ISO9001-文件和资料的管理规范.doc

文件和资料的管理规范1 目的保证与质量体系有关的文件和资料得到有效控制和管理，始终保持适用性。并保证各部门和各场所使用有效的文件，防止误用失效和作废的文件。2 范围：公司内所有的文件和资料，包括服务于各个工程项目的建设过程前、中、后的外来的文件与资料。3 定义3.1 质量文件质量体系文件。3.2 外来文件包括外来的文书、技术文件、传真、数据文件等。3.3 图纸公司与项目有关的所有工程图纸。3.4 技术文件与工程相关的、各部门签发的技术性文件、国家标准、地方法规、主管部门规定等。3.5 行政文件公司或各部门签发的文书型文件。3.6 外发文件以公司名义发放的正式文件。3.7 合同文件经营合同、合作合同。以上文件归档保存年限按有关规定执行。4 职责4.1 总经理各类文件的审定、签发，对有关保密级文件的归档、调用的核准。4.2 各部门经理审核部门文件、部门间流转文件，监督各类文件的归档工作。4.3 项目资料岗负责对本项目的所有文件进行归档、整理。4.4 信息部负责对各类文件的归档、整理工作，协助各部门人员对各类资料的查阅。4.5 相关技术人员确保经手文件的完整、整洁、保密。5 程序5.1 质量文件文件格式：本公司质量手册的制订，修订依目的、范围、内容、参考资料等四段落的标准格式拟定，程序文件则由制订，修订单位依业务需求，按文件控制的目的、范围、定义、职责、流程、参考资料、附件等七段落的标准格式拟定。5.2 质量手册及程序文件外其余质量文件能显示：5.2.1 文件名称5.2.2 制订,审查核准人员的签章及日期5.2.3 版次及其修订日期5.3 文件类别：M：质量手册W：作业指导书P：程序文件T：技术文件5.4 文件编号规则信息部制定文件编号规则，规定质量手册、程序文件、作业文件和质量记录的编号方法。所有经编码的质量文件，其号码不得重复。已编码的质量文件，虽经增订修订，其编码仍维持不变。本公司订的质量文件均自第1.0版开始。5.5 编制文件：5.5.1 管理者代表确定质量体系的结构，列出质量手册和程序文件的清单，并由管理者代表组织各部门进行编写。5.5.2 各部门指定熟悉业务并有ISO9001基础知识的人员作为文件的起草者。5.5.3 各部门确定和编写本部门所需的作业文件、质量记录。5.5.4 管理者代表协调文件编写工作的标准化，包括统一文件编写格式和风格、编号等。5.6 文件的审批：5.6.1 质量手册由管理者代表审核，总经理批准。程序文件由管理者代表组织各职能部门会审，取得一致意见后交总经理批准。5.6.2 体系作业文件由编写部门主管审核，总经理批准。5.6.3 规章制度由编写部门主管审核，总经理批准。5.6.4 技术文件（含图纸）的编制由项目经理审核，部门总监批准执行。5.6.5 外来文件的审核由项目经理或总监审核批准，重要文件须经总经理审阅后签发。5.7 分发：5.7.1 本公司的质量文件（除图纸、技术规范）由信息部在公司内部网上发行，发放日期应早于文件生效日期。对发行的文件，文件制作人应填“文件资料发行申请表”交管理者代表批准后，由信息部按规定编号并根据确定发放范围在网上设置权限进行发布。在公司的经营活动中，各部门从网上下载的文件均为非受控。5.7.2 本公司的图纸的管理，经总监审核签字，均应以蓝图形式保存。5.7.3 信息部根据项目对本公司的图纸进行编号、分类整理归档。5.7.4 信息部按有关规定将蓝图分发给各职能部门。并由收文单位在“文件资料发行签收单”上签名以示收文作好记录。5.7.5 项目完成后，各职能部门应汇总项目进行过程中所有图纸资料并交信息部，信息部应根据“文件资料发行签收单”上的记录加以核对并进行归档、标识等。5.7.6 技术文件由项目经理根据工程的具体情况填写“文件资料发行申请表”交总经理批准后发行，由信息部根据规定对本公司的技术文件进行编号、分类并盖受控章。分发到收文单位时，应由收文单位在“文件资料发行签收单”上签名以示收文。同时应及时报信息部归档。5.7.7 工程项目完成后，各部门有关人员应根据“文件资料发行签收单”上记录，汇总项目进行过程中所有技术文件并交信息部核对并进行归档、标识等。5.7.8 外来文件由信息部根据综合部的审批后的意见，进行分发，日常流转文件直接分发给各部门相关技术人员，重要文件须经总经理室审阅后签发，所有文件应在“文件资料发行签收单”做好分发记录。同时应及时报信息部分类归档。工程管理中外来文件管理见“工程管理文件管理程序”。5.7.9 行政文书文件，均应经公司总经理核准后签发。5.7.10 文件分发工作由公司综合部负责，分发范围由总经理确定。5.7.11 文件分发后，应及时报信息部归档。5.7.12 已发行的受控文件/图纸不得影印，部门如因业务需要应提出申请，经项目经理同意后由信息部门发行。公司内不得使用未有任何可使用标识的复印件，一经发现立即由信息部门收回销毁。5.7.13 当文件使用人的文件/图纸破损严重，影响使用时，应到信息部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，破损文件/图纸由信息部门销毁。5.7.14 当文件/图纸使用人将文件丢失后，当事人应办理领用手续，但必须在领用审批表中说明丢失原因。补发的文件应有新的分发号，同时通告原文件分发号作废。5.8 回收：5.8.1 各部门的旧版技术文件/图纸，于新版分发时由文件控制部门回收。5.8.2 回收的受控文件/图纸，由信息部保留一份原稿并加盖作废章，其余回收的受控文件于收齐后销毁。5.9 培训：发行的文件，应由部门主管组织相关人员进行培训，以确保质量文件为相关人员了解，作为执行作业的依据。5.10 执行：各部门作业时，应确实依最新版的质量文件/图纸执行。5.11 发现问题：各部门作业中发现质量文件不适合本部门操作时，可填写“文件变更申请单”，请原编制单位修改，若文件的变更为原制订单位，则不必填写“文件变更申请单”。5.12 变更：5.12.1 制(修)订单位在各部门反应质量文件问题时，应邀集有关单位人员沟通与探讨其问题内容，并寻求解决的可行方案，以作为重新修订的参考依据。文件更改的审核和批准一般由原审批职能部门或人员进行，若原审批人不在职时可由接替其职务的人员审批。外来质量文件的问题则由主办单位反映给原制(修)订单位，修订后的文件应由原审批者审批。5.12.2 质量文件更改批准后，由信息部在网络上实施更改。文件更改时应在更改的条款前注明更改标记，同时注明更改生效日期。5.12.3 信息部按经审批“文件资料发行申请表”的名单设置权限发布修改后的文件更正页或整本文件，同时收回作废的旧页或整本文件到规定的文件夹（c:windows/）。并在封面注明更改生效日期。5.12.4 技术文件、图纸更改批准后，由各职能部门实施更改。修改后由信息部发放到具体部门，同时收回作废图纸并在“文件资料发行签收单”上作好记录并交信息部处置。5.13 文件的换版：文件经多次修改（手册文件修改状态0从9到时，程序文件修改状态从0到5时）或文件需进行大幅度修改时，应进行换版。原版文件作废，发布新版文件。作业文件一经修改应进行修改其修订编号。5.14 文件的管理：5.14.1 文件经编写审核批准后，原版文件交由信息部门归档登记保管，并列入“受控文件清单”中。原版文件一律不外借，以防止文件丢失或损坏。5.14.2 信息部门在网上每月发布一次受控文件清单，表明现行有效文件的修订状态和版本。6 参考资料文件编号规则7 附件：文件发行申请表文件发放、回收记录文件变更申请表外来文件签收记录图纸资料交接单文件发放清单文件发放、回收记录外来文件签收记录