会议及会议室管理办法.doc

文件制订/修订履历编号制/修订日期制/修订原因制/修订内容文件会审 / 签 名总经办财务部市场营销部生产部开发部外贸部采购部人力资源部1.0目的规范会议制度，提高会议效率和效果。确保开会必有决议；决议必有执行；执行必有效果2.0范围周会、月会、年会，生产、品质异常等临时会议及管理评审与内部审核的首末次会议3.0权责3.1总经理/总经理助理或人力资源经理或管理者代表3.1.1主持月会、年会，必要时列席临时会议，对会议中的提议形成决议；3.1.2 指定会议通知、记录、与会议决议所采取的相关措施之跟进者。3.2临时会议召集/主持者3.2.1针对需讨论问题通知相关部门负责人/管理人员参加会议，视必要提请总经理/总经理助理或管理代表列席；3.2.2确保形成会议记录，在总经理/副总经理或管理者代表未列席情况向其汇报会议决议，必要时提请承认或批准；3.2.3跟踪会议决议事项的处理与效果。3.3 参会人员3.3.1准时参加会议，视要求准备会议所需资料，参与议题讨论；3.3.2执行决议中涉及本部门问题的处理；3.3.3视会议指定，履行记录、决议措施的跟进任务。4.0会议管理办法4.1会议区分会议区分主 席主持人记录人参加人员频次会议召开的相关内容记录保存周例会总经理或总助行政经理总助或各部门负责人每周一次上周工作计划执行情况；本周工作计划；部门间相关问题协调；资源需要等；工作分享。1年产销会市场营销经理PMC生产副总、生产主管、PMC、采购、销售每周一次本周订单销售完成情况；本周物料供应情况；本周生产订单情况；下周销售计划；下周物料供应计划；下周生产与人员安排计划；其它事项。半年续上表会议区分主 席主持人记录人参加人员频次会议召开的相关内容记录保存管理评审 会议总经理管理者代表总经理助理各部门负责人、内审组长每年一次评审内审结果及跟进状况；评审顾客满意与供应商情况；评审质量方针与目标实现情况与适宜性；3年年会总经理或总助行政经理总秘各部门负责人每年一次上年度工作总结；本年度工作计划；本年度重大项目、工作开展计划；本年度其它事项。3年临时会议总经理或总助或管理者代表总助各部门负责人不定时生产、品质重大异常；顾客严重投诉、退货；工厂重大事宜通报；其它突发问题决议等。1年4.2会议通知与准备4.2.1原则上除临时会议时间不确定外，周会于每周一16:00进行；产销会于每周六上午10：00时举行；管理评审会议于每年12月份下旬进行；年会于每年春节后上班第3周五晚上进行；年度会议的具体时间应提前1周通知。4.2.2会议召集者应依据会议区分与性质，于会前以书面或口头方式通知需要参加会议与列席的人员。 4.2.3会议主持者与参会人员应根据相应的会议内容作会议内容资料准备，会议期间，参会者所涉及的职能或部门工作应提前作好安排。4.3会议召开4.3.1所有需参加会议的人员，除经过请假批准外均应准时到场，并在会议记录上作会议签到，缺席与迟到以员工考勤管理办法处理。4.3.2 会议的内容由指定的会议记录人员作记录，并于会后整理交会议主持者审查，交主席或总经理核准，会议必须包括会议主题与会议决议（包括处理时限），并确定相关责任人。4.3.3 经总经理/总助或管理者代表核准的会议记录，视必要分发至总经理/总助与相关部门备查。4.3.4主持人应保持会议议程的有效性与时间性控制，应控制会议气氛和每位发言人受尊重的需要。4.3.5参会人员发言讨论或争论问题或事项时应尊重主持人和对方，不得随意打断对方的讲话和观点，不得进行人身和语言攻击，要控制自己的情绪和言行；做到和谐会议、和谐决议。4.4 会议决议的处理与跟进4.4.1 会议决议事项，责任部门负责人应在确定的时限内完成，必要时由会议主持者填写纠正及预防措施要求表，分发至责任者（部门）。责任者应于将执行的情况记录于该表，并反馈至措施要求发出者验证措施效果。4.4.2 会议决议的处理效果应向总经理/总助或管理代表反馈，如未达成预期措施要求结果，责任部门应再次采取有效措施。 4.4.3会议决议处理结果主持人应在时限到期之周会给予跟进执行效果，对于未执行或执行不到位的责任人给予处理；并重新责令处理时限。4.5 会议相关记录的保管存查与利用4.5.1 本制度4.1所示的相关会议记录原件交由于文控中心处理归档备查，文控中心应依据4.1的期限要求保存。4.5.2 需要时，公司或工厂做相关部门、管理者绩效时，各相关会议决议的处置情况可作为绩效可作为绩效分析的相关依据。4.6 各部门内部召开的会议，部门负责者可依据类似的办法实施，记录保存6个月。4.7 管理评审与内部审核的首末次会议依据对应的程序要求实施。5.0会议室管理办法5.1会议室的使用由人力资源部统一安排调配，各部门使用会议室必须向人力资源部报备。5.2会议室用途有：召开会议、研讨工作、组织培训、集体学习教育、考核面试等；未经允许，不得挪作他用。5.3参加人员应爱护培训、会议室内一切公物。未经许可不准在会议室悬挂或张贴任何物品，不得破坏、弄脏原有装修与宣传画，不准在桌椅上任意写画、敲击和刻画，不得改变会议室设备、家具的位置，不得将会议室物品携出室外，不得损坏会场设施（包括：麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等）。如有损坏，按公司有关规定处理。5.4使用部门或个人，要维持室内清洁卫生。不准在场内随地吐痰、乱扔纸屑、杂物，不准将未饮用完毕的茶水、矿泉水随地倾洒，如出现上述情况，使用部门有责任劝止.5.5使用部门或个人，要保持室内用品的原状。桌椅有移动的应及时放回原位，白板有使用的应及时擦洗干净，烟灰缸有烟头或杂物的应及时清理；以方便其他部门或个人使用。5.6使用部门与个人，若使用会议室的仪器设备的，使用前认真检查仪器设备的完好程度；使用时，严格按照仪器设备的操作规范操作；使用结束，应按操作程序关闭电源，整理好仪器设备。发现问题，及时通知人力资源部。不准擅自移动或拆卸任何仪器设备，不准擅自把仪器设备拿出室外使用。5.7凡公司安排的会议，其出勤率必须100%，参加人员必须按时参加、并签到。确有特殊情况不能参加培训或会议者，必须在会议召开之前1小时写好请（休）假申请表经会议主持人批准，否则按员工考勤管理规定处理。5.8会议室内严禁大声喧哗，应保持安静，不准打瞌睡，不准在会议室随意走动，有手机者应自觉调到振动状态；特殊情况，须中途离开会场和听电话，须向主持人说明。5.9 参加会议人员，应带好笔与本子，做好有关笔记；如有意见或问题，可举手发言或提出；不得发生争吵、起哄等现象，扰乱会议秩序。5.10希望全体同事遵守最基本的会议制度，创造一个良好会议组织纪律，让会议决议和精神能够落到实处，提高全员素质。6.0相关/支持性文件（无）7.0相关记录7.1 会议记录7.2 纠正及预防措施改善表8.0附件（无）制定审查核准