工程技术资料管理计划.doc

工程技术资料管理计划目录一、工程概况1二、指导文件：1三、文档的分类1四、法规、规范管理2五、施工组织设计、技术方案、管理方案的管理2六、图纸与变更洽商管理及其可追溯性、及时性的相关要求3七、工程联系单的管理5八、现场总体照片的收集及月报表、节能减排数据收集整理、项目大事记。5九、关于施工日记及其及时性与可追溯性等6十、关于隐蔽资料及其可追溯性等要求6十一、关于人防资料6十二、关于资料的真实性等7十三、其它方面7十四、山东建筑工程质量验收资料10一、工程概况1.1、工程名称济南转山项目B-2地块二标段工程1.2、参建单位：建设单位：山东中投建邦置业有限公司勘察单位：山东省城乡建设勘察设计研究院设计单位：山东同圆设计集团有限公司、济南设人民防空监理单位：济南中建建筑设计院有限公司总承包单位：中国建筑一局（集团）有限公司1.3、工程状况：本工程为济南转山项目B-2地块二标段工程，本工程位于山东省济南市历下区转山西路以东、经十东路以南。本工程为14#住宅楼及地下车库。总建筑面积105336.68，地下建筑面积28105.18，地上建筑面积77231.5。二、指导文件：建筑工程施工质量验收统一标准GB50300-2013建设工程监理规范GB/T 50319-2013建设工程文件归档整理规范GB/T 50328-2014建筑工程资料管理规程JGJ/T185-2009山东省建筑工程技术资料管理系统其他相关法律法规三、文档的分类1、按内容分为：法律、法规；施工组织设计、技术方案、管理方案；图纸与变更文件；山东省建筑工程技术资料；竣工资料；其他文件（内部文件、一定途径的外来文件、公开性外来文件）2、按记录形式分为：书面、电子版本、公共网页。四、法规、规范管理1、法律、法规 包括国家和地方有关工程施工、环境保护、职业健康安全方面的法律、法规和行政规章；技术部负责收集、识别与本项目适用的相关法律法规并编制“有相关法律法规要求和其它要求目录”（与施工用书籍分开编目，格式见后附样表，编目表存放于专门的塑料文件夹中并按统一格式做好标识）供项目人员查找使用，并确定法律法规要求和其它要求与环境因素的关系；由技术部组织相关人员学习并贯彻落实。 2、标准、规范标准、规范包括国家、地方和行业颁布的有关工程施工、和环境保护、职业健康安全方面的各类技术规范标准、规程、标准图集等；技术部负责收集有效“标准、规范”并编制清单目录供其他相关部门查找使用；技术部质量部组织相关人员学习并贯彻落实相关标准、规范。作废的法律、法规和标准、规范由项目资料员统一加盖“作废”章或直接在作废处标注“作废”。图集及规范均应进行编目（格式见后附样表），编目表存放于专门的塑料文件夹中并按统一格式做好标识，对新购进的书籍当天必须增加进编目中；书籍借阅应进行登记（借阅登记表格式附后样表）五、施工组织设计、技术方案、管理方案的管理1、施组及方案应有统一的页眉页脚，页脚必须标注页码。页眉应有“中国建筑一局（集团）有限公司”的标识、方案名称、编制人、编制日期及方案编号。2、方案电子版中第一页为方案封面，第二页为方案内部审批页，第三页为方案报监表格，较大型方案应设置目录，页数少的方案可不设置目录。做到与电子版的统一及完整性。每一个方案完成后均放置于一个文件夹中，文件夹应按方案的名称进行命名。有技术交底及安全交底的方案，应将技术及安全交底文本归于同一个文件夹中。各方案员应对方案报监及报局的审批流程以及最后的归档的整个流程进行跟踪过问，做到心中有数。3、方案员编制方案时应到资料员处申请方案编号，资料员即时将方案名称及编号写进方案编目台帐表中（方案编目见附表）4、关于内部审批页：报至局的方案中应附内部审批页，经项目相关部门等签字后进行复印后盖项目公章，方案封面及报监页也应盖项目公章；通常情况下无论大小方案，只要是成册的有编号的方案，均应交局审批，报局审批前应先报项目总工进行确认是否上报，经总工认为须报到局的方案由收发文员负责归集并快递至局，方案报监理及报局（沪）应同时进行，不得延误（延隔时间不得超过1天），保证资料的及时性，方案应统一进行编号，并由负责归档的资料员进行及时编目：根据质监站的交底，方案尤其是重要方案均应项目经理审批签字。方案审批签字应真实。方案均应由技术部经理审核完成后，再交由项目总工审核并签字。所有的方案在审批完成后，均应将监理审批页、公司审批页、项目审批页与方案一起一并进行装订，归档，完善后发出至各部门，以达到贯标检查的要求，此项工作由负责收发文的资料员落实。（根据规定方案应在全部审批完成后才能下发，但由于工程工期的特殊情况，按此进行变通）5、审批过程中提出的及实施过程中确定的修改意见，任何人员不得随意销毁，编制人员应按附页的形式进行补充、完善和修改，对需要再次报批的进行报批，并保存报批记录；方案编制时应多结合分包专业人员的意见，存优去劣，保证方案的可操作性，保证方案的经济合理、安全适用性。6、施工技术交底书（或作业指导书）由该方案编制人员根据方案编制，其中内容着重强调重点注意事项，并组织技术及安全交底，填写交底日期，作好交底签字记录，大型重要方案交底应通知项目技术负责人参加。小型技术方案未涉及安全事宜的可不单独作安全交底记录，但技术交底中应有相关安全的说明事项。小型方案（如几页纸）可不作单独的交底，在方案上留置签收记录即可；技术交底资料应单独装档案盒并明确标识；项目总工负责对施组进行技术总交底和安全总交底。方案员负责对各自编制的方案进行交底，现场工长负责进行各分项施工的技术交底及安全交底，均应有统一格式的书面资料及签字，并存放于资料员处归档。有照片资料的技术交底，应将有代表性的照片资料附于交底书后进行存档。7、方案的发放范围见“图纸、文件处理确认书”（附后）；所有方案均应发放书面文件，并在方案封面下附上监理及内部审批页。保证方案的完整性以符合贯标要求。8、所有方案完成后均应由方案员将电子版存档备份，一个方案对应一个电子文件夹，文件夹应按方案名称进行标识。方案如有更新，必须相应更新电子版的备份。六、图纸与变更洽商管理及其可追溯性、及时性的相关要求1、由于项目边设计边施工，边施工边修改的特殊情况，变更作废的图纸较多，对作废的图纸必须用作废处理卡进行处理（作废处理卡格式附后）。图纸是否作废由技术部经理核实并在作废处理卡上签发。作废的图纸及变更统一加盖“作废”章，并及时收回或销毁（资料室、商务部应至少保存一套用于存档结算，其实可作销毁处理，避免误传）。作废处理卡按时间先后成册并装入文件夹中进行标识，以备索赔之用。作废处理卡还可以对丢失的作废文件进行记录并分清责任。2、内部存档图纸应按折图要求统一折叠成标准格式（不须装订的手风琴式），资料员应学习如何折图。3、图纸与变更的发放均须及时通知项目总工，如没有特殊情况（应口头汇报），均按“图纸、文件处理确认书”上的范围进行发放；有业主签字的原件应存档。需要进行复印的图纸或加晒的图纸，均用台帐形式进行记录，写明图名、图幅、单价、总价、发图去向。4、由于从业主处领取的图纸均没有业主盖章（业主口头承诺以后统一盖章），有的图纸签了字而没有日期，为了保证文件的可追溯性和有效性，资料员应以适当的方式及时请业主签上日期，对没有有效签字的图纸，我方资料员应负责及时联系对口的业主资料员落实签字事宜；对没有业主有效签字的图纸及文件且资料员也没有将此情况反映至项目总工，应对资料员追查责任并处罚，资料员应负责记录好每次图纸收文台帐，台帐内容应至少有如下内容：图纸名称及编号，发图日期，份数，是否有有效签字，图纸是否是蓝图等情况（见后附样表）。以备日后对图纸份数不足、图纸延期及变更频繁使工程难度系数增大等索赔提供索赔依据。另外，资料员在业主发文签收时应注意按当时时间及份数进行签收。5、对所有图纸、变更文件等，资料员应在第一时间进行发放，以免影响现场施工；按项目总工确定的发放范围发放，并做好收发文登记、签收。图纸及文件内部下发时，应统一在右下角盖受控章及部门人员的编号，发文章上的发文日期应准确清晰，受控章的盖制应工整水平。6、图纸、设计变更、图纸会审等，除留一份作资料保存外，其余按规定范围处置；收发文本注意保存，不得遗失。原则上资料室里所有封卷资料不得外借。7、图纸会审纪要由设计单位、建设单位、监理及施工单位会签盖章后生效，由项目技术负责人签字确认后，原件存档，由资料员按图纸发放范围发放；图纸会审应按资料软件上的统一格式制作（见样表），有建设单位或设计单位提供表格的依上述单位表式为主。8、因本工程的特殊性，所有变更内容会由业主以工程联系单的形式直接签发，所以每一份公文必须要有业主代表的有效签字。9、设计变更、图纸会审下发后，图纸持有者应在图纸上被修改的地方用红笔进行标注，尤其是工程部、质检部及技术部应安排专人落实此项工作。 七、工程联系单的管理1、在实际施工中，业主对我方的发文基本是以工程联系单的形式进行发文，对于现场口头通知的一些涉及工程的事项，我方人员应委婉拒绝，并提请发书面工程联系单进行明确。任何人不得随意接受业主口头施工指令，涉及变更的对分包的签证应有对应的业主签证单。2、对分包的工作安排及管理，尽量以书面形式，如工程联系单、整改单的形式进行，将我方的管理留下可追溯的痕迹。方便我方的索赔及对分包的反索赔。同时也是我方人员管理到位的一种具体体现。3、公文的对外发放必须有统一的格式，统一的编号，所有序号均由资料员统一排序。在资料文件发放前各部门的公文均需由分管部门的项目领导班子成员确认后方可发放，对各部门均可以根据自己分管的实际情况发出工程联系单，但应该有统一联系单编号管理，如：技术部的JS-XX ，质检部的ZL-XX等）。资料员应及时进行排序、登记并跟踪及时发放。所有对业主及监理单位的公文均要先报项目经理审阅，经同意后方可发出，未经项目经理审批任何部门、人员不得以项目名义对业主或监理发文。4、对业主和分包的工程联系单应盖项目章。盖章应工整清晰，且盖于签字处。5、对外的工程联系单原件应存档1份，并应在第一时间及时编目（编目格式见后附样表），编目内容至少应有联系单的编号、发文日期、主要内容等；对分包及对业主的联系单应分开归放；放于资料柜中应装盒并作统一格式的标签标识，以方便查找。资料员负责对发出联系单的编号及合规性、错别字进行检查。八、现场总体照片的收集及月报表、节能减排数据收集整理、项目大事记。1、为了对今后的索赔及工程技术资料提供影像数据，项目每周进行不少于一次的工程照片的收集，由工程部核实，重点拍摄工地全景及重点施工部位，未拆迁房屋情况等。并由计划部负责编制项目月报上报局（沪）。照相机应设置好准确的日期并印于照片上，每次的照片应及时备份于移动硬盘中，并按日期命名相应的照片文件夹。2、技术部负责季度的节能减排报表的编制，并上报局（沪），存档1份。3、项目计划员记录项目的大事记要，比如图纸发放是否滞后，现场拆迁的滞后情况，其它影响工程工期的各种情况，工程目前的进展情况，以工期为主线将重要事件进行罗列，以方便今后的索赔。大事记应以表格形式进行记录，大事记完成后由项目领导审核以补充遗漏，并保存于专门的文件夹中。九、关于施工日记及其及时性与可追溯性等1、施工日记应按标准、统一的格式使用，施工日记应尽量真实全面地反映当天的施工情况，满足资料可追溯性的要求，主要内容应至少包括：天气、温度、工种及人数，施工情况，材料机械进场数量、试验报告及编号、现场突发情况等，还可以记上发图时间，其它大事件等，为索赔准备充分的资料依据。2、各段工长负责记录各施工区段的施工日记，施工日记一般按工段分类记录，不能因工长换岗而改变。日记内容应真实，如：不要出现同一天不同工长的天气情况不一致的现象，如：不要出现钢筋没绑扎就浇筑混凝土的情况。3、施工日记应力求及时，杜绝写回忆录的情况发生，施工日记应于每月完成之前交资料室汇总存档，如有未能及时提交的，资料员于下月初负责进行催要，并发部门工作联系单进行督促（其它资料的收集也应采用这种办法），部门工作联系单应限定期限，并上报项目经理，作为工作绩效考评的依据，如果由于资料员没有及时催要而发生施工日记长时间滞后的情况，相关责任由资料员承担。十、关于隐蔽资料及其可追溯性等要求1、隐蔽资料的填写应格式统一，符合隐蔽资料的可追溯性，比如钢筋隐蔽资料应注意填写钢筋的规格、型号、数量、试验报告编号、埋件情况、所用主要图纸等内容。验槽记录应画出平面位置及详图，并应有相关尺寸标注，说明土质情况等等。2、隐蔽及相关资料责任人应对其所做资料的全过程进行跟踪负责，比如报监，是否在监理处还未签字，并负责催要等，防止资料的中间环节的脱节。3、负责归档的资料员应根据现场进度情况及时收集所需的工程资料，应依据检验批区段的划分对资料的完整性及合规性进行检查，对不合要求的资料要求整改，对资料做到心中有数。十一、关于人防资料1、工程资料的编制统一使用山东省建筑工程技术资料管理系统和山东省安全资料管理系统进行制作。2、人防部分应另外单独编制人防资料以交人防档案馆。3、人防资料的编制应联系人防质检站及人防档案馆，进行沟通，避免资料的返工，应提请业主明确是哪一家人防质检站及人防档案馆。4、人防资料应至少保留4套原件。十二、关于资料的真实性等1、为了满足资料真实性的要求，也为了为以后申报优质工程及别的奖项目做准备，资料签字应由本人签字，严禁代签。2、根据质监站的交底，很多地方必须要项目经理本人签字才能符合资料的要求，才能达到创优资料的标准，由于项目经理公务繁忙而不能及时签字的，应采取相关办法：建议如下：方法一：常规资料需要签字时，由收发文员负责签章。重要文件，应按正规流程，不得随意签字。方法二：其它资料，如隐蔽工程及其它检验批资料，也可按上述的办法处理，但事后必须向总工汇报。由收发文员统一保管，对需要的人员发放复印的签好字的空白表格，并进行领用登记。对工程联系单等较重要的对外文件，如果项目领导不在现场，也可按上面的办法处理，但涉及经济的文件须电话告知项目领导，经确认后决定是否发出。3、项目的总体目标是创优及达到观摩工地的标准，现场是一方面，资料的美观特色也应是一大亮点。资料的编制应做到精细，真实、美观、及时、符合要求。十三、其它方面1、资料及书籍的借阅：存档资料由于其具有唯一性和不可替代性，原则上不允许任何人借出；原则上不允许外部人员借阅书籍；项目人员借阅书籍规范等应填写借阅登记，资料员负责建立文件资料借阅登记台帐（格式见附页），资料员负责及时进行追索，对丢失的书籍应由责任人赔偿。需查询的存档资料不得拿出资料室；2、书籍及各种资料应分门别类、分类存放于资料柜中，并及时编制索引或卡片，以方便随时检索及快速查找；存档文件夹、盒应统一，力求美观。资料员不得随处搁置资料，对由于工作疏忽而丢失资料的，视情节予以处罚。3、竣工资料的收集、整理、组卷按地方政府或行业的有关规定执行；资料员应及时与业主沟通，请业主明确资料归档的档案馆。以便及时与档案馆对接，了解相关档案馆的具体要求，不能因档案馆的要求不同而造成资料的返工。资料人员在项目开工时应由业主出面组织进行培训，及时与档案馆进行沟通。工程竣工后,由项目技术负责人组织工程竣工资料的移交(包括分包方交工资料)，并办理相关移交手续；4、复印登记及台帐建立：在复印机边上应放置复印登记簿（格式见附页），任何人员复印时均应进行登记（外单位人员还应征得领导允许），复印机由资料室统一管理。5、办公室及资料员处均应建立职业健康管理台帐、环境管理台帐、节能减排台帐，并按相关要求落实，以便于随时接受贯标检查。6、会议签到表及其记录、在举行内部会议时，由办公室派员进行会议记录与整理，完成后交项目经理或相关领导签字并下发，存档文件放于办公室统一保管（签到表格式见附页）。7、按照公司要求，各部门应建立各自的收发文簿（统一格式），部门间重要的工作沟通及联系应以书面形式进行，并记录于收发文簿上（部门工作联系单格式见附页）。以满足资料的可追溯性以及避免扯皮推诿现象。8、现场机械及材料堆场标识、砂浆搅拌计量等应按统一格式进行制作。9、计量应建立计量台帐，对测量仪器、钢卷尺等应进行定期检测应登记。试验室应建立试块台帐，坍落度台帐，大体积砼测温记录表等。10、为达到文明工地的要求，办公室或安全部应负责建立农民工业余学校的各种台帐、民工工资发放台帐等。办公室还应负责编制创CI金奖的相关资料及照片。公司来文由办公室负责编制文件处理卡，按流程进行处理。11、收发文员应对收发文内容进行大致的了解，以便对收发内容有个印象，便于及时查找。资料员对资料的格式（签字、盖章编号等）不得随意更改，对资料更无权随意处置。12、对于监理通知单应及时反馈并作好相关台帐，涉及质量的由质量部负责编制台帐，涉及安全的由安监部编制台帐，对有质量或安全问题的应写明处理办法，处理完成应由相关人员编制照片资料（检查需要）。13、按照规定及创优要求，资料应统一盖项目经理部章，资料专用章只用于分项以下技术资料。14、试验员应做好项目晴雨表、温度及天气台帐记录。15、资料归档有关要求：各部门编制完相应的文档后要先自审，文本的格式要合理（尽量做到横平竖直，字符间距均匀，上下对称，字体大小、粗细要搭配合理），不得出现错别字，不得随意涂改，文本要清晰，签名要工整，所盖印鉴不得歪斜，无特殊要求时印鉴都应在右下角；存档文档为易褪色的材料（如热敏感传真文件），必须扫描一份后将扫描件与原件一并存档。归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠表、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写，不得用复印件代替原件存档。归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。文件材料破损、局部残缺的，要在修补或托裱后再归档。修裱时应注意尽量保持文件的原貌。资料员除了负责收集书面文本文档外，还要负责收集相关文档的电子版（包括工程照片和录像），具体编制者也必须留存电子档，并在每月月底将电子档案刻盘存档； 16、安全部门负责的相关资料此处不进行详细说明，由安全部具体完善实施。17、其它内部文件，由项目有关部门提出，经项目经理批准，项目综合办公室编号、登记、发放（记录格式详见资料样本）。一定途径得到的外来文件：地方政府、公司、甲方（监理）及相关单位来文（本章2、3内容除外），由项目综合办公室进行收文登记填写文件处理卡送项目经理审阅批示处置；接到上级文件更改或作废通知后，按要求及时更改或作废，并将信息传递到文件使用部门。公开性外来文件：公开性外来文件是指公开途径包括报刊、书店及各种媒体得到的外来文件，由项目相关部门负责收集，报项目领导处理。18、章的使用：项目有2枚章，分别是项目章、项目技术资料专用章，盖章前均应按盖章登记表上盖章申请，并经相关领导审核审批后方可盖章(按项目规定)，资料章由资料室保管，项目章均由商务部保管。19、资料员在对项目内部发文时，需在右下角盖上发文日期章和部门编号；20、浇筑混凝土必须填写浇灌令，浇灌令上应至少有以下内容：部位、强度等级、数量、写明强度等级的图名及图号，对超过30方的混凝土浇灌令必须总工审批。30方以下的可由技术部经理审批。21、拆模应填写拆模令，拆模令上应至少有以下内容：部位、设计强度及图纸编号、拆模试块的强度及报告编号、是否有悬挑部位。拆模令须有施工员及安全员签字栏，由总工批准。22、所有分包进场时，资料员应进行书面交底，并互换双方单位的联系电话名单，进行分包进场的资料指引。23、作废的图纸应存档，未经领导批准不得随意销毁。24、资料统一用电脑打印，手写签字一律用黑色水笔（包括分包的会议签到）。25、资料应注意保密，方案未经领导同意不得随意散发，尤其是电子版。方案比选时涉及经济的内容不得在方案上具体反映。26、鉴于工程的特殊性，应加强对分包控制及反索赔，如分包影响了关键线路，计划员及施工员应及时对分包发文。27、资料员的责任：应检查资料的及时性，合规性(做的格式是否对，内容是否填写全，是否有错误，是否详尽达到项目的要求否，日期是否出现工序上的不合理，每一分部分项的资料是否及时交齐，尽量做到对收发的资料内容有个大致的了解，以便查资料时能快速找到查阅，对每一现状施工区域均要进行检查没有交的资料的情况，了解和及时跟进资料是否没填写或是在监理那里流转等情况，及时催要。28、资料员应按工程进度及资料归档情况同步作好卷内目录（存于电脑中）超过12页时应将卷内目录打印好与资料封卷。十四、山东建筑工程质量验收资料1、本工程为创优工程，所编制的验收资料为优质工程资料；2、职能分工：序号部门责任人资料名称配合部门1技术部技术员施工组织设计及方案各部门2图纸会审记录各部门3开工报告各部门4设计变更5工程概况表各部门6工程竣工总结各部门7单位工程竣工报告各部门8竣工工程质量报告各部门9工程勘察质量检查报告10工程设计质量检查报告11工程质量保修书商务部14竣工图（包括桩基）15勘察单位人防工程质量检查报告16设计单位人防工程质量检查报告17施工单位人防工程质量竣工报告各部门18测量组工程定位测量记录工程部19楼层平面放线记录工程部20楼层标高抄测记录工程部21建筑物沉降观测记录工程部22建筑物标高、层高、垂直度（全高）测量记录工程部23基槽验线记录工程部24试验员（钢筋、水泥、砖、砂、石、防水、隔热、保温、门窗、其他材料等）质量证明文件及试验报告（包括汇总表）物资部、质检部25桩的静载和动载检测报告工程部、质检部26直螺丝套筒质保、检测报告物资部、质检部27钢筋焊接、连接试验报告及汇总表工程部、质检部28混凝土坍落度测试记录物资部、工程部29商品混凝土出厂质量证明书及汇总表物资部、工程部30混凝土试块试验报告（标养、同条件、抗渗）工程部、质检部31混凝土试块强度汇总表、强度评定记录工程部、质检部32砂浆配合比设计单工程部、质检部33砂浆试块试验报告工程部、质检部34砂浆试块强度汇总表、强度评定记录工程部、质检部35钢筋保护层检测报告工程部、质检部36植筋抗拉拔检测报告工程部、质检部37节能工程所涉及的试验报告工程部、质检部38见证记录39标养室记录（温湿度、同条件养护温度记录）40回填土试验报告41其他试验报告42资料员单位工程竣工验收记录（含人防）工程部、质检部43单位工程质量控制资料核查记录（含人防）工程部、质检部44单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录（含人防）工程部、质检部45单位工程观感质量检查记录表（含人防）工程部、质检部46工程部施工员隐蔽工程验收记录（含人防）技术部、质检部47施工日志技术部、质检部48地基验槽和地基处理记录技术部、质检部49地下工程防水效果检查记录技术部、质检部50有防水要求的地面蓄水试验记录技术部、质检部51屋面淋（蓄）水试验记录技术部、质检部52工序质量报验单（如混凝土浇灌申请、浇筑令、拆模令）安全部、质检部53安全、技术交底记录技术部、安全部54施工现场所涉及的资料（如混凝土施工记录、坍落度检查记录）技术部、质检部55质检部质检员桩位偏差记录工程部、技术部56分部、子分部质量验收记录表（包括桩基）工程部、技术部57分项、检验批质量验收记录工程部、技术部58人防工程整改落实反馈单工程部、技术部59地基与基础分部质量验收备案证明工程部、技术部60主体分部质量验收备案证明工程部、技术部61节能分部质量验收备案证明工程部、技术部62钢筋混凝土实体结构检测报告工程部、技术部63结构混凝土实体钢筋保护层厚度检测报告工程部、技术部64现浇混凝土楼板厚度检测报告工程部、技术部3、填报要求以上土建验收资料各部门根据工程进展按时填报，分部分项工程完工后将本部门资料整理好后交项目资料室统一汇总、保管，移交时办理资料交接手续，（记录格式详见资料样本）。试验资料由试验员统一编制汇总整理定期转交资料员归档；试验员要做好试验台帐（格式详见资料样本）；试验员要及时向工程部和质量部提供试验报告编号，若有不合格材料要及时反馈到总工和物资部，由物资部门协调解决；施工日记等相关施工中记录资料及期移交资料存档。相关资料移交项目资料员处后资料员在一周内完成对上交资料的查验，对不符合归档要求的资料提出整改意见并返回相关填报人员，填报人员必须按资料员要求时间完成整改上交。对项目施工资料每月底完成对上月资料的归档整理。以确保工程资料按时交付备案。