公司行政基本管理制度

关于企业文化和行政制度的培训 第一部分 企业文化的培训 一 道德规范 1 忠诚企业 忠诚是一个优秀员工的起码素质 每个员工都要将 公司利益高于一切 作为行事的出发点 2 诚实守信 是立人之本 立业之本 是每位员工从业的基本要求 3 爱岗敬业 认真对待自己的岗位 对自己的岗位职责负责到底 无论在任何时候 都要尊重自己的岗位职责 4 遵章守纪 每位员工必须始终做到遵守公司各项规章制度和工作纪律 严格执行工 作标准 规范工作行为 做到令行禁止 5 遵守公德 每位员工应遵守职业道德 遵循社会公德 提高个人品德 倡导家庭美 德 6 公正廉洁 每位员工要公平 公正地对待人和事 不侵占公物 不收受贿赂 回扣 等不正当回报 损害公司利益 第四章 行为规范 一 仪表 言行 举止规范 1 上班时间 公司员工应按规定着装 不得穿背心 拖鞋和短裤 袒胸露背 不准浓 妆艳抹 装扮怪异 仪表应保持整洁 大方 得体 2 公司员工出席会议 从事商务或外事活动时 应穿西装或职业套装 不得穿戴与工 作场合不相适宜的服饰 3 员工出入公共场所时 要礼貌 规范 体现公司员工的素质与风范 员工一举一动 将代表公司的形象 4 讲话时 要尽量使用普通话 态度要文明 礼貌 诚恳 不讲粗话 脏话 5 接待客户或接听有关咨询或投诉公司有关事宜的电话 要礼貌 热情 耐心 周到 6 进入他人办公室时 应主动敲门示意 待允许后 推门进入 并随手关门 7 同事之间相见要互致问候 8 称谓 凡有职务的都要称呼其职务 无职务的要称呼其师傅 不准直呼其名或 老 张 老李 等称呼 年龄 职务等相差不太大的 一般在姓名后加同志或先生 小姐 女士 上级对下级 且上级年龄比下级年龄大的情况 可在姓之前加一修饰字 如 小李 这种 称呼亲切 真挚 9 部门之间或同事之间沟通时 要措辞得当 讲究方法 主题明确 真诚相待 不准 1 说粗鲁 蛮横的话 10 上级领导走进工作场所时 应起立示意 施工人员除外 11 与领导或长者讲话时应起立 递交公文或接看名片时应双手 12 上班期间 因私会客 应长话短说 不得超过十五分钟 13 酒后不准进入办公区域 施工作业区 三 业务活动 一 员工开展公司的业务活动时 要熟知并严格遵守有关法律法规和惯例 使业务活 动受到法律保护 二 遇重大 复杂法律问题要遵循公司法律顾问的书面意见 三 熟知并认真履行自己的业务职责 不得超越职权范围从事下列活动 1 以公司名义进行考察 谈判 签约 招投标 竞拍等 2 以公司名义提供担保 证明 3 以公司名义对外发表意见 信息 4 代表公司出席公众活动及其他活动 四 学习培训 一 公司鼓励员工通过各种渠道参加学习 公司尽可能提供和创造学习条件 使员工 获得学习的机会 不断提高自身职业素质和职业技能 二 每位员工要积极参加公司组织的培训 养成自觉学习的习惯 提高自身素质和能 力 公司鼓励员工学以致用 知识创新 三 每位员工要结合自身实际情况和公司发展需要 合理规划个人职业生涯 制定发 展目标和实施计划 通过学习提高 逐步实现目标 四 各级部门领导要将培养人才放在首位 不断创造发展机会 帮助下属不断进步 实现发展目标 五 公司根据发展需要 选派员工外出培训 来提升员工的素质和能力 外派员工需 与公司签订培训协议 六 利益关系 一 公司和员工结成同命运共发展的利益共同体 员工的言行时刻代表着公司的利益 和形象 每位员工应自觉时刻注意自己的言行 如果个人行为和活动损害或可能损害公司利 益和形象时 须立即停止该行为或活动 二 员工不得从事损害公司利益或影响公司形象的兼职 三 员工不得从事有损公司利益的投资 四 在处理业务时 如涉及到员工的亲属 员工应按规定回避或报告 五 如果员工与竞争对手 客户或供应商的其他关系可能会影响公司的利益 员工应 该立即报告直接上级 不能利用自己的职权和工作之便 获取任何不正当的个人利益 2 办公电话管理规定 第一条 为了规范公司办公电话的管理 明确办公电话管理职责 控制和节约电话费用 特 制 定本规定 第二条 公司办公电话 主要是为方便员工工作 开展业务与外界沟通之用 禁止利用办公 电 话拨打私人电话或外借他人使用 第三条 各管理部门办公电话开通内外线功能 下属班组办公电话只准使用内线通话 第四条 办公电话管理 责任到人 各管理部门部门经理为责任人 下属班组当班人员为责 任 人 第五条 长途电话的使用 一 各部门因工作需要拨打长途电话 烟台地区以外 的 需填写 长途电话登记表 注明通话人 对方地区及单位 电话号码 因何业务通话等 并经该部门负责人签字同意 后方可拨打 未经部门负责人同意的 电话费由其本人负责 二 禁止使用公司办公电话拨打私人长途电话 或以公事为由骗挂长途电话 违者 由个人负担话费 并给予五倍话费的罚款 情节较重的 同时予以解除劳动合同 三 各部门使用长途电话未按规定登记的 话费由该电话管理责任人负担 第六条 员工接打电话 要注意礼节 长话短说 简洁扼要 以免耗时 占线 接打电话时 要自报家门 如 您好 金海投资 或 您好 我是金海投资有限公司的 等等 第七条 打电话前应对讨论 商洽事情稍加构思或略作记录 以节省通话时间 第八条 严禁将办公电话内线通话私改为外线通话 违者 由个人负担话费 并给予五倍话 费 的罚款 情节较重的 同时予以解除劳动合同 第九条 综合部负责对公司办公电话使用和费用的监督管理 每月底对公司办公电话通话详 单 长途电话登记表 进行审核 对长途电话使用重点监控 第十条 本规定呈报总经理核准后公布实施 修改亦同 解释权归综合部 办公用品管理规定 总则 第一条 为规范办公用品管理 明确办公用品管理的职责和工作程序 合理配置办公用品 提高办公效能 降低办公费用 特制定本规定 第二条 综合部负责公司办公用品的管理 负责办公用品的配置 申购 采购 入和出库 使用登记及报废等管理 3 第三条 公司各部门及员工根据工作需要 按规定进行办公用品申购 新员工入职时 由综 合部按照公司规定配置办公用品 办公用品的申购 第八条 办公用品由公司各部门根据工作需要进行申购 申购方式包括 一 计划办公用品的申购 二 零星办公用品的申购 三 应急办公用品的申购 第九条 计划办公用品的申购程序 一 采取集中申购的办法 由各部门根据工作需要 编制办公用品申购计划 详细填 写 办公用品申购单 经部门经理审核签字后 于每月 15 日前报综合部审核 二 办公用品仓库保管员应于每月 15 日前 清点办公用品库存 编制办公用品库存 明细 注明最低库存量 库存量 确定需购办公用品的数量及规格 编制申购计划 填写 办公用品申购单 报综合部经理审核 三 综合部负责对办公用品申购计划进行审核 汇总和预算 于每月 18 日前编制 办公用品申购审批表 报综合部经理审核 于每月 20 日前呈总经理批准后 交采购员照 单采购 四 未经总经理批准的申购项目不得采购 否则 财务部不予报销 五 办公用品申购审批表 和 办公用品申购单 原件由综合部存档 办公用品申 购审批表 由采购员 保管员 财务部各留一份复印件 第十条 零星办公用品 应急办公用品的申购程序 一 零星办公用品是指常用物品以外的 用量较少的 没有库存的办公用品 二 应急办公用品是指突发性急用 无库存的办公用品 三 由申购部门填写 办公用品申购单 并备注零星或应急 应急申购的 还应注 明申购物品的限期 经部门经理同意签字后 报综合部审核 呈总经理批准后 交采购员照 单采购 四 未经总经理批准的申购项目不得采购 五 办公用品申购单 原件由综合部存档 采购员 保管员 财务部各留一份复印 件 第十一条 办公用具 固定资产 及管制性低值易耗品申购时 申购部门应将所申购物品的 使用人填写清楚 部门使用的物品 填写部门使用 申购单填写不清楚的 由申购部门重新 填写 第十二条 各部门计划办公用品申购计划 未按规定期限申报的 综合部不能计入当期采购 预算 计入下期采购预算 第十三条 办公用具 固定资产 及管制性低值易耗品出现损耗 需再次申购时 申购人须 4 将原物品交综合部审验核实 能继续使用的 不得申购 不能使用的 由综合部备案 按公 司规定予以处理 办公用品的领用 第二十三条 计划办公用品由综合部负责统一发放 于每月 25 日前由申购部门集中领取 管 制性低值易耗品的领取必须由使用者本人签领 第二十四条 办公用品领用时 由保管员填制 出库单 由签领人 保管员签字 领用库存 办公用品时 需经综合部经理审核签字 第二十五条 零星或应急办公用品由申购人签领 第二十六条 部门申购的办公用品由部门经理或指定人员签领 第二十七条 办公用品出库时 保管员应坚持先进先出的原则 确保库存物品的周转 办公用品的管理 第二十八条 综合部负责办公用品的登记管理 由保管员负责建立 办公用品领用登记卡 用于员工和部门领取办公用具 固定资产 及管制性低值易耗品登记 详细记录员工和部门 所领办公用品的时间 名称 规格 数量 价格等 第二十九条 公司各部门办公用品的调拨由综合部统一管理 未经批准 各部门及员工不得 擅自调动和变更办公用品的使用 办公用品调动时 由综合部经理签发 调拨单 由办公 用品调出和调入部门负责人签字确认后 一式两份 转财务部和保管员 第三十条 保管员负责建立办公用品明细账 详细准确记录办公用品的进出情况 做到当日 进出当日记账 账实相符 第三十一条 保管员要根据办公用品的领取和使用人调整变化情况 及时对 办公用品领用 登记卡 进行调整和变更 第三十二条 公司员工调动工作或离职时 需按照 办公用品领用登记卡 登记内容和数量 进行交接 保管员监交 交清后 方可办理其他手续 第三十三条 财务部与综合部于每年六月 十二月对公司办公用品进行盘点 综合部对办公 用品的日常使用情况进行监督 第三十四条 因个人原因造成办公用品损坏或遗失的 由保管员核实情况 报综合部经理 由责任人按原价赔偿 第三十五条 各部门及员工要妥善保管办公用品 部门领用的办公用品 部门负责人为管理 责任人 员工个人领用的办公用品 员工个人为管理责任人 第三十六条 各部门及员工要爱惜和节约使用办公用品 不得挪作私用和浪费办公用品 违 者 给予责任人五倍的罚款 办公用品的报废 5 第三十七条 公司办公用品的报废由综合部负责审核与监管 第三十八条 各部门办公用具 固定资产 及管制性低值易耗品在使用过程中 因正常损耗 不能使用时 需填写 办公用品报废审批表 报综合部审核 综合部对实物进行检验 符 合报废条件的 呈总经理签批后予以报废 办公用品的报废审批表 原件由综合部存档 财务部和保管员留存复印件 第三十九条 本规定呈报总经理核准后公布实施 修改亦同 解释权归综合部 大事记管理制度 第一条 为及时 准确记录公司的发展历程及各阶段发生的重大事件 重要事项和重要成果 保留公司的发展历史和成果 特制定本规定 第二条 公司大事记的记录与编写是公司各部门的共同责任 第三条 综合部设专人负责公司大事记的汇编与管理 对公司发生的重要事件及各部门发生 重要事项的进行跟踪 记录和整编 第四条 各部门负责本部门涉及公司整体发展历程中发生的重要事项的记录与编写 各部门 负责人是本部门涉及公司大事记编写的责任人 第五条 公司大事记编写的主要内容 一 公司的成立 各项目公司的组建及变更 二 公司发展中的重大里程碑事件 合并 分立 改组 改制 上市 重大改革事项 等 三 公司投资开发项目各阶段进展情况 四 公司建设项目各阶段进展情况 五 公司项目策划销售各阶段进展情况 六 公司物业管理各阶段进展情况 七 公司管理模式的重大变动及技术和知识产权的获得 八 公司重大人事变动 九 公司重要会议及各项目公司会议的组织召开 十 公司重要制度的制订 颁布 十一 公司员工重大的奖惩事项 十二 公司重要的经济活动 外事活动及社会活动 十三 公司重大合同的签订事宜 十四 公司获得荣誉事项 十五 公司历年度主要的经济指标及完成情况 十六 公司重大安全事故及处理结果 十七 公司重大的经济纠纷 十八 公司内部活动 十九 工商登记变更需要记录的 6 二十 其他重要事项 第六条 公司大事记内容收集 一 综合部及时跟进公司各项经营管理工作 对各阶段工作进展情况及重大事项进行 跟踪记录 二 公司各部门要对本部门各阶段发生的重要事件和重要事项进行记录 详细填写 公司大事记记录表 形成系统材料 于每月五日前报综合部 整理编入大事记 三 公司各部门工作中发生涉及公司重大事项或产生重大影响的事件时 应告知综合 部协同记录 四 综合部对公司各部门发生的重要事项进行跟踪调查时 各部门要积极配合 第七条 大事记的编写要求 一 按时间顺序记载 并标明序号 二 一事一记 要准确编写大事 要事的时间 地点 人物情节 结果及相关数据等 内容 力求记录清楚 准确 三 记录资料要全面 编写文字资料 要有相应的声像资料 每月记载的大事记要及 时整理 第八条 大事记由综合部整理成册 并建立大事记文书档案和电子档案 报总经理审核后存 入公司档案室 第九条 大事记为公司机密文件 大事记的编写与管理严格按照公司保密制度有关规定执行 第十条 对于部门或个人违反本规定 造成大事记不能连续的 按照 公司奖惩处罚规定 给予处罚 第十一条 本规定呈报总经理核准后公布实施 修改亦同 解释权归综合部 一 印章管理流程 一 印章管理工作流程 1 公司各级印章由公司总经理授权综合部全面负责管理 综合部设专人管理印章 负 责公司印章和各级部门印章的刻制 发放 收回 保管及使用监管 2 综合部建立 印章管理卡 用于印章的领取和归还管理 3 各部门领取印章时 需经总经理批准 由领取部门指定专人领取 领取人和部门经 理在 印章管理卡 上签字 登记备案 4 印章管理人因离职或变化岗位 交接工作时 需先办理印章交接手续 部门经理为 监交人 移交人 接交人 监交人签字 5 因公司变更等原因 需收回印章时 由综合部印章保管人负责接收 综合部经理监 收 移交人 接交人 监交人在 印章管理卡 上签字 7 二 公司印章使用工作流程 1 印章使用人按规定填写 用印登记表 2 印章保管人对 用印登记表 进行审核 填写内容与用印文件一致的 印章保管人 签字确认 3 印章使用人持 用印登记表 和用印文件呈总经理审核签批 同意用印的 总经理 在 用印登记表 上签字 4 印章保管人根据 用印登记表 上总经理的用印签字 对用印文件加盖印章 5 遇特殊情况 总经理无法签批时 用印人可通过电话向总经理说明用印情况 印章 保管人在接到总经理的用印指示后 方可用印 但用印人应及时办理补签手续 6 确因业务需要 用印人需携带印章外出的 应在填写 用印登记表 时 载明事由 经公司总经理批准后 由两人以上共同携带使用 7 在用印过程中 用印文件有异常情况的 印章保管人应暂停用印 及时上报 二 办公用品管理流程 一 计划办公用品申购工作流程 1 各部门根据工作需要 制定办公用品申购计划 填写 办公用品申购单 经部门经 理签字同意后 于每月 15 日前报综合部审核 2 公司办公用品仓库保管员应于每月 15 日前 清点办公用品库存 编制办公用品库存 明细 注明最低库存量 库存量 确定需购办公用品的数量及规格 编制申购计划 报综 合部经理审核 3 综合部负责对办公用品申购计划进行审核 汇总和预算 于每月 18 日前编制 办公 用品申购审批表 报综合部经理审核 于每月 20 日前呈总经理批准后 交采购员照单采购 4 办公用品申购计划审核内容 1 表格填写完整 申购内容表达准确 2 申购人和部门经理签字 3 重复申购或超标准申购 4 申购办公用具 固定资产 及管制性低值易耗品 须注明申购人 二次申购时 需 提交原物品 5 未经总经理批准的申购项目不得采购 否则 财务部不予报销 6 办公用品申购审批表 和 办公用品申购单 原件由综合部存档 办公用品申购 审批表 由采购员 保管员 财务部各留一份复印件 二 零星 应急办公用品申购工作流程 1 零星办公用品是指常用物品以外的 用量较少的 没有库存的办公用品 应急办公 用品是指突发性急用 无库存的办公用品 2 由申购部门填写 零星 应急办公用品申购单 经部门经理同意签字后 报综合部 8 审核 呈总经理批准后 交采购员照单采购 3 零星和应急办公用品申购计划审核内容 1 表格填写完整 申购内容表达准确 理由充分 2 申购物品是否有库存 3 申购人和部门经理签字 4 重复申购或超标准申购 4 未经总经理批准的申购项目不得采购 5 零星 应急办公用品申购单 原件由综合部存档 采购员 保管员 财务部各留一 份复印件 三 办公用品采购工作流程 1 询价 采购前 采购员要本着 质优价廉 货比三家 的原则 对采购办公用品进 行询价 选择优质的供应商 综合部对采购物品价格质量进行监督 2 大宗物品的采购 尽量集中定点采购 与合格的 售后服务好的供应商联系送货业 务 3 采购合同的签订 根据采购办公用品的不同 来确定是否签订采购合同 签订采购 合同的 需经综合部经理审核 较复杂的 需经法律顾问审核 呈经总经理批准后 根据总 经理授权进行签订 采购合同原件由综合部存档 财务部留存复印件 4 办公用品采购的时效 1 计划办公用品的采购 原则上应在批准采购后 5 个工作日内完成 2 零星办公用品的采购 原则上应在批准采购后 2 个工作日内完成 3 应急办公用品的采购 原则上应在批准采购后半个工作日内完成 4 遇特殊情况不能按时采购的 应及时与申购人说明情况 四 办公用品验收 入库及报销工作流程 1 采购员持所购办公用品 发票或销货清单 暂发票未开时 由保管员办理入库手续 2 办公用品入库时 由申购人 保管员负责验收 3 申购人负责验收所购办公用品和申购的是否一致 4 保管员根据采购发票或销货清单 暂发票未开时 所载内容 检验采购物品和实物 是否一致 根据 办公用品申购审批表 审验是否有未批采购物品 5 经申购人 保管员验收通过后 保管员负责填写 入库单 由采购员 保管员签 字确认 验收不合格的 不得入库 由采购员负责进行调货处理 6 采购员报销时 须将 办公用品审批单 入库单 作为报销发票的附件 报综合 部经理 财务部经理审核签字后 呈总经理签批 未办理入库手续的 不予报销 五 办公用品领用工作流程 1 办公用品领用时 由保管员填制 出库单 由签领人 保管员签字 领用库存办 9 公用品时 需经综合部经理审核签字 2 计划办公用品的出库采取集中发放 由申购部门集中签领 属于管制性低值易耗品 的 必须由领用者本人签领 3 零星或应急办公用品由申购人签领 4 部门申购的办公用品由部门经理或指定人员签领 5 保管员应坚持先进先出的原则 确保库存物品的周转 6 保管员对新领取的办公用品进行登记 六 办公用品管理工作流程 1 保管员负责建立 办公用品领用登记卡 用于员工和部门领取办公用具 固定资 产 及管制性低值易耗品登记 详细记录员工和部门所领办公用品的时间 名称 规格 数 量 价格等 并及时添加登记新领取的办公用品 2 公司员工调动工作或离职时 需按照 办公用品领用登记卡 登记的内容和数量 进行交接 保管员监交 交清后 方可办理其他手续 3 因个人原因造成办公用品损坏或遗失的 由保管员核实情况 报综合部经理签字 由责任人按原价赔偿 4 保管员与财务部于每年六月 十二月对办公用品进行盘点 保管员对各部门办公用 品的日常使用进行监督 5 办公用品的报废 公司各部门和员工使用的办公用品因正常消耗 不能使用时 需 填写 办公用品的报废审批表 经部门经理同意签字后 报综合部审核 呈总经理签批后 予以报废处理 八 办公电话管理流程 一 电话管理程序 1 各部门拨打长途电话 烟台地区以外 时 需填写 长途电话登记表 注明通话人 对方地区及单位 电话号码 因何业务通话等 并经该部门负责人签字同意 2 行政文员于每月 21 日之前缴纳公司电话费用 并打印全部电话长途话费清单 3 各部门负责人需根据长途话费清单对本部门长途通话情况予以审核 并于每月 22 日 前将 长途电话登记表 报行政文员 4 行政文员对照 长途电话登记表 对电话长途话费明细进行审核 审核内容 1 长途电话登记情况 2 是否是因公务业务电话 3 长途电话是否加拨 17909 4 其他情况 4 行政文员将审核结果进行核实 报综合部经理审核处理 10 二 电话接打程序 1 合理选择拨打电话的时间和地点 2 对要讲的内容做充分准备 3 准备好纸笔 4 接打电话时 应先说 您好 并自报家门 金海投资 或 我是金海投资的 XXX 5 接电话 在电话铃响三声内接起 打电话 通话时间尽量不超三分钟 6 重要的事项要记录 挂电话前 重复确认一遍 7 最后说 再见 十一 大事记工作流程 1 综合部跟进公司各项经营管理工作 对各阶段工作进展情况及重大事项进行跟踪记 录 2 公司各部门对本部门各阶段发生的重要事件和重要事项进行记录 详细填写 公司 大事记记录表 形成系统材料 于每月五日前报综合部 3 综合部对各部门报送的 公司大事记记录表 及相关资料进行整理编入大事记 4 综合部对公司各部门发生的重要事项进行跟踪调查 5 综合部对收集的大事记资料进行整理 经综合部经理审核后 呈总经理核准 以年 度为周期 将大事记编制成册存档