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中文Access2003实用教程 第1章Access2003概述 MicrosoftAccess2003是一种数据库管理系统 它的强大功能主要表现在 友好的用户界面 数据表操作简单 易学易懂 通过向导创建表 查询 窗体及报表 自动绘制数据统计图和绘图功能 有效管理 分析数据的功能 增强的网络功能 宏功能和内嵌的VBA VisualBasicforApplication 等 除了以上所提到的功能以外 在Access2003中还增加了许多新的功能 例如 可以查看数据库对象间的相关性信息 可以启用自动错误检查以检查窗体和报表的常见错误 修改 表 设计视图中的被继承字段属性时 Access将显示一个选项 此选项用于更新全部或部分绑定到该字段的控件属性 本章要点1 1打开 罗斯文 数据库1 2Access2003的工作环境1 3定制工具栏和工作环境习题1 1 1打开 罗斯文 数据库 1 1 1数据库的基本知识每个人的工作和生活中都有大量的数据 例如一个人的通讯录 一个公司的销售情况统计等 当这些数据比较少的时候 将其记录在一个表中 就可以很好地进行管理了 但是当数据积累到一定数量以后 在对其进行管理和利用时就要用到数据库了 Access2003就是一种数据库管理系统 1 什么是数据库从字面的角度来看 库 是储存东西的地方 数据库 可以简单地理解为储存数据的地方 更准确地说数据库是按照一定关系组织起来的有联系的数据集合 通讯录中记录的每个人的姓名 地址 电话等信息就是 数据 对于数据的管理经历了人工管理 文件管理及数据库管理3个阶段 当数据的数量比较少时 依靠人工的方式就能满足管理的需要 随着数据的增加 人们开始采用数据文件的方式管理数据 在这种方式中 一个文件一般是与某一个应用相对应的 即这些数据不能共享 数据库管理有利于数据的描述与数据的应用相结合 对于数据的更新与检索均采用一种全新的方式进行 使数据的共享成为可能 数据的一致性及安全性得到了极大的提高 1 1打开 罗斯文 数据库 采用数据库技术进行数据管理是当今的主流技术 它的核心是建立 管理和使用数据库 在数据库中的数据除去了不必要的多余数据 可以为多种应用服务 数据的存储独立于使用这些数据的应用程序 使用数据库管理数据相对其他管理方法来说有着明显的优势 例如 某公司的客户电话号码存储在不同的文件中 如通讯录中 订单表中 发货单中 如果某客户的电话号码有了改动 则要更新这3个文件中的电话号码信息 而如果用数据库管理这些数据 则只需在一个位置更新这一信息即可 无论在数据库中什么地方使用这个电话号码 它都会自动得到更新 数据库需要借助数据库管理系统才能为用户提供服务 数据库管理系统 DBMS 是专门对数据库信息进行存储 处理和管理的软件 2 关系型数据库在一个数据库中有多种数据 相互关联的数据之间有不同的关系 在各种关系的基础之上 构成了复杂多样的数据关系模型 数据库根据其使用的数据关系模型的不同 可以分为层次模型 网状模型和关系模型 其中关系模型是在前两种模型的基础上发展起来的 它能够较全面地处理数据之间的关系而且结构明确 得到广泛的使用 使用关系模型的数据库称为关系型数据库 Access就是一种关系型数据库 1 1打开 罗斯文 数据库 关系型数据库是由一系列二维表组成的 在每一个表中 行代表记录 列代表各种属性 数据项或字段 因此 可以把表格看作是具有相同属性的记录的集合 表中的行和列的次序无关紧要 所有的字段都是最基本的 不可再细分 表1 1 1所示的学生成绩表就是一个二维表 3 Access的特点Access的最新版本是Access2003 它是Office2003的组件之一 Access具有以下特点 1 Access的使用非常简单 Access2003表设计器 查询设计器等可视化设计工具 使用户基本不用编写任何代码 通过可视化操作 就可以完成数据库的大部分管理工作 2 提供了大量的向导 几乎每一个对象都有相应的向导 利用向导工具可以迅速地建立一个功能完美的数据库应用系统 3 Access2003是一个面向对象的 采用事件驱动的关系型数据库管理系统 它符合开放式数据库互接 ODBC 标准 通过ODBC驱动程序可以与其他数据库相连 还允许用户使用VBA语言作为其应用程序开发工具 这样可以使高级用户开发功能更为复杂完美的应用程序 1 1打开 罗斯文 数据库 4 可以处理多种数据信息 能与Office组件中的其他程序进行数据交换 实现数据共享 也可以处理其他数据库管理系统的数据库文件 Access2003的主要缺点是 安全性比较低 多用户特性比较弱 处理大量数据时效率比较低 适用于单机环境 1 1 2启动Access2003启动Access2003有许多种方法 常用方法有3种 使用 开始 菜单 快捷方式和已有的Access2003文档 1 使用 开始 菜单启动Access2003使用 开始 菜单启动Access2003的操作方法如下 单击 开始 按钮 将鼠标移到 所有程序 命令上 在出现的下一级菜单中将鼠标移到 MicrosoftOffice 上 在出现的下一级菜单上 单击 MicrosoftOfficeAccess2003 命令 本书在以后类似的操作中采用以下的方法进行叙述 单击 开始 所有程序 MicrosoftOffice MicrosoftOfficeAccess2003菜单命令 如图1 1 1所示 经过上述操作 就可以启动Access2003 刚启动的Access2003窗口如图1 1 2所示 有关此窗口的介绍 将在后面的内容中进行介绍 1 1打开 罗斯文 数据库 图1 1 1由 开始 菜单启动Access2003图1 1 2刚启动的Access2003窗口 1 1打开 罗斯文 数据库 从图1 1 2中可以看出 在Access2003启动的同时并没有一个新的数据库建成 这是因为在Access2003建立什么样的数据库要由用户确定 2 建立快捷方式和使用快捷方式启动Access2003的方法快捷方式是在Windows桌面上建立的一个图标 双击这个图标时就可以启动相应的程序 图1 1 3快捷方式图标 1 创建快捷方式图标 创建快捷方式图标有多种方法 在这里介绍其中的一种方法 单击 开始 按钮 选择 所有程序 选项 将鼠标移到 MicrosoftOffice 上 然后将鼠标指向 MicrosoftAccess 命令 按住Ctrl键向桌面拖曳 就可以在桌面上建立Access2003的快捷方式图标 Access2003的快捷方式图标如图1 1 3所示 图1 1 3快捷方式图标 1 1打开 罗斯文 数据库 2 使用快捷方式启动Access2003的方法 在Windows桌面上双击快捷方式图标就可以启动Access2003 3 使用已有的文档启动Access2003如果进入Access2003是为了打开一个已有的数据库 那么使用这种方法启动Access2003是很方便的 使用这种方法启动Access2003也有多种方式 1 在 我的电脑 或 Windows资源管理器 中 双击要打开的数据库可启动Access2003 如果Access2003还没有运行 它将启动Access2003 同时打开这个数据库 如果Access2003已经运行 它将打开这个数据库 并激活Access2003 2 单击任务栏上的 开始 所有程序 打开Office文档 命令 如图1 1 4所示 调出 打开Office文档 对话框 如图1 1 5所示 在 查找范围 中选择盘符和文件夹 然后选择要打开的文档 单击 打开 按钮 则在启动Access2003的同时打开相应的数据库窗口 1 1打开 罗斯文 数据库 图1 1 4选择快速启动中的 打开Office 命令图1 1 5 打开Office文档 对话框 1 1打开 罗斯文 数据库 1 1 3退出Access2003在Access2003中编辑完所需要的内容 或者需要为其他应用程序释放一些内存时 就可以退出应用程序 退出Access2003的方法有多种 下面介绍其中的几种 1 使用菜单命令退出Access2003 1 单击菜单栏中的 文件 退出 菜单命令 就可以退出Access2003 图1 1 6提示保存对话框如果在退出时 正在编辑的数据库对象没有保存 则会弹出一个提示保存对话框 提示是否保存对当前数据库对象的更改 如图1 1 6所示 这时可根据需要选择保存 不保存或取消 退出 这个操作 图1 1 6提示保存对话框 1 1打开 罗斯文 数据库 在下面介绍的另外几种退出方法中 只要是有没保存过的修改 都会弹出这个对话框 为简捷 在后面的介绍中不再赘述 2 使用系统控制菜单退出Access2003的方法有以下两种 单击标题栏左上角的 系统控制菜单 图标 在系统弹出的系统控制菜单中单击 关闭 命令 双击标题栏左上角的 系统控制菜单 图标 可以直接退出Access2003 2 其他关闭的方法 1 使用 关闭 按钮退出 单击标题栏右上角的 关闭 按钮 可以退出Access2003 2 使用快捷键退出Access2003 在键盘上同时按下Alt F4快捷键即可退出Access2003 1 2Access2003的工作环境 1 2 1标题栏当前文件如果是活动窗口 标题栏为蓝色时 双击标题栏可使Access2003的窗口在最大化和还原两种状态之间切换 标题栏由6部分组成 从左到右分别为 系统控制菜单 应用程序名 Access2003数据库文件名 最小化按钮 最大化 向下还原按钮和关闭按钮 1 系统控制菜单按钮 单击 系统控制菜单 按钮 可打开系统控制菜单 利用此菜单可对系统窗口进行操作 如改变系统窗口的大小 移动系统窗口 最大化系统窗口和关闭系统窗口 图1 2 1Access2003的窗口 2 应用程序名 指明当前窗口是MicrosoftAccess软件窗口 3 Access数据库文件名 标明当前Access数据库文件名称 注意 只有当数据库窗口最大化时 才会出现这一项 否则数据库的文件名出现在数据库窗口中 图1 2 1所示文件名就只出现在数据库窗口中 4 最小化 按钮 单击 最小化 按钮 可将MicrosoftAccess软件窗口缩小为图标 并放置在Windows的任务栏中 在任务栏上单击Access2003系统窗口图标 可恢复Access2003系统窗口 1 2Access2003的工作环境 图1 2 1Access2003的窗口 1 2Access2003的工作环境 5 最大化 向下还原 按钮 当此按钮为 最大化 按钮时 单击它将使Access2003软件窗口变为最大化窗口 即窗口充满整个屏幕 当此按钮为 向下还原 按钮时 单击它将使Access2003软件窗口恢复为变成最大窗口前的窗口大小 6 关闭 按钮 单击 关闭 按钮 将关闭Access2003软件窗口 如果文件修改后没有保存过 则在关闭Access2003软件窗口前 系统会提示是否保存修改过的数据库文件 1 2 2菜单栏菜单栏中包括 文件 编辑 视图 插入 工具 窗口 和 帮助 等7个菜单 单击任意一个菜单 都会弹出一组相关性的操作命令 用户可以根据需要选择相应的命令完成操作 这7个菜单的主要功能在以后的操作中将逐步学到 这里先介绍它们的特点 1 Access2003菜单与其他Windows软件菜单的共同特点Access2003的菜单与其他Windows软件的菜单形式相同 都遵从以下约定 1 菜单中的菜单项名字是深色时 表示当前可使用 是浅色时 表示当前还不能使用 1 2Access2003的工作环境 2 如果菜单名后边有省略号 则表示单击该菜单命令后 会弹出一个对话框 要求选定执行该菜单命令的有关选项 3 如果菜单名后边有黑三角标记 则表示该菜单命令有下一级子菜单 单击该标记将给出进一步的选项 4 如果菜单名左边有选择标记 或 则表示该选项已设定 如果要删除标记 不选定该项 可再次单击该菜单选择标记 表示复选 表示单选 5 菜单命令名称右边的组合按键 表示执行该菜单命令的对应快捷键 按下快捷键可以在不打开菜单的情况下直接执行菜单命令 2 Access2003的个性化菜单Access2003菜单除了与Windows菜单有相同的约定 还与其他Office成员相同 它可以根据用户的使用习惯智能地显示个性化的菜单 在打开一个菜单时 所看到的只是常用功能项 如图1 2 2所示 如果要看到全部菜单 则可以将鼠标在主菜单名称 或菜单最下方的标志 处停留稍长时间 或者单击菜单最下方的标志 展开后的菜单如图1 2 3所示 1 2Access2003的工作环境 图1 2 2常用功能项图1 2 3展开后的菜单 1 2Access2003的工作环境 1 2 3数据库窗口在打开了一个数据库文件后 才会出现数据库窗口 Access2003的数据库窗口如图1 2 4所示 从图中可以看出 Access的数据库窗口由窗口标题栏 窗口工具栏 对象选项卡和对象列表4部分组成 图1 2 4Access2003的数据库窗口 1 2Access2003的工作环境 1 数据库窗口标题栏最左侧的数据库控制按钮 用于对数据库窗口进行操作 如移动数据库窗口 最大化和最小化数据库窗口 关闭数据库窗口 2 最小化 向上还原 按钮 当此按钮为窗口 最小化 按钮时 单击它 可将数据库窗口缩小为图标 并放置在Access2003软件窗口的左下角 这时按钮变为 向上还原 按钮 单击它可恢复数据库窗口 3 最大化 还原窗口 按钮 当此按钮为 最大化 按钮时 单击它将使数据库窗口变为最大化窗口 当此按钮为 还原窗口 按钮时 单击它将使数据库脱离最大化状态 并且窗口独立于工作区 4 关闭 按钮 单击 关闭 按钮 将关闭Access2003数据库窗口 如果文件修改后没有保存过 则在关闭Access2003数据库窗口前 系统会提示是否保存修改过的数据库文件 5 对象选项卡 在数据库窗口左侧包含两个方面的内容 上面是 对象 下面是 组 对象 下分类列出了Access数据库中的所有对象 单击一个对象 例如单击 表 窗口右边就会列出本数据库已经创建的所有表和创建表的方法 组 则提供了另一种管理对象的方法 即可以把那些关系比较紧密的对象分为同一组 或把不同类别的对象归到同一组中 在数据库中的对象很多的时候 用分组的方法可以更方便地管理各种对象 1 2Access2003的工作环境 1 2 4工具栏一般常用的菜单命令都有工具栏按钮 单击工具栏上的按钮 可以直接实现相应的功能 1 工具栏简介Access2003的工具栏很多 其工具栏会随着所打开的对象而发生变化 打开一个数据库时的工具栏如图1 2 5所示 打开表对象时的工具栏如图1 2 6所示 而且当以不同的方式打开表对象时的工具栏也不相同 图1 2 6表工具栏 图1 2 5数据库工具栏 1 2Access2003的工作环境 在工具栏上 很多按钮的右边都有一个向下的箭头符号 表示这个按钮下面有一组按钮可供选择 直接单击该按钮时使用的是上一次使用的按钮 如果要更换按钮则应单击向下箭头符号 调出其下拉列表 从中选择所需要的按钮 图1 2 7分析组内的按钮例如 单击图1 2 5所示工具栏中 分析 按钮右边的向下箭头符号 按钮的下面会出现一个菜单 如图1 2 7所示 可以选择其中的一个命令 当用户使用过菜单中的某个命令后 原来在工具栏上的那个按钮就被刚刚使用过的那个命令替换 这样下次使用这个命令的时候 直接单击按钮就可以了 图1 2 7分析组内的按钮 1 2Access2003的工作环境 2 显示 隐藏工具栏除了启动Access2003默认的工具栏 Access2003中还有其他工具栏 一般是处于隐藏状态 在需要时可以将其打开 不需要时将其关闭以节省屏幕上的空间 若要显示 隐藏Access2003的其他工具栏 有许多不同的方法 下面介绍其中的几种 1 单击 视图 工具栏 XXX 菜单命令 XXX 是 工具栏 子菜单中列出的工具栏的名称 如图1 2 8所示 如果工具栏的左侧有显示标记 表示此工具栏呈显示状态 其他工具栏的左侧没有标记 表示此工具栏呈隐藏状态 要显示某个工具栏 只要单击该工具栏名称 使该工具栏左侧增加显示标记即可 显示了的工具栏出现在屏幕上的默认方式有两种 一种是与数据库工具栏 绘图 工具栏相似的 它们与窗口形成一个整体 将其称为入坞式工具栏 另一种与 数据透视表 工具栏类似 将它们称为浮动工具栏 用鼠标拖曳工具栏 在屏幕上不同的位置可以使这两种工具栏相互转换 如果要隐藏已经显示的工具栏 单击 工具栏 级联菜单中左侧已经有标记的工具栏的名称 则可以取消显示标记 同时隐藏该工具栏 这种方法适用于所有的工具栏 对于浮动式工具栏还可以通过单击该工具栏右上角的关闭按钮来隐藏它 1 2Access2003的工作环境 2 单击 工具 自定义 菜单命令 单击 工具 自定义 菜单命令调出 自定义 对话框 选择其中的 工具栏 选项卡 如图1 2 9所示 从中选取所需要的工具选项 然后单击 关闭 按钮 就可以在屏幕上看到相应的工具栏 图1 2 8显示隐藏工具栏所用的菜单命令图1 2 9 自定义 对话框 1 2Access2003的工作环境 3 使用快捷菜单 调入比较常用的工具栏也可以使用其快捷菜单 方法是将鼠标移到工具栏上的任何位置并单击右键 调出其快捷菜单 在快捷菜单中选择所需的工具栏选项 就可以显示这个工具栏 如果要用到在快捷菜单中没有列出的工具栏 可以单击其中的自定义选项 则可调出图1 2 9所示的 自定义 对话框 从中选择所需要的工具栏 1 2 5任务窗格 任务窗格 是Office2003应用程序中提供常用命令的窗口 它处于屏幕的右侧 尺寸又小 可以一边使用这些命令 同时继续处理文件 任务窗格最早出现于OfficeXP中 1 任务窗格的切换方法单击 视图 任务窗格 菜单命令 或单击 视图 工具栏 任务窗格 菜单命令均可显示任务窗格 在Access2003启动时自动显示 开始工作 任务窗格 如图1 2 10所示 在任务窗格的最上方是 其他任务窗格 按钮 这个按钮上的文字是当前所显示的任务窗格 单击该按钮可以调出其下拉菜单 从中选择所需要的命令 就可以切换到其他任务窗格中 例如 单击 文件搜索 选项 就可以切换到 基本文件搜索 任务窗格 如图1 2 11所示 1 2Access2003的工作环境 图1 2 10 开始工作 任务窗格图1 2 11 基本文件搜索 任务窗格 1 2Access2003的工作环境 2 Office剪贴板除了使用以上方法调出 剪贴板 任务窗格外 单击 编辑 Office剪贴板 菜单命令 也可以调出 剪贴板 任务窗格 如图1 2 12所示 在 剪贴板 任务窗格中可以同时放24个粘贴项 如果存放的粘贴项超过24个时 则会弹出提示对话框 提示将由新的内容替代剪贴板中的第一项 通过 剪贴板 任务窗格可查看 剪贴板 中都有哪些内容 选择所需要的进行粘贴 如果要粘贴 剪贴板 中的所有内容 单击 全部粘贴 按钮 如果要清空 剪贴板 中的所有内容 单击 全部清空 按钮 剪贴板 在Office2003中是通用的 如果在Word中已经复制到 剪贴板 中一些内容 则在Access中打开 剪贴板 时 这些内容仍然存在 如图1 2 12所示 从剪贴板中的不同图标 能很容易地区分剪贴板中的内容是哪一种类型的 将鼠标移到 剪贴板 中的每一项内容上时都有一个下拉箭头 单击该箭头 在弹出的下拉菜单中有 粘贴 和 删除 两个选项 如果要将某一选项粘贴 直接单击 粘贴 选项就可以完成粘贴操作 在 剪贴板 任务窗格的下方有一个 选项 按钮 单击 选项 按钮 在弹出的菜单中有5个选项 用于决定 剪贴板 的显示方式 如图1 2 13所示 这些选项的名称和作用如表1 2 1所示 1 2Access2003的工作环境 图1 2 12 剪贴板 任务窗格图1 2 13 选项 菜单 1 2Access2003的工作环境 3 Office剪贴板与系统剪贴板的关系 剪贴板 是Windows中的一个概念 在Office2003中 它的作用与Windows剪贴板有以下的关系 1 当向 Office剪贴板 复制多个项目时 所复制的最后一项将被复制到系统剪贴板上 2 当清空 Office剪贴板 时 系统剪贴板也将同时被清空 3 当使用 粘贴 命令时 粘贴 按钮或快捷键 Ctrl V 所粘贴的是系统剪贴板的内容 而非 Office剪贴板 上的内容 1 3定制工具栏和工作环境 Access2003为数据库设计人员提供了一个可视化的 便于使用的工作环境 为方便用户使用 还允许特殊设置工作环境 如果在处理一些比较特殊的数据库时 常用的工具可能要分布在系统提供的几个工具栏中 如果这几个工具栏都打开会占用过多的屏幕空间 如果每次使用时都执行显示 隐藏工具栏的操作又会感到太麻烦 这时就可以用Access2003提供的自定义工具栏的功能 自己量身定做工具栏 1 3 1自定义工具栏自定义一个工具栏包括创建一个新的工具栏 向工具栏中添加工具按钮以及修改工具栏中按钮等 1 自定义工具栏的方法 1 单击 工具 自定义 菜单命令 调出 自定义 对话框 如图1 3 1所示 2 选择 工具栏 选项卡 单击 新建 按钮 调出 新建工具栏 对话框 如图1 3 1所示 3 在 工具栏的名称 文本框中输入新建工具栏的名称 然后单击 确定 按钮 这样一个自定义的工具栏就建立好了 这时在 自定义 对话框的 工具栏 选项卡中就可以看到刚才新建工具栏的名称 并且出现了新建的工具栏 如图1 3 2所示 1 3定制工具栏和工作环境 图1 3 1 新建工具栏 对话框图1 3 2定义了新工具栏 1 3定制工具栏和工作环境 2 在自定义的工具栏中添加工具按钮在新工具栏建立后 就可以根据自己的需要加入命令按钮 在 自定义 对话框中选择 命令 选项卡 在 类别 列表框中选择工具的类别 在 命令 列表框中选中欲加入新工具栏中的命令 用鼠标将其拖曳到新建的工具栏中 则新工具栏中就建立了相应的命令按钮 如图1 3 3所示 重复操作此步骤 直至将所需命令按钮全部拖到新建工具栏中 单击 关闭 按钮 则结束自定义工具栏的操作 图1 3 4所示是建立成功的 自定义1 工具栏 1 3定制工具栏和工作环境 图1 3 4 自定义1 工具栏 图1 3 3将选中的命令拖曳到新建的工具栏 1 3定制工具栏和工作环境 3 增加数据库工具栏中的工具按钮在Access2003中 用户可以增加或减少工具栏中的按钮 以方便用户的使用习惯 增加工具按钮的操作步骤如下 1 单击 工具 自定义 菜单命令 调出 自定义 对话框 单击 命令 选项卡 如图1 3 5所示 图1 3 5 常规对齐 命令拖曳到工具栏上 1 3定制工具栏和工作环境 2 在 类别 列表中选择需要增加命令的类别 例如选择 数据表 在 命令 列表中选择需要增加的 常规对齐 在 常规对齐 命令上按住鼠标左键不放 并拖曳到工具栏上的适当位置上松开鼠标 3 在 自定义 对话框中单击 关闭 按钮 可以看到在数据库工具栏上增加了 常规对齐 按钮 如图1 3 6所示 图1 3 6数据库工具栏上增加了 常规对齐 按钮 1 3定制工具栏和工作环境 4 删除工具按钮删除某个工具按钮的操作步骤如下 1 单击 工具 自定义 菜单命令 打开 自定义 对话框 2 在工具栏上选择需要删除的工具按钮 例如选择 Office剪贴板 按钮 3 按住鼠标左键不放并将其拖曳到 自定义 对话框内 则选中的工具按钮被删除 1 3 2定制工作环境Access2003的工作环境定义包括视图 常规 编辑 查找 键盘 数据表 窗体 报表 数据表 高级选项和查询等 这些设置都可以通过 选项 对话框来完成 1 设置视图显示方式视图显示方式是指Access2003如何显示其界面元素 其设置的方法是 单击 工具 选项 菜单命令 调出 选项 对话框 单击 视图 选项卡 如图1 3 7所示 该对话框中部分选项的含义如下所述 1 显示栏 该栏中共有6个复选框 用于对显示的方式进行设置 状态栏 选中该复选框 将在主窗口的底部显示有关指示信息 1 3定制工具栏和工作环境 启动任务窗格 选中该复选框 将在启动Access2003时启动任务窗格 新建对象的快捷方式 选中该复选框时 在 数据库 窗口中显示新建各种数据库对象的快捷方式 隐藏对象 选中该复选框时 在 数据库 窗口中显示所有用户数据库对象 包括被设置为隐藏的对象 系统对象 选中该复选框时 在 数据库 窗口中显示用户数据库对象的同时也显示系统对象 注意 系统对象用于维护系统 一般不要直接修改此类对象 任务栏中的窗口 选中该复选框时 Access2003将在Windows任务栏中为每一个打开的数据库对象显示一个窗口按钮 这样可以实现窗口之间的快速切换 2 在宏设计中显示 在该栏中可以设置在设计宏时是否自动显示名称列和条件列 3 数据库窗口中的鼠标动作 在该栏中可以设置是单击打开对象还是双击打开对象 2 设置文件的常规设置用上面的方法打开 选项 对话框 单击 常规 选项卡 如图1 3 8所示 该对话框中部分选项的含义如下所述 1 3定制工具栏和工作环境 图1 3 7 选项 视图 对话框图1 3 8 选项 常规 对话框 1 3定制工具栏和工作环境 1 打印边距 在这一栏中有4个文本框 用于设置打印的左边距 右边距 上边距和下边距 2 名称自动更正 这一栏中有3个复选框 只有上面的复选框选中时 下一个复选框才有效 跟踪名称自动更正信息 可以记录Access2003纠正对象名称引用错误的信息 但不会自动更正 执行名称自动更正 选中该复选可以对发现的错误进行纠正 记录名称自动更正的更改情况 Access2003将建立登录信息 并将结果进行保存 3 其他选项的作用 在这个对话框中还有其他选项用于对文件的常规操作进行设置 最近使用的文件列表 在其右侧有一个文本框 用于选择在主窗口 文件 菜单中要显示的最近访问过的文件数 提供声音反馈 如果选中该复选框 Access2003将对每种操作提供声音反馈 但在实际应用中要使用的声音由Windows控制面板的设置决定 关闭时压缩 选择该复选框可以在关闭数据库或项目时对其进行压缩的修复 1 3定制工具栏和工作环境 保存时从文件属性中删除个人信息 选择此复选框可以限制在保存时该文档的属性对话框的 摘要 信息选项卡上所显示的信息 默认数据库文件夹 在这个文本框中输入打开及保存数据库时所使用的默认文件夹 新建数据库排序次序 单击该选项的下拉列表框 选取文本排序的依据 Web选项 单击该按钮调出 Web选项 对话框 如图1 3 9所示 在这个对话框中可以对超链接的形式进行设置 服务选项 单击该按钮调出 服务选项 对话框 在这个对话框的 类型 栏中有 客户反馈选项 和 在线内容 两个选项 3 设置编辑 查找选项打开 选项 对话框 单击 编辑 查找 选项卡 如图1 3 10所示 该对话框中部分选项的含义如下所述 1 默认查找 替换方式 在这一栏中有3个单选钮 用于设置用户在数据表视图中 打开 查找和替换 对话框中的查找范围和匹配方式 1 3定制工具栏和工作环境 图1 3 9 Web选项 对话框图1 3 10 选项 编辑 查找 对话框 1 3定制工具栏和工作环境 快速搜索 选中此项 Access2003搜索当前字段 并且只匹配整个字段 常规搜索 搜索范围为所有字段 匹配结果为字段值包含查找内容的所有情况 与字段起始处匹配的搜索 搜索范围为当前字段 匹配结果为字段开始处若干字符与查找内容匹配的情况 2 确认 在这一栏中有3个复选框 用于设置进行数据输入 编辑等操作时 哪些操作需要提示用户确认 记录更改 当修改记录时 弹出对话框 要求用户确认 删除文档 指删除数据库中的对象时 弹出对话框要求用户确认 由于数据库对象删除后无法恢复 为避免不必要的损失 建议选中此复选框 操作查询 当运行操作查询时 弹出对话框要求用户确认 对话框中剩余的选项 语义比较明确 不再进行解释 4 设置键盘选项打开 选项 对话框 单击 键盘 选项卡 如图1 3 11所示 该对话框中各选项的含义如下所述 1 3定制工具栏和工作环境 图1 3 11 选项 键盘 对话框 1 3定制工具栏和工作环境 1 按Enter键后光标移动方式 在这一栏中有3个单选钮 用来设置用户按Enter键后光标的动作方式 不移动 按Enter键后光标停留在原来位置 如果要移动光标 可使用鼠标 下一个字段 按Enter键后 光标定位到下一个字段 下一条记录 按Enter键后 光标定位到下一条记录的第一个字段 2 进入字段时的行为 在这一栏中共有3个单选钮 用来设置光标以什么方式进入字段 选择全部字段 如果选中该单选钮 当光标进入字段后 自动选择全部字段 此时输入的内容将覆盖原来的内容 转到字段的起始位置 如果选中该单选钮 当光标进入字段后 光标定位在字段的起始处 再输入的数据插入到数据的最前面 转到字段的结束位置 如果选中该单选钮 当光标进入字段后 光标定位在字段的结束处 这时再输入的内容添加到字段的后面 1 3定制工具栏和工作环境 3 箭头键行为 这一栏的单选钮用来设置键盘上箭头键的使用方式 下一个字段 按下左右箭头键时 光标在字段之间移动 下一个字符 按下左右箭头键时 光标在当前字段的字符之间移动 当光标移到字段的开始或结束处时 自动进入相邻字段 4 其他复选框 在该对话框中还有两个复选框 下面介绍它们的作用 光标停在第一个 最后一个字段上 选中该复选框后 光标在一个记录第一个字段的开始处时 键盘上左箭头不起作用 当光标处于一个记录的最后一个字段的结束处时 右箭头不起作用 如果清除该复选框 则光标在一个记录第一个字段的开始处时 按键盘上左箭头 光标进入上一个记录的最后一个字段 当光标处于一个记录的最后一个字段的结束处时 按右箭头 光标进入下一个记录的第一个字段 数据表输入法控件 选中该复选框后 将显示输入法控件 有关工作环境的设置还有关于表 查询 数据表 页和高级等内容的设置 将在本书中涉及到这些内容的地方进行讲解 1 3定制工具栏和工作环境