工作交接与汇报管理标准.doc

工作交接与汇报管理标准版次：A修改：0 QB 213-20081 主题内容与适用范围1.1 本标准规定了工作交接与汇报的工作内容、时间、方法、记录等以及交接双方的责任和义务。1.2 本标准适用范围1.2.1 资料、资产、资源的交接。（档案交接按公司档案管理标准执行）1.2.2 工作节点的交接。1.2.3 岗位变动，岗位新老责任人之间的工作交接。1.2.4 员工离岗向部门或项目部的工作交接。1.2.5 非日常性的重要专项工作任务的完成情况或成果的汇报。2 名词术语2.1 工作节点交接 一项非日常性的专项工作，上道工作程序的责任人与下道工作程序的责任人之间的工作交接。（日常性工作按有关管理标准执行）2.2监交人 工作交接的领导者、监督者和见证人，应是全面了解工作的程序、内容和要求的人员。一般应由移交工作的负责部门负责人或分管领导担任。3 组织与职责3.1 部门间的交接由移交部门负责组织实施。3.2 个人间的交接由所在部门或项目部负责人组织实施。3.3 工作节点交接由移交部门负责人组织实施。3.4 专项工作完成情况或成果的汇报由工作所属管理部门负责组织实施。3.5 员工离岗的工作交接由所属部门或项目部负责人组织实施。3.6 交接双方对整个交接工作负主要责任。移交人员交接后以清单或目录内容为根据对所经办的业务负责，接收人员以清单或目录内容为依据负后续责任，监交人员对整个交接工作负监督及领导责任。4 管理内容与工作程序4.1 公司员工因岗位工作变动（离任、离岗、辞职、辞退），不在原岗位继续工作，在离开岗位前必须进行工作交接。4.2 公司员工辞职，本人应按规定提前提出辞职报告，以便公司选调人员进行工作交接，工作交接不清的，不得离岗。4.3 移交人员在移交工作时应对各项工作分类分项作出书面说明，将所需交接的物品列出目录或清单，报经部门/项目负责人或分管副总经理审核后移交。4.4 移交人员应根据交接工作的种类分类整理资料交接，按照类别整理卷内目录，列出清单，、清单应与交接物品账物相符，有特殊情况的需附有文字说明。资料交接必须仔细核对清查电子版文件与纸质文件的对应性。4.5 对正在办理、尚未完结的工作，移交人员应详细说明整个工作情况，明确工作程序、节点及重点，以保证后续工作开展的连续性。4.6 工作交接时需有移交人员、接收人员、监交人员三方到场，共同对照移交清单，经复核无误后三方签名认可。财务部的员工及负责人、公司副总职以上人员进行离岗前交接的，必须报经总经理审批。5 管理内容与工作程序5.1 部门间工作节点交接。5.1.1 移交部门通知接收部门拟移交工作的内容及具体经办人。5.1.2 接收部门通知移交部门接收责任人，双方商定交接时间、地点。5.1.3 交接双方经办人办理交接，应包括以下内容：a）移交人交代工作任务及其要求；b）已完成的事项、有关资料、电脑储存文件和相关物品等；c）遵循的法律、法规、政府文件或公司有关规定；d）领导的指示意见；e）涉及外单位事项办理结果及存在问题、处理意见；f）后续工作应注意的事项；g）为后续工作创造的条件；h）其他需交代的内容；i）移交人填写工作交接记录（表QB212-1），交接双方经办人和监交人签字存档。5.1.4 对交接双方的要求：a）移交人有义务使接收人明确工作内容、完成情况、后续工作的任务、时限，解答接收人提出的问题，并尽可能为其创造有利条件；b）接收人在了解已完工作的基础上，必须彻底明确后续工作的内容、要求、时限等，达到接收后能顺利开展后续工作，以便按时完成任务。5.2 前后工作程序责任人之间的工作节点交接当一项非日常性的重要专项工作任务需部门内或部门间按程序由不同的员工分期完成时，上道工作程序责任人完成任务移交下道工作程序责任人时，应办理交接手续，交接内容与要求同5.1条。5.3 岗位新老人员间的工作交接5.3.1 岗位人员变动，所属部门或项目部负责人必须安排离岗人员向新上岗人员办理工作交接，未完成交接前不得离岗。5.3.2 离岗人工作移交内容：a）本岗位的工作职责及履行情况、相关记录、资料和电子文档等；b）职责履行中的遗留问题、相关情况及处理意见；c）领导交代的工作任务完成情况及后续工作内容、具备的条件、相关情况、意见、建议等；d）有关的规范、标准图、书籍、仪器、设备、工器具、物品和企业证书、个人证件原件等离岗人应到公司管理部门办理交还手续；除企业证书与个人证件原件和检测仪器外，其他物品、设备经管理部室同意并办妥转账手续后也可直接交接；e）移交人填写工作交接记录交接双方和监交人签字。5.3.3 工作要求：a）离岗人有义务向接收人详述本岗工作环境、工作内容、要求、开展情况、存在问题及处理意见等，解答接收人提出的问题，创造条件使后者能顺利履行本岗位职责； b）接收人有责任全面了解本岗位职责范围、此前的工作成果、职责履行情况、易发生的问题及处理方法，达到岗位职责履行不受影响。5.4 非日常性的重要专项工作任务完成情况或成果的汇报5.4.1 汇报对象 任务负责人在完成领导所布置的工作任务后，应向工作所属的管理部门负责人汇报工作的完成情况或成果，根据需要也可直接向分管领导汇报。所需时间较长或较复杂的任务，应在中间阶段性地进行汇报。5.4.2 汇报时间应在任务完成或达某一时段后立即安排时间汇报，有时限要求的任务更应在时限前尽可能早的汇报工作完成情况，以便留出解决存在问题的时间。具体汇报时间由负责部门或分管领导安排。5.4.3 汇报内容：a）布置的工作任务和要求；b）完成的工作内容、形成的资料、电子文档、物品等；c）存在的问题和处理意见、建议；d）汇报人填写工作任务完成情况汇报表（表QB213-2），报告人和接收人双方签署存档。6 归档资料6.1 工作交接记录由移交人和接收人的部门各存1份。6.2 工作任务完成情况汇报表由事务的负责部门存档。6.3 物品/设备交接清单由移交人和接收人各存1份。6.4 移交的各种资料由接收人保存，资料清单移交人、接收人和监交人签字后交接双方各存1份。7 检查与考核7.1 工作交接与汇报工作及本标准的执行情况由部门经理负责检查考核，综合信息部负责对公司各部门执行本标准的情况进行检查考核。7.2 检查与考核采用抽查工作记录、处理违反标准的文件的方式进行。7.3 凡由于不进行正式工作交接或不按本标准规定进行工作交接或汇报对工作造成贻误或对企业造成损失的，由综合信息部或分管领导对负责人进行处罚。7.4 工作交接不清, 致使档案或文件资料丢失，公司利益受到损害或工作不能延续的，交接双方按各自过失程度赔偿公司损失,并对交接双方各处罚款501000元；监交人员负领导责任，也根据情节程度不同处以501000元罚款。7.5 因公司资产损坏、丢失，致使无法正常使用的,交接前损坏、丢失的由移交人员负责赔偿，交接后损坏、丢失的由接收人员负责赔偿。若属故意损坏（丢失）的，除赔偿外，按照原物价值的三倍处罚。7.6 因工作或工作资源交接不清，致使后续工作无法开展、公司利益受到损失的，交接双方应赔偿公司损失，并对交接双方各处罚款100-1000元。监交人员负领导责任，也根据情节程度不同处以1001000元罚款。8 管理表单8.1 工作交接记录 表 213-18.2 工作任务完成情况汇报表 表213-28.3 岗位交接记录 表213-38.4 物品/设备交接清单 表 212-58.5 处罚审批单 表205-3本标准由总经理提出本标准由综合信息部负责起草并解释本标准于2008年10月20日发布，2008年10月30日实施工作交接记录213-1 编号：交接工作名称： 交接时间： 年 月 日工作任务完成情况存在问题内容任务要求最终完成时间：出具的资料：电子文档：其他：遵循的法律、法规、政府文件：适用公司的管理标准/规定：领导指示：相关外单位事项办理结果及存在的问题和处理意见：后续工作应注意事项：移交人（签字）： 接收人（签字）移交人领导意见：签字 年 月 日接收人领导意见：签字 年 月 日工作任务完成情况汇报表213-2 编号：工作任务布置人：任务内容：要求：最终完成时限：完成情况完成工作内容：有关资料、电子文档：物品：存在问题：意见和建议：报告人： 接收人：岗位交接记录213-3 编号：岗位名称交接完成时间年 月 日 时岗位工作职责应形成的资料名称12345正在办理中的事物交代已形成的相关资料接岗人是否已了解办理中的事物情况，是否能续办之本岗负责保管的档案资料（包括电子文档、书籍、图集等）见公司档案移交表（表104-3）部门负责人审查交接情况意见：签字： 年 月 日离岗人（签字）：接岗人（签字）：注：离岗人领用的证件、证书、设备、工器具等必须交回原发给部门消帐，不得转交继任人。继任人需要的另行办理领用手续。