再谈“工作总结报告”的写法.doc

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再谈“工作总结报告”的写作敖之几年前,公司就有要求各部门主管和行政人员每月写“工作总结报告”的规定,但一直以来都执行得不够好,不少人宁可受处罚也不愿写,究其原因一是不重视,怕麻烦而不愿写;二是不少人不知道怎样写,劳神费力不知从何下笔,要么信手涂鸦一两百字应付了事。关于如何写“工作总结报告”,我在网上搜集过相关的资料,稍作整理后刊登在公司简报第7期上,希望大家回过头去看看。其实写好一份工作报告也不是很难的事情,我认为。首先要从态度上加以重视,理解“工作总结报告”的意义,或者说是作用。也就是说,为什么要写“工作总结报告”?很多行政人员和部门主管都认为这是公司布置的任务而已,月月写,年年写,不过是一种形式罢了。这是极其错误的认识。所谓“工作总结报告”,顾名思义,就是回顾总结自身某一时期的工作情况,向领导“报告”。它的重要性就不言自明了,这是对自身工作的自我总结,是提高工作效率的一种有效方式,也是领导了解和掌握你的工作状态的一种手段,这既是对自己负责,也是对公司负责的表现。聪明和上进的下属是会在意写好这份报告的,因为这在很多程度上等于是向领导“展示”自身工作成果的一次机会,通过汇报自己一段时间内的工作状况,以求获得上司支持认可的一种“表现”形式。如果你不能向上司提供一份满意的工作报告,或者只是草草应付,很可能的结局是:即使你平时非常投入地做了大量工作,可上司无从得知,甚至认为你态度不好,没有责任心,平时基本上是“混日子”过来的。其次,还是要弄清楚报告的写法要求,知道从何下手,达到怎样的目的和效果。工作总结报告的写法并不复杂,一般都是采取“四段论”的写法,也就是“概述工作问题建议”。 “概述”就是先总的谈一下这一时期自己做了哪些工作,感受如何,内容不要多,概述嘛。这里要避免一些无谓的套话或者废话,比如“月底的钟声又敲响了”你是住在庙里啊,怎么老是有钟声?估计你是套用那句“新年的钟声”吧,平实一点说不就是“一个月过去了”吗?有些废话是在浪费上司的时间,比如“秋风送爽,金秋十月,阳光明媚,大地一片金黄”第二部分是谈工作,也就是“你做了什么”。这部分很重要,是你向上司汇报这一时期所做的工作,最好逐条分项列举,要尽量全面、概括,工作重点可以谈得详细些。有的人将这部分写的过于简单,或者只谈一下某个方面就完了,这样肯定是不行的,给上司的感觉是“原来你就做了这么一点工作”。这里需要指出的是,要谈“你”做了什么,不要扯到别人的工作范围去了,比如你是办公室文员,在报告上大谈公司各项业绩和战略目标,那就不对了,因为那些业绩不是你干出来的,也不是你的工作范围。另外是谈你“做”了什么,而不是准备做什么。 第三部分是谈问题。这是相对于第二部分谈工作成就,也就是“报喜”后,再“报忧”的部分。有成绩,肯定也有不足嘛,工作中不可能不出现问题的,所以这部分同样显得很重要,这是上司比较关注的一个方面,也是考察我们工作有没有深入和认真思考的反映。如果平时没有思考,工作做得不实,就必然看不出问题,或者看得不深入。可以逐条列举,重要问题,表明自己的看法和观点,做些适当而客观的分析。第四部分是谈建议,这也是承接第三部分的问题来的。既然工作中存在问题,作为负责任的下属就要有向上司提出改进的意见和建议,或者自身下一步的工作计划。当然,一份好的总结报告,形式上不一定要拘泥于上面的“四段论”,可以突出自身的特点,不必千篇一律,但内容无外乎是这些。无论怎样,要想写好工作总结报告,最大功夫还是在于平时的扎实工作,并且做好工作日志,随时记录工作情况和所发现的问题,才能做到用时言之有物,胸有成竹。正如作诗一般,所谓“功夫在诗外”是同样的道理。这里顺便说说工作总结报告和工作心得体会的区别,有些新手经常将两者混为一谈,没有区分两者的不同,误将工作总结报告写成心得体会。主要区别在以下几个方面:1. 写作的目的不同。工作总结报告一般都是受上级指派的任务,也就是说报告是应领导要求写给领导看的,一般没有人会无聊到自己写报告给自己看;但心得体会呢,完全可以是自娱自乐的当作日记来写,不一定是给领导看的。2. 写作的侧重点不同。总结报告主要是告诉上司我们前一阶段做了哪些工作,取得了怎样的成绩,还存在哪些问题,应该怎样去解决和克服,下一阶段怎么去做。通俗地讲主要是告诉领导“我都干了些什么”以及“干得怎么样”,重点落在“工作”上,要尽量用事实说话(如数字、图表等),用叙述性、说明性的语言描述,力求概括而全面,尽量避免那些流于形式的“大话”、“套话”和“空话”。而心得体会,主要是自身对工作的认识体会上,重心是“我”,多用感性文字(如议论、抒情)有选择性地描述。3. 写作的意义不同如果上司要了解下属的工作情况,一般会要求下属提交一份详细的工作报告上来,而不会单纯要求你去写什么心得体会,原因就在于,心得体会很容易流于形式和造假,再傻的下属也会知道迎合上司的胃口,大谈自身工作的艰辛、努力,怎样费尽心血解决困难,化解危机,如何忠诚于公司和上级。这样的“八股文”几乎毫无意义,很多时候都会变成流于形式的应付之作,极少有人会说心里的大实话,所以这样的报告提交上来,基本上是浪费上司的宝贵时间。当然,对于解决工作中遇到的一些问题所作的努力和认识过程,是可以在报告中谈的,上司也乐意看到,但不可过多渲染,否则就会有“表功”之嫌了。总结起来,工作总结报告近似于“说明文”,要求尽量平实、客观,多用事实说话,有非常清晰的条理,切忌拐弯抹角、行云流水、东扯西拉。
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