妙笔生花的公文写作之道：公文写作培训提纲.ppt

公文写作培训提纲 第一节 公文的概念及种类第二节 各类文种的概念及特征第三节 公文拟写的步骤与方法第四节 公文范例第五节 课堂讨论 引言在科学技术突飞猛进 经济竞争日趋激烈 人类社会快步走向信息时代的今天 公文在为党政机关 人民团体和企事业单位实施领导 处理公务 沟通信息 联系事务 传达决策中发挥着越来越重要的作用 公文的写作也正在从旧模式中解放出来 逐步走向科学化 规范化 制度化 第一节公文的概念及种类一 什么是公文 所谓公文 它是公务文书的简称 它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料 二 公文的分类根据形成的作用及公务活动领域 公文可分为通用公文和专用公文两类 通用公文 指各类各级机关普遍使用的文件 如请示 报告 函等 专用公文 指在一定专业机关和业务范围内专门 使用的文件 如外交文件 司法文件 军事文件会计文件等 1 根据内容涉及国家秘密的程序 公文可分为对外公开 限国内公开 内部使用 秘密 机密 绝密六类 2 制发公文的机关根据行文方向 可将公文分为上行文 下行文 平行文三类 3 根据内容的性质 公文可分为规范性 领导指导性 公布性 陈述呈请性 商洽性 证明性文件等 4 根据处理时限的要求 公文可分为平件 急件 特急件三类 5 根据来源 在一个机关内部可将公文分为收文 发文两类 三 通用公文的文种 种类 文种 又称公文的名称 用以表明公文的性质 适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的要求等 在公文中正确标明文种 有利于维护公文的权威性与有效性 并为公文的撰写 处理提供便利 1 我国行政系统的通用公文文种主要有 1 规范性文件 条例 用于对某一方面的行政工作作比较全面 系统的规定 国务院各部门和地方人民政府的规章不得称 条例 2 领导指导性文件 命令 令 决定 指示 批复 通知 通报 3 公布性文件 公告 通知 4 陈述呈请性文件 议案 请示 报告 调查报告 5 商洽性文件 函 6 会议文件 会议纪要 2 中国共产党机关的通用公文文种主要有 1 规范性文件 条例 规定 2 领导指导性文件 决议 决定 指示 意见 通知 通报 批复 3 公布性文件 公报 4 陈述呈请性文件 报告 请示 5 商洽性文件 函 6 会议文件 会议纪要 3 行政机关的公文种类主要有13类 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 第二节各类文种的概念及特征 命令 令 一 含义命令 令 是国家权力机关 行政机关 军事机关及其负责人颁布的 是具有强制执行性质的领导性 指挥性的下行公文 二 特点命令 令 与别的公文相比较 具有以下几个特点 1 内容重要 发布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 这些都是重要的内容 2 权威性强 根据 中华人民共和国宪法 的规定 只有中华人民共和国主席 国务院总理 国务院各部部长 各委员会主任以及县以上各级地方人民政府才可以依据法律规定的权限发布命令 其他任何单位和个人均不得发布命令 3 强制性大 命令具有明显的强制性 上级机关发布了命令 下级机关不管是否同意 不管有什么困难或问题 都必须坚决地无条件地执行 决定一 含义及特点决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文 它适用于对重要事项和重大行动做出安排 各级党政机关 企事业单位经常使用决定 比如一些表彰 处分 机构编制 人事安排等事项都可用决定行文 由于决定的内容是 对重要事项或重大行动做出安排 所以决定具有如下两方面的特点 1 制约性 要求下级机关无条件执行2 指挥性和指导性 因为决定是对重要事项或重大行动做出安排 这对下级机关就有指挥性和指导性 二 适用范围 类型 决定的适用范围相当广泛 按其内容和作用划分 大体可分为下面三类 1 对某项工作或重大行动作出安排的决定 如 国务院关于严肃税收法纪加强税收工作的决定 中共中央关于严厉打击刑事犯罪活动的决定 2 对某一重大问题作出处理的决定 3 对设置机构 任免人员 召开会议或表彰 处分等重要事项作出的决定 三 注意事项及与其他文种的区别 通告一 概说通告是属于周知性的文种之一 是在一定的范围内 对人民群众 机关团体公布应当遵守和周知事项的文件 通告与布告 公告都同属于周知性公文 但它们之间相比还有其特点 通告所宣告的事项多属于专业性或业务性的 多涉及公安 交通 金融方面 而布告内容广泛得多 涉及面较广 公告为重大事项的发布 通告适用的范围 不仅仅限于上级对下级 不相隶属的单位也可使用 它有具体范围和时限性 通告发布的形式较多 可登报 可广播 可张贴 布告以张贴为主 公告多为广播 登报 二 种类通告从内容上分类 可分两类 一类为全国范围内的重大法规性通告 如 中华人民共和国公安部通告 一类为针对某一项工作或专门问题发布的通告 从通告的效用上分 又可分为制约性通告和周知性通告 前者属于在一定范围内 为保证某一项工作的开展与某项活动的进行 而发布的规定性措施 例 中华人民共和国公安部通告 通知通知是一种使用范围较广的文体 凡需要特定机关和人员知道 办理的事宜 都可以用通知 但也不能因为通知便于使用而滥用通知 通知可分为 批示性通知 指示性通知 一般性通知 会议性通知 任免通知 五种 这里着重强调的是 一般性通知 会议性通知 任免通知 三种 不论哪种类型的通知 都应该注意以下三点 1 一般都要有一个符合标题 三要素 即发文机关 事由 文种 的标题 2 被通知单位就是文件的主送单位 3 如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道 可在 通知 之前加 紧急 二字 这就是常见的 紧急通知 通报 概说通报是上级把有关的人和事告知下级的公文 通报的运用范围很广 各级党政机关和单位都可以使用 它的作用是表扬好人好事 批评错误和歪风邪气 通报应引以为戒的恶性事故 传达重要情况以及需要各单位知道的事项 其目的是交流经验 吸取教训 教育干部 职工群众 推动工作的进一步开展 二 特点1 告知性 把现实生活当中一些正反面的典型或某些带倾向性的重要问题告诉人们 让人们知晓 了解 2 教育性 接受教育 警戒错误 引起注意 接受教训 3 政策性 有理有据 有法可依 有法必依 通常按内容性质把通报分为三类 表彰性通报 批评性通报和情况通报 1 表彰性通报 着重介绍人物或单位的先进事迹 点明实质 提出希望 要求 然后发出学习的号召 2 批评性通报 通过摆情况 找根源 阐明处理决定 使人从中吸取教训 以免重蹈覆辙 3 情况通报 就是上级机关把现实社会生活中出现的重要情况告知所属单位和群众 让其了解全局 与上级协调一致 统一认识 统一步调 克服存在的问题 开创新的局面 报告 概述 报告 是下级机关向上级领导机关 业务主管机关 部门向机关领导 执行机关向权力机关汇报工作 反映情况 提出意见建议 答复询问所使用的陈述性上行公文 报告 是陈述性文体 写作时要以事实材料为主要内容 以概括叙述为主要表达方式 报告 是行政公文中的上行文种 撰写 报告 的目的就是为了让上级机关掌握本单位的情况 了解本单位的工作状况及要求 使上级领导能及时给予支持 为上级机关处理问题 布置工作 或作出某一决策提供依据 下情上达 是制发 报告 的目的 所以报告的内容要求以摆事实为主 要客观地向上级反映具体情况 不要过多地采用议论和说明 表达方式以概括叙述为主 语气要求委婉 谦和 不宜用指令性的语言 二 报告的主要特点 概括有四 一是报告的行文目的是向上级汇报本机关的工作 情况 建议 答复等 它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题 所以不带请示事项 这也是它与请示区别的重要区别之一 二是报告中一般不提出建议或意见 如果确需在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见 可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行 报告一经批准 便作为批转文件的附件下发 其权威性依赖或附属于批转机关 三是报告在内容上不象请示那样有 一文一事 的要求 它可以在一份公文中综合报告几件事情 层次结构也比较复杂 四是报告广泛用于下级机关向上级机关反馈信息 是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式 向上级及时汇报工作 反映问题 提出建议 也是下级机关必须履行的一项工作制度 二 写法报告的结构一般由标题 主送机关 正文 落款和成文时间组成 下面分别介绍几种报告写法 1 汇报性报告汇报性报告主要是下级机关向上级机关 执行机关向权力机关汇报工作 反映情况的报告 这种报告一般可分为两种类型 1 综合报告 这种报告是本单位 本部门或本地区 本系统工作到一定的阶段 就工作的全面情况向上级写的汇报性的报告 2 专题报告 这种报告是本单位 本部门或本地区 本系统就某项工作或某个问题 向上级领导部门所写的汇报性报告 专题报告内容与综合性报告差不多 但也有自身的特点 一是内容专一 也就是说 一份专题报告只反映某一方面的情况和问题 除了写出事件的结果以外 常常把重点放在情况的阐述 事情的原委 性质的分析和自己的看法上 如果是反映成绩的报告 则应把重点放在作法 成绩 经验和总结上 也可就某一问题专门提出建议 二是针对性强 主要包括两个方面的意思 一种是日常工作中出现的新情况 新问题 向上级汇报以后可以及时得到支持或指示 一种是上级部门在安排部署某项工作任务时 就要求下级单位在一定期间把工作进展情况按期向领导汇报 领导要求什么 汇报什么 所以针对性较强 汇报性报告主要是便于领导掌握情况 为决策提供信息 除其中少数领导批转下发外 一般只予呈送 并不要求领导回答或批准什么问题 2 答复性报告答复性报告是针对上级领导部门或业务管理部门所提出的问题或某些要求而写出的报告 这种报告要求问什么答什么 不要涉及询问以外的问题或情况 3 呈报性报告呈报性报告主要用于下级向上级报送文件 物件随文呈报的一种报告 一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件 物件有关的事宜 4 例行工作报告例行工作报告是下级机关或企事业单位 因工作需要定期向上级领导机关或业务主管部门所写的报告 如财务部门定期向业务主管部门和财政 税收 银行等业务指导机关所呈送的财务报表 包括日报 周报 旬报 月报 季报等 请示 概述 请示 是向上级机关请求指示 批准的上行公文 请示 属请求性公文 凡属本单位无权 无力 无法解决的事项 都需用请示行文 请求上级机关给予指示或批准 从行文目的看 请示 主要有请求指示和请求批准两类 1 请求指示 下级机关在执行政策时遇到困难或出现新的情况 需要变通 或执行政策时尚有不太清楚明了的地方 或对上级机关某个决定有看法 可以向上级机关请求指示 2 请求批准 下级机关就某项工作 某个问题请求上级机关给予审定 核准 认可 或在人 财 物方面有困难 需要上级给予帮助解决的 都必须请示 比如 机构设置 人事变动 项目安排 经费增拨和设施改善等 都属请求批准的请示 二 写法请示的结构包括标题 主送机关 正文 落款和成文时间等部分 报告与请示结构相同 1 标题 一是由请示事项和文种组成 二是由请示机关 请示事项和文种组成 请示事项即请示的具体内容 一般不使用 申请 请求 一类词语 避免与文种 请示 在语意上重复 文种 请示 也绝不能写成 请示报告 2 主送机关 请示 的主送机关只能写一个 受双重领导的机关向上请示 应根据请示的内容 确定负责答复的上级机关为主送机关 另一个则用抄送形式 3 正文 请示 正文通常包括三部分内容 1 请示原由 不论篇幅长短 都必须把原因说清楚 为请示事项提出充足的事实依据 2 请示事项 把需要上级审批的问题 作出具体明确的说明 提出切实可行的意见 3 请求批复 请示的结尾一般用 以上请示 当否 请批复 或 以上请示 请批复 收尾 四 写作要求1 遵守请示规则 写请示应当一文一事 一般不越级请示 只写一个主送机关 如需同时送其他机关 应视情况单独说明 但不允许出现两个主送机关 不得抄送下级机关 除领导直接交办的事项外 不得直接送领导者个人 受双重领导的机关 应当主送一个上级机关 抄送另一上级机关 2 讲清事项和理由 请示事项要明确 理由要充分 可以提出分析意见 设计方案 以供上级批复时参考 由于请示事项和理由在一定程度上是上级机关批复的依据 所以把请示事项与理由讲得明确 具体 充分就显得尤为重要 五 请示与报告的区别 请示 与 报告 都是上行文 但两者绝不能混用 在实际工作中 仍有不少人把 请示 写成 报告 或 请示报告 给公文处理工作带来不便 容易误时误事 报告 与 请示 的明显区别主要有 1 行文目的不同 报告 是汇报工作 反映情况 提出建议 答复询问时使用的 其行文的目的是让上级机关了解情况 掌握动态 为部署决策提供依据 报告并不要求上级机关批复 建议报告较为特殊 但也不是请求上级批复本单位 而是要求 批转 其他单位遵照执行或提供依据 请示 是请求上级机关指示 批准时使用的 其行文目的是要求审核 批准事项 解决困难 答复问题 请求上级机关批复 可见 报告 和 请示 的行文目的是完全不同的 2 行文时间有别 报告 的行文时间大多在事后 也有在事前或在进行中报告的 所报告内容是已出现的情况 已完成了的某一阶段或某项工作 请示 要求事前行文 请示的是尚未进行和尚待指示的事项 3 格式写法各异报告标题文种明确为 报告 正文部分汇报工作 反映情况 提出建议 答复询问 不得夹带请示事项 结尾部分用 以上报告 请审阅 特此报告 专此报告 等收文 请示标题文种明确为 请示 不能写成 报告 或 请示报告 正文部分提出请示事项 要求上级机关给予指示 批准 结尾部分用 当否 请指示 以上请示 请批复 等收文 批复 概述批复是答复下级机关请示事项的下行公文 下级机关遇有本单位无权 无力 无法解决的事项需要向上级机关请示时 上级机关就使用 批复 这一文种答复请示事项 批复的内容主要是对请示事项明确表态 或同意 或不同意 或部分同意 有时还对请示事项作出修正 补充 批复具有以下特点 1 批复与批示的不同点 批示针对的文种较多 有报告 计划 总结 意见等 而批复则只针对于请示