ACCESS预算管理计划资产负债表.doc

ACCESS预算管理计划：资产负债表Patricia Cox随着我们花在 Access 上的时间的增多，要用 Access 完成的工作就会变得越发复杂，对具体实务的分析的依赖也越多。我从 1994 年开始使用 Access 到现在，已经用它编制了大量的报表，那时这个程序才刚起步不久。在每一项业务中，我都能够满足客户的要求，编出他们想要的报表。有时，我要经历多次的失败和尝试才能找到正确的方法。这个月我们要为这个项目编制更复杂的报表，资产负债表是一个不错的开头。我们开始编制资产负债表时，要先创建一个表格，用来存放随后手工录入的数据。在随后的几个月里，我们将通过一个能从数据库其他地方调出并更新相关数据的程序来把数据从预算表加载进这个表里。现在为了简化问题，我们只把重点放在资产负债表的编制上。当第一次面对复杂的工作流程和报表任务时，最佳做法就是把这些工作分解使之更小和易于控制。资产负债表是介绍组的使用方法的极佳范例。在这里，资产负债表被分为两大组：分别为（1）资产和（2）负债和所有者权益。资产类包括不动产、机器设备和流动资产等子组；负债和所有者权益组包括流动负债、长期负债与股东权益等子组。报表的编制需要数据，因此，我们首先要编制一个资产负债表。根据我们的目的，这个表需要 ID 列、列 1、列 2、列 3、账户列和数额列 6 列。ID 列的数据格式应为自动编号，我们将会用这些编号来区分报表。除了数值列的数据格式是货币外，其他列的数据格式都是文本。图 1 显示的是已经输入数据的表格。现在可以开始做报表了。在 Access 2007 中，我先用报表向导做了尝试，但结果与我想要的相去甚远。（你们根据链接在 LinkUp IMA 上的 8 月份的数据库文件就可以看到其中的部分尝试。）因此还是用一张空表从零开始更好一些。开始编制报表的时候，头脑中最好先要有个关于布局设计的想法。图 2 所示是我在报表视图里编制出来的报表，这是它最终的样式。视图的顶部是报表标题，包含了报表名称、公司名称以及编制日期。其余部分分为两大部分，上半部分是资产，下半部分是负债与所有者权益，各部分的标题均来自列 1。报表的最左边是列 3，中间是账户列，数额列位于最右边，与之同列的还有各部分及全部数据的总和。有了布局设计的想法之后，下一步就是要把想法转化为现实。最后的结果看似简单，实则却需要花费我们很多功夫去把每一个细节做好。编制这份报表最大的挑战就是把不同层级的报表从上到下组织起来，我想出的解决方案里使用了嵌套 IIF 函数。