九十七学年度行政品质评鉴建议改进事项执行情形报告表.doc

國立東華大學九十七學年度行政品質評鑑建議改進事項執行情形報告表受評單位：會計室一、一般評鑑 填報日期：98年 8 月1日(一)辦公環境委員評鑑建議改進事項辦理情形(具體改進措施或說明)1.辦公空間不足，略嫌擁擠。建議增加約10坪左右空間。擬將委員意見提報空間規劃相關會議訴請改善。2.各辦公空間，請增加綠美化。擬於爭取妥適空間後再行加強綠美化之改善。3.會計系統主機放置處空調問題有待解決。建議可與資網中心討論是否可將該主機遷至資網中心機房，並由該中心人員專責管理為宜。目前會計系統主機已覓妥適當之空間放置，未來將俟遷回行政大樓後之空間配置再行調整。4.辦公室似乎過度擁擠，恐影響洽公人員之感受。辦公室之過度擁擠，於合校後更顯嚴重，除影響洽公人員之感受，更影響本室人員之辦公情緒，擬積極爭取改善。5.請加強HouseKeeping、公文、物品之整理、佈置、擺設整齊等。由於全校各單位之經費核銷案件全部集中於本室，且每日收件需處理之案件數量頗多，擺滿承辦人員之桌上，同時因受囿於空間問題，無法購置適當及安全性之設備容納案件之憑證及重要文件等，致空間凌亂不堪，為本室之無奈也非本室樂見，故擬將提報相關單位協助解決。6.努力減少紙本公文，加速公文電子化。本室依據經費核銷之相關法令及規範之應具備文書辦理，也希望減少不須檢附的文件，藉以減少憑證之數量，目前依程序凡1萬元以下之請購及核銷合併於一紙張辦理，期待未來中央能修法以電子化處理核銷事宜，以符環保。7.會計室有兩項重要的需求(或抱怨)，一是人員不足，二是空間不足。因此辦公室人很擠，公文堆得像山一樣高。首先，辦公室的設計將人與人隔開，表示平時不易協調，也不協調。公文堆得很高，表示在國家會計制度允許的情況下，應想過要如何改進會計流程，減少程序，減少公文堆積，減少文件，減少紙張，減少一份經費使用需要蓋的印章(附圖)。在這個情況下，即使再給會計室一間大辦公室，增多員額，情況仍一樣，而且可能更嚴重。我證明我的論點如下:兩校合併後，產生兩組相同工作的人員(如兩個主任，兩個組長等)，但業務並不是原東華或原花師的兩倍(因為一定原來有一個較大，一個較小)。合校後情況並沒有改變。空間亦然，思維沒有改變之前，所有幾千年來的抱怨會一樣。附圖: 一筆96年3月15日某系使用業務費維修因意外火災(非人為因素)緊急復原教室共90980元。一共蓋了21個章，包含校長章。使用品名為油漆及清潔費。清潔費包含四間大型教學實驗室。1、 首先陳述會計室之功能與職責，讓委員們能進一步的了解，希望在角色扮演及現況作說明後，能以同理心及客觀的思維看待本室。2、會計室主要的任務是以超然獨立的立場執行內部審核工作與表報之編製，重責大任是看緊納稅人的荷包與協助機關在財務執行上發揮最大的經濟效益（讓錢花在刀口上）。在立場上是協助各單位於執行業務需運用財務時，是否均依循本身業務的財務規定辦理。所以重點是業務單位應依法（依自行的業務計畫與其相關財務法規）執行，會計室只是協助各單位檢視財務面是否依法辦理。3、既然是花國家納稅人的血汗錢，在執行上更應錙銖必較，程序上更應謹慎，需各相關單位之人員依法行政本於職責辦理，才能讓使用單位於業務推展及免除財務責任兩者兼顧，也才能使會計人員免除連帶之財務責任。4、會計室業務之成長繫於學校經費、計畫之成長，每個人都希望錢多、事少，本室也期望工作量能減輕，但是基於學校校務發展亟需更多之計畫經費及補助款挹注，所以業務量的成長是無法避免的；本室也戮力於流程的簡化，透過資訊處理系統的增強，提供學校更完善的財務資訊，但是內部審核的枷鎖，讓本室同仁必須對每份憑證謹慎的協助檢核，隨著經費的增加核銷的件數必然增加，以及各單位核銷所使用的文件紙張最終均集中於本室，使得本室的文件堆積如山，還得善盡良善之保管責任，這是本室的困處。5、本室每種業務的一位同仁面對的是全校各單位幾百個承辦人員，每人每日處理的案件平均不下百件，同仁除了電話的協助答詢核銷的電腦操作及支用標準等外，尚須檢視核銷案件之是否符合各補助機關及各種政府規範的法規，如果各單位能本於職責能讓業務之經費核銷合於自身業務的法規及程序，而不是事事都仰賴會計室的審核，大家就都能減輕負荷與壓力，告知各位財務責任非本室之專屬，而是大家都有責。6、本室的需求並非過度，學校各單位的業務增加均增有充裕的人力處理，但業務推動增加的經費是否需處理？本室只合理的要求原有員額的補足而已，合校後本室花教大的同仁退休及調職有已有3人未補，本室之編制原本已有2位組長，花教大並無組長，又因合校之組織編制未經核定，另一個主任無法派任專門委員之新職及履職，造成業務無法合理調配，雖然兩校工作人員合併辦公，但原有的業務量均未隨合併減少，除了需處理原來的量外，還增加合校的補助經費如興建各棟的教學大樓及學生宿舍等之工程及其他補助計畫，所以是1加1大於2的工作量，學校經費非停留在原來的規模。合校後的空間也未獲擴充，如何讓全校同仁們能同樣有合宜的辦公空間是學校的責任與認同，不是嗎？(二)人員素質與服務態度委員評鑑建議改進事項辦理情形(具體改進措施或說明)1.服裝儀容整潔。感謝委員們的肯定。2.為了化解校內其他處室同仁的誤解，希望會計室盡量朝以下兩方向努力，其結果一定是正面的。（1）服務時，對於所屬業務之作業內容、相關法令規定盡量解說清楚。（2）因為會計人員的養成教育與訓練相當專業，因此，對於他們分內的工作相當盡責與熟稔。如果在支援校內各單位業務時，能在態度與語言上再多點耐心讓對方瞭解會更好。會計室也自我期許能以內部顧客的思維提供服務，但是相對的也希望各單位的同仁能本於職責能依法行政，多花心思投入了解業務的相關財務規定，而不是全仰賴會計室的答案，因為每項業務的法規不盡相同，本室同仁也需隨時注意不同業務的不同規定，如果能於核銷時互相注意法規規範，能合法的辦理，讓經費用於刀口上，提高財務效能是大家的職責，當然本室同仁的職責是責無旁貸，為了不陷入連帶之責任必會多充實及了解各單位的業務法規，來配合辦理。3.人員不足之下，仍服務良好，但限於工作壓力，對同仁之指導較不足。本室會依職責做適當的規範同仁的工作，在分層負責的分工下，各位都能善盡督導及承辦業務之責。4.在職訓練仍需多主動辦理，以增加工作人員成長。本室從現開始已規劃及舉辦讀書會，除了作法令宣導及上級的政策告知外，也讓同仁提出業務上的問題，大家集思廣益能有共識提出解決處理之道。以減輕同仁之工作壓力。5.核報相關經費時，若有退件情事，是否能提供更明確的退件理由，以利行政人員修正。經費核銷時若有須退件時都會電話告知應如何處理或會附上字條說明，只怕其他單位同仁的不用心仍一再的出現同樣問題，徒增大家的困擾，也希望能相互的體諒。6.96.12.397.4.14期間實施的行政品質評鑑滿意度調查問卷，仍有其他處室同仁反映會計室同仁服務態度有待加強。建請會計室提醒同仁，在業務繁忙時仍須注意與其他同仁與學生互動的態度，避免引起不快。很多事情是因為不了解而誤解，本室同仁都希望能將手邊的案件順利的協助處理完畢，不是刻意找麻煩而自找麻煩，還是老問題希望大家能多用點心，把自己的分內工作多了解一回生二回熟，不能一昧的要求別人，大家共勉之。7.會計室的基本任務是:依據國家所訂的會計法規，控管學校所有經費合法的被使用。這一點會計室做到了，是本校一大優點，值得嘉許，同時身為教員以及經費使用者，大家都應給會計室鼓掌。從服務的角度來看，會計室的基本任務是:協助教職員工合法的使用經費。這一點會計室沒有做到。會計室與各級單位的互動基本心態上是因為你不合規定，於是我退件而不是幫助大家如何合法且快速使用。因此會計室較少意圖想要如何簡化流程，使得他們可以更方便，合法的快速使用經費。要知道，在今日競爭激烈的研究環境裡，合法已是必要，但快速才是競爭的基本公式。也因此，沒有人願意去會計室，無論串門子或洽公，能不去就不去。這樣的氛圍，對學校沒好處，對辛苦的會計室員工也不健康。於是大家就照著傳統公部門的文化，行禮如儀。會計室的任務已闡述於前，協助教職員工合法的使用經費是因內部審核之責，會計室已戰戰兢兢的在執行，如果未善盡職責，那學校經費使用的合法性即不成立。相反的本室更需要求各單位的業務承辦人能將法規提供給我門，讓本室同仁能依法協助檢視，因為法規不是會計室能掌握的及都了解的，所以不能本末倒置的處理，應該是業務單位提供正確的資訊，才能合法的核銷經費。至於在流程面；學校已作最快速的簡化處理，例如國科會的計畫經費在10萬元以下以授權學院決行後，逕由本室經內部審核後即可編製傳票及開支票付款完成。會計室也只是配合辦理，也希望能在不受不是問題的問題的打擾下可以快速的辦理業務，因為同仁默默的承受背黑鍋的辛苦，是大家長久以來的錯誤認知。希望藉此說明後能對會計人員有新的觀感與認同，同時也懇請大家能配合。更懇請委員們諒察。(三)服務管理委員評鑑建議改進事項辦理情形(具體改進措施或說明)1.會計室同仁業務繁忙，其辛勞值得肯定。感謝委員們的肯定。2.工作辛苦，尤其合校之初，能相互包容與體諒。感謝委員們的肯定。3.合校以來，業務表格文件增多，作業複雜化，宜定期檢討簡化，以提升行政效率。合校後由於兩校的業務處理模式不同，及會計系統的資訊需要整合，致同仁除了要克服新的作業模式外（不同的表格及不同的流程），還需仔細的將資料核對清楚後整併於同一系統內，所以在業務量驟增，作業複雜化下度過，目前依校長指示，盡量檢討兩校業務之統合並取其效率性高的處理方式辦理。這也是本室努力的目標。4.請加強溝通各項經費審核辦法與原則，讓各計畫承辦人員或助理不需一再遭退件而影響服務效率。1、本室同時呼籲各計畫承辦人員或助理能夠充分掌握自身所承辦業務的相關法令依據，不是於每次申請經費核銷時，都是同樣之問題及均要詢問本室承辦員，一回生二回熟相信只要用點心應可以馬上上手，請多多配合，以免造成雙方之困擾。2、本室已於98年5月8日及5月11日舉辦二梯次行政人員經費核銷相關業務教育訓練。未來也會於每學期常態性辦理，應可大幅改善情況。5.本校行政助理常常需要代墊金額，有時金額龐大，引起助理困擾。請研擬有效方式以提升服務品質。1、依規定廠商1萬元以上貨款應逕付廠商，故不得墊支。2、若辦理活動或計劃之需，可預借現金支付，並於活動結束後儘速核銷歸墊。3、各院均有零用金供週轉用，請與院協調有關零星支付之撥用事宜，同時請各院儘速辦理零用金撥還之核銷手續。6.工作人員不在時，應由工作人員代理，不宜有工讀生代理。本室已督促同仁改進。7.若干業務的職掌與其承辦人員，無法由目前會計室網頁中明確得知。本室有關業務的職掌與其承辦人員之相關資訊，已於5月中旬於會計室網頁建置完整。 二、業務評鑑委員評鑑建議改進事項辦理情形(具體改進措施或說明)1.會計室同仁皆能本於職責，做好分內的工作。感謝委員們的肯定。2.工作人員對各單位之核銷控管及處理相當優秀。感謝委員們的肯定。3.許多助理抱怨填報各項計畫經費手續繁瑣，容易出錯。請研擬有效提升服務品質之方式。為簡化核銷程序，自本年度起，已簡化一萬元以下支出憑證粘存單之動支經費事先請購之核章，另為使本校及計畫類帳務處理正確性，減少退案，縮短核銷時程，本室業於98年2月4日將網路請購操作手冊、建教合作計畫之網路請購注意事項及底層科目用途明細表等相關資料掛至會計室網頁最新消息，隨時供計畫類帳務人員擷取運用，並於98年5月8日（校本部）及98年5月11日（美崙校區）舉辦講教育訓練講習，並發放使用手冊，講授正確的核銷程序。減少退件，創造雙贏的局面。4.有關國科會經費使用，是與全校教職員較直接有關的。國科會近年在經費的使用上，已大幅放寬，建議會計室可以多留意，有許多以前不可使用的部份，現在均可以。同時會計室需注意，國科會有許多大型計畫(如國家型)，經費使用的限制與一般計畫不同，是更有彈性的。國科會計畫經費核銷之依據，研發處通常會函轉予各單位有關國科會補助專題研究計畫經費處理原則，除此；還應依據行政院核定之支出標準及審作業手冊辦理，惟國科會對國家型研究計畫倘有特別規定之處，研發處也會轉知，本室也會知悉及特別注意，對於該特別案件皆會電詢國科會承辦人員，盡力協助老師之計畫經費核銷之合法性。5.誠如前面建議所言，會計室員工都很敬業，工作十分辛苦，同時壓力極大，常吃力不討好。因此大家均應給予高度鼓勵。但為何被服務的對象常不能領情? 如何化解這種在認知上的差異，應是主任最大的挑戰。轉變服務的Mindset，應是一項思考。如何幫助我們合法使用經費並不一定要用監督的心情來辦理會計主任的功能在於對外能說明本室的服務狀況及學校財務的執行管理情形，對內則如何在提升同仁之專業智能下，減輕同仁執行業務的壓力及告知同仁如何讓服務的對象深切的了解本室的立場及取得業務上相互的配合，才能共同完成計畫經費的核銷工作。因此；會計主任須具備會計專業外尚需透徹學校之文化生態，才能統整協助機關建立健全的內部控制制度，克盡超然獨立的立場讓經費花在刀口上。所以現今會計主任的角色不再是高壓的監督同仁完成工作，而是更需面面俱到的提升學校財務運作之效能。