《神华集团公司物资管理规定》.doc

神华集团公司物资管理规定（神华集团公司2012年10月21日总经理常务会议审议通过）第一章 总则第一条 根据神华集团有限责任公司（以下简称集团公司）管理体制和运行机制的要求，为规范物资管理工作，发挥集团公司整体优势，降低综合成本，提高整体效益，保障物资供应，制定本规定。第二条 集团公司物资管理工作的目标是紧紧围绕建设具有国际竞争力的世界一流煤炭综合能源企业发展目标，贯彻转变经济发展方式与低成本战略部署，以建设统一管理、集中执行、分级负责的物资管控模式为核心，以计划管理、采购管理、供应商管理、仓储配送管理和修旧利废管理等业务条线为抓手，以物资标准化建设、信息化建设和人才队伍建设等基础管理提升为支撑，保证物资设备全生命周期效益最优，打造国内领先、国际一流的现代化集约化物资供应链管理体系。第三条 集团公司物资管理工作遵循以下原则:（一）坚持集中统一的方向，强化集团公司物资管理的战略引领与管控能力建设，规范物资管理领域的行业管理，建立健全物资管理全过程各环节之间、物资管理部门与使用单位之间及相关部门之间相互配合、相互监督、职责明确的运行机制；（二）坚持体制机制创新，大宗、通用物资实行总部集中采购，大力推动供应商短名单采购、战略采购和框架协议采购、年度招价采购工作，规范采购行为，确保产品质量，降低采购成本，降低储备资金占用，为集团公司生产、基建和技术改造提供安全、及时、经济的物资供应保障；（三）坚持制度化、流程化、标准化、电子化、公开化的管理理念，建设集团公司统一的物资管理信息化平台，实现供应商管理信息化、采购体系管理信息化、物资管理过程控制信息化、统计和绩效管理信息化，达到“业务公开、过程受控、全程在案、永久追溯”的要求，不断提高物资管理的现代化、科学化水平，保证政治、经济、生产本质安全；（四）坚持实施“绿色采购”战略，倡导采购先进适用的节能技术与装备，建立各产业装备节能产品采购清单管理系统，推行清洁生产，淘汰消耗高、污染重、技术落后的工艺和产品，履行社会责任。第四条 本规定适用于集团公司及所属分公司、全资子公司、控股子公司（以下统称分子公司），参股子公司参照执行。第二章 组织与职责第五条 集团公司实行统一管理、总部集中采购与各分子公司集中采购相结合、统一组织储备的物资管理体制。第六条 集团公司物资管理部（以下简称物资管理部）是集团公司物资管理职能部门，主要职责是：（一） 制定集团公司物资管理发展规划，推进物资管理体制改革，优化完善物资管理运行机制；（二） 制定集团公司物资管理制度并监督执行； （三） 负责总部物资集中采购目录的制定、调整和发布；（四） 收集审核各分子公司的集中采购需求计划，汇总分析统计报表；（五） 负责统一规划、部署集团公司物资管理信息化平台建设； （六） 建设和维护集团公司统一的供应商管理体系；（七） 组织审核总部集中采购物资招标文件；（八）审核总部物资集中采购结果；（九）监督管理各分子公司物资采购的招投标工作；（十）制定集团公司物资统一储备、调剂调拨、储备定额管理规划；（十一）对各分子公司物资管理工作和绩效进行检查考核。第七条 集团公司相关部门是物资管理活动的参与和配合部门。具体职责为：（一）工程管理部负责配合物资管理部共同推进集团公司统一的物资管理体系建设，规范固定资产投资项目物资采购管理；（二）煤炭生产部、电力管理部、运输管理部、煤制油化工部负责总部物资集中采购重要设备功能要求和关键技术参数的审核；（三）法律事务部负责总部物资集中采购框架协议和采购合同模板条款的法律审核；（四）纪检监察部是物资集中采购活动的监察部门，依据本部门职责对物资集中采购进行监督。第八条 神华物资集团有限公司（以下简称物资集团公司）是集团公司物资管理的执行机构，主要职责是：（一）贯彻落实集团公司物资管理发展规划和物资管理制度；（二）负责实施总部物资集中采购工作；（三）负责组织重要设备监造工作；（四）负责办理进口设备物资的专利专有技术许可和引进、合同所得税和营业税的减免税、进口关税的减免税、质量检查及保障协调等事项；（五）负责总部物资集中采购合同的后评价；（六）对总部集中采购供应商全生命周期管理提出意见和建议，配合物资管理部建立集团公司统一的供应商管理系统；（七）实施集团公司物资统一储备、生产加工、调剂调拨、物流配送、修旧利废等活动，负责集团范围内的平衡利库工作；（八）负责集团公司物资管理信息化平台的物资主数据和集中采购供应商主数据运维工作。第九条 各分子公司物资管理机构的主要职责是：（一）贯彻落实集团公司物资管理发展规划和物资管理制度，制定本单位相应的物资管理制度；（二）编报采购需求计划和统计报表；（三）实施总部集中采购目录以外的物资采购；（四）为总部物资集中采购提供技术支持；（五）配合集团公司统一的物资管理信息化平台建设；（六）负责承办采购合同的接货、验收、入库、储备等工作；（七）反馈物资的使用和供应商业绩等情况。第三章 物资采购管理第十条 集团公司建立两级集中物资采购模式，即总部集中采购和各分子公司集中采购。第十一条 总部物资集中采购的物资品类实行目录制管理。总部物资集中采购目录由物资管理部组织编制，报集团公司总经理办公会批准后统一发布。该目录实行动态管理，原则上每年年底调整1次。第十二条 列入总部集中采购目录的物资，由物资集团公司组织实施总部集中采购；未列入总部集中采购目录的物资，由各分子公司组织实施集中采购。第十三条 总部物资集中采购根据具体情况，可采用以下方式：（一）统采统签统付：即由物资集团公司负责统一寻源和采购合同签订与执行，并分别与各分子公司进行结算；（二）统采统签分付：即由物资集团公司负责统一寻源，与各分子公司、供应商共同签订采购合同，各分子公司负责合同执行并与供应商结算，物资集团公司对合同执行情况进行监督；（三）统采分签分付：即由物资集团公司负责统一寻源，各分子公司负责采购合同签订与执行，物资集团公司对合同执行情况进行监督。第十四条 物资集团公司组织实施总部集中采购可向各分子公司收取必要的综合服务费用，收费标准和收费办法另行规定。第十五条 总部物资集中采购目录内某分子公司单独使用或主要使用的物资，物资管理部可授权该分子公司负责该物资在集团内的集中采购工作，以达到更好的集中采购效果。第十六条 各分子公司要大力推进采购资源整合，将采购管理职能归口到物资管理部门统一负责，并建立生产、基建、机电、物资等部门的协同工作机制，坚决避免多头管理和分散采购。第四章 物资计划与统计管理第十七条 各分子公司要根据生产经营计划、固定资产投资计划和检维修计划，认真编制物资需求计划，准确描述所需物资名称、规格、数量、技术质量标准与要求、交货时间等要素，保证计划的严肃性、准确性、时效性和完整性。第十八条 各分子公司要建立物资需求计划申报、审核的责任制度，制定规范的采购计划编制、平衡、审批程序，建立采购计划执行情况的考核核销制度。第十九条 各分子公司要积极开展物资需求规律、供应市场规律、物资消耗和储备定额研究，努力提高年度物资采购计划编制的范围和可操作性。第二十条 属于总部集中采购目录范围内的物资，各分子公司要按照规定及时、准确地向物资管理部提报物资需求计划。第二十一条 物资集团公司要做好生产加工计划、调度计划、储备计划的编制工作，有效实施物资制造维修、物资调剂调拨及物资联储共备等工作。第二十二条 各分子公司物资管理部门要按照统一格式和统一口径认真填制各类统计报表，进行统计分析，在规定的时限内上报物资管理部。第五章 物资采购寻源管理第一节 一般规定第二十三条 各级采购部门应依据批准后的物资采购计划，按照规定的程序实施采购行为。物资采购可采用公开招标采购、邀请招标采购、竞争性谈判采购、询比价采购（含反向竞拍）、单一来源采购等方式。第二十四条 物资采购一般情况下应采用招标方式，各级采购部门要严格按照中华人民共和国招标投标法、中华人民共和国招标投标法实施条例和集团公司相关规定，做好招标工作。第二十五条 抢险救灾急需物资的采购方式由现场总指挥确定。第二十六条 各分子公司集中采购项目需采用公开招标方式以外其他方式采购的，单批次物资采购估算总额100万元（含）人民币以上的应报集团公司批准。单批次物资采购估算总额100万元人民币以下的由各分子公司批准，但一年内同类物资采购审批次数不得超过4次，超过4次的应报集团公司批准。第二十七条 邀请招标采购方式是指邀请3家（含）以上，有条件的须邀请五家（含）以上供应商招标，根据招标结果确定供应商的采购方式。具备以下一种或几种情形经批准后可采用邀请招标采购方式：（一）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（二）对集团公司生产运营本质安全存在较大影响，已实现供应商短名单管理的物资采购。第二十八条 竞争性谈判采购方式是指邀请3家（含）以上供应商谈判，根据谈判结果择优确定供应商的采购方式。符合下列情形之一的经批准后可采用竞争性谈判方式采购：（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（三）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（四）不能事先计算出价格总额的。出现下列情形的，经批准后可采用只有2家供应商参加的竞争性谈判采购方式：（一）招标后或重新招标后投标人只有2家的；（二）潜在供应商只有2家可选择的。第二十九条 询比价采购方式是指邀请3家（含）以上供应商报价，根据比价结果择优确定供应商的采购方式。具备以下一种或几种情形经批准后可采用询比价采购方式：（一）年采购额不足200万元人民币或单批次物资采购额不足50万元人民币的；（二）采购物资规格、标准统一，货源充足且价格变化幅度小的;（三）采用招标所需时间不能满足使用单位紧急需要的；第三十条 单一来源采购方式是指后邀请唯一供应商进行报价和谈判的采购方式。具备以下一种或几种情形经批准后可采用单一来源采购方式：（一）因特殊设计、专利产品、新技术推广、大修和使用条件限制等原因，只有唯一供应商可供选择的；（二）满足突发紧急事故抢修或抢险救灾等不可预见的紧急情况时间需要的；（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套要求，需要继续从原供应商处添购备品备件的。第二节 总部集中采购寻源方式第三十一条 对集团公司生产运营本质安全存在重大影响的关键设备和市场资源稀缺的瓶颈类物资，应逐步与供应商发展长期合作伙伴关系，实施战略采购或框架协议采购。第三十二条 对市场竞争充分，同类产品质量差异性较大，年度采购金额较高，对集团公司生产运营本质安全存在较大影响的物资，应采用公开招标并辅以实地考察评价的方式形成核心供应商名单，实施短名单采购。第三十三条 对市场竞争充分，同类产品质量差异性较小的物资，采用公开招标方式采购。第三十四条 集团公司对突发紧急事故抢修或抢险救灾所需的属总部集中采购物资设立“绿色通道”，采用近期合同追加、询比价采购、单一来源采购等方式尽快解决。第三节 总部集中采购一般流程第三十五条 物资管理部接收汇总各分子公司集中采购物资需求计划，并对各分子公司提报的物资需求计划的准确性和及时性进行监督考核。第三十六条 各分子公司的进口备件需求计划由物资集团公司接收汇总。第三十七条 物资管理部自行或组织相关人员对集中采购物资需求计划进行审核后生成总部集中采购计划，统一向物资集团公司下达计划。第三十八条 物资集团公司对总部集中采购计划在集团内进行平衡利库后，研究提出该计划内各类物资集中采购方式的请示。第三十九条 采用公开招标或已经集团公司招标工作领导小组批准进行短名单邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购的采购方式，由物资集团公司执行。采用其他采购方式的，物资集团公司须向集团公司上报正式文件请示，经物资管理部审核后，由集团公司招标工作领导小组批准。第四十条 单台（套）200万元人民币以上物资或单批次1000万元人民币以上同类物资的采购招标文件（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判）由物资集团公司牵头组织编制完成后，须提交物资管理部审核并报集团公司分管领导批准后方可发布。审核的重点是分包情况、商务资质、关键技术参数和评标办法。第四十一条 集中采购招标由物资集团公司向中国神华国际工程有限公司委托。第四十二条 物资集团公司执行集中采购的采购寻源结果须报物资管理部审核（进口备件除外）。审核的重点是采购价格的合理性和采购过程的合规性。第四十三条 物资管理部将审核后的采购结果按照规定的审批程序报集团公司领导批准。其中以公开招标方式采购且未改变评标结果的集中采购结果，报集团公司分管领导批准；以其他方式采购的集中采购结果，5000万元人民币以下采购项目报集团公司分管领导批准，5000万元（含）人民币以上采购项目报集团公司总经理批准。第四十四条 物资管理部将审批结果下达物资集团公司，物资集团公司根据审批结果组织签订集中采购合同。第四十五条 物资集团公司在每一批次集中采购计划完成后3日内，向物资管理部反馈该批次计划的执行结果（含进行调剂调拨等对集中采购计划相应核减的情况说明）。第六章 供应商管理第四十六条 按照“控制总量、优化结构、动态管理、优胜劣汰”的原则，物资管理部负责建立集团公司统一的供应商管理系统，进入这一体系的供应商必须经过统一标准的准入认证。第四十七条 供应商管理网络系统中包括总部集中采购的供应商和各分子公司集中采购的供应商，实现供应商全集团共享。第四十八条 坚持公开、公正、公平的原则，选择价格合理、质量可靠、服务优质、业绩突出的制造商作为采购主渠道，尽可能取消代理商，积极推进与优秀的、具有行业代表性的制造商建立相对稳定的战略合作伙伴关系。第四十九条 供应商管理系统要按照产品类别、行业地位、商业信誉、产品性能和注册资本等因素，将供应商进行分级管理，保证同等条件下的有效竞争。第五十条 建立定性与定量相结合的供应商业绩考核评价体系，从合同履行、售后服务、技术支持、危机处理、需求响应等方面对供应商进行动态评估和业绩评价，引入退出机制，优化供应商资源，有效防范供应风险。第七章 物资储备管理第五十一条 物资管理部要通过组织制定物资储备管理规划，指导各分子公司实施网络优化、配送路径优化、库存信息透明化、安全库存合理化、补货时点明确化、供应商库存管理以及集团中央库存等提升措施，进一步降低供应链总成本。第五十二条 物资管理部要结合各分子公司和各业务版块的特点，按照分步实施的原则，组织建立集团公司统一的物资分类及编码数据标准化体系，实现集团公司所有仓储物资的联网管理，达到全集团物资管理各类信息共享。第五十三条 物资管理部牵头，物资集团公司负责集团公司中心仓库的规划与实施，并逐步建立集团公司统一指挥、反应迅速、运转高效的应急物资储备、跨板块和区域物资联储共备和积压物资调剂机制，提高资源利用效率和保供能力。第五十四条 各分子公司要有计划、分步骤地实施对现有仓储设施的标准化改造，进一步加强现代物资仓储管理技术的应用与推广。第五十五条 各分子公司应根据行业特点及生产现状，遵循科学、合理、经济、适用的方针，运用科学的物资定额管理工具，收集物资消耗情况、采购周期、最小订货量、使用批量等定额物资基础数据，按照分类分析的方法，分别确定每类物资的定额参数，建立本单位物资定额管理体系，并定期对定额物资进行基础数据更新及参数修订，优化使用。物资管理部牵头，物资集团公司配合，总结和推广各分子公司物资定额管理工作的先进经验，组织、推动物资定额管理信息化进程，逐步建立集团公司的物资定额管理体系。第五十六条 各分子公司要大力发展寄售、代储等模式，充分利用社会库存，努力减少资金占用。采取抵抹串换、降价处理、修旧利废、报废等方式加大对不可调剂积压物资处理力度，不断优化库存结构，加快资金周转。第八章 物资质量管理第五十七条 建立和完善采购质量保证体系，将质量责任分解到设计、采购、验收等各相关环节和岗位，推行质量跟踪和责任追究制度，对造成质量问题和质量事故的单位、人员，要追究责任，对有关供应商，依据相关法律及合同约定进行处理。第五十八条 各级采购部门要严格把好选厂关、采购寻源关、合同签订关、中间监造关、出厂检验关、到货验收关等质量管理关键环节，坚决克服片面追求低价格而忽视质量的倾向。第五十九条 各分子公司要配备必要的物资质量、计量检验手段，制定必检物资目录和检验大纲，未经质量检验合格，仓储部门不得办理入库，财务部门不得办理结算手续。第九章 物资信息系统建设第六十条 物资管理部根据集团公司信息化建设的统一部署，规划安排集团公司物资管理信息化建设进程，组织各分子公司共同建设集团公司统一的、涵盖整个物资供应链闭环管理的物资管理信息化系统，以物资管理业务为主导，以信息技术作支撑，加快集团公司供应链管理的集成创新，实现物资管控模式的变革和物资管理信息标准化、精细化和规模化。第六十一条 集团公司统一的物资管理信息化系统应包括计划管理、采购寻源、供应商管理、合同管理、物流管理、库存管理、标准化管理、绩效管理和专家库等功能，按照分步实施的原则，扎实推进。第十章 物资供应与配送第六十二条 物资管理部要在集团层面统筹规划，物资集团公司要依托集团公司一体化优势，根据现有物流资源状况，在集团内部进行物流资源和运力资源的整合优化，规划建设集团公司科学合理的物流网络，建立区域中心库等仓储与物流设施，实现快速、准确、高效的物流配送。第六十三条 物资集团公司和各分子公司物资管理部门要牢固树立服务一线生产的意识，建立跟踪服务制度，实行24小时值班服务，及时协调解决现场供应问题。要建立物资供应服务回访制度和沟通机制，不断改进和提高物资供应管理水平。第六十四条 物资管理部门应采取多种方式向使用单位提供市场行情、新产品开发、采购价格、库存储备、供应商资信等信息服务。第十一章 检查与考核第六十五条 物资集团公司实施总部物资集中采购要接受各分子公司在价格、质量和时效等方面的监督。第六十六条 总部集中采购目录范围内的物资，各分子公司不得擅自采购或以其它方式回避集中采购。第六十七条 物资管理部会同集团公司相关部门对各分子公司执行本规定的情况进行监督检查，对未按本规定执行的单位，集团公司将视情节给予惩处。第六十八条 物资管理部和各分子公司要坚持高标准、严要求和实事求是的原则制订物资管理工作绩效考核办法，明确奖罚措施，认真组织实施，将绩效考核结果纳入企业经济责任制考核范围。第十二章 附则第六十九条 固定资产投资项目的物资采购按本规定执行。第七十条 物资采购涉及关联交易的，关联交易方必须按照相关规定做好额度申报和信息披露等工作。第七十一条 国家有特殊管理规定要求的专控物资及专项资源类物资执行集团公司专项物资管理办法。第七十二条 各分子公司应根据本规定，结合本单位实际情况制定实施办法或细则。第七十三条 本规定自发布之日起施行，神华集团有限责任公司物资管理规定（试行）和神华集团有限责任公司总部物资集中采购管理办法（试行）（神华物资2011第150号）同时废止。第七十四条 本规定由集团公司物资管理部负责解释。