合同预算资料管理办法.doc

京汉集团香河京汉房地产开发有限公司合同预算部资料管理办法修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人目 录一、资料管理的目的3二、资料管理概述3三、预算资料分类及管理31. 工程图纸收、发及管理办法：32.招投标资料管理办法：43.合同资料管理办法54.工程付款资料管理办法55.工程预算、结算资料管理56.变更、洽商、签证、委托资料管理办法57.预算部公文类资料的收发及管理68.物业、客服赔偿资料管理办法6四、合同文件及相关预算资料的借阅管理7五、附则7一、资料管理的目的预算资料管理是工程预结算管理过程中的基础工作，贯穿于工程实施阶段全过程，完善的预算资料为工程的过程控制及竣工结算等成本工作提供依据，使工程中的事宜具有可追溯性。为规范资料管理并满足标准化需要特制订本预算资料管理办法。二、资料管理概述预算部资料主要遵从合同打包模式，按电子版、纸质文件两种载体进行存档管理。电子版按公司OA系统文件审批形成，并分类归档，编制电子版档案目录；纸质文件是在OA审批文件的基础上形成的文件，包括但不限于招投标资料、合同文件、变更洽商签证、合同外委托、付款审核及结算资料等全过程管理资料。纸质文件需编制统一目录，要求与文件标题一一对应，所涉及的合同、结算类文件须留存原件（当为复印件时，应标明原件存档处），以便查询。三、预算资料分类及管理预算资料按部门管理所需，主要分类包括：图纸、招投标管理资料、合同管理资料、结算管理资料、部门内部请示资料、请款资料。内部及外部往来设本单位与设计单位、监理单位、各工程承包方的往来联系单、函件、通知、报告、请示、技术、经济等各种办公往来文件。1. 工程图纸收、发及管理办法：工程图纸统一由预算部专人签收，并在“图纸管理台账”本上登记，且应注明招标图纸、施工图纸、竣工图纸或零星图纸，并分别标明图纸版本号和发图日期，同时形成电子台帐。然后将图纸按工程专业和应用类别分发至各专业预算工程师，由相关人员自行存放管理。其中，招标阶段图纸收、发管理流程：预算部相关专业人员在组织招标前向工程部提出招标图纸要求，由工程部资料员向预算部提供招标用图纸（加盖招标专用章）。工程定标后，由预算部相关专业人员在办理退还投标保证金及图纸押金手续的同时收回未中标单位的招标图纸，交由工程部资料员对图纸进行核对确认并做好回收登记手续。图纸电子版查阅办法：设计最终提交的图纸电子版（方案图，效果图、施工图等）由工程部资料员统一管理，在资料员电脑上建立一个共享文档，用于存放所有电子版图纸，电子版图与纸质图一一对应，预算部工程师如有需求可在此查阅。2.招投标资料管理办法：招标文件的管理：招标文件及招标补充文件等由预算部相关专业人员草拟并经OA流程审批完成并打印后，按照集团成本管理规定统一发标格式签发至投标单位，同时留存一份原件进行存档；投标文件的管理：在中标单位确定后，将中标单位投标文件与其他未中标单位投标文件分开保存，中标单位投标文件全部留存，未中标单位投标文件可以仅保存一份正本；工程定标报告：在工程定标后由预算部相关专业人员根据评标情况进行草拟，并通过流程审批。在审批完成后与评标过程文件一同进行存档。3.合同资料管理办法集团、项目公司流程审批通过的流程按标准化流程要求的时限内打印装订（如合同文本较厚需行政配合胶装），完成签字、盖章手续后合同起草人或专业工程师负责将全部合同归档至行政部，由行政部统一向各部门及外单位发放。合同存档：1.纸质文件由预算部专人统一进行存档并登记电子台帐；2.电子文件由合同起草人或相关专业人员进行存档；合同交底记录与合同一并保存。4.工程付款资料管理办法由施工单位报送的请款申请，需经工程副总签字确认后方可流转至预算部，由预算部相关专业人员据此审核，并按审核结果进行OA流程审批。请款申请及审核、审批资料由起草人负责归档至相关合同打包，一并存档。5.工程预算、结算资料管理施工单位上报的结算申请，需经工程副总签字确认后方可流转至预算部，由预算部相关专业人员据此审核，并按审核结果进行OA流程审批。结算申请资料及审核、审批资料由起草人负责归档至相关合同打包，一并存档。6.变更、洽商、签证、委托资料管理办法变更、洽商文件的存档：工程部发放的经审批同意的设计变更、工程洽商类资料均应一式两份（一份统一归档于变更、洽商档案夹中；一份按专业发给相关专业工程师，阅览后须与主合同共同存放，以便于结算管理）。合同外委托：工程在施工过程中若发生合同外委项目，由工程部工程师完成立项申请，预算部进行组织议标、签订补充协议，完成该系列工作的流程审批后，将过程文件分类按原则进行归档及发放。现场签证：由专业预算工程师对其估价，如金额小于2万元则按变更洽商办法执行，如签证金额大于2万元，则按合同外委托办法执行。7.预算部公文类资料的收发及管理预算部公文类文件指的是预算部与公司各部门以及外部设计单位、监理单位、各总包、分包施工单位的往来联系单、函件、报告、请示、技术、经济等各种办公往来文件；文件的起草及签发：主办工程师在起草文件经OA流程审批同意后，自行核对打印并经公司领导签字盖章后，首先留存一份原件进行归档，其它按发文管理办法发放给相关单位及人员，做好发放记录及电子版台帐； 会议纪要：预算部会议定于每周一上午9点，会议纪要本周五前完成流程审批。由专人负责整理会议纪要并上OA完成流程审批，并进行归档。工作联系单：各单位或部门的工作联系单均由预算部专人负责签收，先由部门经理审阅确定是否需要对工作联系单进行回复，继而进行电子台账登记及资料归档，若相关人员需进行查阅可随时查阅电子台账或工作联系单收文本。8.物业、客服赔偿资料管理办法有关物业工程维修、业主赔偿款项等相关事宜由客服部将每单组成资料（可为复印件，含会签单、维修记录、维修单、扣款联系单、现场照片、业主承诺书等资料）发放至预算部，另客服部将赔偿台帐于每月25日前转发至预算部。由预算部专人负责归档并统一管理纸质及电子版台帐，以作为合同结算、付款依据。四、合同文件及相关预算资料的借阅管理公司内部人员借阅文件时，应在文件借阅登记本上登记文件名称、档案编号及借阅日期，同时要求借阅人在借阅登记本上签字。在文件归还时，在文件借阅登记本上记录完整归还时间，同时要求归还人签字。对于机密文件未经公司领导的同意，任何人不得借阅、复印。五、附则1、 本办法自2011年8月26日开始执行。2、 本办法的最终解释权归香河京汉房地产开发有限公司合同预算部所有。3、 本办法如与集团公司相关制度及标准化文件有冲突，以集团公司相关制度及标准化文件为准。香河京汉房地产开发有限公司合同预算部2011年8月23日