内部控制手册-171原材料管理

17.1 原材料管理1.1 概述规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关涉及公司在原材料的收存、管理、盘点和处理的管理制度，旨在加强原材料的收货流程，保证原材料的规范管理，确认原材料的盘点准确。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度材料库管理规定仓储管理程序仓储作业指导书原材料仓作业指导书化学品作业指导书废弃物清理作业指导书培训程序环境危险因素识别、评估管理程序物料计划作业指导书存货监控与处置程序。1.4 职责分工物流部：负责原材料的验收，对原材料进行编号管理；办理原材料入库，更新库存状态；对原材料规范管理，日常和年末盘点，对盘盈盘亏进行分析；办理原材料的出库手续，确保原材料的领用经过适当审批。授权审批人员：负责原材料报废、盘盈盘亏分析报告、原材料库存方案等的审批。质量部：负责原材料验货后的质量检验。财务部：负责原材料盘点的监盘，盘盈亏分析后的调账。采购部：负责联系供应商进、换货。1.5 流程图1.6 控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别117.1-CT1确保收到的原材料符合采购订单要求经营效率目标217.1-CT2确保原材料妥善保管资产保全目标317.1-CT3确保原材料相关账务处理准确财务信息真实性目标417.1-CT4确保呆滞物料及时处理经营效率目标517.1-CT5确保原材料领料经过适当授权资产保全目标617.1-CT6确保原材料数量满足生产需求经营效率目标1.7 控制矩阵风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1234517.1-R1原材料收货未经适当验收，导致原材料数量、质量、技术规格出现潜在问题，影响原材料管理17.1-CT117.1-CA1库管员验收原材料应确定供应商提供的送货单、实物、ERP系统三者的PO号、型号、数量、环保等信息一致，且外包装有出厂标识无明显破损痕迹方可收货，若外包装有破损痕迹应在司机的承运单上注明“外包装破损”字样保管/验收预防型仓储作业指导书；仓储管理程序供应商送货单17.1-R2原材料仓库无原材料编号及数量卡片，未对原材料进行编号集中管理，导致原材料管理混乱17.1-CT217.1-CA2材料入库后，设备员填写物料明细卡，对于备品，在货物明细卡上加盖备品章预防型仓储作业指导书物料明细卡17.1-R3原材料入库后财务未及时入账，导致财务账记录不完整，账实不符17.1-CT317.1-CA3原材料入库后，原材料管理部门应及时进行系统登记，系统通知财务资产部进行账务处理，财务人员应获取并核对原材料清单后进行财务入账生成相应的会计凭证经办/记账预防型原材料仓作业指导书收料单原材料17.1-R4未及时建立实物台账、台账要素不规范，导致原材料记录信息失真17.1-CT217.1-CA4仓库员根据入库验收人员出具的入库单输入系统，建立原材料库存电子台账，并每日由仓库主管复核，台账应包括送货人姓名、供应商名称、物品名称、数量、规格、出入库时间、质检员等信息预防型仓储作业指导书入库申请单；原材料电子台账17.1-R5同一人员办理原材料日常管理业务的全过程，包括原材料的出入库登记、台账记录、安全检查、定期盘点等工作，造成内部舞弊17.1-CT217.1-CA5原材料岗位职责中应规定应明确存货的出入库登记、台账记录、安全检查、定期盘点等环节的人员职责分工、岗位责任记账/保管/盘点预防型仓储管理程序原材料岗位职责17.1-R6未对原材料进行分类存放，导致易燃易爆品与其他存货混合存放，造成存货安全隐患17.1-CT217.1-CA6所有物资均需按各品目类型整齐、合理地排放，并用标签注明存货名称、规格和数量。易燃易爆品种单独设库，并进行隔离预防型化学品作业指导书；原材料仓作业指导书原材料标签17.1-R7原材料摆放杂乱，低值品与高值品混合摆放，造成存原材料安全隐患17.1-CT217.1-CA7原材料的摆放遵循同类物料集中存放，同类易混物料隔开存放，同种物料按先进先出存放的原则，原材料在储存库期间按“6S”要求进行管理，一旦发现原材料状态不明确应立即送检，由IQC确定质量状态预防型原材料仓作业指导书原材料送检清单17.1-R8材料库管理规定中缺少对于呆滞、过期材料和报废原料的管理措施，导致过期材料处理不及时，报废成品大量积压，造成空间资源的浪费，占用资金导致资产损失17.1-CT417.1-CA8报废的材料经过审批进行报废处理，报废材料若是保税的则进入保税报废仓，若是非保税的则进入非资产仓。报废材料由物流部负责处理，处理方式为联系买家竞价出售，联系不到买家则联系有资质的清运公司销毁申请/审批预防型废弃物清理作业指导书报废单；领导审批记录；17.1-R9对原材料的保质期限不明确，发放不及时，导致原材料未在保质期限内使用，造成原材料浪费17.1-CT417.1-CA9对于有贮存期限要求的原材料，发放前应查看ERP系统和原材料外包装上的有效期，确保原材料在保质期内发放。原材料的发放应遵循“先进先出”原则，特殊情况需经物流部经理和主管批准申请/审批预防型仓储作业指导书物料出库单17.1-R10未定期对材料库管理人员进行安全教育，无相关突发事件、安全事故应急预案可能造成仓库管理人员工作责任心、风险防范意识较差，忽视安全隐患，导致安全事故的发生17.1-CT217.1-CA10安全生产管理规定中应明确对材料库人员及保安人员定期进行安全教育培训或突发事件演练预防型培训程序安全生产管理规定17.1-CT217.1-CA11所有材料库人员及保安人员须定期参加安全教育培训及突发事件演练，做好培训记录及演练小结并由部门领导审核预防型环境危险因素识别、评估管理程序培训计划、培训记录、 培训演练计划17.1-R11未定时定期进行材料库安全巡检并做好巡检记录，导致材料库存在安全隐患或原材料被盗风险，造成集团资产损失17.1-CT217.1-CA12材料库保安人员应每日定时对仓库外围环境进行安全巡检，材料库管理员应负责对材料库内部环境进行安全检查，保安人员及材料库管理员须做好安全巡检记录预防型仓储作业指导书安全生产巡检记录17.1-CT217.1-CA13材料库工作人员进行工作交接班时，休息人员应向交接人员汇报安全巡检情况预防型仓储作业指导书仓库人员工作交接班记录17.1-CT217.1-CA14发现有任何安全隐患时，材料库管理人员或保安人员应立即向管理部门领导汇报并及时采取应对措施预防型仓储作业指导书相关突发事故报告17.1-R12未定期检查材料库内的灭火器等消防用品，导致消防用品年久失效，发生安全事故时无法正常使用17.1-CT217.1-CA15安全生产管理规定中应明确对材料库内的安全消防用品实行定期检查预防型仓储管理程序安全生产管理规定17.1-CT217.1-CA16检查当日材料库管理人员应协助安全生产部门检查人员共同检查安全消防设备的放置、消耗情况及能否正常使用的情况，做好安全检查记录预防型仓储管理程序安全检查记录17.1-R13原材料盘点不规范，可能导致原材料缺失，账实不符17.1-CT317.1-CA17在收发料时需及时登记物料卡，做到卡、帐、物相符，每天需打印材料库日异动盘点表对当日有进出的材料进行日盘点，保证账、物、卡的准确性保管/盘点发现型仓储管理程序6.2物料卡；材料库日异动盘点表；原材料17.1-R14无盘盈盘亏原因分析，未及时进行调账处理，导致资产损失原因不明，资产价值计量不准确17.1-CT317.1-CA18盘点中发现的盘盈、盘亏情况，物流部会同财务部对存货盘盈、盘亏情况进行分析并作出鉴定，编制存货盘盈、盘亏处置报告，按照职责审批权限报财务经理、分管领导及集团总经理审核确认后执行，财务部会计核算人员根据审批结果，对盘盈、盘亏进行账务处理，材料库管理人员根据审批结果调整、更新存货实物台账保管/盘点发现型仓储管理程序材料日异动盘点表；月度盘点报告原材料17.1-R15库管未严格审核是否有部门领导签字确认的领料单即办理出库手续，导致材料库领料程序管理不严，造成公司资产损失17.1-CT517.1-CA19原材料领料时材料库管理人员须仔细核对经部门领导签字确认的物资领料单、领用数量及用途后才能办理材料出库手续经办/审核预防型仓储作业指导书物料领/发料单；领导审核意见；领导签字确认痕迹原材料17.1-R16办理出库手续时未严格要求领料人员登记领用信息，导致发生问责事故时无法及时查找相关责任人17.1-CT517.1-CA20办理原材料领料出库手续时，领料人员须在领料单上详细填写领料登记信息，包括物资名称、领用部门、领用人姓名、领取数量及用途等，经仓库管理员审核签字确认后方可领料出库预防型仓储作业指导书领料登记单原材料17.1-R17物资领料单及出库单无编号或未连续编号，导致无法查询相关出库记录或出库单据与记录核对不一致，造成存货管理混乱17.1-CT317.1-CA21仓库管理员办理完领料审核手续后开具物资出库单，出库单应与领料单一样须连续编号并经仓库管理员签字确认后由仓库管理员陪同领料人员一起领料出库经办/审核预防型仓储作业指导书物料领/发料单；成品出库单；原材料17.1-R18物资领用后未将使用剩余的存货做退库处理，导致物资管理混乱，账实不符17.1-CT317.1-CA22使用部门应根据使用情况确定所需原材料的使用数量，须将多余的原材料退还至材料仓库，退料人员、仓库管理人员核对退还的材料品种、数量无误后，共同在物料入库单上签字，仓库管理员更新物料收、发、存明细记录，月末由计划部负责人审核签字经办/审核预防型原材料仓作业指导书物料领/发料单；物料收货/验收/入库单；原材料17.1-R19原材料保管人员未及时记录原材料入库、出库情况及盘点实际存货与记录是否一致，导致原材料管理混乱17.1-CT317.1-CA23材料库保管员在物资管理系统中记录存货入库、出库及库存情况，并随时盘点存货实际存放情况是否与系统中记录一致预防型仓储管理程序原材料出入库记录、原材料台账原材料17.1-R20未掌握原材料的使用及结存情况，导致原材料不足或积压17.1-CT617.1-CA24集团计划部根据材料库存收发情况及ERP系统中生成原材料使用及结存情况报表，报告需采购时点的储量。至少每月进行一次存货状态分析，对异常情况报警明示。供应、生产、营销、财务等部门共同研究降低（提高）库存方案，报分管副经理（或总会计师）审批经办/审批预防型物料计划作业指导书；存货监控与处置程序月度库存账龄分析