常见公文写作格式与范例大全

常见公文写作及格式 一 常用的公文种类 1 通知 发布规章和行政措施 转发上级机关 同级机关 和不相隶属机关的公文 批转下级机关的公文 要求下级 机关办理和需要周知或共同执行的事项 任免和聘用干部 2 报告 向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议 3 请示 向上级机关请求指示 批准 4 会议纪要 记载 传达会议议定事项和主要精神 5 决议 经会议讨论通过的重要决策事项 6 函 不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等 7 通报 表扬先进 批评错误 传达重要精神 交流重要情 况 8 通告 在一定范围内公布应当遵守或周知的事项 9 批复 答复下级机关的请示事项 10 条例 用于制定规范工作 活动和行为的规章制度 11 规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力 的行为规范 12 意见 对某一重要问题提出设想 建议和安排 13 公告 向内外宣布重要事项或者法定事项 14 决定 对重要事项或重大行动作出安排 二 常用公文的写作格式 我们常用公文包括 报告 请示 通知 规定 函 一 报告 写作要点 报告是向上级机关汇报工作 反映 情况 提出意见或建议 答复上级机关询问时用陈述性公 文 1 标题 制发机关 事由 报告 报告前可加 紧急 2 正文 一是事由 直陈其事 把情况及前因 后果写清 楚 二是事项 写工作步骤 措施 效果 也可以写工作 的意见 建议或应注意的问题 3 结尾 可写 特此报告 专此报告 后面不用任何标 点符号 或 以上报告如无不妥 请批转各地 各部门执 行 或 以上报告 请指示 等语 注意事项 概述事实 重点突出 中心明确 实事求是 有针对性 二 请示 写作要点 请示是下级机关向上级机关请求 指示或批准的呈请性 期复性公文 1 标题 制发机关名称 事由 请示 2 正文 一是请示的原因 陈述情况 阐述理由 讲情必要 性和可能性 最后用 为此 请示如下 二是请示的事项 写明请示要求 如请求物资要写明品名 规格 数量 请 求资金要写明金额 3 结尾语 多用 上述意见 是否妥当 请指示 特此 请示 请予批准 以上请求 请予审批 以上请示 请予批复 以上请示 如无不妥 请批转各部门执行 等语 4 注意事项 一文一事 一个主送机关 逐级请示 三 通知 是下行文 要求下级机关办理 执行或服从 安排的文种 通知讲究时效性 是告知立即办理 执行或 周知的事项 1 标题 制发机关 事由 通知 2 正文 一是通知前言 即制发通知的理由 目的 依据 例如 为了解决 的问题 经 批准 现将 具体规定通知如下 二是通知主体 写出通知事 项 分条列项 条目分明 3 结尾 三种写法 一是意尽言止 不单写结束语 二是在前言和主体之间 如未用 特作如下通知 作为过 渡语 结尾可用 特此通知 结尾 三是再次明确主题的段落描写 四 规定 写作要点 规定是由机关 社会团体和企业 事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件 1 标题 地域 内容 文件种类 规定 管理办法 细则 规则等 2 正文 一是正文的内容通过 条 的形式表述 按顺序 依次排列 条 是法规的基本单位 二是 条 的内容较 多时可分为 款 款 的内容较多时可分为 项 三是 根据内容的需要 可以在 条 上设 章 五 函 函的概念 函是不相隶属机关之间相互洽工作 询问和答复问题 或者向有关主管部门请求批准事项时所 使用的公文 平行文种 1 函的特点 一是沟通性 二是灵活性 三是单一性 2 撰写函件应注意的问题 首先要注意行文简洁明确 用语把握分寸 无论是平 行机关或者是不相隶属的行文 都要注意语气平和有礼 不要倚势压人或强人所难 也不必逢迎恭维 曲意客套 至于复函 则要注意行文的针对性 答复的明确性 三 公文的结构层次及字体 公文一般由眉首 包括发文机关 发文字号 签发人 紧急程度 机密等级等内容 一般用横线与正文部分隔开 正文 包括标题 主送机关 内容 附件 落款 附注 等 文尾 包括主题词 抄送栏 印发机关栏 印发日期 份数 印章等项 三部分组成 正文这是公文的主体 是叙述公文具体内容的 为公 文最重要的部分 正文内容要求准确地传达发文单位的有 关方针 政策精神 写法力求简明扼要 条理清楚 实事 求是 合乎文法 切忌杂乱 文中的结构层次序数应准确 掌握和使用 即 第一层用 一 第二层用 一 第三层用 1 不能写成 1 把小圆点写成顿号 第四层 用 1 在正文层次不多的情况下 第一层用 一 第二 层可用 1 标题用 2 号华文中宋 宋 体 居中排印 标题 中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 正文 在正文中 只能用仿宋 小标宋 黑 楷 4 种字体 均用 3 号字 正文中只有一级小标题的 小标题 用黑体字排印 有两级小标题的 第一级小标题用黑体字 排印 第二级小标题用楷体字排印 有多级小标题的 第 一级小标题用宋体字排印 第二级小标题用黑体字排印 第三级小标题用楷体字排印 第四级小标题用仿宋体排印 除小标题之外的正文文字用仿宋 3 号排印 成文日期在正文之下一般空 4 行 右边空 4 个字 用 3 号仿宋体排印 主题词 用 3 号黑体字 居左顶格标注 后标 全角冒号 主题词词目用 3 号小标宋体字 一篇公文最多 不超过 5 个主题词 一般是将文件的核心内容概括成几个 词组列在文尾发文日期下方 如 人事 任免 通知 财 务 管理 规定 等 词组之间不使用标点符号 每个词目 之间空 1 字 主题词下方排印一条横线 主题词标引顺序 是 类别词 类属词 形式词 用印 印章上不压正文 下压日期 骑年盖月 所谓骑年就是盖章的时候 要盖在年份的上面 章子有 1 3 是在年份下面 就好像骑上去了一样 而同时 章子要把 月份整个盖住 这就是盖月 主要是为了防止篡改公文日 期 二 一三年五月五日