浅谈施工合同风险的防范与控制

浅析工程合同管理风险及防范措施 内容提要 市场经济是法治经济 契约经济 合同是商品经济的产物 是商品交换的法 律表现形式 现代企业的经济往来 主要是通过合同形式进行的 所以合同管理作为现代 企业制度的重要内容之一 能否有效防范和控制法律风险 也是当前企业经营管理成败的 一个重要因素 合同管理是指企业为实现经济目的 对合同的签订和履行所进行的计划 组织 指导 监督和协调等一系列活动 因此 为了保证工程项目的顺利开展 维护企业 的经济利益 必须妥善解决工程合同管理过程中存在的实际问题 关键词 工程 合同管理 法律风险 合同分析 合同履行 企业合同管理既是一种为了取得经营效益的经济活动 也是一种保障企业正常经营的法律 行为 随着我国市场经济体制的建立健全 内容完善 履行良好的合同管理制度是企业运 用法律手段维护合法权益 防止财产流失 提高经济效益 增强市场竞争力的重要手段和 保证 其中工程合同管理在企业的生产经营和管理制度中发挥着不可替代的作用 一 工程合同管理重要环节分析 我国法律要求 任何一项工程须有合同约束 即共同认 可的书面协议以约束双方的行为 从而保证交易安全 工程合同管理过程主要有四个重要 环节 规范合同签订 合同履行全过程跟踪 合同运行质量分析 科学的档案管理 注重 合同的过程管理既是为防范企业自身风险 也是对工程进度 成本与质量的跟踪落实 这 不仅有利于提高企业自身的管理水平和工作效率 也必将能够引进更多的工程施工企业 扩大承包商的选择范围 真正做到择优选商 扩大竞争 降低经营成本 使企业的利益最 大化 1 规范合同的签订行为 保证合同本身合法有效 财富的一半来自合同 是西方的一句谚语 按照我国现行法律要求 工程建设施工 必 须签订书面合同 如果合同签订不规范 将给企业的生产经营活动埋下风险隐患 会影响 企业经济效益的实现 签订合同时 须严格审查对方当事人的主体资格 资信状况和履约能力 对合同条款认真 推敲 防止发生歧义和误解 以保证合同的合法性 严密性和完备性 并选用规范的合同 文本明确双方的权利和义务 在填写合同文本时还要注意下列事项 按照符合合同目的实 现的要求填写 不出现缺项 落项 合同条款要条理清晰 语言准确 涉及企业利益方面 的条款要认真核对 在合同签订时要避免在需有权人签字处出现代签的不规范行为 保证 合同签订的有效性 2 对合同履行进行跟踪管理 在施工过程中会遇到无法预见的干扰 干扰可能来自业主方 设计方或合同本身的缺陷等 导致合同内容需不断补充 即 合同变更 如果能够对合同的实施情况进行跟踪 将实际 情况与合同资料进行对比分析 及时发现在合同履行中的偏差 找出原因并采取相应措施 就能降低发生合同纠纷的几率 特别是当因合同变更造成停工 返工 窝工时 要注意收 集整理证据 以便索赔时有据可查 对合同实施状况进行跟踪 必须强化履约意识 要约一经承诺 即具有法律效力 企业应 及时了解和掌握合同履行的情况 根据存在问题的严重程度适时运用撤销权 变更权和不 安抗辩权保护自身的合法权益 对违约行为要及时协商解决 协商不成即采取仲裁或诉讼 手段 尽最大努力减少和避免经济损失 wk ad begin pid 21 wk ad after 21 function ad hidden hide function ad hidden show 3 合同运行质量分析 工程合同签订后 施工单位就要在施工过程中全面履行自己的合同责任 然而 在实际工 作中 不能做到随时查阅合同 加之合同条款繁多 条款之间的联系复杂 增加了企业对 合同内容理解和掌握的难度 稍有疏忽就可能导致无法挽回的后果 因此 对合同进行细 致分析和分解就显得极为重要 分析就是关注合同履行中的重点部分 评估工程建设各项 活动的法律后果 并将措施和要求分解到项目管理的各个环节 使工程施工的全程能按照 计划有条不紊地进行 4 科学规范的合同档案管理 与其他合同相比 工程合同的资料复杂繁多 但部分组成相对固定 且有自成一体的解释 顺序 若企业有科学规范的合同管理体系和档案管理系统 则可快速便捷地查询合同资料 相反 如果管理失范 混乱将导致查询无从下手或效率低下 所以企业应建立科学规范的 合同档案管理系统 对各种合同资料进行及时全面的收集整理 快速进入档案系统 包括 合同相关的各种文件 会议记录 设计变更 来往信函 设计方的索赔报告及其他意见等 在工程合同管理的合同签订 履行跟踪 运行分析 资料归档四个环节中 以合同签订为 重点 强化法律风险防范意识 有效地化解经营风险 以履行跟踪与运行分析为切入点 规范管理 严格执行合同管理制度 防范法律风险 不断提高合同管理水平 以合同归档 管理为信息化建设的要点 使合同管理规范化 科学化 标准化 提高管理效率 二 工程合同管理常见的问题 1 合同签订不规范 工程项目的合同谈判通常是以招投标 方式进行的 招投标文件是有效控制施工进度 施工质量 施工资金投入的法律性文件 在实际工作中 在施工合同签订后 招投标文件的作用往往流于形式 使得施工合同与招 投标管理在实施过程中出现一定程度的脱节 无法及时掌握施工进度的有关情况 许多签 证及变更手续没有经过有效确认 同时还存在招投标文件中部分重要内容没有转到施工合 同中 合同条款本身有缺陷 导致合同履行过程中产生分歧时 解释不清 推卸责任 不 积极解决问题 2 合同变更事项多 随意性大 工程范围扩大 工程量增加 设计变更 设计失误 设计 文件交付延迟 工期改变 包括推迟开工和提前或延迟竣工 材料代用 设备材料供应延 误等事项导致合同变更 且随意性大 3 履行迟延问题严重 一是设计图纸未及时下达 现场施工条件限制 交叉施工 互相牵 制相互影响工期 二是基本建设过热 劳动力组织难度大 工人技术水平跟不上发展要求 目前 民工荒已成为一种社会现象 在这种社会大环境下 可能会因劳动力不足而延误工 期 三是施工方承担项目过多 施工组织不到位 劳动力分配不合理 严重影响工期 4 合同资料管理不规范 合同文本分发管理不规范 发放记录不准确 合同文本及资料丢 失 无法掌握准确的合同履行要求 三 工程合同管理过程中存在的主要风险 1 技术与环境方面的风险 工程交底不清 工程设计不规范 施工准备不足 施工组织不 科学 施工企业能力不足 自然环境影响 2 经济方面的风险 一是对设计图纸 工程质量 合同条款以及成本因素分析 研究不足 造成价格波动大 二是对国家劳动力市场政策调整以及物资市场价格变化给工程造价造成 的影响分析 研究不足 给施工带来一定影响 3 合同签订和履行方面的风险 合同条款表述不完整 缺少担保 索赔 保险 违约责任 争议解决等关键性条款 由于选择分包商不当或分包合同有漏洞 分包商违约 合同履行 过程中 业主代表或监理工程师工作效率低 不能及时解决问题 发出错误指令 施工企 业不执行项目管理制度 指挥错误等 4 违法违规的风险 发包方对施工合同相关的法律法规不了解 违反或规避法律法规强制 性规定 被追究法律责任 四 工程合同管理风险防范措施 1 建立规范化的工程合同管理体系 合同管理体系是以专业管理为核心 合同管理为纽带 科学有序地组织工程建设 其他相关环节紧密配合 分步把关 多层次 全方位的组织体 系是影响合同管理作用与效能的决定性因素 工程管理单位对合同的来龙去脉最为清楚 是管理体系的核心 反映在合同管理过程中 应由工程管理单位详细掌握涉及到合同订立 及履行过程中产生的各类问题 合同变更的前因后果 一旦发生争议和纠纷 由其统一解 释 协调 相关单位予以配合 2 规范合同签订 强化风险意识 划清风险界面 保障双方利益 将合同谈判与合同文本 签订紧密结合 把招标文件中的重要内容转化为合同的条款 合同双方应强化合同风险意 识 比如 固定总价合同并非承诺对价格绝对不作调整 施工企业依经验和驾驭建设工程 施工的能力 在承担了一定风险后 将正常范围以外的风险在业主与自己之间进行合理分 摊 建设单位应适当接受 当然这需要施工方与建设单位在合同中预先就允许调整物资 材料的种类 价格标准 调整幅度等作出明确约定 从根本上来说 采用固定价格合同时 应考虑优先适用于履行周期短 物资材料市场价格相对稳定的小型工程 此类工程价格变 动的几率和幅度都会很低 建设单位与施工方由此而引发争议概率小 符合双方的利益 3 加强合同履行动态管理 完善制度建设 落实责任 在合同履行过程中 存在着诸多因 素导致合同延迟履行 其中有业主方的原因 也有施工企业的原因 作为工程管理单位应 该加强合同基础管理工作 定期向合同管理部门提供合同履行报告 对各工程施工环节存 在的问题进行统一归纳 整理 对于有关工期及设计变更的情况报合同管理部门备案 以 便合同管理部门及时掌握合同的履行动态 由于施工合同管理贯穿于施工企业经营管理的 各个环节 这就要求在质量 安全 技术 人员 物资等方面制定完善的管理制度 提高 综合管理能力 4 开展合同运行分析 对合同运行中存在的问题进行归纳 记录 搭建工程管理与合同管 理单位之间沟通的桥梁 使其相互间能更及时地发现合同运行过程中存在的问题 以便及 时采取措施 有利于更好地服务于工程建设 也为合同履行评价及对施工企业评价提供详 实依据 5 规范分包合同管理 总包方负有协调和管理责任并承担由此造成的损失 对分包的工程 要严格管理 督促分包商认真履行分包合同 在签订分包合同时 应将工程质量 安全 工期 工程款结算及支付的时间和方法明确 具体地纳入相应条款 6 工程管理单位建立 合同清单台账 由其实行分发管理 由合同管理单位对执行情况进行检查 五 项目合同管理风险控制 当前建筑市场是发包方的市场 建筑公司作为承包方处于相对被动的地位 而建筑工程 在整个施工过程中受自然条件 社会条件的不可预见因素的影响 各种风险随时都可能发 生 也正是由于客观存在和不确定性 施工公司要加强合同管理 增强风险意识 为预防 和规避工程风险 在合同签订和合同履约管理中应采取以下措施 1 签订完善的施工合同是预防和规避工程风险 保证工程能够顺利进行的前提和基础 1 依法签订合同 合同法 规定 合同当事人的法律地位平等 一方不得把自己的 意志强加给另一方 当事人应当遵循公平的原则确定各方的权利和义务 市场经济是法 制经济 对合同约定内容的法律作用也愈来愈被当事人所重视 涉及施工阶段的法律 法 规是保护工程承发包双方利益的法律依据 施工公司只有熟悉和掌握这些法律法规 才能 加强用法律保护自己利益的意识 有效依法控制工程风险 2 掌握市场价格动态 在投标报价时 要及时掌握市场价格 使报价准确合理 要 避免为了争取中标 不顾实际情况和客观条件一昧压低标价 造成亏损风险 3 签订合同的可行性 承 发包双方在谈判和签订施工合同前 考试大一级建造师 要 对项目进行科学论证 对可预见及不可预见的风险进行分析研究 对于承担风险过多 于 己不利的合同宁可不签 施工合同具有可行性 可再进行实质性谈判 4 使用国家标准合同文本 国家 建设工程施工合同示范文本 内容完整 条款齐 全 双方责权利明确 平衡 风险较小 对一些不可避免的风险 分担比较公正合理 双 方应按照 建设工程施工合同示范文本 结合工程项目的具体情况 将合同条款认真研究 逐条推敲 除执行通用条款外 对工程的一些具体要求在专用条款内约定 要特别注意 合同用词的严密性 不能使用 争取 等不规范用语 前后条款不能互相矛盾或互相否定 各项约定都必须非常具体 例如 一方面是具备开工条件方面的约定 由发包人完成的施 工场地 三通一平 应写明水 电 电讯等管线接至的地点 接通的时间和要求 道路的 起止地点 开通的时间 路面的要求 施工场地的面积和应达到的平整程度等要求以及影 响开工的责任等 如果由于发包方的原因导致承包方不能如期开工 则工期顺延 另一方 面是合同价款的约定 如果采用固定价格合同 必须把风险范围约定清楚 如建筑规模扩 大 装饰水平提高 主要材料价格超过合同价款内相应价格一定幅度等因素 不包括在风 险范围以内 在合同约定中必须注明 应当把风险费用的计算方法约定清楚 约定方法可 采用系数法 即以合同价款为基础 确定一个百分比率 作为计算风险费用的方法 考试大 一级建造师 也可采用绝对值法 如将风险费用定为若干万元 对于风险范围以外的风险 费用 应 约定调整办法 如遇设计有重大变更 采用原合同造价的计算方法调整 主要材 料价格变动超过合同价款内相应价格一定幅度时 采用超过部分按实调整方法等 通过合 同谈判 使发包方和承包方清楚地认识到各自在施工合同中承担的义务和享有的权利 并 对工程风 险通过合同条款在合同双方之间进行合理分配 2 在施工合同履行过程中加强合同管理是对合同风险进行有效控制的手段 1 研究合同预测工程风险 项目管理人员首先要对施工合同进行完整 全面 详细 的研究分析 切实了解自己和对方在合同中约定的权利和义务 预测合同风险 分析进行 合同变更和索赔的可能性 以便采取最有效的合同管理策略 2 明确项目管理目标 在开工准备阶段 要根据合同要求编制施工组织设计 安排 生产计划 制定工期目标 质量目标 成本目标 建立配套的组织体系 责任体系 确保 目标实现 3 加强现场施工管理 现场施工管理是防范风险的重要环节 组建 考试大一级建造 师 强有力的项目班子 对工程实施全过程管理 对工程质量 进度 成本严格控制 做好 事前 事中和事后控制 避免因工期延误 质量问题 人员 材料 设备的浪费带来的风 险 4 加强安全管理 实行全员 全过程的安全管理 教育员工必须严格遵守安全操作 规程 并每天对现场进行检查考核 建立严格的奖惩措施 杜绝安全事故的发生 避免由 于生产过程当中的安全因素造成责任事故和人身伤亡等重大法律风险 5 注意和重视索赔资料的收集和准备 在施工合同履行过程中 由于一些不可预测 风险的发生 发包方不能履行合同或不能完全履行合同 而使承包方遭受到合同价款以外 的损失和影响了工期的 承包方就要依法索赔 索赔的成功很大程度上取决于承包方对索 赔作出的解释和强有力的证据 索赔证据有 会议纪要 施工日志 工程照片 设计变更 指令或通知 气象资料 造价指数等等 注意和重视索赔资料的收集 及时合理地提出 索赔 是使工程法律风险合理合法转移的有效措施 6 注意索赔方法和策略 索赔方法以单项索赔为主 单项索赔事件简单 容易解决 而且能及时得到补偿 当索赔事件发生后 严格按合同规定的要求和程序提出索赔 保 证索赔事件的真实 要有足够的证据来证明索赔事件是由于对方责任引起的 如遇突发性 索赔事件 要强调即使一个有经验的工程师也难以预见 并且要指出在事件发生后承包方 为减少损失 已采取了最有力措施 用证据和事实促使索赔成功