新思创办公自动化系统OA解决方案.doc

新思创办公自动化系统OA解决方案一 、研发思想 通过新思创办公自动化系统（新思创OA），在用户企业建立统一的信息化办公平台，进行工作流、信息流和知识流的整合管理，构建群体运行机制，在提高个人工作效率提高的同时，提升团队整体的工作效率，让人们分享信息，统一决策、贯彻执行的难度和速度不因规模扩展而变大变慢。 在本协同办公系统中，每个员工都是一个办公节点，所有与自己工作相关的信息和资源都可以直接得到。各个节点连接在一起形成一张动态的协同工作网，该办公网以人为中心，以信息为血液，以工作流为桥梁，信息共通，反应敏捷，严谨高效，打破时间、地域、部门的限制，完全实现电子化协同工作与知识管理。 本办公自动化系统着力为用户企业实现一个集内部通讯、信息发布、协同工作、知识管理、辅助办公为一体的协同办公体系。整合企业内部和外部的各种人、财、物、信息等资源，创造企业发展的最优环境，发挥企业竞争的最大优势。 二、设计原则 1、 建立内部、外部通信平台； 2、 建立信息发布平台； 3、 实现工作流程的自动化； 4、 实现文档管理自动化和知识管理； 5、 实现人事、办公资产等的计算机管理； 6、 实现工作计划、工作日志等方面的办公自动化； 7、 保证上传下达、政令畅通； 8、 实现分布式协同办公。三、典型应用 3.1 实现流程的规范、优化和自动化 功能：在线审批、电子签章、公文管理、网上填报、报表管理、会议管理、任务管理 1、 方便的为合同、文件、报表、单据、申请等设置标准统一的模版格式； 2、 审批文件按审批流程自动流转，分级处理，控制越权，时时监控，保留修改痕迹，可加盖电子印章或签名； 3、 可设固定流程，用户也可以自行定义工作流程，并对已有的流程进行方便的修改； 4、 可设公文的紧急程度和自动回复，察看何时收阅，监控流转状态，便于统筹和跟踪处理； 5、 公文具有弹出窗口和声音提醒功能，不会有任何遗漏。 3.2 实现公司公共信息的整合管理 功能：领导查询、部门主页、网络硬盘、规章制度、电子邮件、电子新闻、电子公告 1、 建立单位或部门自己的信息中心，存放各种文件资料、产品资料、财务数据、规章制度、员工档案、培训知识等，便于所有员工充分便利的共享、检索、利用； 2、 所有信息都可进行细致的权限管理，保护核心数据安全； 3、 与员工、客户、经销商进行即时沟通，即时响应； 4、 可设置新闻审批人，也可以让所有人自由发布新闻； 5、 在第一时间向所有员工传递公司的各种信息； 6、 将公司的产品、办公用品等各种资源进行分类管理，更加方便、可靠、透明，发挥他们最大的功效； 7、 集成公司现有的业务系统，实现数据的共享，避免重复劳动。 3.3 建立通畅的信息流通渠道 功能：电子公告、电子新闻、即时通讯、电子论坛、手机短信、投票、网上会议 1、 员工能够在系统内轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和文化氛围。信息传递不失真、不延迟、不受人为因素影响； 3、 无论是本地还是外地员工都可时时保持沟通，和公司紧密联系； 4、 员工的意见和建议可以直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才； 5、 下属可以随时向上级领导汇报工作，得到及时指导； 6、 领导层可准确了解员工的思想动态和倾向性，做出正确决策。 3.4 建立先进的员工办公平台 功能：工作日志、电子计划、电子邮件、个人考勤、个人文件柜、电子通讯薄 1、 每天记录下自己的工作内容和心得，领导能够随时掌握下属的工作状态，并直接在日记内给予回复和指导； 2、 可设置权限允许不同的人察看日志； 3、 合理计划自己的工作，不再被意外事件打扰； 4、 建立自己的考勤记录，便于日后察看； 5、 建立属于自己的文件柜，存放个人资料、文摘知识、客户资料等，其他任何人都无权察看； 6、 给自己的同事、客户、朋友建立单独的通讯薄； 7、 无论在单位内部还是外部都可以通过系统轻松办公，实现移动办公、远程办公和协同办公。 3.5 辅助工作管理 功能：资产管理、车辆管理、人事管理、绩效管理、印信管理、电话管理、图书管理、档案管理 1、 根据各部门的办公需要建立专业的信息化管理系统，提高工作效率，规范办公流程； 2、 加强工作的透明度，促进各部门工作的协调与配合； 3、 实现公司日常办公的全面信息化，促进整体办公效率的提升。 3.6 实现分布式协同办公 通过B/S架构，可以利用internet/intranet实现网络办公，系统支持多分支机构、跨 地域的办公模式以及移动办公，能够很好的解决分布式办公的问题。通过协同办公，最大限度的整合企业的人力、物力、财力，实现系统的最大应用价值。 四、技术性能 4.1本协同办公系统可以分布式运行方式进行程序运行以及数据传输； 4.2本协同办公系统支持服务器集群、分发式服务器和二级服务器，系统兼容性好，系统能够运行于Windows98、Windows2000、WindowsXP、Windows2003、LINUX、Unix及小型机操作系统等各种操作平台上。 4.3本协同办公系统支持IE5.0及以上版本，Netscape4.0及以上版本浏览器。 4.4 技术先进性 4.4.1本系统采用目前最流行的三层架构体系开发而成，开发工具采用PHP，DEPHI，JAVA，C+混合开发，并采用了当前世界顶尖的技术，达到速度最快，易用性最强，接口最开放的产品目的。 4.4.2全面采用WEB SERVICE和国际通用开放接口标准。 4.4.3数据库可根据企业的应用，切换为MY SQL，ORACEL 和 SQLServer。与企业内部的其他系统可以在数据层达到有机的整合。 4.4.4通过先进的架构及开发技术，为产品的稳定性、开放性、易用性提供了强有力的技术基础。 4.5 性能指标 稳定性：软件能够长期稳定运行于操作系统平台上。成立专门的项目小组，组织高水平的项目经理、系统分析员、程序员、测试员在需求调研、系统分析、程序设计、软件测试、现场实施、后期服务等各环节严格把关，从管理者、使用者的角度保证每一道程序、每一行代码的严谨性，确保质量达到优秀。 兼容性：软件采用的能够稳定运行于Windows、Linux等多种操作系统，兼容Oracle、SQL Server等数据库。系统和硬件及软件防火墙不冲突。 易用性：软件具有简洁的、友好的操作界面，充分考虑到不同用户的操作习惯与需要，用户可以按照自己的办公习惯设置系统界面。在系统首页，公告通知、待办工作、电子邮件、新闻、文件等信息一目了然，可以快速处理事务、浏览信息或查找文件，使不同计算机应用水平的人员可以快速掌握实际应用。同时，管理员无需专业知识即可方便的进行权限、栏目设置，维护系统。 延续性：软件具有可升级性且某些模块具有二次开发性。提供平滑的升级能力，在不影响原系统的数据及使用的前提下，实现系统整体性能的持续提升。提供数据集成支持能力，便于与其它的信息管理系统和工具进行数据交换。 适用性：软件对硬件的要求较低，企业可以充分利用现有的硬件资源，保护已有投资。 安全性：软件具有良好的防病毒和防攻击性能。提供科学、严密的安全机制，从应用层上提供了独特的访问和执行权限控制。充分应用了身份识别与验证、访问权限控制、数字签名、加密等技术，确保系统数据的安全与完整。 注：以上技术选型可根据用户的实际要求进行调整。 五、实施步骤 5.1系统调研 与用户企业的主要领导、职能部门、分公司相关人员做充分沟通，目的是对系统进行个性化定制，使其更符合单位需求特点。主要是完成各审批及申请等行政、业务管理流程，以及文件管理的规划分类、表单定制等调研。 针对需求难点或不明确的特点，适时召开工作协调会，统一思想。与各级分管领导及员工保持充分沟通与交流本次调研涉及面广，需要系统管理员及各部门的配合与支持。 5.2确认系统方案 根据调研结果，会同用户企业协同办公项目负责人一起统一需求，将需求分类、改善、优化及提升，提出实施方案并经过双方确认。 5.3系统基本功能调整 指对现有协同办公系统中已经成型的功能模块进行有针对性地调整，包括名称、顺序、结构、分类等，以满足公司的使用需要。 5.4定制功能开发 定制的工作需要在调研后和用户企业最终确定，经过定制的系统将能更好地体现本单位的实际需求情况，各项功能得到充分应用，使系统更具实用性、易用性和安全性。 5.5网络环境及运行平台的实现 协助用户建立运行本协同办公系统所必须的软硬件和网络环境，包括硬件的检查、操作系统安装测试、网络连接情况测试等。 5.6系统安装及初始化 在服务器上安装协同办公系统，保证系统能够正常启动，通过其他客户端能够正常进入本系统，对系统内的主要功能菜单、权限、人员进行初始化设置。 5.7协助系统基本设置 协助系统管理员对系统进行基本必要的设置，主要指导如何登录系统、设置代码、分类、参数、模版、流程等各种选项。设置系统文件的访问权限和用户的权限划分，设置主要功能模块的下属目录。 5.8协助录入部分数据 协助管理员录入部门、员工信息，录入文件资料、车辆、办公用品、资料等各种数据。 5.9系统测试 及时测试和试运行每一个功能模块，进一步优化、提高、完善。测试过程主要完成系统的功能实现性检查、吻合度检查、易用性检查、实用性检查、稳定性检查、安全性检查等。 5.10系统管理员培训 由专业技术人员在现场对系统管理员进行系统管理员培训。培训以使用说明书为基础，结合实际情况灵活进行。 通过培训的系统管理员将达到以下目标：熟练掌握系统的规划、定制、实施、应用、管理、备份和维护能力和后续应用人员培训能力。 5.11应用人员培训 应用人员培训是顺利、成功实施本协同办公系统的关键因素。培训重点在各人员对本系统的熟悉和了解，掌握登录方法，快速使用核心功能，包括公告通知、消息、文件、公文流转、电子论坛、工作日记、工作计划、电子期刊、设备管理、会议管理、部门主页等功能。 根据岗位职责，制订有针对性的培训计划，进行不同、分批次的培训安排，采用集中式、分布式、讲解式、答疑式、分班培训法相结合的方式，确保公司主要领导、分公司领导、应用人员得到充分的培训。 5.12系统试运行 在系统中完成基本设置和录入数据后，开始全公司范围内的试运行，为确保安全，期间对于特别机密的、重要的、敏感的数据不建议马上录入到系统中。通过实际应用检验系统的各项指标，每天与管理员沟通，每周组织管理员小组会，发现问题后及时调整解决，并记录备案。期间随时对应用人员的使用进行辅导。 5.13实施讨论 对试运行中出现的各种情况进行总结讨论，形成实施经验，对好的经验在整个公司推广，对出现的问题进行分析，探讨解决方法，确定下一步工作安排。 5.14系统完善 解决系统在试运行中出现的问题，根据试运行中效果，对系统进行优化设计和更加合理的完善，以更好的实现使用效果。 5.15验收 双方负责人根据系统相关的设计方案和合同进行验收，确认系统实现设计功能，达到预期目标后签订验收证书。 5.16系统正式启用 确认系统可以正常运行，管理员、应用人员已经掌握必须的知识和操作技能，能够通过本系统开展日常办公，并进行日常管理和维护。向全公司发布公告正式启用。 5.17实施总结 会同双方的主要参与人，总结整个实施过程的经验，汇总各方意见，处理未尽事宜，商讨日后的服务细节，形成实施报告。 5.18移交系统文档 将本协同办公系统的程序光盘、技术参数、白皮书、使用说明书、服务卡、实施报告等所有相关资料移交二十二冶金公司确认、保管。本次项目的实施阶段结束。 实施了办公自动化系统只是开始实现网络化、电子化办公的第一步，是规范、优化、提升和革新的开始。系统的最大效益来自实施后持续的关注、努力和学习、使用，即在于实施后所采取的行动，确保系统的正常应用，以获取协同办公系统实施所带来的全部能力和经济效益。 六、系统优势 1、 功能实用，与企业需求紧密结合，降低成本，实施容易； 2、 绝对领先的易用性，界面友好、美观，无需专业培训即可自动上手。 3、 实用的领导查询和部门主页功能，信息沟通更方便。 4、 信息流转具有即时通知和回执功能。 5、 在线文档编辑，电子印章，痕迹保留。 6、 有类似QQ的工作小助手，不通过网络登录系统也能便捷网上工作。 7、 安全性高，各种文件可设权限管理，保证信息不外泄。 8、 设定每个用户上传、发送文件的大小，避免生成大量垃圾文件，占用系统资源。 9、 管理员维护简便，无需专业知识就可以便捷的调整栏目设置。 10、 自定义工作流，与业务无缝连接，使用顺畅自如。 11、 灵活的自定义表单、模版设计。 12、 可以与视频会议等系统有机的集成在一起。 13、 全面支持IE5.0，无需逐一升级客户机系统即可直接访问。 14、 访问速度快，比同类软件至少快一倍以上。 15、 服务好，可随时进行远程登陆维护，犹如贴身保镖。 16、 多年市场检验，成熟，稳定性高