办公室Excel技巧实用53例

1 办公室 Excel 技巧 53 例 文章来源 文章作者 发布时间 2009 09 11 1 如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符 例如 在单位的人事数据 在 excel 中输入后 由于上级要求在原来的职称证书的号码全 部再加两位 即要在每个人的证书号码前再添上两位数 13 如果一个一个改的话实在太 麻烦了 那么我们可以用下面的办法 省时又省力 1 假设证书号在 A 列 在 A 列后点击鼠标右键 插入一列 为 B 列 2 在 B2 单元格写入 13 A2 后回车 3 看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗 鼠标放到 B2 位置 单元格的下方不是有一 个小方点吗 按着鼠标左键往下拖动直到结束 当你放开鼠标左键时就全部都改好了 若是在原证书号后面加 13 则在 B2 单元格中写入 A2 13 后回车 2 如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数 打开 工具 选 选项 再选 常规 在 最近使用的文件清单 下面的文件个数输入框中 改变档数目即可 若不在菜单中显示最近使用的文件名 则将 最近使用的文件清单 前 的复选框去掉即可 3 在 EXCEL 中输入如 之类的格式后它即变成 月 日 月 日 等日期形式 怎么办 这是由于 EXCEL 自动识别为日期格式所造成 你只要点击主菜单 的 格式 菜单 选 单元格 再在 数字 菜单卷标下把该单元格的格式设成文本格式就行 了 4 在 EXCEL 中如何使它象 WORD 一样的自动定时保存档 点击 工具 菜单 自动保存 项 设置自动保存档夹的间隔时间 如果在 工具 菜单下没有 自动保存 菜单项 那么执行 工具 菜单下 加载宏 选上 自动保存 确定 然后进 行设置即可 5 用 Excel 做多页的表格时 怎样像 Word 的表格那样做一个标题 即每页的第一 行 或几行 是一样的 但是不是用页眉来完成 在 EXCEL 的文件菜单 页面设置 工作表 打印标题 可进行顶端或左端标题设置 通 2 过按下折迭对话框按钮后 用鼠标划定范围即可 这样 Excel 就会自动在各页上加上你 划定的部分作为表头 6 在 Excel 中如何设置加权平均 加权平均在财务核算和统计工作中经常用到 并不是一项很复杂的计算 关键是要 理解加权平均值其实就是总量值 如金额 除以总数量得出的单位平均值 而不是简单 的将各个单位值 如单价 平均后得到的那个单位值 在 Excel 中可设置公式解决 其 实就是一个除法算式 分母是各个量值之和 分子是相应的各个数量之和 它的结果 就是这些量值的加权平均值 7 如果在一个 Excel 档中含有多个工作表 如何将多个工作表一次设置成同样的页 眉和页脚 如何才能一次打印多个工作表 把鼠标移到工作表的名称处 若你没有特别设置的话 Excel 自动设置的名称是 sheet1 sheet2 sheet3 然后点右键 在弹出的菜单中选择 选择全部工作表 的 菜单项 这时你的所有操作都是针对全部工作表了 不管是设置页眉和页脚还是打印你 工作表 8 EXCEL 中有序号一栏 由于对表格进行调整 序号全乱了 可要是手动一个一个 改序号实在太慢太麻烦 用什么方法可以快速解决 如果序号是不应随着表格其它内容的调整而发生变化的话 那么在制作 EXCEL 表格 时就应将序号这一字段与其它字段分开 如在 总分 与 排名 之间空开一列 为了不影 响显示美观 可将这一空的列字段设为隐藏 这样在调整表格 数据清单 的内容时就 不会影响序号了 9 用 Excel2000 做成的工资表 只有第一个人有工资条的条头 如编号 姓名 岗 位工资 想输出成工资条的形式 怎么做 这个问题应该这样解决 先复制一张工资表 然后在页面设置中选中工作表选项 设置打印工作表行标题 选好工资条的条头 然后在每一个人之间插入行分页符 再把 页长设置成工资条的高度即可 使用自定义方式重装了一遍中文 office97 xcel 的打印纸选项中只有 A4 一种 怎 3 么办 随便安装一个打印机驱动程序就可以了 10 在 xcel 中小数点无法输入 按小数点 显示的却是逗号 无论怎样设置选项 都无济于事 该怎么办 这是一个比较特殊的问题 我曾为此花了十几个小时的时间 但说白了很简单 在 indows 的控制面板中 点击 区域设置 图标 在弹出的 区域设置 属性 对话面板上在 区域设置 里选择 中文 中国 在 区域设置属性 对话面板上在 数字 属性里把小数点改为 未改前是 按 确定 按钮结束 这样再打开 Excel 就一切都正常了 11 如何快速选取特定区域 使用 F5 键可以快速选取特定区域 例如 要选取 A2 A1000 最简便的方法是按 F5 键 出现 定位 窗口 在 引用 栏内输入需选取的区域 A2 A1000 12 如何快速返回选中区域 按 Ctr BacksPae 即退格键 13 如何快速定位到单元格 方法一 按 F5 键 出现 定位 对话框 在引用栏中输入欲跳到的单元格地址 单市 确 定 按钮即可 方法二 单击编辑栏左侧单元格地址框 输入单元格地址即可 14 Ctrl 的特殊功用一般来说 当处理一个工作表中有很多数据的表格时 通 过选定表格中某个单元格 然后按下 Ctrl 键可选定整个表格 Ctfl 选定的区域是 这样决定的 根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域 15 如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格 有时 需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护 或填入与其它单元格不同的颜 色 以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据 以下方法可以帮助快速选取所 有包含公式的单元格 选择 编辑 定位 单击 定位条件 按钮 在 定位条件 对话框 中选择 公式 项 按 确定 按钮即可 16 如何在不同单元格中快速输入同一数内容 选定单元格区域 输入值 然后按 Ctrl Ener 键 即可实现在选定的单元格区域中一次 4 性输入相同的值 17 只记得函数的名称 但记不清函数的参数了 怎么办 如果你知道所要使用函数的名字 但又记不清它的所有参数格式 那么可以用键盘快捷 键把参数粘贴到编辑栏内 具体方法是 在编辑栏中输入一个等号其后接函数名 然后按 Ctr A 键 Excel 则自 动进入 函数指南 步骤 2 之 2 当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数 时 上述方法显得特别有用 18 如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置 按住 Shift 键可以快速修改单元格内容的次序 具体方法是 选定单元格 按下 Shift 键 移动鼠标指针至单元格边缘 直至出现拖放指针箭头 空心 箭头 然后按住鼠标左键进行拖放操作 上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一 个水平 工 状标志 左右拖拉时会变为垂直 工 状标志 释放鼠标按钮完成操作后 选 定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置 19 如何让屏幕上的工作空间变大 可以将不用的工具栏隐藏 也可以极大化 Excel 窗口 或者在 视图 菜单中选择 全屏显 示 命令 20 如何使用快捷菜单 快捷菜单中包括了一些操作中最常用的命令 利用它们可以大大提高操作效率 首先选 定一个区域 然后单击鼠标右健即可调出快捷菜单 根据操作需要选择不同命令 二 21 如何使用快捷菜单 快捷菜单中包括了一些操作中最常用的命令 利用它们可以大大提高操作效率 首先选 定一个区域 然后单击鼠标右健即可调出快捷菜单 根据操作需要选择不同命令 22 如何防止 Excel 自动打开太多档 当 Excel 启动时 它会自动打开 Xlstart 目录下的所有文件 当该目录下的文件过多时 Excel 加载太多档不但费时而且还有可能出错 解决方法是将不该位于 Xlstart 目录下的 文件移走 另外 还要防止 EXcel 打开替补启动目录下的文件 选择 工具 选项 普通 将 替补启动目录 一栏中的所有内容删除 5 23 如何去掉网格线 1 除去编辑窗口中的表格线 单击 工具 菜单中的 选项 再选中 视图 找到 网格线 使之失效 2 除去打印时的未定义表格线 有时会出现这样的情况 你在编辑时未定义的表格线 在编辑窗中看到的也是淡灰色表 格线 一般情况下在打印时是不会打印出来的 可有时却偏偏不听使唤给打印出来了 特别是一些所谓的 计算机 VCD 中编辑的 Excel 表格更是这样 要除去这些表格线 只 要在单击 档 页面设置 工作表 菜单 点击一下 网格线 左边的选择框 取消选择 网格线 就行了 24 如何快速格式化报表 为了制作出美观的报表 需要对报表进行格式化 有快捷方法 即自动套用 Excel 预设 的表格样式 方法是 选定操作区域 选取 格式 菜单中的 自动套用格式 命令 在格 式列表框中选取一款你满意的格式样式 按 确定 按钮即可 要注意的是 格式列表框 下面有包括 数字 边框线 字体 等 6 个 应用格式种类 选项 若某项前面的 x 不 出现 则在套用表格样式时就不会用该项 25 如何快速地复制单元格的格式 要将某一格式化操作复制到另一部分数据上 可使用 格式刷 按钮 选择含有所需源格 式的单元格 单击工具条上的 格式刷 按钮 此时鼠标变成了刷子形状 然后单击要格 式化的单元格即可将格式拷贝过去 26 如何为表格添加斜线 一般我们习惯表格上有斜线 而工作表本身并没有提供该功能 其实 我们可以使用绘 图工具来实现 单击 绘图 按钮 选取 直线 鼠标变成十字型 将其移至要添加斜线的开始位置 按 住鼠标左键拖动至终止位置 释放鼠标 斜线就画出来了 另外 使用 文字框 按钮可 以方便地在斜线上下方添加文字 但文字周围有边框 要想取消它 可选中文字框 调 出快捷菜单 选择 对象格式 图案 选择 无边框 项即可 6 27 如何快速地将数字作为文本输入 在输入数字前加一个单引号 可以强制地将数字作为文本输入 28 如何定义自己的函数 用户在 Excel 中可以自定义函数 切换至 Visual Basic 模块 或插入一页新的模块表 Module 在出现的空白程序窗口中键入自定义函数 VBA 程序 按 Enter 确认后完成 编 写工作 Excel 将自动检查其正确性 此后 在同一工作薄内 你就可以与使用 Exed 内 部函数一样在工作表中使用自定义函数 如 Function Zm a If a 60 Then im 不及格 Else Zm 及格 End If End Function 29 如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定 义 函数 可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下 采用链接的方法 也就是在调用函数时加上 该函数所在的工作簿名 假设上例中的自定义函数 Zm 所在工作薄为 MYUDF XLS 现 要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用 Zm 函数 应首先确保 MYUDF XLS 被打开 然后使用下述链接的方法 MYUDF XLS ZM b2 30 如何快速输入数据序列 如果你需要输入诸如表格中的项目序号 日期序列等一些特殊的数据系列 千万别逐条 输入 为何不让 Excel 自动填充呢 在第一个单元格内输入起始数据 在下一个单元格 内输入第二个数据 选定这两个单元格 将游标指向单元格右下方的填充柄 沿着要填 充的方向拖动填充柄 拖过的单元格中会自动按 Excel 内部规定的序列进行填充 如果 能将自己经常要用到的某些有规律的资料 如办公室人员名单 定义成序列 以备日 后自动填充 岂不一劳永逸 选择 工具 菜单中的 选项 命令 再选择 自定义序列 标签 7 在输入框中输入新序列 注意在新序列各项 2 间要输入半角符号的逗号加以分隔 例如 张三 李四 王二 单击 增加 按钮将输入的序列保存起来 31 使用鼠标右键拖动单元格填充柄上例中 介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充 柄自动填充数据序列的方法 其实 使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性 在 某单元格内输入数据 按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄 将会出现包含 下列各项的菜单 复制单元格 以序列方式填充 以格式填充 以值填充 以天数填充 以工作日该充 以月该充 以年填充 序列 此时 你可以根据需要选择一种填充方 式 32 如果你的工作表中已有某个序列项 想把它定义成自动填充序列以备后用 是 否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项 不需要 有快捷方法 选定包含序列项的单元格区域 选择 工具 选项 自定义序 列 单击 引入 按钮将选定区域的序列项添加至 自定义序列 对话框 按 确定 按钮返 回工作表 下次就可以用这个序列项了 33 上例中 如果你已拥育的序列项中含有许多重复项 应如何处理使其没有重复 项 以便使用 引入 的方法快速创建所需的自定义序列 选定单元格区域 选择 数据 筛选 高级筛选 选定 不选重复的记录 选项 按 确定 按钮即可 34 如何对工作簿进行安全保护 如果你不想别人打开或修改你的工作簿 那么想法加个密码吧 打开工作薄 选择 文件 菜单中的 另存为 命令 选取 选项 根据用户的需要分别输入 打开档口令 或 修改档 D 令 按 确定 退出 工作簿 表 被保护之后 还可对工作表中某些单元格区域的重 要数据进行保护 起到双重保护的功能 此时你可以这样做 首先 选定需保护的单元 格区域 选取 格式 菜单中的 单元格 命令 选取 保护 从对话框中选取 锁定 单由 确定 按钮退出 然后选取 工具 菜单中的 保护 命令 选取 保护工作表 根据提示两 次输入口令后退出 注意 不要忘记你设置有 口令 8 35 如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来 对那些加了保护的单元格 还可以设置颜色和底纹 以便让用户一目了然 从颜色上看 出那些单元格加了保护不能修改 从而可增加数据输入时的直观感觉 但却带来了问题 即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来 表格的可视性就大打折扣 解决办法是 选择 档 页面设置 工作表 在 打印 栏内选择 单元格单色打印 选项 之后 打 印出来的表格就面目如初了 36 工作表保护的口令忘记了怎么办 如果你想使用一个保护了的工作表 但口令又忘记了 有办法吗 有 选定工作表 选 择 编辑 复制 粘贴 将其拷贝到一个新的工作薄中 注意 一定要是新工作簿 即可超越工作表保护 当然 提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表 37 的功用 Excel 一般使用相对地址来引用单元格的位置 当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一 个新的位置 公式中的单元格地址会随着改变 你可以在列号或行号前添加符号 来冻 结单元格地址 使之在拷贝时保持固定不变 38 如何用汉字名称代替单元格地址 如果你不想使用单元格地址 可以将其定义成一个名字 定义名字的方法有两种 一种是选定单元格区域后在 名字框 直接输入名字 另一种是 选定想要命名的单元格区域 再选择 插入 名字 定义 在 当前工作簿中名字 对 话框内键人名字即可 使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易于记忆和阅读 比如公式 SUM 实发工资 显然比用单元格地址简单直观 而且不易出错 39 如何在公式中快速输入不连续的单元格地址 在 SUM 函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦 尤其是当区域为许多不连续单元 格区域组成时 这时可按住 Ctrl 键 进行不连续区域的选取 区域选定后选择 插入 名字 定义 将此区域命名 如 Group1 然后在公式中使用这个区域名 如 SUM Group1 40 如何定义局部名字 在默认情况下 工作薄中的所有名字都是全局的 其实 可以定义局部名字 使之只对 9 某个工作表有效 方法是将名字命名为 工作表名 名字 的形式即可 41 如何命名常数 有时 为常数指定一个名字可以节省在整个工作簿中修改替换此常数的时间 例如 在某个工作表中经常需用利率 4 9 来计算利息 可以选择 插入 名字 定 义 在 当前工作薄的名字 框内输入 利率 在 引用位置 框中输入 0 04 9 按 确定 按钮 42 工作表名称中能含有空格吗 能 例如 你可以将某工作表命名为 Zhu Meng 有一点结注意的是 当你在其它 工作表中调用该工作表中的数据时 不能使用类似 ZhU Meng A2 的公式 否则 Excel 将提示错误信息 找不到文件 Meng 解决的方法是 将调用公式改为 Zhu Mg A2 就行了 当然 输入公式时 你最好养成这样的习惯 即在输入 号以后 用鼠标 单由 Zhu Meng 工作表 再输入余下的内容 43 给工作表命名应注意的问题 有时为了直观 往往要给工作表重命名 Excel 默认的荼表名是 sheet1 sheet2 在重命名时应注意最好不要用已存在的函数名来作荼表名 否则在下述情况下将产征收 岂义 我们知道 在工作薄中复制工作表的方法是 按住 Ctrl 健并沿着标签行拖动选中 的工作表到达新的位置 复制成的工作表以 源工作表的名字 2 形式命名 例如 源表为 ZM 则其 克隆 表为 ZM 2 在公式中 Excel 会把 ZM 2 作为函数来处理 从而出错 因而应给 ZM 2 工作表重起个名字 44 如何拆分或取消拆分窗口 当我们给一个工作表输入数据时 在向下滚动过程中 尤其是当标题行消失后 有 时会记错各列标题的相对位置 这时可以将窗口拆分为几部分 然后将标题部分保留在 屏幕上不动 只滚动数据部分 其方法是在主菜单上单击 窗口 拆分窗口 取消拆 分窗口时除了使用 窗口 撒消拆分窗口 命令外 有快捷方式 将鼠标指针置于水平 拆分或垂直拆分线或双拆分钱交点上 双击鼠标即可取消已拆分的窗口 45 如何给工作簿扩容 选取 工具 选项 命令 选择 常规 项 在 新工作薄内的工作表数 对话栏用上下箭头 10 改变打开新工作表数 一个工作薄最多可以有 255 张工作表 系统默认值为 6 46 如何减少重复劳动 我们在实际应用 Excel 时 经常遇到有些操作重复应用 如定义上下标等 为了减少 重复劳动 我们可以把一些常用到的操作定义成宏 其方法是 选取 工具 菜单中的 宏 命令 执行 记录新宏 记录好后按 停止 按钮即可 也可以用 VBA 编程定义宏 47 如何快速地批量修改数据 假如有一份 Excel 工作簿 里面有所有职工工资表 现在想将所有职工的补贴增加 50 元 当然你可以用公式进行计算 但除此之外还有更简单的批量修改的方法 即 使用 选择性粘贴 功能 首先在某个空白单元格中输入 50 选定此单元格 选择 编辑 复制 选取想修改的 单元格区域 例如从 E2 到 E150 然后选择 编辑 选择性粘贴 在 选择性粘贴 对话 框 运算 栏中选中 加 运算 按 确定 健即可 最后 要删除开始时在某个空白单元格中 输入的 50 48 如何快速删除特定的数据 假如有一份 Excel 工作薄 其中有大量的产品单价 数量和金额 如果想将所有数量为 0 的行删除 首先选定区域 包括标题行 然后选择 数据 筛选 自动筛选 在 数量 列下拉列表中选择 0 那么将列出所有数量为 0 的行 此时在所有行都被选中的 情况下 选择 编辑 删除行 然后按 确定 即可删除所有数量为 0 的行 最后 取消 自动筛选 49 如何快速删除工作表中的空行 以下几种方法可以快速删除空行 方法一 如果行的顺序无关紧要 则可以根据某一列排序 然后可以方便地删掉空行 方法二 如果行的顺序不可改变 你可以先选择 插入 列 插入新的一列入在 A 列 中顺序填入整数 然后根据其它任何一列将表中的行排序 使所有空行都集中到表的底 部 删去所有空行 最后以 A 列重新排序 再删去 A 列 恢复工作表各行原来的顺序 方法三 使用上例 如何快速删除特定的数据 的方法 只不过在所有列的下拉列表中都 选择 空白 11 50 如何使用数组公式 Excel 中数组公式非常有用 它可建立产生多值或对一组值而不是单个值进行操作的公式 要输入数组公式 首先必须选择用来存放结果的单元格区域 在编辑栏输入公式 然后 按 ctrl Shift Enter 组合键锁定数组公式 Excel 将在公式两边自动加上括号 不要 自己键入花括号 否则 Excel 认为输入的是一个正文标签 要编辑或清除数组公式 需 选择数组区域并且启动编辑栏 公式两边的括号将消失 然后编辑或清除公式 最后按 Ctrl shift Enter 键 51 如何不使显示或打印出来的表格中包含有 0 值 通常情况下 我们不希望显示或打印出来的表格中包含有 0 值 而是将其内容置为空 例如 图 1 合计列中如果使用 b2 c2 d2 公式 将有可能出现 0 值的情况 如何让 0 值 不显示 方法一 使用加上 If 函数判断值是否为 0 的公式 即 if b2 c2 d2 0 b2 c2 d2 方法二 选择 工具 选项 窗口 在 窗口选项 中去掉 零值 选项 方法三 使用 自定义格式 选中 E2 E5 区域 选择 格式 单元格 数字 从 分类 列表框中 选择 自定义 在 格式 框中输入 G 通用格式 G 通用格式 按 确定 按钮即可 52 在 Excel 中用 Average 函数计算单元格的平均值的 值为 0 的单元格也包含在内 有没有办法在计算平均值时排除值为 0 的单元格 方法一 如果单元格中的值为 0 可用上例 0 值不显示的方法 将其内容置为空 此时空 单元格处理成文本 这样就可以直接用 Average 函数计算了 方法二 巧用 Countif 函数例如 下面的公式可计算出 b2 B10 区域中非 0 单元格的平均 值 sum b2 b10 countif b2 b1o 0 53 如何在 Excel 中实现 自动更正 功能 Word 用户都知道 利用 Word 的 自动更正 功能可以实现数据的快速输入 但在 Excel 中却没有类似 自动更正 功能的菜单命令 其实 使用 VloopuP 函数可以巧妙地解决这 一问题