永进会议管理制度(修改).doc

上海永进电缆集团有限公司会议管理制度第一条 总则31.1目的31.2会议分类3第二条 会议组织32.1董事会会议32.2总裁办公会议32.3绩效考核分析会32.4质量分析会42.5生产调度会42.6 班组长以上干部大会或公司职工大会、职工代表大会42.7部门会议及其它临时性会议5第三条 会议室管理53.1会议室分布53.2会议室使用53.3会议室清洁63.4会议室使用流程63.5会议室使用申请表6第四条 会议管理74.1会议通知74.2会议准备74.3会议纪律74.4会议程序控制8第五条 会议纪要管理95.1会议纪要格式要求95.2会议纪要控制程序10第六条 会议考核奖惩条例106.1会议考核处罚106.2会议考核奖励11第七条 会议管理流程、表单117.1会议管理流程117.2会议表单12第八条 附则12上海永进电缆集团有限公司会议管理制度第一条 总则1.1目的为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。1.2会议分类公司会议分为：董事会；总裁办公会；绩效考核分析会；质量分析会；生产调度会；班组长以上干部大会或公司职工大会、职工代表大会；部门会议及其它临时会议七类。第二条 会议组织2.1董事会会议.召集与主持人：董事长.与会人员：公司董事，公司监事和总经理列席会议，会议记录，办公室。.时间：每半年召开一次.议题：听取并审议生产经营报告和财务报告，研究决定公司经营与发展中重大事项，决定经营计划和投资方案，决定内部管理机构的设置，制订公司财务年度预、决算方案、利润分配方案和基本管理制度等。2.2总裁办公会议.组织部门：办公室.主持人：总裁.与会人员：公司副总经理、中层以上领导干部，会议记录，办公室。.时间：每月召开一次.议题：总结、评价、解决当前生产、行政、质量、安全、财务、供应、销售等方面的工作情况，安排布置下一步工作方向和工作任务。2.3绩效考核分析会组织部门：人力资源部主持人：人力资源部长与会人员：公司副总经理、中层以上领导干部，会议记录，人力资源部。时间：每月召开一次议题：总结、分析当月绩效考核报表，评审绩效考核内容。2.4质量分析会.组织部门：品质部.主持人：生、技中心副总经理.与会人员：品质部、技术部、生产部及其他部门相关人员.时间：每月召开一次.议题：汇报、总结、上月产品质量情况，讨论分析质量事故(问题)、研究制定质量改进措施。会议记录，品质部。2.5生产调度会.组织部门：办公室 .主持人：生产副总经理.与会人员：各部门负责人，会议记录，办公室。.时间：每周一下午：17：00召开.议题：调度、平衡生产进度、研究解决各车间、各工序、班组不能自行解决的，影响生产计划顺利进行的重大问题。2.6 班组长以上干部大会或公司职工大会、职工代表大会.组织部门：办公室.会议主持：总裁或工会主席.与会人员：班组长以上干部或公司全体职工或职工代表，会议记录，办公室。.时间：每半年召开一次.议题：通报上期工作总结和本期工作任务，听取员工意见，表彰奖励先进集体、个人。2.7部门会议及其它临时性会议.会议时间：定期或不定期.会议主持：部门负责人.议题：检查、总结、布置本部门工作。会议记录，部门内勤。第三条 会议室管理3.1会议室分布3.1.1办公楼四楼408室定为一号会议室，可容纳15人左右，主要定向服务为董事长会议。3.1.2办公楼三楼308室定为二号会议室，可容纳30左右，主要定向服务为党政工团会议。3.1.3办公楼二楼208室定为三号会议室，可容纳30左右，主要定向服务为公司及各部门召开的管理会议。3.1.4综合楼二楼培训室定为四号会议室，可容纳50人左右，主要定向服务为公司绩效考评、培训学习等会议。3.2会议室使用3.2.1会议室使用由总裁办负责管理。每次会议召开前，总裁办应对所用会议室的电源、电灯、空调、音响、话筒、投影仪、台牌、台布等实施例行检查、配备饮用水，必要时还应配备水果、公司宣传资料。3.2.2各部门使用会议室须提前一天填写会议室使用申请表，经总裁办主任同意后，领取会议室钥匙和提示挂牌。3.2.3使用者应爱护会议室设备，不得随意调换、拆装会议室设备。任何部门和个人未经总裁办同意不得将会议室的各种物品、设施拿出会议室或转作他用。3.2.4使用者应爱护会议室清洁卫生，禁止在会议室内吸咽、随地吐痰和乱扔杂物、纸屑、饮水瓶等。使用完毕后主动将桌椅复位，并注意保持桌面整齐清洁，避免坚硬物品划伤。3.2.5会议室申请人用完会议室后，将门窗关好，切断电源开关，并将会议室钥匙交还总裁办，挂牌提示为“请打扫”。3.3会议室清洁3.3.1四个会议室的卫生每周定期由公司卫生员负责清洁二次，清洁做完后将将门窗关好，切断电源开关，并将会议室钥匙交还总裁办。由总裁办负责验收检查。3.3.2会前、会后会议室全面整洁工作由总裁办具体负责清理、打扫。并负责会议室内的物品管理和维护（含花木、会议设施等）3.4会议室使用流程使用者提前一天填写会议室使用申请单总裁办根据会议申请单内容准备相关物品开会前，申请人到总裁办领取会议室钥匙和挂牌开会，挂牌“会议中”注意保持会议室公共卫生会议结束，将桌椅归回原位、关好门窗将钥匙归还总裁办，挂牌“请打扫” 总裁办到会议清理、打扫结束。3.5会议室使用申请表会议室使用申请表申请部门申请时间年 月 日申 请 人会议室编号会议时间年 月 日 星期开始时间结束时间会议主题参会人数物资需求话筒投影仪电脑纯净水水果鲜花X展架席卡横幅其它：总裁办审核备注附参会人员名单第四条 会议管理4.1会议通知公司所有会议由总裁办根据会议室使用申请表下发会议通知，并在会议召开前30分钟将参会人员情况反馈给组织部门或主持人。4.2会议准备所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别作好有关准备工作。(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、会议签到表、落实会场、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会人等)。4.3会议纪律4.3.1与会人员必须按时出席会议，不得随意缺席、迟到或中途退会。不能按时参加会议的与会人员需填写会议请假单，经会议主持人批准后方可请假。中途有特殊紧急情况需要离开会场的，由当事人指定本部门人员代为填写会议请假单，会后在会议请假单备注上签名确认。4.3.2参会人员在会议记录人员处签到，到会不签到视为未到，签到时间由会议记录人员填写。4.3.3手机一律调为振动，不得随意拨打或接听电话。4.3.4参会人员必须认真做好会议记录，遵守会议纪律，不得随意大声喧哗或议论。在会议讨论时要积极踊跃有序发言，但不得进行人身攻击。会议决议采取少数服从多数原则。4.4会议程序控制4.4.1总裁办公会、生产调度会或部门工作会议的一般程序是：会议主持人宣布会议开始，宣读会议议程（时间控制在10分钟以内）；上次议案追踪（10分钟）；与会人员业务工作或成果汇报（30分钟）；各部门协调及讨论事项（30分钟）；未决议事项复议（10分钟）；公司主要领导报告或意见（10分钟）；主席会议结论（10分钟）。4.4.2董事长会议的一般程序是：会议主持人宣布会议开始，宣读会议议程（时间控制在10分钟以内）；上次议案追踪（10分钟）；董事成员、公司副总业务工作或经营成果汇报（30分钟）；董事长宣布公司组织机构设置或制度规定及其人事安排调整事项（20分钟）；财务预算、利润分配、投资方案或经营计划、举措等（30分钟）；未决议事项复议（10分钟）；公司主要领导报告或意见（10分钟）；董事长决议结论（10分钟）。4.4.3绩效考核分析会、质量分析会的一般程序是：会议主持人宣布会议开始，宣读会议议程（时间控制在10分钟以内）；结果通报（30分钟）；问题复议（30分钟）；与会人员改进措施、方法建议（20分钟）；公司主要领导报告或意见（10分钟）；主席会议结论（10分钟）。4.4.4职代会会议的一般程序是：大会执行主席核实出席大会的职工人数，到会人数超过代表总数的三分之二，会议主持人宣布会议开始，宣读会议议程（时间控制在10分钟以内）；总裁作工作报告（时间30分钟）；公司行政副总作专题议案报告及有关劳动合同、厂务公开、薪资待遇等说明（时间30分钟）；由工会主席、职工代表小组负责人就上次职工代表大会决议落实情况、职工代表意见处理情况等向大会作报告（30分钟）；工会主席就职代会期间各小组联席会议处理的重大事项，向大会作说明，并提请大会确认（时间30分钟）；主要领导述职和评议（2小时）；以代表团（小组）为单位，就以上报告、议案分组进行讨论，同时对大会的各项决议草案和需经大会选举的候选人进行酝酿（1小时）；各小组职工代表会议的讨论发言，由小组指定记录员整理归纳后，以书面形式向大会主席团汇报（1小时）；选举参加董事会、监事会、战略发展委员会、培训学习委员会、安全生产委员会、绩效考评委员会、工会、职代会的职工代表和下届小组负人（20分钟）；对有关各项方案、大会决议、决议草案进行大会表决（20分钟）；主持人作会议总结（10分钟）；董事长致闭幕词、宣布大会结束（30分钟）。第五条 会议纪要管理5.1会议纪要格式要求会议纪要格式由标题、正文、主送、抄送单位构成。5.1.1会议纪要标题有二种情况，一是会议名称加纪要，如生产调度会会议纪要；二是召开会议的机构名称加纪要，如生产部计划工作会议纪要。5.1.2会议纪要正文由二部份组成。会议概况：主要包括会议时间、地点、名称、主持人、与会人员，基本议程；会议的精神和议定事项：董事长会议、总裁办公会、生产调度会的会议纪要，一般包括会议内容、议定事项，必要时还应概述议定事项的意义；绩效考核分析会、质量分析会、班组长以上干部大会或公司职工大会、职工代表大会、部门会议及其它临时会议的会议纪要，要写出经验、做法、今后工作的意见、措施、责任人和完成时间等要求。5.1.3会议纪要可采用概述法、分项叙述法、发言提要法三种标准书写，对讨论的问题比较集中单一、意见比较统一、容易贯彻操作的小型会议用概述法书写会议纪要；对于会议的议题较多，可采用分项列述法书写会议纪要，应包括会议的目的、意义、现状的分析以及目标、任务、政策、措施等方面的阐述；对于会议中有典型性、代表性的发言可采用发言提要法书写会议纪要，把发言原稿、记录加以整理、提练出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。5.1.4会议纪要书写应特别注意纪实性、要点性、特殊性三个特点。会议纪要要如实地反映会议内容，不能离开会议实际搞创作，不能搞人为拨高、深化和填平补齐；会议纪要采用第三人称写法，以“会议”作为主体，如“会议认为”、“会议指出”、“会议要求”、“会议决定”、“会议号召”等称谓；撰写会议纪要要围绕会议主旨及主要成果来整理、提练、和概括，而不是叙述会议过程，切忌记流水账。5.2会议纪要控制程序5.2.1会议纪要由组织部门起草，总裁办审核，主持人签发。5.2.2各种会议纪要，指定日间纪要在当天17点前、晚间文件应在次日10点前用网络共享或书面的形式发放到与会者，发放书面文件的应办理签收手续，办公室存档。5.2.3各部门负责人签收会议纪要后应将会议纪要工作事项按时有效完成，并于应完成时间前填写会议纪要临时工作任务反馈表上报行政部，由行政部负责对会议决议跟踪汇总审核。第六条 会议考核奖惩条例6.1会议考核处罚6.1.1与会人员，有事不请假，无故缺席会议一次者扣罚绩效考核分10分。6.1.2与会人员，参加会议不履行签到手续者视为会议缺席。6.1.3与会人员，累计迟到、早退30分钟或累计请假三次者视为会议缺席一次。6.1.4与会人员，参加会议迟到或早退者，每5分钟扣罚绩效考核分2分。6.1.5与会人员，会议中途接听电话一次，扣罚绩效考核分5分。6.1.6与会人员，不爱护会场卫生，乱扔杂物、吐痰等扣罚绩效考核分3分。6.1.7与会人员，不按会议顺序发言，会中交头接耳，会中炒闹或大声喧哗者扣绩效考核分10分。6.1.8中级管理与会人员，连续累计二次无发言记录者，扣罚绩效考核分5分。6.1.9与会人员，会议应提交的材料准备不充分者，一次扣罚绩效考核分5分。6.1.10会议主持人，无会议书面计划会议议程，一次扣罚绩效考核分5分。6.1.11会议记录员，无会议记录或会议签到表，一次扣罚绩效考核分5分。6.1.12会议组织部门，无会议总结及会议跟踪情况表，一次扣罚部门主管绩效考核分5分。6.1.13临会前，发现会议场所没有电源或其他应有的设施、物品准备，每次扣罚总裁办责任人5分。6.1.14与会人员，会后会议纪要临时工作任务反馈表反馈不及时，并没有全面完成工作任务，每次扣罚绩效考核分5分。6.2会议考核奖励6.2.1与会人员，会议记录齐全，每月参加各类会议考勤全考勤者，奖绩效考核分5分。6.2.2与会人员，遵守会议纪律，会议中主动发言，并在会议纪要上有典型性、代表性的发言记录，每次奖绩效考核分5分。6.2.3与会人员，会后会议纪要临时工作任务反馈表反馈及时，并全面完成工作任务，每次奖绩效考核分5分。第七条 会议管理流程、表单7.1会议管理流程申请人提出会议申请总裁办按需或按时确定会议时间办公室拟定会议议程，提交分管领导审批通知参会人，收集会议材料（及时收集会议材料，打印或分发；做好条幅、席卡、花木等会场布置；召开大型会议，必要时，还需要安排好食宿和交通等服务）召开会议（提供茶水、音响、灯光、投影等会议服务；做好会议记录）形成会议决议和文件（会议纪要整理、核阅）相关领导签发督查、反馈7.2会议表单附：会议通知单 会议请假单 会议签到表 会议考勤记录表 会议考核表 会议纪要临时工作任务反馈表第八条 附则8.1本考核办法、经董事长办公会、各部门经理级以上干部、总数70%以上的人员讨论通过，董事长批准后即生效，2011年绩效考核办法随之失效。8.2本办法除此规定外，还应依照公司制度、在执行中仍出现重大失误，可作补充规定进行补充，补充规定与本办法具有同等法律效力。8.3本办法由董事长负责解释，自2012年 2月 1日起实施。 上海永进电缆（集团）有限公司二O一一年 十二月 三十一日编制审核批准时间时间时间