行政公关管理制度范本

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第46页 共46页1 目的明确*公司行政公关部管理制度，充分发挥行政管理工作的综合职能和服务职能，科学地规范公关工作的程序，努力塑造“XXX”品牌。2 范围适用于*公司所属部门、子公司、地盘。3 解释本制度内各项规定及表格均由*公司行政公关部负责制订，因此，各部门、子公司、地盘办理有关事项时，必须遵守本制度和正确使用有关表格；无论以何种形式或以公司、地盘名义签署雇佣合约的员工，均应遵守本制度。4 行政公关部职责范围4.1 在主管副总经理领导下工作，认真做好写字楼日常管理及公关策划工作。4.2 负责*公司的文秘工作，包括文件制发、公文呈转、文书档案、印鉴管理、会议组织、接待及取送信函物件等事宜。4.3 负责公司的外事接待工作，包括安排食宿、陪同参观游览、机车船票预订等事宜。4.4 统一购置、分发办公用品；负责除计算机之外固定资产报批、购置、调配清点和管理；做好写字楼观赏鱼、花草、饮用水的管理，清洁卫生工作。4.5 负责电话的申请安装、接转、故障报修，电话、传真机、复印机的维修、养护及费用结算等事宜。4.6 负责公司的总务及后勤保障工作。配合并推动有关部门的日常管理。4.7 会同人力资源部负责写字楼的防火、防盗、安全保卫工作。4.8 负责公司领导办公室、各楼层会议室、员工办公区域、多功能厅的调整、使用及日常管理。4.9 负责公司食堂的管理工作。4.10 负责公司车辆调度、保养与管理，保证公司领导用车，合理安排、调度各部门对车辆的使用。4.11 负责公司品牌宣传策划工作。4.12 负责公司对内对外的宣传稿件、宣传画册的编写、印制；负责公司信纸、信封印制与管理。4.13 负责对外公关事务的联系及保持与传媒的联系。4.14 负责大型公关活动、会议及集体康乐活动的策划、筹备与组织工作。4.15 负责与物业公司*管理处的沟通与协调工作。4.16 负责股份公司档案室管理工作，推动和指导子公司档案工作。4.17 协调、指导子公司的行政管理、公关策划工作。4.18 领导交办的其他工作。5 组织架构行政公关部总经理行政公关部助理总经理行政公关部副总经理秘书档案管理秘书前台文员前台文员6 岗位职责6.1 行政公关部总经理：6.1.1 在公司主管副总经理领导下工作。6.1.2 负责行政公关部的全面工作。6.1.3 负责部门工作方针、政策的制定及决策，把好对外宣传、形象策划的尺度。6.1.4 负责召集、组织公司会议。6.1.5 负责编制行政管理费用计划，审核各部门行政费用开支。6.1.6 负责监督、指导日常文秘工作。6.1.7 负责协调档案管理工作。6.1.8 负责协调公司各部门关系，推动日常工作。6.1.9 负责公司办公用品、办公设备的订购审批。6.1.10 做好食堂管理工作。6.1.11 公司领导交办的其他工作。6.2 行政公关部副总经理：6.2.1 在行政公关部总经理领导下，负责公关宣传工作。6.2.2 负责公司对内对外宣传稿件撰写，宣传画册编写、印刷的实施和指导工作。6.2.3 负责XXX品牌形象对外宣传，公司企业形象战略的制作与推广。6.2.4 负责公司对外公共关系的联络，外事接待工作和与相关单位、部门及行业协会的联络沟通。6.2.5 协助负责联系、邀请新闻单位对公司进行采访和报道。6.2.6 负责公司品牌宣传策划工作。6.2.7 负责大型公关活动的组织工作。6.2.8 负责公司公文纸、信封、手抽等印刷品的定稿，并报部门总经理审批。6.2.9 领导交办的其他事项。6.3 行政公关部助理总经理：6.3.1 在行政公关部总经理领导下, 协助推动日常行政工作。6.3.2 负责写字楼的办公秩序及防火、防盗、安全保卫、清洁卫生工作。6.3.3 负责办公家私、办公设备、机关食堂餐饮设备等固定资产的订购、管理工作。6.3.4 负责写字楼电话系统的统一管理及节假日值班安排。6.3.5 负责公司车辆的调度及管理工作。6.3.6 负责与管理处的协调、沟通。6.3.7 负责公司大型会务的安排，协助相关策划工作。6.3.8 协助做好食堂管理工作。6.3.9 负责公司工作总结等相关文件的起草和大事记等的编写工作。6.3.10 领导交办的其他事项。6.4 档案管理员：6.4.1 负责公司档案管理制度、规范及分类大纲的拟制、修订工作。6.4.2 收集处理各部门移交的档案。6.4.3 建立和完善档案计算机管理系统。6.4.4 提供档案信息供各部门使用。6.4.5 对各部门档案工作进行业务指导。6.4.6 做好档案室日常管理工作，定期进行“八防”检查。6.4.7 推动和指导香港承建及各子公司的档案工作。6.4.8 协助部门行政总务工作。6.4.9 协助部门公关宣传工作。6.4.10 协助负责本部门规章制度的拟制、修订工作。6.4.11 领导交办的其他事项。6.5 总经理秘书：6.5.1 跟踪实施总经理日常事务的管理工作。6.5.2 掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作。6.5.3 接待总经理的来访人员。6.5.4 负责总经理签署文件的落实及催办工作。6.5.5 负责总经理文件档案的管理工作。6.5.6 负责食堂费用结算及公司员工就餐管理工作。6.5.7 协助、配合做好行政公关部其他日常工作。6.5.8 领导交办的其他事项。6.6 秘书：6.6.1 负责公司公文管理及其他日常文秘工作。6.6.2 负责公司印章的管理使用，统一办理各部门、地盘印章的刻制和登记。6.6.3 负责公司各类会议的通知和会务工作。6.6.4 负责写字楼办公用品的购置、保管与发放工作。6.6.5 负责传真件和领导电子邮件的管理、跟进工作。6.6.6 负责车船、机票的预订及费用结算。6.6.7 负责来往人员的住宿安排工作。6.6.8 负责写字楼各楼层钥匙的统一管理及配备工作。6.6.9 领导交办的其他事项。6.7 前台文员：6.7.1 写字楼维修、保养的联系。6.7.2 公司领导办公室早晨的茶水准备。6.7.3 公司信件、资料的整理、分发。6.7.4 报刊的预订及每日的及时分送。6.7.5 电话接转、接待公司到访客人并及时通知有关人员。6.7.6 公司会议室、接待室分配与使用安排、茶水准备及清洁整理。6.7.7 写字楼行政仓库及办公桌椅的统一管理。6.7.8 写字楼电话故障的报修，写字楼电话、手提电话帐单汇总及结算。6.7.9 写字楼饮用水的订购通知。6.7.10 协助花木的日常养护，保证写字楼植物及观赏鱼的鲜活。6.7.11 领导交办的其他事宜。6.8 司机：6.8.1 安全行车，并及时办理车辆保险到期的续期手续。6.8.2 车辆日常保养与清洁，做好行驶及维修记录。6.8.3 写字楼、食堂清洁用品、食物及其他物品的采购。6.8.4 各楼层饮水机的管理及饮用水采购。6.8.5 电话业务及办理。6.8.6 过港车辆续期、变更等手续的办理。6.8.7 定期去市政府取文件。6.8.8 协助、配合做好行政公关部其他日常工作。6.8.9 领导交办的其他事项。6.9 炊事员：6.9.1 保证食物原材料、辅料的采购渠道畅通、安全卫生。6.9.2 食物烹调程序卫生、科学，杜绝不熟、不干净的食物。6.9.3 保证食堂操作间及用餐场所的卫生清洁。6.9.4 保证用火、用电、用水操作安全。6.9.5 重大活动期间，保障员工、到访人员的及时用餐。6.9.6 员工用餐人数统计及日用品费用结算。6.9.7 领导交办的其他事项。7 行政管理7.1 公文管理7.1.1 收文7.1.1.1 收文办理程序包括签收、登记、分发、批办、承办、传递、催办、查办、立卷、归档、销毁。7.1.1.2 政府部门、上级公司及各子公司、部门来文，均由行政公关部收发秘书统一登记编号，经行政公关部总经理签署拟办意见后，送交相关领导、部门批阅；各子公司来文尽量要对口，有关事宜要先报股份公司相关部门，如有需要，由其报公司领导，而不能直接行文公司领导。7.1.1.3 行政公关部根据阅批范围,负责文件的送阅及催办，公司领导及各相关部门对文件应及时阅看并签字，之后应退回行政公关部，不得自行传递，以防丢失和延时误事。7.1.1.4 来文处理必须做到及时、准确、安全，必须严格执行保密原则和有关保密的规定，确保公司商业秘密的安全。7.1.1.5 各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理,或复印一份留存办理,但需将处理意见或结果标注于公文签上,并将原件退回行政公关部归档备案。7.1.1.6 传阅文件,请阅后签名并注明阅文日期,不得以圈阅代替签名。7.1.1.7 经有关人员带回的发给公司的公文及有关会议文件,应统一交行政公关部登记、收存。7.1.1.8 政府致公司领导的信件，由收件人开封并视信件情况决定处理意见后，一般交由行政公关部保存。7.1.2 发文7.1.2.1 发文程序包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁。7.1.2.2 *公司常用的公文种类：7.1.2.2.1 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。7.1.2.2.2 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。7.1.2.2.3 通知：适用于批转下级单位的公文，转发不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工的职务任免和聘用；召开各种会议。7.1.2.2.4 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。7.1.2.2.5 报告：适用于向上级机构（董事会、股东大会）汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机构的询问，不得夹带请示事项。7.1.2.2.6 请示：适用于向上级机构请求指示、批准，要求一文一事。7.1.2.2.7 批复：适用于答复下级单位请示事项。7.1.2.2.8 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题。7.1.2.2.9 会议纪要：适用于记载和传达会议情况的议定事项。7.1.2.3 *公司公文格式及字体规则:7.1.2.3.1 文号: 四号 仿宋GB2312 左齐7.1.2.3.2 标题：三号 黑体 居中7.1.2.3.3 正文：小三号 仿宋GB2312 7.1.2.3.4 每行28-30字,每页28-30行。视正文内容多少, 行间距定义为最小值或单(双)倍行距, 并通过调整字间距, 尽量避免“此页无正文”和段落最后一个字另起一行，以保证页面充实、完整、美观。7.1.2.3.5 正文中的结构层次序数为，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。7.1.2.3.6 除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。7.1.2.3.7 附件：正文之后, 成文时间之前，注明顺序和名称。7.1.2.3.8 成文时间：四号 仿宋GB2312 右齐 以领导签发日期为准。7.1.2.3.9 印章：除会议纪要外, 应加盖印章(需“骑年压月”)。7.1.2.3.10 抄报、抄送：四号 仿宋GB2312 与正文齐。7.1.2.4 公文用纸统一采用国际标准A4型(长297mm 、宽210mm)，左侧装订。以“*公司”或其它公司名义发文，要分别采用相应的公司信笺，并加盖相应印章，不得混用。7.1.2.5 凡以*公司名义发文，文稿由各相关部门使用统一的拟稿纸草拟并签名，部门负责人核签，然后交行政公关部复核(如与其他部门有业务联系,还应进行会签)，行政公关部负责确定发文范围、印发份数和缓急程度后，呈*公司总经理(或授权副总经理)签发。7.1.2.6 经总经理(或授权副总经理)签发的文件底稿退回行政公关部进行登记、编号、打印和发送。7.1.2.7 草拟、修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔，不得在文章装订线以外书写。7.1.2.8 以*公司名义发文，其发文号为：XXX(部门)字(年份)第(序号)号，如下：*公司行政公关部：XXX行字（年份）第（）号*公司人力资源部：XXX人字（年份）第（）号*公司财务资金部：XXX财字（年份）第（）号*公司投资发展部：XXX投字（年份）第（）号*公司发展管理部：XXX发字（年份）第（）号*公司营销策划中心：XXX营字（年份）第（）号*公司规划设计中心：XXX规字（年份）第（）号7.1.2.9 XXX各部门可自行发文，亦可在公司文号后面加综字，如：“XXX行综字”等，但不允许占用公司文号。7.1.2.10 *公司控股的各子公司：XXX。上行文抄报：董事会、股东大会、XXX公司领导上行文抄送：*公司所属各部门、各子公司。上行文只呈报公司领导传阅，勿抄送公司领导个人，另外，抄送与文件内容相关的部门。 下行文主送：*公司所属各部门、各子公司。下行文抄报：*公司领导。7.1.2.11 上市系公司、非上市系公司需根据权限逐级行文。7.1.2.12 公司发文，不得抄报领导个人或部门，也不得抄送领导个人。需公司领导及各部门周知的，由行政公关部负责传阅。7.1.2.13 属于部门或子公司职权范围的事项，应当由部门或子公司自行发文，不受公司公文格式限制，且只需报送公司分管领导和有关部门，避免滥送。7.1.2.14 严肃公司行文制度，要注重效用，做到少而精。7.2 制度管理7.2.1 公司各部门应制定本部门管理制度，各部门管理制度由人力资源部审查批准，行政公关部发文执行，格式参照行政公关部管理制度，其中：7.2.2 管理制度包括封面、索引、正文、附表四个部分，格式参照行政公关部管理制度，其中：7.2.3 封面：“*公司”为小二号，黑体（加粗），居中；“XXXX部管理制度”为一号，黑体（加粗），居中；成文年月为三号，黑体（加粗），居中；下划线，居中。7.2.4 索引：“索引”为二号，宋体；索引内容为宋体，五号。7.2.5 正文：正文包括目的、范围、解释、部门职责范围、组织架构表、员工职责描述、部门业务描述等七个部分；正文字体为宋体，小四，段落为1.5倍行距；正文中的结构层次序数为，第一层为“1”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“1.1.1.1”，第五层为“1.1.1.1.1”，各层次首行要缩进。7.2.6 附表：附表流水号采用M（Management）+年度+序号的格式，如：M02-01；附表标题为黑体，三号，居中；附表内容为宋体，四号；一张表单为一页。7.2.7 页眉：注明“XXXX部管理制度”，宋体五号，居中；右边注明“版本：VerX.X”，宋体五号。7.3 印章管理7.3.1 行政公关部负责*公司行政公关部印章的使用管理。7.3.2 行政公关部负责*公司公章、财务专用章、合同章及各部门章的刻制、更换及日常使用管理工作。7.3.3 *公司的印章需由公司总经理、副总经理签署，方可使用。一般性事务，授权行政公关部总经理签署。7.3.4 凡公司领导已签署的文件、合约，如需用印，视同领导同意，可直接与行政公关部联系办理。7.3.5 遇特殊情况，需在空白纸上加盖公司印章时，必须经*公司领导批准，登记签收。如未使用，须退回行政公关部。7.3.6 非签约等特殊情况，不得携带公司印章外出。必须携带公司印章外出时，要经公司领导同意，并由经办人在行政公关部办理借用手续，按时归还。公司印章外借时间，责任由借用人承担。7.3.7 行政公关部负责填写印章使用登记表，包括时间、用途、份数、批准人、承办人。7.3.8 凡授权有关部门管理使用的印章要严格用印制度,认真履行登记签字手续,不得擅自扩大使用范围；印章须有专人保管,不得随意转交他人。7.4 会议室管理7.4.1 写字楼大、小会议室由前台文员负责管理，董事会议室、贵宾接待厅由行政公关部秘书负责管理。原则上，除重要会议或外事活动外，一般不安排使用董事会议室及贵宾接待厅。7.4.2 各部门使用会议室召开会议，应填写“会议室使用申请表”（见附表M02-01），预先将会议时间、人数、内容、参加人员通知行政公关部，由行政公关部统筹安排会议室的使用。7.4.3 会议室投影仪、电视及音响设备的使用，需由使用部门事先向行政公关部提出申请，经批准后，由行政公关部委派专人负责操作，其他人员不得擅自动用。7.4.4 会议前，会议室管理人员负责会议室灯光、茶水的准备；会议结束后，应及时做好清洁、整理工作。7.4.5 提醒会议室使用人员着装整洁、勿大声喧哗、严禁吸烟。7.5 办公用品管理7.5.1 公司写字楼办公用品由行政公关部统一购买。各部门须指定专人负责报领；急需且行政公关部没有库存的文具用品，由部门购买后，需经行政公关部负责人签字，方可到财务部报销。7.5.2 领用文具，需填写“领取文具申请表”（见附表M02-02），并由领用部门负责人签字认可。7.5.3 各部门每月30日前，将所需办公用品数量汇总至行政公关部收发秘书处，由其负责准备。7.5.4 每月5日、20日为办公文具领用日，其他时间不再零星发放办公用品。7.5.5 凡100元以上较贵重文具，由行政公关部负责人审批后，方可购买。7.5.6 计算器、胶纸座、订书机等不易耗损用品，一次配齐后，原则上不重复发放。如丢失，需由部门负责人签批；如破损，需以旧换新。注意节约开支，不得铺张浪费。7.5.7 公司信笺、信封的印制，需严格统一字体、颜色和规格，以保持公司对外的企业文化形象。7.5.8 各部门对领用的印有公司字头的信封和信笺要严加管理，防止其他人员利用公司信封、信笺做有损公司利益的活动。7.6 电话、传真机管理7.6.1 行政公关部委派专人负责管理和操作15楼电话总机、各部门传真机，并做好日常养护及维修联系工作。7.6.2 公司写字楼电话一般不开通国内、国际长途。因业务需要开通国内、国际长途电话，必须严格履行申请、审批手续。使用人必须提出申请，填写“开通国际、国内长途电话申请表”（见附表M02-03），部门负责人批准，经行政公关部总经理确认后，方可由前台文员负责开通。7.6.3 凡未按公司规定擅自开通国内、国际长途的，一经查实，所发生的费用及法律责任一概由当事人负责。7.6.4 因公使用长途电话，提倡用17909IP拨号，并尽量缩短通话时间，可以用电子邮件、传真办理的业务，尽量不使用电话。7.6.5 任何员工均不得使用传真机拨打长途电话和本市电话。7.6.6 建立传真件发送登记、审批制度。凡发出、收到的传真件，必须进行登记。7.6.7 不得使用传真机办理私人事项，与工作内容无关的私人电话费用，由个人支付。7.6.8 行政公关部负责不定期对电话、传真机的使用情况进行检查。7.7 车辆管理7.7.1 公司车辆主要是保证公司领导及重要宾客接待、员工出差接送以及其它重要活动等。7.7.2 公司车辆由行政公关部统一调度。如遇特殊情况,公司领导直接向司机要车,司机应及时报告行政公关部领导，以便及时掌握车辆调度和使用情况。其他人员一般不得随意调动公司车辆(含工作时间以外)。7.7.3 各部门用车须填写“车辆使用申请表”（见附表M02-04），行政公关部按所要求的人数、时间、地点派出适合的车辆。7.7.4 申请用车到*市以外地区，一般须5人以上方予派车。7.7.5 遇公司领导和接待工作繁忙，行政公关部安排车辆有困难时，有权调动子公司或其他下属公司车辆，下级单位应服从大局，予以工作上的支持。7.7.6 各子公司如购买车辆，须事先申报，征得总部相关部门同意并报股份公司领导批准后方可进行。7.7.7 司机要按要求时间、地点出车，一般应提前5分钟到达出车地点，如系接听电话指令，应重复一遍时间、地点，以免失误。7.7.8 司机行车应遵守交通规则，注意礼貌行车，要为公司领导及重要宾客打开车门。7.7.9 保持车辆清洁，定期保养维修。7.7.10 手提电话要保持电源充足，随时接收，不得随意关机。7.7.11 原则上任何人士不得将公司车辆开回家泊车过夜，未经允许，擅自将公司车辆开回家过夜者，不但要受到批评，一旦发生车辆问题，责任将由当事人负责。7.8 写字楼管理7.8.1 写字楼工作员工应遵守劳动纪律，文明办公。7.8.2 公司员工上班时间，必须佩带工作证，男仕必须着西装或衬衣扎领带，仪容整洁；女仕须着装整洁、大方得体，周六可着便装。7.8.3 行政公关部前台文员每日应提前2030分钟到达工作岗位，做好报纸、信件的分发工作，并将各领导的水杯清洗干净，将开水瓶注满开水。7.8.4 接待客人，热情有礼；商谈业务，耐心诚恳。写字楼内严禁大声喧哗，聚众谈笑。接听电话，使用礼貌、低声的语言。7.8.5 无特殊急需请示、报告事项，不得打扰公司领导接待客人。凡需到公司领导、部门领导办公室时，必须敲门通报，得到允许后方可入内。7.8.6 不就随便打断他人谈话，不准随便翻动他人桌上的文件、物品。7.8.7 办公场所要保持桌椅整齐，文件物品要摆放整齐，不得乱堆乱放，做好个人桌面的清洁卫生工作。7.8.8 领导布置任务或与之交谈时，应立即起身回应，接听电话应态度和蔼、语言简约。7.8.9 禁止在写字楼用餐、吃零食、吸烟，不得乱扔纸屑或污染地毯。7.8.10 上班时间，公司员工内部上下楼层联系工作，一律不准使用电梯，请走消防梯。7.8.11 未经行政公关部许可，不得任意增加电器和大型办公设备；也不得擅自移动办公家私、办公设备及绿化花草。7.8.12 写字楼各层大门及消防门钥匙，未经许可不得私自配制。认真做好防火、防盗、防破坏工作，发现问题及时解决或报告。7.8.13 节假日前，需进行安全保卫工作大检查，落实值班人员，检查水、电、门、窗、气开关是否关闭及保密文件的安全存放。7.8.14 各子公司购置或租赁写字楼，必须事先申报，征得总部相关部门同意并报股份公司领导批准后方可进行。7.9 食堂管理7.9.1 *公司总部食堂服务宗旨为:以人为本,为员工服务、为生产服务。7.9.2 服务意识超前，服务态度和蔼，服务范围周到。7.9.3 保证每日三餐的正常服务及按领导要求的节假日服务。对因工作、加班来迟的员工随时提供服务，保证供应。7.9.4 外单位人员到食堂用餐，需报部门领导批准，并在公司内网填写用餐申请表，报行政公关部领导批准。7.9.5 努力提高烹饪技术，虚心接受广大员工评议，接受员工点菜意见，不断改进工作，提高服务质量。7.9.6 每月定一次食谱，经常改变主、副食花样，做到科学调配，使就餐者吃饱、吃好、吃得满意。7.9.7 成立伙食委员会，每二个月召开一次会议，以征求关于饭菜质量、成本核算等群众意见。7.9.8 严把饮食卫生关，做到无变质原料及饭菜，副食新鲜、洁净，谨防食物中毒。7.9.9 食品加工过程中使用的刀板、食物盛装的器皿及储物冰箱等，须严格执行生熟分开的卫生原则。7.9.10 各类炊具、碗筷、抹布等，做到洗刷干净、消毒及时、摆放整齐，严防变质变味和杂乱无章。7.9.11 操作台、就餐桌椅、清洗池、地面及墙壁需保证无油污，垃圾应及时清倒。7.9.12 储存室物品应整理有序，并定期进行消杀，杜绝蚊蝇、蟑螂滋生，预防传染病的发生。7.9.13 食堂工作人员应勤洗手、勤剪指甲、勤洗澡、勤理发，并定期进行体检。工作时间，须穿工作服并保持清洁。7.10 住宿管理7.10.1 外单位人员到*公司*市各部门出差，如需安排住宿，由行政公关部负责安排。7.10.2 部门为外单位人员申请住宿，需报部门领导批准，将住宿时间、住宿人姓名及性别、住宿人数、费用是否自理等情况报行政公关部，由行政公关部领导审批。8 公关管理8.1 新闻发布管理规定8.1.1 新闻稿件的处理8.1.1.1 公司所有对外发出的新闻稿件，必须经过公司行政公关部的审核，重要稿件需经地产领导或公司领导批准。8.1.1.2 行政公关部和有关部门协商确定新闻发放对象，并登记备案有关资料，以确保宣传内容的准确无误。8.1.2 新闻发布的主要方式8.1.2.1 发布新闻稿一般采用传真、电邮或邮寄的方式发出新闻稿，必要时安排专人发送，也可在新闻发布会等活动中直接派发，新闻稿的发放要确保及时、准确，避免遗漏、延误。8.1.2.2 记者采访8.1.2.2.1 接受和邀请记者采访，均必须事先报公司行政公关部，经公司领导批准后，具体采访事宜由行政公关部安排。8.1.2.2.2 行政公关部负责与新闻传媒和记者保持联络，并依据有关新闻传媒采访的目的、内容拟订采访题纲，由公司有关部门准备采访所需的资料。8.1.2.2.3 未经行政公关部安排，有关公司业务不得接受任何记者以任何形式进行的采访，各部门、地盘、子公司应阻止擅自闯入者进行采访。8.1.2.3 记者招待会8.1.2.3.1 记者招待会的举办，事先由有关业务部门提出申请，报公司领导批准，行政公关部审定并予以安排执行。8.1.2.3.2 记者招待会的具体事务由行政公关部会同有关业务部门负责办理。8.1.2.3.3 记者招待会由公司最高领导主持或由公司最高领导委托人代行主持。8.1.2.3.4 记者招待会主持人发言材料及回答记者提问的有关资料，事先由有关部门准备，经行政公关部报公司领导审阅，重要内容需经地产公司批准。记者招待会上所回答问题，应与主持人发言基调保持一致，避免出现矛盾。8.1.3 新闻发布应注意的问题8.1.3.1 坚持客观和真实原则，既对公司负责，也对社会负责。8.1.3.2 要求公司员工保密的资料，公司员工要严格保密，公司已对外发布的新闻，要注意与公司保持一致，不得任意更改或增加内容。8.1.3.3 遵守新闻发言人制度，严守公司纪律。8.1.3.4 新闻发布要严格按公司对外宣传制度进行操作。8.2 信息收集与交流8.2.1 信息收集为加强公司信息交流工作，提高对外宣传水平，各部门、地盘及下属公司必须及时将本单位发生的重要活动情况知会公司，主要内容包括：项目签定；开工、奠基、封顶、竣工仪式；楼盘推出；工程进展；对外交往；联谊活动；文化娱乐及其相关数据及资料。8.2.2 信息交流行政公关部根据公司内部的信息交流和资料积累，每月编发一期工作简报发至公司所属各单位；负责编辑每年一期的公司大事记，负责、XXX杂志的组稿，并负责公司宣传册的编辑工作。8.3 执行企业形象设计手册8.3.1 深入贯彻落实企业文化建设纲要，全面提升XXX整体形象。8.3.2 XXX企业文化建设纲要提供了地产公司系统视觉识别的各种规范，包括公司标志、标准色、标准中英文字、辅助图形等基础图形和办公用品、公关用品、交通运输工具、施工工地形象规范等应用系统，并对各项内容的规格尺寸或比例及制作要求作出了图示和规定。8.3.3 全体员工应维护公司形象的统一和完整，严格遵照手册的 规范进行日常的有关工作。8.4 音像资料系统建立与管理8.4.1 公司经常需要以相片或录象形式记录工程建设、地产楼盘、企业文化以及其他重大事件，公司的拍照及录像事宜均由行政公关部统一办理。8.4.2 一般工程照片由地盘自行拍摄后交行政公关部留存。8.4.3 拍照、录像批准8.4.3.1 各部门如需使用相机，应提前知会行政公关部，并说明拍摄地点、用途，在拍摄后底片及代表作品留存。8.4.3.2 各部门如需使用公司照片、底片、录像带，必须登记签收，用后及时归还。8.4.3.3 外界拍摄公司楼盘，必须经过公司批准；向外界聘请专业摄影师或录像师，需通过行政公关部统筹办理。8.5 大型活动组织管理8.5.1 一般例行每年举办之节庆活动，经公司总经理或公司总经理办公会同意后，由行政公关部统筹，其他相关部门协助实施。8.5.2 其他大型活动，如研讨会、记者招待会、展览会、开盘仪式、康乐活动等，须由提议主办部门提交详细策划书和活动书，经行政公关部审核后，交公司领导审批后予以执行。8.5.3 由各业务部门提议的大型活动，一般以提议部门为主办单位，行政公关部协助办理。8.5.4 活动结束后，主办部门须向行政公关部提交活动详细资料（包括策划书、研讨资料、散发资料、会议总结等），供公司保存。8.6 制作宣传印刷品的管理8.6.1 因业务需要制作印刷品时，需知会行政公关部，并报主管领导审批。申请报告包括印刷品名称、用途、印刷数量、费用预算、开始日期、预计完成日期等。8.6.2 印刷品的设计、图片文字、翻译须与地产公司企业形象设计手册有关内容保持一致。8.6.3 申请印刷品的业务部门负责对印刷品内容包括文字、数字、图片资料的审核，并保证准确无误。8.6.4 设计及文字稿应由专人负责，并跟踪校对，确认分色及文字无错误后最后定稿，经其业务部门领导及行政公关部领导签字确认后，方可正式交由公司指定的印刷厂。8.6.5 有关部门人员应仔细检查印刷品，确认无误后，安排正式分发。如发现有质量差的印刷品，应留存与印刷厂交涉。8.6.6 印刷厂的选择，行政公关部和有关业务部门共同邀请三间或三间以上印刷厂提供报价，根据其报价和能力择优确定。8.6.7 成立印刷品制作专责小组，由行政公关部和具体单位共同组成。设组长和具体工作人员若干。组长提供较详细的工作计划，明确各组员的分工。确保印刷品按时按质完成。8.6.8 有关印刷品的表格见附表M02-05、附表M02-06、附表M02-07、附表M02-08、附表M02-09。8.7 突发事件应急处理8.7.1公司成立突发事件应急工作小组，应急工作小组组长由公司主要领导担任，应急工作小组办公室设在行政公关部。8.7.2应急工作小组主要职责： 8.7.2.1负责公司突发事件的监测与预警工作； 8.7.2.2负责公司突发事件信息的分析与通报工作； 8.7.2.3及时向集团公司报告重大突发事件； 8.7.2.4负责公司重大突发事件的处理工作； 8.7.2.5负责对子公司应急工作小组的指导工作； 8.7.2.6负责应急预案的建立、启动及修订工作。8.7.3重大突发事件范围： 8.7.3.1当企业员工的人身安全和企业的财产安全面临严重威胁时； 8.7.3.2当企业的正常经营秩序及办公秩序受到严重干扰时； 8.7.3.3当企业的声誉和企业的品牌形象受到影响或侵害时； 8.7.3.4当项目建设过程中出现严重质量、安全事故时； 8.7.3.5当生产、生活及办公设施、设备发生重大意外时； 8.7.3.6其他可能对企业造成负面影响或危机的事件。8.7.4突发事件处理程序：8.7.4.1各部门、地盘、子公司要认真及时发现处理各种潜在的危机，如若发生突发事件，要及时处理并在第一时间向公司突发事件应急工作小组汇报，报告内容见附表M04-10。8.7.4.2对于重大突发事件，由公司应急工作小组制订应变策略和措施，并组织实施，力求将可能造成的负面影响降至最低。8.7.4.3应急工作小组制订的应变策略和措施在实施前，要征求公司内、外法律顾问的意见，以求得到法律上的支持和保障。8.7.4.4公司要确定重大突发事件新闻发言人及发言范围和发言重点，除发言人外，其他任何人不得随意发表有关言论。新闻发言人应准确地向社会及公众传达有关信息，同时保持前后一致，态度鲜明。8.7.4.5对于发生重大突发事件不及时上报或避重就轻、隐瞒不报者，一经发现将予通报批评并追究相关责任人的责任。9 档案管理9.1 总则股份公司及各子公司应重视档案工作，建立健全档案管理机构，配备档案工作人员，实行单位档案集中统一管理，充分发挥档案在企业的科技进步、施工生产、经营管理等各项活动中的作用。9.2 主题内容与适用范围本标准规定了档案管理职能、案卷接收管理办法、档案的整理、检查、保密、借阅与复制、统计、利用、销毁、管理及奖罚，考核与检查等内容。本标准适用于*公司及其子公司的档案管理。9.3 制定标准依据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、机关档案工作业务建设规范。9.4 管理职能9.4.1 业务主管机构本单位的档案由单位档案室集中统一管理。9.4.2 职责分工9.4.2.1 档案室职责9.4.2.1.1贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全本单位档案规章制度，制定档案工作发展规划。9.4.2.1.2负责统一管理本单位的档案，并按规定向有关档案部门移交。9.4.2.1.3对所属单位的档案工作进行监督和指导。9.4.2.1.4对本单位文书部门和业务部门文件材料的形成、积累、整理、归档工作进行监督、指导。 9.4.2.2部门兼职档案人员职责 各部门应确定一名兼职档案人员，安装档案室规定的档案管理系统，负责本部门档案的收集、整理、录入、归档及向档案室移交档案等工作。9.5 管理内容与要求9.5.1 案卷接收管理办法9.5.1.1 案卷入库时，应由组卷部门填写移交清册（见附表M02-11，附表M02-12，附表M02-13），一式两份，其中一份由组卷部门保存，另一份随同档案移交档案室保管。档案人员检查和办理签收手续，归档案卷应符合公司档案管理制度的有关要求，否则档案人员有权拒绝接收。9.5.1.2 归档的案卷应编制卷盒（卷皮）封面、卷内目录、案卷脊背及卷内备考表，卷内文件应按要求编写件号或页号。9.5.1.3 卷内文件要排列有序，案卷页数要与卷内目录相符。9.5.1.4 卷内文件材料要齐全、完整，线条、字迹清楚，纸质、字迹材料应优良，签署完备。9.5.1.5 档案人员对接收来的案卷要进行分类、登记、编目、统计和必要的加工整理。9.5.2 档案管理9.5.2.1 股份公司和子公司各级单位在其工作活动中形成的各种门类和不同载体的档案分别为一个全宗。9.5.2.2 临时或派出机构不建立单独全宗，其档案应纳入其主管档案部门全宗，集中统一管理。9.5.2.3 档案应根据其内容，按照*公司档案分类方案进行分类。9.5.2.4 库房内档案以全宗为单位进行排列，在全宗内按*公司档案分类方案进行排列。9.5.2.5 案卷在排列顺序确定后，要编制案卷号，以固定案卷位置。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。9.5.2.6 案卷目录（见附表M02-12），应区别不同保管期限，分别在同一保管期限内按年度顺序分别编制。案卷目录要前后一致各成序列，并按*公司档案分类代码给定代号。9.5.2.7 全宗号、分类号、案卷号编定后均应填入案卷封皮和案卷目录的有关栏目内。“全宗号”由股份公司档案室统一给定后填写。9.5.2.8 各子公司档案部门要配置电脑，接受股份公司档案业务指导和培训，采用股份公司档案室规定的档案管理系统管理档案。9.5.3 档案检查9.5.3.1 库存的档案要定期检查清点，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。9.5.3.2 库藏档案因移交、销毁等注销帐卡时，要查明情况，注明原因。9.5.4 档案库房设备要求9.5.4.1 保存档案必须有专门的库房。9.5.4.2 库房内保持清洁、通风，应有防盗、防火、防尘、防虫、防潮、防高温、防鼠、防有害气体等设施。9.5.4.3 档案部门应根据工作需要，按国家规定配备温湿度计、复印机、去湿机、空调等。9.5.5 档案保密。9.5.5.1 档案人员必须严格执行保密制度，遵守保密守则。9.5.5.2 对于绝密或涉及重大机密的文件材料要单独组卷，单独存放。9.5.5.3 档案库房系机要重地，借阅档案的人员不得进入库房，查阅档案人员在档案阅览室查阅，不得翻阅与查阅档案材料内容无关的其他文件材料。9.5.6 档案借阅与复制。9.5.6.1 档案资料的借阅，必须经档案室负责人批准，未经许可，不得复制或外传。9.5.6.2 借阅图书、档案，请自觉爱护，并严防重要资料失密。9.5.6.3 任何部门或个人借阅图书档案，不得以任何理由擅自拆散、剪贴、涂改、圈划、增删、抽取、翻印或损坏。违者，除予以必要经济赔偿外，将视情节轻重，给以相应处分。9.5.6.4 从档案室借用档案资料需要办理手续，填写档案借阅登记表、档案借阅申请表（见附表M02-14、附表M02-15），详细注明借阅档案资料名称、数量等，借阅档案完毕，需填写档案利用效果登记表（见附表M02-16）。9.5.6.5 档案室保存的档案原件，原则上概不外借。使用者确需查阅，经过相关程序审批，可在档案室阅览、摘录所需的内容。9.5.6.6 外借档案资料须按时归还，不得无故长期使用，特殊情况经行政公关部领导批准后，可以延长一周，但最多不超过三周。9.5.6.7 档案归还时，由档案管理人员当面核查后，在借阅表上及时注销。9.5.6.8 股份公司领导需要调阅图书档案资料，由经办人开列目录，交行政公关部领导审核后，转送有关领导查阅，并负责按期归还。9.5.6.9 查阅绝密、机密、秘密的档案资料，除需经部门领导批准和行政公关部审核外，尚需报请公司领导审批，否则无权要求查阅。9.5.6.10 绝密、机密、秘密的档案资料不得私自复印或翻录。9.5.6.11 查阅非机密性图书档案资料（含开放档案），需由申请人报部门领导批准，经行政公关部领导审核后，方可在档案室查阅与复印。9.5.6.12 查阅财务、人事等特殊档案，除需经申请人所在部门领导批准外，还需经档案所属部门领导批准，方可查阅。9.5.6.13 摘抄或复印财务、人事等特殊档案，需填写档案摘录复印申请表，报档案所属部门领导批准，由档案室人员陪同摘抄或复印。9.5.6.14 下属公司、外单位因工作关系，需查阅相关图书档案资料时，须持有单位介绍信，并经行政公关部领导批准后，方可进入档案室查阅。9.5.6.15 档案使用单位或使用人，对档案资料进行摘录后，如需证明其可信程度，必须经档案室工作人员校核后，方可签章生效。9.5.7 档案统计9.5.7.1 建立健全档案的卷内目录、案卷目录、分类登记簿、总登记簿、借阅登记簿、利用效果登记簿。9.5.7.2 确定专人负责统计工作，按时向上级主管部门报送统计报表。9.5.7.3 认真细致地做好档案机构、人数、库房、设备和档案收进数、移交数、库存数、利用情况统计，保证统计数字真实、准确、及时。9.5.8 档案开发利用9.5.8.1 档案人员要熟悉库藏档案的情况，积极主动地为各项工作提供服务。9.5.8.2 档案部门要编制并交流档案目录，根据利用工作需要编制档案著录卡片或专题文件目录(卡片)等。著录标准按国家标准3792.5-85档案著录规则执行。9.5.8.3 对档案进行加工，组织汇编专题资料。9.5.8.4 档案利用者，在利用工作结束后，必须如实填写档案利用效果登记表，并及时交档案部门存查。9.5.9 档案鉴定9.5.9.1 制定本单位的档案保管期限表，准确地判定档案的存毁。9.5.9.2 要建立由领导、专业技术人员和档案人员组成的鉴定小组，定期对档案进行鉴定。9.5.9.3 每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。9.5.10 档案销毁9.5.10.1 经过鉴定，凡是无需继续保存的档案都必须编制档案销毁清册和撰写销毁档案内容的分析报告。9.5.10.2 要销毁的档案，必须填写档案销毁登记表（见附表M02-17、附表M02-18），经过单位领导人审核，批准后方可销毁。9.5.10.3 销毁档案注意保密，要指定2名监销人，监销人要对所要销毁的档案进行清点核对，监销后，并在销毁清册注明“已销毁”字样和销毁日期，签名盖章以示负责，销毁清册、报告、批准文件一并归档，长期保存。9.5.10.4 公司所存档案资料的销毁，原则上定为五年一次。9.5.10.5 地盘在工程结束时，填写销毁资料清单，由单位领导组织核查后，将无用资料加以销毁。9.6 奖罚9.6.1 严格执行档案法实施办法中规定的奖惩条款。9.6.2 对档案工作有下列事迹之一的人员，单位应当给予奖励。9.6.2.1 对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；9.6.2.2 对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；9.6.2.3 将重要或者珍贵档案捐赠给国家的；9.6.2.4 同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。9.6.3 对档案工作有下列行为之一的人员，根据情节轻重，单位要给予行政处分，造成损失的，可以根据档案的价值和数量，责令赔偿损失。9.6.3.1 损毁、丢失或者擅自销毁单位保管的公司所有档案的；9.6.3.2 将本职工作中形成的应当归档的文件材料据为己有，拒绝向档案机构或档案工作人员移交的；9.6.3.3 擅自提供、抄录、公布属于公司所有的档案以及应当保密的档案的；9.6.3.4 涂改、伪造档案的；9.6.3.5 单位工作人员玩忽职守，造成档案损失的。9.7 考核与检查9.7.1 由档案部门负责检查与考核，各单位的档案部门每半年对本单位的档案管理检查考核一次，股份公司档案室对所属单位的档案管理一年检查考核一次。9.7.2 档案管理考核内容。根据各单位实际情况，按国家级和省级标准进行检查与考核。 M04-01*公司会议室使用申请表部 门 ： 年 月 日会议名称使用时间所申请会议室人 数是否准备茶水申 请 人行政公关部领导审批 M04-02*公司领取文具申请表部 门： 年 月 日序 号名 称数 量行政公关部领导： 部门领导： 申请人 ： M04-03*公司开通国际、国内长途电话申请表部 门： 年 月 日申请事由国内业务范围国际业务范围申请人电话行政公关部领导： 部门领导： 申请人 ： M04-04*公司车辆使用申请表部 门 ： 年 月 日用车时间 日 时 分 至 日 时 分起止路程事 由乘 车 人部门领导批准行政公关部批准 M04-05*公司印刷品管理程序制作印刷品申请印刷品的发放印刷及监督定稿之分色稿及文字稿送行政公关部及地产公司主管领导审批文字稿及设计的核校对选择印刷公司行政公关部总经理及地产公司领导审定印刷品的内容撰写及设计成立专责小组行政公关部提出初步意见公司主管领导审批 M04-06*公司印刷品专责小组名单印刷品专责小组名单印刷品名称： 印刷品出版期限： 专责小组组长： 分工： 专责小组副组长： 分工： 专责小组成员： 分工： 专责小组成员： 分工： 专责小组成员： 分工： M04-07*公司印刷品校对单印刷品名称： 印刷品出版期限： 误正页码：校对人： 校对日期： M04-08*公司印刷品清样送审单印刷品名称： 印刷公司： 设计公司： 专责小组负责人签字： 行政公关部总经理签字： M04-09*公司印刷品制作申请单印刷品名称： 具体用途： 费用预算： 印刷数量： 开始日期： 完成日期：