公司行政制度办公室管理条例

1 1 公司办公室管理条例 为加强公司规范化管理 完善各项工作制度 提高工作效率 现根据公司 实际情况 特制订以下公司管理条例 第 1 条 日常行为 1 员工工作时间内着装应整洁 得体 不可穿奇装异服 不留怪异发型 2 员工应须保持良好的精神面貌 言谈举止大方得体 严禁出现在办公区内奔 跑 躺卧 倚靠等不当姿态 3 公司员工应注意个人卫生 勤洗澡勤换衣 做到无汗味 无异味 工作时不 得饮酒 不吃有异味的食物 男士应及时修剪发须 保持清爽 干净 女士保 持淡雅妆容 不佩戴夸张首饰 4 工作期间不可大声喧哗 不做妨碍他人工作的事情 不做与工作无关的私人 事情 不长时间占用公司电话 不因私事使用办公电话 上班时间内做到不玩 手机 不打游戏 不看电影等 5 待人接物应注意礼节 讲礼貌 热情接待来访者 主动与同事 领导及来访 者打招呼 提倡使用普通话 讲究语言文明 树立良好形象 6 公司员工应严格遵守公司的各项规章制度 不玩忽职守 徇私舞弊 假公济 私 未经公司许可不得再公司或利用公司资源做私人事务 非因职务需要不得 私自动用公司公物或支用公款 不得将公司资料 设备私用 7 午休时间应保持安静 不得大声喧哗 不可在公司内聚众打牌 下棋等其它 娱乐活动 8 领导交办事项应及时处理 并呈报结果 遇突发事件或较大困难时应及时上 报领导 妥善处理 如有意见 建议 或不满上级安排 应在合适的时候委婉 2 2 告知 9 员工应维持桌面整洁 只摆放文件夹 文件收纳盒 座机 电脑 笔筒和水 杯 10 文件须及时整理放置到文件夹内 文件夹侧面表明文件内容或状态 如待 处理 处理中 已处理等 11 桌面仅允许张贴通讯录或与工作有关的参考资料 12 个人抽屉须时常清除不要的或不应放置的物品 私人用品必须收捡至抽屉 内 不可直接置于办公桌上 13 椅背上不摆放衣物 脱岗时 应将办公椅收纳好 14 办公区域禁止吃餐食 用餐仅限于休息间 员工银座号随手清理垃圾 整 理卫生 15 节约用电 下班时必须关闭办公室灯具 空调 电脑等 第二条 考勤制度 1 公司实行双休制 具体行政工作时间安排如下 周一至周五 上午 9 00 12 00 下午 13 30 18 00 2 为培养员工作息时间的积极性 员工全年考勤情况将纳入年度评优条件 员 工应严格遵守劳动纪律 不迟到 早退 旷工 3 全天上下班及外出签到等 均由员工本人亲自打卡 公司统一使用办公软件 操作考勤等办公事宜 如因故不能打卡 应及时在上报批准 如因公办外出应 及时签到 未打卡且未备案说明的 一律按旷工处理 3 3 4 员工在工作期间确有私事处理的 须事先填写 请假 审批单 并报备上一 级领导及行政部 未请假或请假未经批准而擅自脱岗的 按旷工处理 5 请假在一天及以内 非总经理直接管理的员工由主管级领导审批 并报备行 政部 请假一天以上 公司员工须呈请经理批准 请假未经审批一律按照旷工 处理 6 因急事须请假的 应向总经理及部门负责人说明情况 并及时报备行政部 7 工作期间 外出办事人员须在办公软件上做外出审批 按格式填写 确保登 记内容真实有效 如因地点尚未确定或无法及时回公司报到的 须于地点确认 后及时签到 以便临时通知要事 返回公司后 须及时登记返回时间并签字确 认 第三条 卫生管理 1 为营造干净整洁的办公环境 维持正常工作秩序 我公司由公司全员负责日 常公共区域清洁卫生 各员工自行负责个人区域卫生 2 日常公共区域清洁卫生 1 每天上下班做好地面 墙面清洁卫生 2 桌椅收纳整齐 桌面保持整洁 3 日常个人区域清洁卫生 1 每天上下班前做好桌面清洁打扫 按要求归置各项物品 2 垃圾桶靠内侧放置 每天及时处理垃圾 3 维持个人办公区域地面清洁 4 公司清洁卫生每周一上午 9 00 进行清洁大扫除 由行政部负责人员安排 各部门积极配合 清洁大扫除要求如下 4 4 4 1 清洁要求 1 保持地面 桌面干净 整洁 无纸屑 烟灰 落叶等 2 及时清理垃圾桶 保持垃圾桶干燥 无异味 3 公共办公物品如计算器 订书机等摆放整齐 无灰层 无异物 4 公共设备如复印机 传真 饮水机 空调等摆放有序 电线合理收纳 表 面无灰层 异物 如有故障 及时报修 5 墙面 开关和插座干净无异物 6 及时浇水 修剪植物 清理枯 落叶 并保持盆栽器具洁净 禁止倒入茶 水 丢烟头等 7 维护公司展示 公告栏等干净 整洁 无灰层 无异物 乱涂乱画 8 沙发 茶几等摆放整齐 无灰尘 定期保养沙发皮质 9 办公室门牌 指示牌干净 无灰尘 无异物 4 2 分工要求 1 清洁分工按事项分配到个人 由个人专项负责 2 清洁大扫除为周固定工作 公司全员无故不得缺席 3 如因人员变动 缺席造成清洁任务不达标 由行政部负责协调安排 各部 门人员积极配合 第四条 安全管理 1 公司安全防火 防盗 防灾 防破坏 防恶性事故 为每个员工应尽的义务 要敢于与坏人坏事作斗争 员工应自觉接受安全教育 增强安全防范意识 2 员工上下班 外出公干 出差 应严格遵守道路交通管理法规 条例 确保 5 5 人身 财物安全 3 公司办公场所内 员工应自行收捡好私人贵重物品 4 为加强公司的内务管理工作 维护公司的安全和卫生 确保公司人员和财产 安全 每天下班后 最后离开公司的同事务必仔细检查并保管好公司大门的钥 匙 切记关掉电源 关好门窗 做到防火 防盗 保证公司财产物品安全 5 发现事故苗头 可疑或不法行为的人或事应先立即报告有关部门 6 不得将亲友或无关人员带入工作场所 打扰其他同事正常工作 7 员工应正确使用办公设备和防护用品 积极预防事故的发生 减少和防止事 故人身伤害 发现设备故障后应及时修理或报告常务中心 确保设备整洁 运 转正常 性能可靠 第五条 会议管理 1 临时会议 年会 股东大会由总经理直接提拟 部门会议由部门负责人提拟 总经理批准并报备行政部 1 1 每周一和节假日后的第一个工作日上午 10 00 召开公司总经办周例会 当 月最后一个周一上午 10 00 召开公司总经办月度总结会 总经办会议由总经理 负责主持和会议记录 1 2 每周五下午 3 00 召开公司主管层周例会 当月最后一个周五下午 3 00 召 开公司主管层月度总结会 会议由常务中心负责主持和会议记录 1 3 各部门应设一名会议记录员 负责本部门会议记录 会议遵照 谁组织 谁跟进 的原则 1 3 会议记录使用专用会议记录本 会议记录员须按格式做好会议记录及考勤 记录工作 会议结束后及时整理 传发会议纪要 1 4 会议开始时 主持人应对会议议题 议程 须解决问题及达成目标 议程 6 6 推进中应注意的问题等 进行必要的说明 会议进行中应把控时间 确保议程 顺利推进及会议效率 最后须将会议决议事项付诸实施的程序 实施人 部门 达成标准和时间等会议跟进 安排向与会人明确 1 5 与会人员应准时到会 并在 签到表 签到 遵守会议纪律 做好本人的 会议记录 如有迟到 早退 按 考勤管理制度 相应处罚 主持人为会议考 勤的核准人 考勤记录由会议记录员负责 1 6 会议期间 手机应保持静音 禁止玩耍手机 接打电话 特殊重要电话除 外 1 7 公司例会 临时行政会议一般应控制在 2 小时以内 根据会议进行情况确 需延时的 主持人须征得与会人员同意 第六条 办公用品领用与保管 1 公司办公用品由常务中心根据部门使用情况及库存情况进行采购 特殊物品 由使用部门 人 在办公软件上填写 物品申购 审批单 按层级报请审批 交由行政部统一办理 2 公司办公用品根据岗位需求不同适当分配 各部门或个人领用时 须填写审 批 物品领用 3 为保持桌面整洁 提高办公效率 员工常规办公用品领用 持有标准如下 项目 内容 数量 单 位 1 签字笔 黑色 1 支 2 替芯 黑 1 支 3 签字笔 红色 1 支 7 7 4 铅笔 1 支 5 标签纸 1 张 6 美工刀 1 把 7 笔记本 1 个 8 橡皮擦 1 块 9 文件夹 单页 1 个 10 文件收纳盒 1 个 11 多功能笔筒 1 个 12 卫生纸 1 包 备注 根据岗位需要可适当添加用品 用具 3 1 新员工到岗时 由行政部负责按标准领取办公用品 3 2 离职员工应将剩余办公用品交接至行政部 由常务中心做好物品清点和回 收 3 3 办公用品一经领用 由领用人负责保管 并按要求放置 自然损坏的须以 旧换新 人为损坏由个人照价赔偿 4 行政部应保管好办公用品 做好领用登记 于每月月底盘查物资 如有错漏 须立即处理 无法追究的 由常务中心负责人员照价赔偿 第七条 办公设备申购与保管 1 办公设备由行政部统一采购 管理 各部门根据本部门办公实际情况可申请 采购 8 8 2 申购须在填写 物品申购 审批单 按层级报请审批 交由行政部统一办理 部门申购的办公设备由该部门负责保管 3 行政部应制作办公设备管理卡 跟进办公设备使用状况 对重要设备应定期 检查和保养 避免发生故障 3 1 使用办公设备应严格遵守设备安全使用说明 因人为原因造成设备故障 破损 由当事人照价赔偿 因设备自身原因故障时 应及时通知常务中心 填 写 设备保修记录表 由常务中心负责报修处理 3 2 办公设备超过使用期限 不可继续正常使用的 由各办公设备使用部门填 写 办公设备报废申请单 交行政部审核后 呈报总经理审批 审批通过后交 办行政部 第八条 门禁卡 工牌 管理 1 为了安全和有效的身份识别 所有员工在办公区域内必须佩带门禁卡 工牌 员工必须刷卡才能进入公司 2 员工在公司区域内应佩带门禁卡 工牌 并质询所有进入公司而未佩带门禁 卡的人员 员工不得以任何理由将门禁卡 工牌 借出或送给他人 一经发现 将严肃处理 3 员工必须保管好门禁卡 工牌 如果有任何遗失必须立即向部门领导汇报 由部门领导报送行政部 4 访客进入公司的任何一个地方都必须办理临时通行证才能允许进入 办理临 时通行证需要提供身份证 并在前台做好访客登记 5 员工刷卡进门时 注意不让没有佩带任何通行证的人员跟随进门 如在办公 区域发现没有佩带任何公司标示的人员 应立即报告行政部 9 9