公司公文发放及流程管理制度

第 1 页 共 12 页 公司公文收发及流程管理制度 一 总则 为加强公司的公文管理工作 使之规范化 制度化 科学化 提高公文质量和 公文管理工作效率 特制定本制度 二 适用范围 本制度适用于公司各部门的公文管理工作 三 管理责任 1 行政部是公司公文的统一管理部门 主管本公司并负责指导各部门的公文 管理工作 2 公司及各部门在公文管理中必须严格执行 保密制度 以保证公司秘密文 件及事项的安全 四 公文种类 公文种类包括决定 公告 通告 通报 通知 报告 请示 批复 函 会 议纪要等 决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排 公告 适用于向公司内外宣布重要事项 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 通知 适用于传达要求下级单位或员工周知 执行或办理的事项 批转下级公 司的公文 转发上级机关或不相隶属单位的公文 发布规章制度 任免和聘用管理 人员 报告 适用于向上级汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复上级的询问 第 2 页 共 12 页 请示 适用于向上级请求批示 批准 批复 适用于答复下级请示的事项 函 适用于不相隶属公司 部门 员工之间相互商洽工作 询问和答复问题 会议纪要 适用于记载会议情况和议定事项 五 行文规则 1 为了维护正常的领导关系 维护组织系统中的合理分工和正常的工作秩序 防止工作上的脱节 被动或抵触 具有隶属关系或业务指导关系部门之间应当遵守 逐级行文的规则 避免越级行文 2 公司各部门在本部门职权范围内 可以互相行文 也可以对下属其对应部 门行文 3 对下属部门的重要行文 应当同时抄送行政部及公司领导 4 对上级的 请示 不得同时抄送下属公司或同级公司 报告 中不得夹 带请示事项 5 必要时 公司内的有关部门可以联合行文 6 公司内部门之间对有关问题未经协商一致时 不得各自向下行文 7 发文的内容涉及到其他部门的业务时 需经所涉及的部门会签 六 签收规则 1 收文管理一般包括文件的传递 签收 登记 分发 拟办 批办 催办 查办 立卷 归档 销毁等程序 2 各部门要明确专门的文件签收人员负责本部门文件的收收签工作 对来文 进行清点 核对与检查并履行签收手续 3 签收人员对来文进行清点 核对后 要进行签收登记 然后根据文件的性 质 重要程度 涉密等级 办理时限 所涉及的职权范围以及各部门的责任分工 第 3 页 共 12 页 将签收的文件分门别类地分送给有关部门 人员 办理 并履行签收手续 即填写 文件签收登记表 见附表一 4 公司领导批示后再行办理的文件 收发人员应一并附上 文件报批表 见 附表二 公司领导要将批示意见 姓名及批示时间填写在相应栏目中 5 凡属公司领导批转其他部门办理的公文 收发人员要按要求进行公文批转 登记 即填写 批转文件登记表 见附表三 并将批转的文件复制一份存档 6 对于需要传阅的文件 收发人员要附上 文件传阅表 见附表四 送达 规定的传阅范围内的有关人员传阅 7 办理完毕的文件要随时收集 及时归档 所有办毕的文件归档时都要附上 文件报批表 属传阅的文件归档时要附上 文件传阅表 七 发文规则 1 发文管理包括拟稿 校正 审核 签发 用印 登记 分发 立卷 归档 销毁等程序 2 公文一般由密级 紧急程度 发文字号 签发人 标题 主送部门 正文 附件 印章 成文时间 主题词 抄送部门 拟文部门 份数和印发日期等部分组 成 3 草拟公文应当做到 符合国家和政府的法律 法规及公司的规章制度 如提出新的政策规定 要按制度审批 篇幅简短 观点明确 情况确实 条理清楚 文字精确 标点准确 人名 地名 数字 引文准确 引用公文应当先引标题 后引发文字号 公司的对内对外行文一律要求使用统一的文件格式 八 公文格式 1 公文一律采用 A4 或 B5 型号的纸张打印 页面边距按标准版面 第 4 页 共 12 页 2 公文的字体采用 宋体 形式 3 所有正式的对外文件要求统一排序 各部门代字如下 总经办 粤晟总字 行政部 粤晟行字 财务部 粤晟财字 凯诺晟公司 粤晟字 9 公文的校正程序 先由相关出台文件的责任部门起草 行政部负责初步编制文件 按文件形式书 写并进行文字的修饰和校对 十 公文审批程序 1 公司的公文采取逐级审批的程序 根据 职务说明书 的约定 应将拟制 的公文报送直接上级审核 2 公司领导审批后 再由行政部统一发放相关部门 3 文件审核 批 的重点是 是否需要行文 是否符合公司的规章制度 是 否应与有关部门或公司协商 会签 文种使用 公文格式 文字表述是否符合本制 度规定等 4 公司颁布的规章制度以及涉及公司全局的文件 正式发文前应先经总经理 审核 交公司领导审批 公文审批表 十 公文签发办法 1 按各部门 各级领导职权划分的规定 各级领导负责签发职权范围内报送 的文件 2 有关规章制度 管理办法以及关系公司全局的文件由总经理签发 3 法律文件由法定代表人或法定代表人授权的人员签发 4 公文在公司领导签字或用印后生效 5 文件收发人员负责本部门的发文工作 对于公司全部发文 要进行登记 第 5 页 共 12 页 即填写 发文登记表 见附表六 6 文件收发人员将公文原件进行归档管理 将公文的复印件发至抄送部门 存档公文应为原件 十一 收发效率与管理 1 公司行政部负责公司的文件收发工作 所有上报 下达的文件一律由行政 部人员进行登记 即填写 文件签收登记表 发文登记表 和 批转文件登记表 2 文件收发人员必须尽职尽责 在收文和发文的各个环节都要严格登记手续 使文件的流转方向和办理过程一目了然 3 文件收发人员应在收文后一小时之内将公文及时送达各收文部门 个人 不得在手中积存 以免造成办公效率低下 4 文件审核人 审批人原则上应在 24 小时内将所交批公文签署意见并批转或 交办 5 所有办毕文件都应立卷归档 具体办法见另行发布的 档案管理制度 附 本制度最终解释权归公司行政部 本制度自颁布日起生效 行政部 2012 年 2 月 29 日 第 6 页 共 12 页 公司文件签收登记表 编 号 文件名称 发文字号 来文单位 页数 签收人 代收人 签收日期 及时间 达文单位 收文签字 收文日期 及时间 第 7 页 共 12 页 公司文件报送单 文件主题 文件编号 主 送 抄 送 呈文部门 报送时间 年 月 日 拟 稿 人 核 稿 人 报告内容 不足书写 可后附 详细报告 此位置填写 报告内容中重要信息摘要 部门负责人 年 月 日 行政部 年 月 日 财务 年 月 日 副总裁 年 月 日 第 8 页 共 12 页 公司文件批转登记表 编 号 文件名称 发文编号 批转人 收文人 签 字 收文日期 及 时 间 批转送达单位 收文人签字 签收日期 及 时 间 第 9 页 共 12 页 公司文件传阅登记表 文件名称 发文字号 来文部门 传阅范围 阅后签名 签阅时间 阅后意见 送出时间 送达人 第 10 页 共 12 页 公司公文审批表 公文名称 拟稿部门 拟稿人 初稿时间 成稿时间 发文部门 年 月 日 行政部 年 月 日 财务部 年 月 日 总裁 年 月 日 第 11 页 共 12 页 公司发文登记表 编 号 文件名称 文件流转 性 质 发文单位 签发人 发文日期 收发人员 签 字 达文人 签 收 签收时间 第 12 页 共 12 页 传真 XX 责任公司 地址 电话 传真 TO 对方职务 Attn 对方姓名 FaxNO 对方传真号 CC 转 Subject 主题 From 发传真者 URGENT 紧急 FORREVIEW 请审阅 PLEASEREPLY 请答复 PLEASERECYCLE 请传阅