供应商管理控制程序

XXXX 科技公司 Page 1 of 10 供应商管理控制程序 1 目的 为了确保本公司生产正常进行 在对供应商的选择 议价 质量 交期等方面更加规范 与供应商形成互动双赢的稳定关系 特制定本程序 2 适用范围 凡本工厂所有物料的采购和外委作业的供应商均适用之 3 权责 3 1 物质部 负责供应商的评审 选择 评价及管理 负责按时按量按质采购 负责对供应商 发放并控制相关的技术文件和资料 3 2 质管部 负责采购产品的检验或验证并决定是否放行采购物料 并向物质部提供质量方面 的相关信息 3 3 工艺 技术部 负责提供采购产品的技术要求 和技术服务 3 4 仓库 依生产实际需求提出物料采购需求计划 并负责进厂物料的点收 3 5 财务部 负责对供应商的结算和付款期限的合理控制 3 6 总经理或其授权人 批准供应商分类名单及特殊物料的采购 4 程序内容 4 1 供应商的分类 根据供应商对企业的影响程度 将供应商分为 A B C 三类 4 1 1 A 类供应商 该类供应商的特点是生产工艺复杂且难度较大 目前市场上独一无二 无替代商和替代品 采购周期长 运输困难的外委供应商及部分指定的零部件 或贵重部件经销商 如韩国的伺服电机等 及市场上紧悄的标准件经销商 上述几 项同时应具备满意的生产或供货能力 良好的品质和交期信誉 一流的合作服务精 神 4 1 2 B 类供应商 该类供应商的特点是生产工艺一般只涉及通用技术 市场上可供选 择的供应商有较大的余地 采购周期较短 具备一定价格空间的外委供应商 部分 较贵重零部件经销商 某些行业内惯用零配件的供应商或订购批量较大的经销商 4 1 3 C 类供应商 该类供应商的特点是经营或代理行业或国家标准零件 市场可替代 性很强 零件单位价格较低的经销商 4 2 供应商的开发管理 4 2 1 物质部主管领导应全责跟进 A 类供应商的开发与管理 积极寻找新的供应商 甚 至进行培育 对现有的供应商根据其特点进行尽可能的扶持 资金 技术和管理 特别是对于外委加工的制造商在技术 生产工艺 检验标准方面应积极进行现场交 底或指导 特殊情况下可派技术或品控人员驻厂服务 a 物质部应牵头对此类潜在供应商进行实地考察 参加考察的人员应由技术部 生产工艺及质管方面的专业人员组成 由物质部组织制作 供应商考察报告 报总经理或董事长批准是否作为可替选供应商 b 由物质部通知技术部 生产厂 工艺 品质 派相关人员到外委制造供应商处 进行现场指导 c 对外委制造商现场指导的过程和本公司要求 应由物质部当即制作备忘录 由 本公司物质部和供应商签署后作为采购合同的附件执行 4 2 2 物质部的主管采购人员应对 B 类供应商进行开发与管理 确保正常状态下每种物料 有三个可供选择的供应商 对此类供应商主要是进行价格 质量和交期的一般性评 核 暂不纳入供应商正式评审程序 4 2 3 物质部对此类供应商应进行一年一度的正式供应商评审 建立 C 类认可供应商库 细则参见附件 供应商评审程序 4 2 4 物质部对某些重要 具发展潜力 的供应商 向公司决策层提出建立与该供应商的 产权关系的建议 4 2 5 物质部应当控制同类物料的供应商数量 一般不超过 2 3 家 同时要有主次之分 XXXX 科技公司 Page 2 of 10 4 2 6 物质部应持续地进行供应商的信息采集 建立供应商库 4 3 供应商的货款支付管理 4 3 1 物质部应尽可能利用供应商的资金为企业服务 特别是在企业流动资金紧张的情况 下 4 3 2 物质部应按月制定货款支付计划 报财务部审核执行 a 对于 A 类供应商 物质部在月度货款支付计划中应优先考虑 一般情况下不应 压供应商的货款 b 对于 B 类供应商 可适当考虑利用供应商的资金问题 争取双方构成双赢的合 作关系 c 对于 C 类供应商 可作为利用供应商资金的主要对象 可实行月结三个月 但 货款利用额度亦不能超过月度供货金额的 300 4 4 供应商的价格管理 4 4 1 物质部必须紧密跟踪相关物料的市场价格水平 对 B C 类供应商应当保持稳定 的价格或逐步下调的价格趋势 避免受市场物价上涨的影响 要求供应商有一定 的价格承受能力 4 4 2 充分利用供应商的折扣及各种优惠政策 降低采购成本 4 4 3 对于 A 类及某些紧急采购的供应商 在价格上可采取灵活政策 但在议价时要控 制价格上限 4 4 4 物质部在询价时必须使用统一的询价单 尽可能将所询价格分解 便于进行对称 的项目评估和比较 4 5 供应商的质量管理 4 5 1 质管部必须通过物质部将所有非标物料的品质检验要求 标准 以书面的形式知 会供应商 必要时对个别重要供应商进行现场指导 4 5 2 质管部必须对批量大的所有物料按 MIL 105E 检验标准选择和制定质检方案 并 严格执行 特别是对于列入免检系列的零配件供应商应严格执行标准 4 5 3 对于那些由于本公司检验设施欠缺而无法检验或一些贵重的必须进行破坏性实验 的零部件供应商 必须要求其提供有效的证明材料 必要时我司可委托第三方进 行验证 4 5 4 物质部在采购实施过程中必须将质量要求作为产品的一部分 体现在合同中 4 5 5 对连续三批次不合格的供应商 物质部必须进行调整更换 4 5 6 由于供应商品质问题对本公司所造成的损失 物质部必须按合同进行责任追究 4 6 供应商的交期管理 4 6 1 物质部应对一些常用物料有计划地进行大批量订购分期交货的办法 一方面可增 强供应商的信心 并便于供应商安排生产或进货 另一方面可增加我方的谈判优 势 又不至于增加库存和资金损失 4 6 2 物质部必须在合同中明确体现交货地点的条款 尽量采取供应商送货到厂的条款 4 6 3 物质部必须对送货到厂的供应商进行前期点收说明 点收后本公司只出具 物料 暂收 凭证 待进料检验后 才出具实收凭据 以此作为结算依据 或决定退货 处理 4 7 供应商的关系管理 4 7 1 应当利用各种渠道和方式树立供应商的信心 4 7 2 尽量保持和维护与供应商的长期稳定的合作关系 4 7 3 物质部应尽可能地给予供应商以各种帮助 4 7 4 物质部应针对供应商的各种不符合 及时发出 供应商改善行动报告 并跟踪 结果 逐步使供应商适应本公司的运作情况 XXXX 科技公司 Page 3 of 10 4 7 5 物质部应将每个供应商看成是该行业的专家 认真听取他们的意见和建议 并及 时向本公司相关部门通报 4 8 表格 4 8 1 供应商考察报告 4 8 2 供应商改善行动报告 4 8 3 暂收物料专用章 供应商考察报告 日期 年 月 日 供应商名称 物料编号 物料名称 考察目的 新供应商评审 定期供应商检讨 其它 考察员姓名 及部门 考察 日期 评估分数 下 中 上 序 号 考察项目 1 4 分 4 7 分 7 10 分 1 管理职责是否齐全 执行是否到位 2 品质保证体系状况 3 合同评审与客户的关系 4 设计及工艺控制状况 5 采购及顾客提供产品的管理状况 6 产品的标识及可追溯性 7 生产及现场管理状况 8 检验及试验状况 9 纠正及预防措施 10 售后服务情况 考 察 内 容 及 结 果 总 分 意见及建议 考察负责人 总经理 XXXX 科技公司 Page 4 of 10 日 期 日 期 供应商改善行动报告 供应商 送货单号 收货日期 产品编号 产品名称 收货数量 异常描述 提出人 日 期 审 批 日 期 以下由供应商填写 并请于 日内回复 根本原因 现品处理措施 改善行动 完成负责人 预计完成日期 跟进情况 跟进负责人 跟进日期 审 批 XXXX 科技公司 Page 5 of 10 5 附件 供应商评审简易程序 5 1 供应商的评审 本厂目前依据供应商满足相关要求的能力评审并选择 C 类供应商 评审准则如下 5 1 1 本厂现有属于 C 类的供应商 无主要不良供货记录的 经总经理批准可直接列入 C 类供 应商名单 作为合格合作对象 5 1 2 新增的供应商 由物质部采购员向其发出 供应商基本资料明细表 上交物质部主管审批 若要求进行实供地考察 则由物质部组织质管 工程 生产技术部人员进行实地考察 并 填写 实地考察报告 和 供应商评审报告 交总经理批准后列入 C 类供应商名单 作 为合格合作对象 5 1 3 新增的供应商 要求供方提供样品 并由质管部检验 若检验合格经总经理批准 可列入 C 类供应商名单 作为合格合作对象 5 1 4 对新增的供应商 总经理认为有必要时 除要求供应商来样外 来样检验须合格 可根据 实际需要小批或中批试用 试用合格并经总经理批准后方可列入 C 类供应商名单 作为 合格合作对象 5 2 合格供应商的考核 由物质部组织质管 必要时生产 技术部门也参与 参与每年度一次统计考核合格供应商 产品 服务质量及配合度等 并将有关结果记录于 供应商品质统计考核表 中 考核的结果 由物质部主管呈报总经理处理 5 2 1 考核结果为甲等的供应商 其合格供应商的资格继续有效 采购时优先考虑 5 2 2 考核结果为乙等的供应商 其合格供应商的资料可有效 但采购员采购时应加强对其的监 督 5 2 3 考核结果为丙等的供应商 由经物质部主管核准后报呈总经理批准 可取消该供应商的合 格供应商资格 5 2 4 对由于本公司原因 导致供应商的不合格 不在评审范围 5 2 5 本程序目前只限于对 C 类供应商的评审 5 3 表单 5 3 1C 类供应商名单 5 3 2 供应商评审报告 5 3 3 供应商品质统计考核表 XXXX 有限公司 收货专用章 来 货 暂 收 验 后 作 实 收货人 年 月 日 XXXX 科技公司 Page 6 of 10 C 类供应商名单 日期 年 月 日 供应商编号 供应商名称 提供物料的类 别 最后评审日期 评审报告编号 XXXX 科技公司 Page 7 of 10 供应商资料明细表 供应商类别 物料 外协加工 服务 使用部门 登记日期 供应商名称 TEL FAX 公司地址 工厂地址 营业执照编号 注册资金 法人代表 年营业额 业务负责人 联系电话 厂房面积 员工人数 管理人员 技术人员 有何先进的 管理方法 主要设备 状况 材料来源 品管状况 主要客户 主要产品 备 注 物质部主管 总经理 XXXX 科技公司 Page 8 of 10 供应商评审报告 供应商 供应商资料明显表 实地考察报告 样品检查报告 评审方法 评审结果 评审组建议 可接纳 进一步评审 不接纳 备注 XXXX 科技公司 Page 9 of 10 总经理 日 期 供应商品质统计考核表 制表日期 供方全称 产品名称 考核日期 年 月 日 至 年 月 日 考核项 目 及 配 比 考 核 内 容 考 核 基 准 考核单位 评分 品质 可靠 程度 40 总不良次数 不良率 100 总检查次数 1 1 以下 2 1 10 含 3 10 20 含 4 20 不含 以上 40 分 21 39 分 1 20 分 0 分 质 管 部 交货 准确 度 30 总延迟次数 延迟率 100 总交货次数 1 1 以下 2 1 10 含 3 10 20 含 4 20 不含 以下 30 分 11 29 分 1 10 分 0 分 物 质 部 仓 务 售后 服务 15 抱怨及退货要求处理反应 1 电约即到诚意改善 2 偶尔拖延尚能改善 3 经常拖延诚意不足 4 置之不理 15 分 11 14 分 1 10 分 0 分 物 质 部 采 购 员 价格水准 1 价格公平 合理 2 价格稍微偏高 3 经常要求调价 4 以不承制相逼 8 10 分 5 7 分 1 4 分 0 分 物 质 部 采 购 员 价格 水准 与估 价 5 估价行动 1 行动迅速价格合理 2 行动缓慢价格合理 3 行动缓慢价格偏高 4 置之不理 4 5 分 2 3 分 1 分 0 分 物 质 部 采 购 员 备 注 1 80 分 含 以上列为甲等 2 60 分 含 80 分列为乙等 3 60 分 不含 以下列丙等 4 丙等由质管召集重审会 核实后报物质主管 合计 XXXX 科技公司 Page 10 of 10 5 复核由质管主管负责 核级等级 核准 质管 仓务 采购 制表