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郑州大学社团联合会文件 社团联合会办公室2014 *号 郑州大学社团联合会办公室20142015学年度第一学期部门工作计划时光飞逝，转眼间2013-2014学年度第二学期的工作已画上句号。过完这个暑假，社团联合会办公室新一学期的工作就要拉开序幕了。在新的学期里，办公室将继续秉承着“服务为社团，协力为社联”的理念，坚持踏实、严谨、认真的工作作风，发扬团结求实、创新奉献的工作态度，努力做好上情下达、下情上报、承上启下的沟通枢纽作用。相信在校团委老师的指导下、主席团的带领下以及各兄弟部门的团结互助中，办公室在新的一学期会圆满地完成工作任务，保障各项活动的顺利进行，为社联社团的发展做出最大努力，同时在下个学期建设好部门本身、打响办公室知名度，也是我们的一大挑战，现将下学期工作计划安排如下：一、常项工作 （一）部门内部建设 1.日常值班日常值班对于办公室成员而言，是非常基础的工作，每个成员都经历从零开始的学习过程，直到应对自如的独立值班。再加上下个学期办公室新一届委员的加入，刚开始接触势必会有一定的困难。所以，办公室的值班工作一定要秉承合理分工、团结互助的原则，充分发动部门成员的积极性，合理分配时间，争取做好办公室日常的值班工作。(1)保证效率。值班时根据不同的日期，会有呈现出规律性的高峰期，如何在人数众多时仍保持良好的工作状态而不出差错，这不仅需要值班人员熟悉相关流程，更需要有合理的人员分工。但效率并非一味的只追求速度，而是要在最短的时间内为每位社团负责人提供最快最准确的咨询和服务。为了能做到“有效率”，必须要提高责任意识，秉承办公室的优良传统，用细心和耐心再加上科学合理的工作方式。除此之外，鼓励每位办公室同学多去体验值班，在实践中总结经验和教训，避免低级错误的重复发生。(2)规范值班日志的使用。对于日常值班来说，常常会有各种各样的特殊情况，且不能在一天之内得到解决。这时值班日志显得尤为重要。因此，在新的学期要充分利用值班日志本的作用，将前一天出现的问题及时记录在本子上，按条按项，并用特殊符号或标记标出重要信息，也可以将自己觉得好的值得推广的经验和意见一并记录，让第二天值班的同学能清晰明了的掌握未处理的信息，以便及时处理。(3)合理进行值班人员安排。在值班过程中有时会因人员过多导致场面混乱，常常出现有些工作没人做，有些工作很多人在做的情况。为了避免这种情况的发生，每天应合理安排值班人数，2-3人即可，以免忙中出乱。考虑到审批日前后两天前来交表的社团众多，因此在排班时要注意轮流换岗。(4)认真核查活动呈报表。有很多的社团活动不能按预期举行的原因为所上交的活动呈报表不合格，具体包括表格为老表；日期或地点其他社团活动有冲突；活动为讲座，但没有提供主讲人信息；室外活动没有安全承诺书或呈报表数量有差错等。当把这些存在问题的表格交给团委老师审批时，结果自然是不能通过，这样既浪费了时间，又给社联社团造成了双向损失。因此，办公室要严格把好关，不要为了图方便讲所谓的“情面”，要在一开始就明确的告诉社团负责人有哪些需要改进的地方。另外，对于呈报表提前上交的日期也要严格计算好，给社团活动留下充足的准备时间和修改时间。(5)时进行社团资料的整理。在经历了“三星评选”和“双十佳”社团评选之后，我们能够真切的意识到注重资料的整理是多么重要。因此在新的学期我们要做到每日整理，将各个社团的活动数量用纸质记载；每周整理，将其录入电子表格，并严格核对；每月整理，整理这个月当中所有社团的活动数量。当遇到大型活动时，就不必加班加点整理资料，既节约时间，又给工作带来很多方便。 2.部门例会周二例会是每周一次必不可少的工作交流，在新的学期里，要提高每周的例会效率，争取在最短的时间里安排布置好所有的工作，同时在例会上不再局限一个人说所有人听的状况，应该多个大家交流的空间，不仅可以提高工作质量，还可以加强部门凝聚力。在工作分配时应坚持“人尽其用”的原则，注重合理分配，保证每个人都有施展自己才华的机会。 3.部门文化在完成本部门工作的基础上，注重培养部门文化，打造“家文化”，可以以活动交流月为契机，多开办有特色、有意义的活动，加强成员之间彼此了解，交流中互相学习。在日常生活中副主任要关心委员的成长与心理状态，对于不良情绪积极指引疏导，避免不良情绪带到工作当中。 （二）完善部门制度建设 没有规矩不成方圆，在新的学期里，我们将继续完善社联办公室的部门制度，在改进中不断进步。而办公室的部门制度主要是针对办公室一系列基础工作： 1.值班制度值班工作是办公室的基础工作，在新生进来之际要尽快熟悉办公室主办细则，副主任及主任要及时进行督促和检查，另外要注重合理地进行人员分配，坚持严谨的值班纪律以及得体的值班礼仪。在新的学期，要将办公室的“值班记录表”制度继续发扬光大，每晚值班后做好值班记录，写下当日值班错误，提醒下一次值班的同学，避免失误的再次发生。 2.物品管理制度办公室在物品保障上要继承一贯的传统，及时按量地完成各项任务，包括日常办公物品的补给采购，活动物品的租借与协调，活动物品的准备及回收，各种物品的归类存放，办公及活动物品的维修，仓库物品的定期整理等工作，保证了社联各项活动的顺利开展和进行。新学期，办公室在物品的采购以及保管使用上要保持一贯的严谨细致作风，做到出纳有秩，重点解决物品存放分类不系统，废旧或过期物品的处理、采购不够规范等问题，要节俭地利用。要坚持责任到人的制度，任何物品的借出或回收都要及时向值周副主任及主任进行汇报。(1)加强钥匙的管理，将钥匙纳入物品管理范畴。改变钥匙人治的局面，提高办公室的规范化水平。落实钥匙使用沟通制度。尤其是对于仓库钥匙而言，外借或因其他情况长时间离开办公室，应及时与主任沟通，改变上学期在此问题上的被动局面。(2)改变物品整理虎头蛇尾的局面，活动第二天对前一天物品的收尾摆放工作进行适当检查，在例会提醒警告。 3.资料汇总制度办公室是社联工作枢纽，保存着社联各项活动、各个部门成员的资料，还有各社团申报活动的资料。因此，资料档案的管理也是办公室的常项任务，首先、办公室对各类资料进行保存，做好保密工作不外借；其次定期对相关资料进行整理汇总，并整理好电子档案，做好保存工作。4.副主任分工合作制度在下个学期的工作中，办公室副主任要做到科学分工，各自主要负责部分重点工作，包括：社团审批表量化考核，社团活动登记表，内部家文化打造，表格和文案的制作，内部排班表，办公室月报等各项工作。这一制度取得了良好的效果，不仅分工明确，而且操作性强，责任到人，极大地促进了工作的推进，保证了效率。二、重点工作 （一）人才梯队建设人才素质永远是一个部门保持积极向上的发展态势最有力的支柱，人才的培养和发展也是一个部门发展的重中之重。因此我们要注重对2014年新生的培养。在新学期开始之际，给予成员部门归属感是一个很重要的开始，要多注重成员的心理状态,在部门内部营造一种积极向上、互相学习的良好氛围。我们要注重对成员综合素质的培养，对2014级新生的要求不再是单一的能力、态度标准，而是多方面、多层次的要求。在这学期，部门内部要注重对成员的组织纪律，为人处事的礼仪的培养，定期在例会上交流礼仪知识、纪律文化，使成员在思想有一个严谨的纪律意识、礼仪要求。在工作外，鼓励成员多参加社团活动，丰富大学生活。我们还要加强成员的沟通交流意识，养成成员间积极汇报交流的好习惯。在工作中，每个人都会有不同的见解，加强沟通不仅给予每个人展现自我的机会，还可以大大地减少工作失误。同时，高年级的学生干部要主动和低年级干部交流，大家互相倾听，集思广益，对工作的解决和完善积极讨论，从而加强工作默契，为工作的顺利开展准备条件。 （二）部门之间统筹协调办公室作为社联各部门工作的枢纽，在工作当中一定要承担起统筹协调的重要责任。需要强调的是，办公室的统筹协调并不是包揽所有工作，而是动员相关部门，配合支援着相关部门工作的完成。在以往的学期里，办公室的协调职能与工作职能并未很好的划清，在工作问题上人手不够而导致失误，影响了工作的顺利开展，因此在新的学期，办公室一定要把协调统筹的职能放在重要位置，改善以往的状况。在重大活动前一定要明确分工，合理地估量一个部门的人数、预期完成情况，在突发状况时，及时联系各部门的负责人，调派人手，保证工作的顺利进行。 （三）工作技能提升办公室负责社联资料的管理，很多工作都涉及到文案的撰写、表格的制作。因此要注重办公室表格制作技能的提高，在上半学期里，委员们表格制作的锻炼机会较少，制作表格技能水平也较低，在新的学期里，各项工作交与副主任之后，各副主任要适当地分配给委员，对他们工作的完成情况及时反馈，例如表格的制作，在委员完成后副主任要细心修改，让委员在对比中找出自己的不足，在不断练习和改进中使自己的工作技能得以提升。三、创新工作 （一）部门例会流程创新 在下学期部门例会时，办公室需要多添加了委员发言环节，旨在近一步了解委员的工作、学习、生活状况，及时给予关心和帮助。这个环节能加深部门成员间的了解，有利于部门“家文化”氛围的营造以及各项工作的开展。同时，办公室也需要精简例会各个流程，突出重点，简单明了，提高会议效率，缩短会议时间。 （二）走进社团 办公室作为一个社联社团的纽带中心，在日常的值班中与社团的接触也非常频繁，为更了解社团，也为了新委员对社团的一个大致了解，走进社团也是十分必要的，在此建议下学期某些社团活动开展时，可以安排办公室的委员参加社团的内部活动，不仅增加了与其他部门委员的了解沟通，也拉近了与社团之间的距离。同时也可以邀请社团成员走进办公室，了解我们的值班流程和方法，加深他们对社联值班的了解。同时，我们也可以把每个部门或者中心的工作总结公布出去，让社团更加了解社联的内部组织建设和运转。 (三)社团反馈 办公室在做好值班记录的同时，也记下社团在申报活动时所出现的错误，并予以两周一次反馈到社联各中心，减少错误出现的重复率，提高工作效率。我们不仅将错误及时反馈到各社团，同时我们要注重社团的反馈，听取社团同学的心声及意见，对我们工作不足的提出，我们会及时改进。做到社联社团一家亲、互相帮助、互相勉励，在建议交流中不断改进工作。我们可以尝试下学期在办公室设立信箱或意见箱，收集社团对社联的不满和意见，定期查看和处理有效建议，定期向社团解释和公示处理方法。拉近社联和社团之间的关系。 （四）社团活动宣传方式设想增加校园广播宣传方式,在广播站增加一个版块,每天选取当日及第二日要举办的社团活动进行时间地点和内容的宣传,增加社团活动的宣传面和影响力。（五）线上线下主席信箱 仿照校长信箱，线上可采用邮箱、网站、微博的途径，让全校师生对社联社团的相关事项进行反馈，线下可在社联值班室门口墙上安防实体信箱，线上信息收集由秘书处管理，线下信息由办公室每周收集。反馈信息的同学如果留了真实姓名和联系方式，则需要在一周内予以反馈。这一举措可以更多的听取学生们的心声，对一些碍于流程制度难以发现的问题可以很好的暴露及解决。同时也在一定程度上扩大了社联的影响力，树立良好口碑，拉近社联和广大学生群体的距离。试行后可以将信箱扩大至各个院系，深入院系班级之中。（六）奖惩结合 上学期试行的奖惩制度效果显著，奖励手段与以往相同，多是采用例会点名表扬这样的方法，惩罚手段则是视情节严重情况采用罚抄办公室值班手册或弟子规以及打扫值班室。新学期可以结合新出台的社联人事管理制度中的相关内容进行进一步的完善。（七）周作业制为解决长久以来存在的办公室工作技能掌握欠缺的问题，上学期试行了周例会布置作业，内容围绕办公室常项工作中的文案表格方面，规定好完成背景和相关要求，让部门委员在下次例会前完成并发至邮箱，由主任一一检查并记录相关问题，在下一次例会上统一说明，力求“有则改之，无则加勉”。新学期将迎来新一届委员，此项制度有必要作为办公室新委员工作技能培训的一项长期内容，将值班和文案写作工作的训练形成常态化和科学化的状态，让委员在每周的模拟训练中积累经验，而不是在实际工作完成中才第一次接触、第一次犯错。这个学期社联将会迎来新一批的学弟学妹，新学期新气象，希望社联办公室人能秉持“服务为社团，协力为社联”的理念，努力完成任务，铁打的营盘流水的兵，勿忘初心，认真工作。以上是办公室在20142015学年上学期的工作计划，在新的学期，办公室会继续努力，坚持不骄不躁的工作态度，全体成员将携手共进，用心地投入到工作中，以饱满的精神状态和积极向上的工作韧劲为社团联合会的良好发展而共同努力，相信在新的学期，办公室的工作会更上一层楼，社联发展亦会越来越好！ 共青团郑州大学委员会 社团联合会办公室 2014年07月28日
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