图。单击【新增方案】，录入方案名称，保存后可以定义方案内容。选择要引入的字段进行公式的定义。以下举例说明，如选择日期，则可将光标放在“日期”一栏，然后点击“定义公式”；当然也可以直接双击“日期”这一栏，即可进入以下“定义引入公式”的界面：在上图中先选择【打开文件】，然后选择需要引入的对账单文件。然后我们可以在上图的“银行的银行对账单文件内容”中看到日期对应的字段名是“F0”，于是在“字段”中选择“F0”，双击或直接在项目中手工输入“F0”，这样日期列名就设置完成。此时单击【预览引入结果】，就可以在上图的“根据引入公式将引入的内容”中看到日期的引入结果。然后单击【确定】，进行下一内容的公式定义。依次对“日期、结算方式、结算号、摘要、借方金额、贷方金额”进行定义，这样，就完成了一个引入对账单的公式设定，形成了一个完整的方案。方案一经确定，就可长期使用。如果您不知道该如何定义，也可参照【公式定义示例】。【公式定义示例】的内容显示如下： 日期的定义1.假定银行对账单中有一字段F0表示日期,则可直接定义公式为F0。2.假定银行对账单中的日期由三字段组成:F0为年,F1为月,F2为日,则可定义公式为: F0 - F1 - F2。3.假定银行对账单中有一字段F0包含日期同时也包含其他信息,如F0域的值为99010899999 , 它的前6位表示日期, 则可定义公式为mid(F0, 1, 2)- mid(f0,3,2) - mid(f0,5,2)。 结算方式和结算号的定义1.当字段一一对应时可直接赋上域名；2.当银行对账单中的结算方式和结算号是放在一个字段中时(如F5代表结算方式和结算号,其值为支票-5),可类似定义公式如下： 结算方式： Left(F5,Instr(1,F5,-)-1) 结算号： Mid(F5,Instr(1,F5,-)+1,len(F5)-Instr(1,F5,-)3.为空时可定义结算方式和结算号为。 摘要的定义1.当字段一一对应时可直接赋上域名；2.为空时可定义为。 借贷方金额的定义1.当字段一一对应时可直接赋上域名；2.当银行对账单用一个字段F6同时表示借贷方金额时(正值表示借方,负值表示贷方),可类似定义公式如下： 借方金额: IIF(cdbl(F6)=0,F6,0) 贷方金额: IIF(cdbl(F6)1,3,1) 返回 3iif(3=0,F0,0) 的返回值将根据F0的值而定 F0 返回值 50 50 -50 0 0 010.Clng(Expression)把Expression转化为整数Clng(50) 返回 5011.Cdbl(Expression)把Expression转化为实数Cdbl(50.95) 返回 50.9512.Cstr(Expression)把Expression转化为字符cstr(50.95) 返回 50.9513.Cbool(Expression)把Expression转化为布尔值Cbool(true) 返回 true14.Cdate(Expression)把Expression转化为日期Cdate(1999/01/01) 返回 1999/01/0115.&连接两个字符串abcde & fg 返回 abcdefg16. 表示字符串（2）引入对账单引入方案定义完成后，单击【引入】或选择文件引入银行对账单，进入“引入银行对账单”界面。单击【打开文件】选择要引入的文件，确定后提示“文本文件的打开方式”，根据您的需要选择不同的条件再次确定。先选择【刷新计算结果】，然后就可以点击【引入】到银行对账单里去了。您还可以用【删除行】来删除列名、合计等不需要引入的行。这样，就完成了对账单的引入工作。5.2 银行存款对账在K/3主控台中，选择财务会计现金管理银行存款银行存款对账，进入该处理过程。银行存款日记账同银行存款对账单的核对均在此处理。首先进行对账设置，在银行存款对账主界面单击【对账设置】或选择编辑对账设置，进入“银行存款对账设置”界面。【对账设置】共分为自动对账设置、手工对账设置和表格设置。完成自动对账的条件设置后，我们可以根据所设定的条件进行自动对账了，在银行存款对账主界面单击【自动对账】，或选择编辑自动对账。自动对账的结果均可以在“已勾对记录列表”中查看。由于系统中的银行存款日记账与银行对账单之间还可能存在多笔与一笔对应或一笔与多笔对应等情况，而这些情况自动对账无法勾销，因此系统设置了手工对账功能。手工对账是对自动对账的补充，通过手工对账，可进一步将自动对账未核对的已达账项进行手工调整勾销，以保证对账的彻底正确。步骤描 述是否必需第一步进入手工对账后，日记账和对账单表格中列出未勾对的记录。是第二步如果选择自动查找，用鼠标单击日记账（对账单）的一条记录，此时在对账单（日记账）表格中仅列出按自动查找条件判断的与此条日记账（对账单）记录相等的记录。是第三步当对账单中只有一条条件满足的记录时，直接按下空格键或【手工对账】即可勾对它们。是第四步当对账单中有多条条件满足的记录且当前选中的又不是您想要的时，可用上下方向键把当前行移到您想要的记录上，再按下空格键勾对它们。是第五步要想实现一对多或多对多的勾对，用SHIFT键或CTRL键选中所有想要的日记账和对账单的记录，按下空格键或【手工对账】即可勾对它们。是第六步勾对完一对记录后，系统自动选中下一条日记账记录。是当银行对账单中存在调账或内部冲销记录时，比如：借贷方向相同，金额相同，一正一负或借贷方向相反，金额相同的记录等，可以单击编辑选择【对账单内部冲销】，将对账单内部的记录核销。账务中对以前的凭证进行更正的现象是比较常见的，日记账也同样会遇到这种情况，日记账内部冲销就是处理这类记录在日记账中的内部冲销业务。可以单击编辑选择【日记账内部冲销】，将日记账内部的记录核销。5.3 余额调节表对账完毕，为检查对账结果是否正确、查询对账结果，应编制银行存款余额调节表。系统提供的编制银行存款余额调节表功能就是自动完成本工作的。在K/3主控台中，选择财务会计现金管理银行存款余额调节表进入该处理过程。六、凭证管理方便用户查询在现金管理系统生成的凭证，在现金管理系统中提供会计凭证序时簿，可对现金管理系统生成的凭证进行查看、修改、审核等操作。七、期末处理为了总结会计期间（如月度和年度）资金的经营活动情况，必须定期进行结账。进入现金管理系统后，单击【期末处理】，进入期末处理模块，在该模块中单击【期末结账】进入该处理过程。会计期末结账，结出本会计期间借、贷发生额，期末余额，并将其结转到下期会计期间。单击【开始】，将自动结账。本系统同时提供反结账功能，但只有系统管理员组的成员才有权力进行此操作。【结转未达账】在此是指把本期（包括以前期间转为本期）未勾对的银行存款日记账和未勾对的银行对账单结转到下一期。注意事项 结转未达账的选项必须打上标志，否则将造成下期余额调节表不能平衡。执行期末结账后，当前会计期间的现金日记账、现金盘点单、银行存款日记账、银行对账单的数据将不能再进行修改。因此在结账之前应确保当前会计期间的所有业务已正确处理完毕。注意事项 进行反结账时，提供了是否”取消本期对以前期记录的勾对”的选择项，如果选择了该功能，则在反结账时，本期所做的对以前期记录所作的勾对全部取消。若不选，上期结转的银行存款日记账、银行对账单以及与这些纪录进行勾对的银行存款日记账、银行对账单的勾对标志将被取消。结账回本期后需要重新进行勾对。