《行政公文规范》PPT课件.ppt

行政公文规范 公文写作基础 一 公文的概念公文 是指国家机关 社会团体 企事业单位等处理公共事务的文件 广义公文 是同私人文书相对而言的 包括行政公文 规章文书 事务文书等机关常用应用文 狭义公文 专指行政公文 是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 公文除了文字文书之外 现在又有了电信文书 电报 电话记录 声像文书 录音 录像 图形文书 以图表为主 伴以简要文字说明 随着电子计算机的广泛使用 机关开始运用各种办公自动化工具 而且还利用计算机组成机关管理自动化系统 电子计算机集数据 文字 影像和音讯处理于一身 使办文进入一个快速 准确的新阶段 因此 公文处理将需要更高的技术 二 公文的种类 据现行 国家行政机关公文处理办法 国发 2000 23号文件 的规定 行政公文种类主要有以下十三种 一 命令 令 用于依照有关法律规定发布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 奖惩有关人员 撤销下级机关不适当的决定 二 决定 用于对重要事项或者重大行动作出安排 三 公告 用于向国内外宣布重要事项或法定事项 四 通告 用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 五 通知 用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章 传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项 任免和聘用干部 六 通报 用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况 七 议案 用于各级人民政府按法定程序向同级人大或其常务委员会提请审议事项 八 报告 用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机关的询问 九 请示 用于向上级机关请求指示 批准 十 批复 用于答复下级机关的请示事项 十一 意见 用于对重要问题提出见解和处理办法 十二 函 用于不相隶属机关间商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等 十三 会议纪要 用于记载和传达会议情况和议定事项 国家机构 政党的重要会议纪要 在需要对外公开报道时 以 会议公报 公布 其中旅游部门常用的有以下八种 即 二 决定 五 通知 六 通报 八 报告 九 请示 十 批复 十二 函 十三 会议纪要 三 公文的分类 1 从公文的性质分有党内公文 行政公文 社会团体公文以及各企业事业单位公文等 2 从公文的来源分可分为收文和发文两类 收文是外机关发送到本机关来的文件 如上级机关发来的指示 通知 下级机关报送的报告 请示等 发文是由本机关制发的文件 一部分是发送给需要用它进行工作联系的外机关 一部分是下发给本机关内部使用的 3 从公文的行文方向分 可分为上行文 下行文主平行文 上行文是指下级机关向它所属的上级领导机关发送的文件 例如请示 报告等 下行文是指领导机关对下属机关的发文 例如指示 决定 决议 通报等 平行文是指同级机关或不相隶属的机关或没有领导或业务指导关系的机关之间的来往文件 例如公函 4 从公文发送与处理的时间要求分 有特急件 急件 平件三类 特急件指内容特别紧急 必须及时优先迅速传递处理的文件 急件指内容紧急 必须打破工作常规优先迅速传递处理的文件 平件指无特殊的时间要求 可按工作常规传递处理的文件 5 从公文内容的机密程度分 可分为绝密公文 机密公文 秘密公文和普通公文 绝密公文指含有最重要的国家机密 泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文 机密公文是指含有重要的国家机密 泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文 秘密公文是指含有一般的国家机密 泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文 普通公文是指可以向人民群众公开发布或在机关组织内部使用的公文 划分秘密等级要准确 划分过宽 容易失密 划分过严 会不便于工作的开展 三 公文的特点 1 鲜明的政治性和政策性 如国家旅游局根据国务院 关于加强旅游工作的决定 精神 于1984年发出了 关于加强国内旅游管理的通知 对当时国内出现的旅游热提出了6点对策性意见 这个通知是国家旅游政策的具体化 体现了鲜明的政治性和政策性 2 法定的权威性和行政约束力 比如 国家旅游局于1986年发出了 关于开展服务质量大检查的通知 就旅游质量大检查的指导思想 意义 范围及具体办法作了规定 对全国旅游系统的服务质量检查工作具有极大的权威性和约束力 3 法定的作者和特定的读者 公文的作者不是任何人能充当的 它的作者是法定作者 即根据国家法律 法令 行政法规而成立或被授权的 并且能以自己的名义行使职权和承担组织或个人 公文的作者 主要是机关 如 国家旅游局文件 的作者 就是国家旅游局 有时也由机关领导人出面任法定作者 但该领导人不是以私人身份 而是以公职身份出现的 公文特定的读者 除了布告 公告 通告等公开发布性的文件外 所有的公文明确的送发对象和范围 不可传播给无关的单位和个人 比如 向国家旅游局请求的公文 就不可以同时向其他部委送发 除非有特殊的需要 这一点是公文和其他应用文的重大区别 4 形式和格式上的规范性 为了维护文件的严肃性和处理公文的便利 国家规定了统一的公文体式 因此 我国公文有统一性的特点 其文种 名称 结构 行文规则 格式 以及公文处理的程序和制度 都是全国统一的 统一的根据 是 国家行政机关公文处理办法 2001年1月1日起实行 此外 在长期的使用过程中 公文又有了自己的惯用语 形成了一种特定的文体 这些统一的原则 要求和格式 任何机关或个人都不可不遵循而另搞一套 四 公文的格式 公文格式是指组成公文各部分的文字符号在载体 纸张等 上排列的规定 由国家有关机关以法规 规章 标准等形式对其加以规范 公文格式主要是对载体的规格尺寸 载体区域划分 公文各组成部分的排列次序与编排式样 文字符号的形体及尺寸等予以规范 规范的公文格式有利于维护公文的严肃性 方便公文处理 有利于应用现代化信息技术进行处理及公文管理 国家行政机关公文格式 一 国家行政机关公文版面的基本规范公文用纸采用A4型纸 公文正文用3号仿宋体字 一般每面排22行 每行排28个字 公文应左侧装订 不掉页 二 国家行政机关公文格式具体结构 国家行政机关公文格式的具体结构由两条红色反线分割成三部分 眉首 主体和版记 1 眉首部分眉首 又称公文的 红头 部分 其位置是相对固定的 它相当于公文的 头 其中包括 1 公文份数序号 是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 其主要作用是便于公文的分发 清退和查找 有助于明确公文管理人员的责任 一般情况下只适用于绝密 机密公文或需要清退的公文 要求用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行 2 秘密等级和保密期限 指涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限 公文的秘密等级分为秘密 机密 绝密 标识此项的目的是便于公文管理 确保公文安全 应将其顶格标识于版心右上角第1行 秘密等级和保密期限之间加 隔开 如 机密 一年 3 紧急程度 表明公文送达和办理的时限要求 紧急公文应当根据紧急程度分别标明 特急 急件 其中电报应当分别标明 特急 加急 平急 标注紧急程度的作用在于提醒处理时限 为催办公文提供依据 避免办文 办事延误 其位置是顶格标识于版心右上角第2行 与秘密等级和保密期限对齐 字体字号与保密等级相同 如无秘密等级和保密期限 可以顶格标识于版心右上角第1行 4 发文机关标识 用红色标识发文机关 以显示公文的权威性和郑重性 它一般由有关部门核定的发文机关全称或规范化简称加上 文件 二字组成 如 北京市人民政府文件 国家商务部文件 等 使用简称时应注意其规范性 郑重性 避免产生歧义 单一行文时 发文机关名称 一 字排开 联合行文时 主办机关排列在前 协办单位排在后 如行政机关与同级或相应的党的机构 军队机关 人民团体联合行文 按照党 政 军 群的顺序排列 文件 二字在各单位名称右侧居中位置 如联合行文机关过多 保证公文首页显示正文 发文机关标识推荐使用小标宋体字 字号以醒目美观为原则 5 发文字号 由发文机关代字 年份和发文序号组成 发文机关代字编写的一般原则 以哪个单位的名义发文 就编哪个单位的代字 例如 国发 表示国务院的发文 国办发 即表示国务院办公厅的发文 但是有时为了反映机关内公文的主办部门 也可以加上主办部门的代字 例如 财农发 则表示财政部农业司承办的公文 编写代字时 要注意维护公文的严肃性 年份要用四位阿拉伯数字准确表达 并用六角号 括起 不得用两位数简写 如 00 发文顺序号是按公文的发文顺序统一编制的流水号 每年年初从 1 开始 序数字前面不加 0 和 第 字 公文字号应直接表达为 发 号 如 国办发 2001 45号 同一发文机关依次编写 不同发文机关不得接续编号 单一行文 公文字号 一 字排开 如是联合行文 只标注主办机关的发文字号 与其他机关联合行文时原则上应当使用排列在前的机关的发文字号 也可以协商确定 但只能标注一个机关的发文字号 发文字号的位置 在发文机关标识下空2行居中标识 6 签发人 发文机关最后核查并批准公文向外发出的领导人姓名 其作用在于对公文的制发和内容负责 签发人只用于上报公文 在发文字号右侧标注签发人 签发人后加全角冒号 发文字号和签发人左右各空1个汉字平行排列 如有多个签发人 主办单位签发人姓名位于第1行 协办单位签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下 按照发文机关顺序依次顺列 其发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行 2 主体部分 主体是公文的重心部分 其位置经常变动 以公文内容长短而定 它相当于公文的 身体 其中包括 1 标题 对公文内容的概括与揭示 标题的作用在于便于公文的检索和处理 介绍公文内容 行文目的和要求以及提供阅文线索 标题结构由发文作者 事由 公文名称三要素组成 其中 发文作者 要求使用经有关部门核准的全称或规范化简称 公文 事由 应概括 简洁 公文名称 应准确 恰当 公文标题三要素通常应表达完整 但如果已有发文机关标志表达发文机关名称时 可以省略 作者 要素 如直接表达为 关于 的通知 的格式 命令 公告 通告等令知性公文 其标题中可以省略 事由 要素 如 中华人民共和国主席令 中华人民共和国国务院公告 中国人民银行通告 但是在任何情况下都不能省略 公文名称 要素 标题中标点符号的使用原则 标题末不加标点 标题中一般不用标点 如是转发法规性公文可以使用书名号 并列内容之间可以使用顿号 标题的字数一般不超过50字 标题应在红色反线下空2行标识 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 2 主送机关 3 正文 2 主送机关 对公文负主办或答复责任的机关 标注主送机关有三种情况 一是直接使用机关的全称 如 中华人民共和国财政部 二是使用机关的通用的规范化简称 如 国务院 三是标注同类型机关的统称 如 部属各高等院校 等 其位置应在标题下空1行左侧顶格标明 其后加全角冒号 3 正文 公文的主体部分 用以表示公文的信息内容 正文的结构一般分为导语 正文主体与结语 在主送机关下一行书写 4 附件 指附属于公文正文的其他公文 图表 名单等材料 公文附件是公文正文内容的组成部分 其作用在于补充和完善公文正文的内容 与正文具有同等效力 附件应在正文下空1行左空2字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码 例 附件 1 附件名称后不加标点符号 附件应与正文一起装订 以方便查阅 如不能与正文一起装订 应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号 并在其后标识附件 以防止附件散乱 丢失 5 成文时间 指公文的成文日期 它表示公文生效的时间 确定公文成文日期的原则是 一般公文 以负责人签发日期为准 经会议讨论通过的公文 以通过日期为准 法规性公文以批准日期为准 两个以上机关 部门 的联合发文 以最后签发机关 部门 负责人签发日期为准 电报以发出日期为准 拟写成文时间要求 用汉字标全 年 月 日 年代 月份 日期不能遗漏 不得以小圆点 代替汉字表述年月日 零 规定一律写为 不能够用阿拉伯数字 0 例 二 一年八月十日 成文时间的位置根据印章的位置而定 6 公文生效标识 是指发文机关印章或签署人姓名 加盖印章有两种情况 单一发文印章和联合行文发文印章 单一机关制发公文的情况 单一发文在落款处不署机关名称 只标识成文时间 成文时间右空4字 加盖印章应上距正文2mm 4mm 印章应端正居中 下压成文时间 当印章下弧无文字时 仅以下弧压在成文时间上 下套方式 当印章下弧有文字时 印章中心线压在成文时间上 中套方式 下套 的盖印方法 可以显示印章的庄重性 如国家行政机关的印章均有国徽 就可以将其完整地显示出来 此外 还可以增加成文时间的清晰度 防止因图案或文字压在成文时间上使其难以辨认 两个或两个以上机关联合行文的情况 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文时间拉开 左右各空7字居中排布 主办单位印章在前 两个单位的印章均压成文时间 两印章间互不相交或相切 相距不超过3mm 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 排在发文时间和正文之间 主办单位印章在前 每排最多只能排3个印章 两端不得超过版心 最后一排如余1个或2个印章 应居中排布 印章之间不得相交或相切 在最后一排印章之下右空2字标注成文时间 用印注意 印章的颜色 除专用章外 印泥应为红色 应使用质量较好的印泥作为字迹材料 印迹必须是端正地自左而右环行 完整 清楚地表达发文机关的名称 禁绝出现印章字迹歪歪斜斜 缺字少划 或者模糊不清 或者自左而右字符颠倒的现象 以维护公文的严肃性和有效性 当公文正文后的空白处不能容下印章的位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 必须使印章与公文在正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的办法解决 7 附注 指对公文内容或有关事项 要求的注释与说明 如需要加以注释的公文的阅读范围 使用方法 请示等上行公文的 联系人 和 联系电话 等 其格式如下 此文发至县 团级 或 联系人 联系电话 附注的作用是方便公文的阅读 理解 以及文书处理部门对公文的分发处理 保证公文的安全 公文如有附注 用3号仿宋体字 居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行 3 版记部分 版记是公文格式结构的第三部分 其位置依公文格式构成而言 它相当于公文的 脚 版记部分包括以下数据项目 1 主题词 用以揭示公文主要内容的规范化的词或词组 标注主题词有助于文书部门依据公文主题及时 快捷地处理公文 同时便于按主题查找 检索公文 主题词的标注程序是 全面审读公文 确认公文的主题内容 认真进行主题分析 对关键性语句准确 精练地进行主题概括 形成主题概念 在 公文主题词表 中选用最恰当的主题词语 词表中没有所需词时 可选用相关或相邻近的词进行组配 组配不合适或不能组配时 可选用最直接的上位词 附 主题词的标引 主题词也称叙词 是一些以概念为基础的 规范化的 具有组配性能 并可显示词间语义关系的词和词组 主题词分正式主题词和非正式主题词 正式主题词用来标引和检索文献 非正式主题词是查找正式主题词的引导词 公文应当按照主题词表规定的标识规则和词目标注主题词 上行文按照上级机关的要求标注主题词 1 标引规则 1 要直接 准确 客观地反映公文论述的主题 2 选用的词 一般应是 公文主题词表 中的正式主题词 3 选词时 应首先选用切合公文主题概念的 专指性较强的主题词 4 当没有专指性较强的主题词时 应选用与主题词概念关系较密切的正式主题词进行组配标引 5 若词表中无合适主题词进行组配标引时 应选用直接上位主题词标引 6 若仍无合适的直接上位主题词进行标引时 方可选用主题词表以外的适当词 称自由词 进行标引 7 主题词的标引数量 每件公文所选用的主题词数量一般应在五个以内 8 主题词的排列次序 一般次序为 反映公文内容的主题在前 反映公文形式的主题词在后 2 标引程序 1 主题分析 主题分析的目的 在于确定公文的主题 据此准确地提炼出主题概念 它是通过审读公文 分析公文的主题类型 结构和确定公文主题标引方式来进行的 审读公文 主要是通过审读公文内容 特别是公文的标题 摘要或按语 关键性句子 结论性意见 来了解公文发布的意图 从而确定公文的主题 即中心思想 并用精练的一句话或几句话表述出来 分析公文的主题类型 公文的主题类型分为单主题和多主题 单主题是指一件公文只有一个主题 多主题又称并列主题 是指一件公文有两个或两个以上的主题 领导讲话 会议纪要 工作总结等公文大多为多主题公文 分析公文的主题结构 即分析公文主题的主要成分和次要成分及其相互关系 主要成分是公文主题中最核心 最关键的部分 次要成分是对公文主题主要成分的说明以及主要成分所处的时间 空间 所属文件类型等 确定公文主题标引方式 公文主题标引方式有概括标引 重点标引和全面标引 不同的标引方式决定公文主题标引的不同深度 标引人员可根据公文的特点和工作需要 确定公文主题词的标引方式 2 主题概念转换 主题概念转换也叫查表选词 由主题分析而确定的主题概念是自然语言形式的词 须依照公文主题词标引规则 将主题概念一个一个地转换成 公文主题词表 中的正式主题词 主题概念的转换分为直接转换和间接转换 直接转换是指主题概念可以从 公文主题词表 中找到相应的主题词 间接转换是指在 公文主题词表 中没有与主题概念直接相对应的主题词 须进行组配标引 或上位词标引 自由词标引 3 主题词标引实例 1 中共中央国务院关于中央党政机关干部教育工作的决定 主题概念 干部教育工作党政机关决定主题词 干部教育党政机关决定说明 单主题公文 概括标引 直接转换 干部教育工作 党政机关 决定 分别直接转换为 公文主题词表 中的正式主题词 干部教育 党政机关 和 决定 主题词按反映公文内容的主题词在前 反映公文形式 文种 的主题词在后的次序排列 2 江泽民同志在中央计划生育和环境保护工作座谈会上的讲话 1997年3月8日 主题概念 计划生育工作环境保护工作座谈会江泽民讲话1997年主题词 计划生育工作环境保护工作座谈会1997年江泽民讲话说明 多主题公文 概括标引 直接转换 计划生育工作 环境保护工作 座谈会 讲话 分别直接转换为 公文主题词表中的正式主题词 计划生育工作 环境保护工作 座谈会 和 讲话 人物名称和年代作为自由词标引 不加 标记 3 中共中央办公厅国务院办公厅关于做好1998年元旦 春节期间有关工作的通知 主题概念 元旦 春节工作关心群众生活精简会议制止铺张浪费双拥工作1998年通知主题词 元旦春节工作安排关心群众生活精简会议制止铺张浪费双拥工作1998年通知说明 多主题公文 重点标引 直接转换 元旦 春节工作 关心群众生活 精简会议 双拥工作 通知 分别直接转换为 公文主题词表 中的正式主题词 元旦 春节 工作安排 关心群众生活 精简会议 双拥工作 和 通知 间接转换 制止铺张浪费 分解转换为 公文主题词表 中的正式主题词 制止 和 铺张浪费 制止 和 铺张浪费 为概念限定组配 年代作为自由词标引 不加 标记 4 中共中央国务院关于治理向企业乱收费 乱罚款和各种摊派等问题的决定 主题概念 治理乱收费 乱罚款和各种摊派减轻企业负担决定主题词 治理三乱减轻企业负担决定说明 单主题公文 概括标引 直接转换 减轻企业负担 决定 分别直接转换为 公文主题词表 中的正式主题词 减轻企业负担 和 决定 间接转换 治理乱收费 乱罚款和各种摊派 分解转换为 公文主题词表 中的正式主题词 治理 和 三乱 治理 和 三乱 为概念限定组配 5 中共中央印发的通知 主题概念 民主生活会党和国家机关党员领导干部规定通知主题词 民主生活会党政机关党员领导干部规定通知说明 单主题公文 概括标引 直接转换 民主生活会 党和国家杭关 分别直接转换为 公文主题词表 中的正式主题词 民主生活会 和 党政机关 间接转换 党员领导干部 分解转换为 公文主题词表 中的正式主题词 党员 和 领导干部 党员 和 领导干部 为概念交叉组配 该 通知 印发的公文为党内法规 按照公文主题标引细则的要求 规定 和 通知 均作为正式主题词直接标引 6 全国农村工作会议纪要 中共中央1982年1月1日批转 主题概念 农村工作会议农业生产责任制农村商品流通农村科学技术提高经济效益农村基层组织建设会议纪要1982年主题词 农村工作会议农业生产责任制商品流通农业科技经济效益基层组织建设1982年会议纪要说明 单主题公文 全面标引 直接转换 农村工作会议 农村商品流通 农业科学技术 提高经济效益 农村基层组乡建设 会议纪要 分别直接转换为 公文主题词表 中的正式主题词 农村工作会议 商品流通 农业科技 经济效益 基层组织建设 和 会议纪要 间接转换 农业生产责任制 分解转换为 公文主题词表 中的正式主题词 农业生产 和 责任制 农业生产 和 责任制 为概念限定组配 年代作为自由词标引 不加 标记 主题词按反映公文中心内容的主题词在前 反映分述内容的主题词在后 并依各级所反映主题出现的先后次序排列 7 邓小平同志在省 市 自治区党委书记座谈会上的讲话 1981年7月2日 主题概念 选拔中青年干部座谈会1981年邓小平讲话主题词 干部选拔中青年干部座谈会1981年邓小平讲话说明 单主题公文 全面标引 直接转换 座谈会 讲话 分别直接转换为 公文主题词表 中的正式主题词 座谈会 和 讲话 间接转换 选拔中青年干部 分解转换为 公文主题词表 中的正式主题词 干部选拔 和 中青年干部 干部选拔 和 中青年干部 为概念限定组配 任务名称和年代作为自由词标引 不加 标记 主题标引要反映公文主题 选拔中青年干部 不能简单地将标题分解 8 中共中央国务院关于转发 中央宣传部 司法部关于在公民中开展法制宣传教育的第三个五年规划 的通知 主题概念 开展法制宣传教育的第三个五年规划通知主题词 普法规划通知说明 单主题公文 概括标引 间接转换 鉴于 公文主题词表 中没有与 开展法制宣传教育的第三个五年规划 直接对应的专指性正式主题词 而上位词 普法规划 比 法制宣传 和 规划 的组配更能准确 全面地反映主题概念 因此选用上位词标引 文种 通知 为正式主题词 直接标引 9 中共中央办公厅国务院办公厅关于转发 中央宣传部 国家教委 民政部 文化部 国家文物局 共青团中央关于加强革命文物工作的意见 的通如 主题概念 革命文物工作通知主题词 文物工作通知说明 单主题公文 概念标引 间接转换 革命文物工作 用上位词 文物工作 进行标引 按照公文主题词标引细则的要求 该 通知 转发的公文文种 意见 不标引 通知 可直接标引 10 中共中央关于坚持 少宣传个人 几个问题的指示 主题概念 少宣传个人纪念设施建设个人文集 传记的出版治丧活动指示主题词 宣传方针少宣传个人 纪念设施文集传记出版发行治丧活动指示说明 单主题公文 重点标引 直接转换 纪念设施建设 治丧活动 指示 分别直接转换为 公文主题词表 中正式主题词 纪念设施 治丧活动 和 指示 间接转换 个人文集 传记的出版 分解转换为 公文主题词表 中的正式主题词 文集 传记 和 出版发行 文集 传记 和 出版发行 为概念限定组配 鉴于 少宣传个人 是党的一项重要宣传方针 因此作为自由词标引 并在词后加 标记 同时标出其上位词 宣传方针 鉴于该方针对当时宣传工作中存在的一些问题 重点对领导人纪念设施的建设和文集 传记的编辑出版及治丧活动的安排等问题作了明确规定 其精神具有长期的指导作用 从利用角度考虑 采用重点标引的方式 2 抄送机关 指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关 在主题词下一行 左空1字标识 抄送 后用全角冒号 抄送机关之间用顿号隔开 回行后与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标注句号 如果主送机关过多而使公文首页不能显示正文时可以在抄送机关之上 主题词之下标注主送机关 3 印发机关和印发时间 用于标识公文承制部门名称 实发日期 印刷份数 联系人等 是对公文制发情况的介绍和解说 标注印发机关和印发时间的目的在于让受文者了解公文制发过程 为受文者与制发者的联系提供便利 其位置在抄送机关下一行 印发机关左空1字 印发时间右空1字 印发时间以公文付印日期为准 用阿拉伯数字标识 4 页码 按公文排列的逻辑顺序依次对公文编制的顺序号 保证公文不散页 页码用阿拉伯数字标识 在版心下边缘之下一行 页码左右各放一条4号一字线 单页码居右空1字 双页码居左空1字 空白页和空白页以后的页不标识页码 以上行政机关公文格式的数据项目 在具体的写作活动中并不是所有数据都必不可少 行政机关以及其他国家机关 企事业单位等可以灵活地根据自身的不同职能活动 业务范围 公文信息内容 选择与其相适应的数据项目来充分地表达意图和满足需要 如在眉首部分的序号 秘密等级 紧急程度等根据需要可以选用 不需要时也可不用 主体部分的标题 主送机关 正文 成文时间 文件生效标志等是公文必备的数据项目 附件和附注可据内容而选用 版记部分的主题词 印发机关 印发时间和页码应标注 抄送机关可以选择 五 公文拟稿须知 一 明确行文目的和行文要求行文目的就是作者试图通过制发公文而实现的结果 行文要求是指为实现这一结果而由作者向受文者提出的愿望 因此 无论是形成行文意向的领导 还是 奉命而作 的撰稿人 首先都必须对行文目的 行文要求有统一的认识 否则难保公文的质量和发文单位向受文者表达的愿望的实现 二 确立主题 主题是公文的灵魂 表达了发文机关对有关公务办理的立场 观点 确定公文的主题应该做到 1 要符合党和国家的政策法令 国家行政机关公文处理办法 第25条明确草拟公文应 符合国家的法律 法规及其他有关规定 2 要符合机关领导意图 3 要单一 鲜明 有强烈的针对性 单一 就是一篇公文只能有一个主题 鲜明 就是肯定什么 否定什么 赞扬什么 批评什么 提倡什么 制止什么 不能含糊不清 强烈的针对性 就是主题所包含的意见 主张 办法 措施 是为何人 何事 何问题而提出的 清清楚楚 便于人们容易理解 把握 贯彻 执行 三 选择文种 文种是公文标题的重要组成部分 作用主要在于概括表明文件的性质 用途与发文机关的职权范围 为公文的撰写提供便利 正确选择文种的三个依据 1 根据作者与受文者之间的工作关系来选择上行 平行 下行文种 领导与被领导的关系 平行与不相隶属的关系要分别用不同文种 2 根据作者的法定权限选择文种 如 命令 等 3 根据行文目的和行文要求以及表现主题的需要选择文种 如 请示 报告 四 安排结构 一篇完整的公文 有开头 缘由 主体 事项 结尾三部分 1 公文开头的方式 讲究 直 禁忌 曲 开门见山 直话直说 用简要的文句说明全文的目的或结论 有 交代式 结论式 概述式 简介式 2 公文主体的方式 1按事物发展的时间顺序排列 通报 报告 会议纪要常用 2按事件构成要素的逻辑次序排列 即按时间 地点 人物 单位 过程 原因 结果 善后等逻辑次序组织正文 报告 通报 通知常用 3按提出问题 分析问题 解决问题的事理逻辑层次排列 大多数公文可用 4按构成事物总体的各 部分 的性质及相互关系排列 规范性文件 指导性文件常用 3 公文的结尾方法 除了公告 决定 通告 通知 函没有专门的开头 结尾部分外 常见的公文结尾有几种方式 1期请式 即在结尾处写上期望 请求一类的话 请示 报告 函常用 2总结式 用揭示主题 总括全文主要意见的话结束全文 通报 报告常用 3说明式 即把需要补充说明的内容写在文末 法规 办法常用 4号召式 公文最后结束时发出号召 提出要求 决定 通告 通报 通知常用 5首尾照应式 隔着主体 互相照应 给人一种完整的感觉 又收到概括全文 突出主题 加深读者印象的效果 有 凤头豹尾 之说 请示 报告 意见以及法规性公文 指导性公文常用 五 公文写作二十字诀 符合政令 行文周密 遵守规则 表述精当 旅游部门常用公文的写法 一 决定 1 决定的含义及作用对重要事项或重大行动做出安排 使用 决定 决定是行政机关普遍使用的一种下行文 它带有稳定性和约束性的特点 一般可分为知照决定和指挥性决定两大类型 2 决定的特点 1 决定所涉及的事项和问题 一般都比较重大 有较强的约束力 2 决定既可由会议讨论 也可由领导机关或领导个人作出 3 语气庄重严肃 3 决定的类型 1 关于某个具体问题或事项的决定 2 关于某一方面或某一类型问题的决定 3 有关奖惩的决定 4 决定的结构 决定的结构 一般由标题 正文 制发机关和制发时间三部分组成 1 标题 决定的标题 一般由发文机关的名称 事由和文种构成 而且要规范 准确 特别是事由要准确概括出来 下面的标题写得不规范 关于召开中共 省第 次党代会的决定 中共 即 中国共产党 的简称 后面又来个 党代会 就重复了 规范的应是 关于召开中国共产党 省第 次代表大会的决定 或 关于召开中共 省第 次代表大会的决定 作为党的代表大会 一般不用简称 要全称 以示庄重 党的委员会全体会议名称则常用简称 关于召开中共 省全体会议的决定 中共 省 应是 中国共产党 省委 或 中国共产党 省委员会 省人民政府关于教育工作的决定 这个标题事由写得不够明确 太简单 表意不清 应该写成 省人民政府关于加强教育工作的决定 2 正文 一般包括三个层次 1根据和原由 写作时要注意交代清楚 简明扼要 有理有据 令人信服 2决定的事项 一般来说 内容比较复杂的决定 事项要一条一条地表述 把主要的 重要的放在前面 次要的放在后面 结构要合理 层次要分明 内容要合乎逻辑 3对决定事项的评价及执行的希望和要求 评价和希望可放在开头 也可放在结尾 3 时间标注注意两个问题 决定的时间标注要注意两个问题 一是成文日期要以会议通过的日期或领导人签发日期为准 不能以起草或打印的时间为成文时间 二是决定的时间一般要标注在标题下方 可用括号括起来 决定的时间不能标在文尾 因为决定一般不写抬头和落款 5 决定的写法 通常有三种 1 单一结构法对于内容单一的决定 只要用一两句话 将决定的根据和决定的事项说明即可 2 条例法 有的决定 事项较多 为使条理清楚 叙述简明 把决定下来的若干问题 按主次列出若干条或若干项 并用数码标明 一段讲一件事或阐明一个中心问题 条例法不要求段与段之间紧密衔接 一段一个内容 一段一个层次 条理清楚明了 3 板块结构法 板块结构法多用于阐述性较强的决定 这种写法 把全文分成几个部分 每一部分叙述一个中心意思 这种结构的决定 一般都具有较强的理论特色 对现实具有重大的指导意义 同时又是重要的历史文献 因此 写这类公文时要有充分的理论准备 此外 有关表彰和处分的决定 一般由标题 正文 制发机关和制发时间组成 正文包括受表彰或犯错误者的情况 主要事迹或错误事实 决定的事项 这类决定一般都附有典型材料或案情调查报告 二 通知 1 定义和特点通知是机关单位向特定的受文对象告知有关事项的晓喻性公文 它有三个特点 1 适用范围的广泛性 在所有的公文中 通知的选用范围最为广泛 上至高层机关 下至基层单位 大到一国范围内的重大安排 小到一个单位内部告知一般事项 都可以用通知行文 是最常用的一种公文 2 文体功用的晓喻性 通知总是有所告晓 有所要求 即包括 晓 和 谕 两重功用 或告诉人们有关事项 或要求办理 遵守执行 3 知照事项的时间性 在所有的公文中 通知的时间性最强 通知事项或要求办理的事情 往往都有很强的时间要求 即使是规定性通知 也不像其他规范性文件具有较长的时效 通知的分类 通知从内容性质上看 可分为批示性通知 指示性通知 一般事务性通知 会议通知 共四种 2 通知的写法 通知一般由发文机关 正文 落款和日期构成 1 标题通知的标题有完全式和省略式两种 完全式是发文机关 事由 文种齐全的标题 省略式则是根据需要省去其中的一项或两项 省略式标题有如下三种情况 1省略发文单位如果标题太长 可省略发文机关 如 省人民政府发出 关于县级市经济管理权限的通知 这个标题省略了发文单位 省人民政府 如果是两个单位以上联合发文的 一般不能省略 如 中共 省委 省人民政府批转的通知 2省略文种 公文的标题一般是不能省略文种的 转发性通知 有时由于被批转 转发的公文标题中已有 通知 二字 或者被批转 转发的公文标题比较长 这时 通知的标题一般可省略文种 省去 通知 二字 如 省人民政府转发国务院关于国营企业厂长 经理 实行任期制度的通知 碰到这种情况 如果不省略文种 就会出现 的通知的通知 的现象 标题很长 读来拗口 多次转发应省略 有时 也会因层层转发而出现长标题的情况 如 县人民政府关于转发 这个标题四个层次 用了三个 关于转发 三个 的通知 不顺口 应改为 县政府转发国家外事办关于认真做好外事接待工作的通知 3省略发文机关和事由 如果通知发文范围很小 内容简单 甚至张贴都可以 这样的通知标题可以省略发文机关和事由 只有文种 即 通知 二字 例如在单位内部的会议通知 政治学习通知 简单的工作通知 等等 2 主送机关 在标题下 正文前顶格定写受文的单位或个人 3 正文 通知的正文包括原由 通知事项 通知要求三部分 下面介绍几种通知正文的写法 发布性 转发性 通知 正文一般很简短 写明发布的意义和目的 提出执行的要求 如果在题目和正文中已指明所发布的文件的名称 也可在正文后不再注 附件 的字样 直接将所发布的文件附在通知后即可 可以把发布性通知称为 批语 把被发布 批转的文件看作是通知的主体内容 批语表明发文机关的态度 提出贯彻执行的要求 一般起提示 按语的作用 指示性通知 正文一般分三部分 开头部分 一般是通知的原由和目的 可以写当前存在的问题 发本通知的意义 也可以写 特发本通知 或 特通知如下 转入通知的内容 正文的主体部分 即事项部分 多采用分条列项法 把通知的具体内容一项一项列出来 把布置的工作或需要周知的事项 阐述清楚 讲清目的 要求 措施 办法等 这类通知多数用于布置工作 因此有人称之为 工作通知 第三部分是结尾 提出贯彻执行要求 如 请遵照执行 请认真贯彻执行 请研究贯彻 等等 也有的通知结尾没有习惯用语 以正文的完结而结束 写指示性通知 要开门见山 不要转弯抹角 在叙述通知时 要突出重点 把主要的 重要的写在前面 根据需要 主要的内容可详写 讲清道理 讲明措施 次要的内容 尽量简略 扼要交代即可 在语言表达方面 通知的语言主要是以叙述为主 对下级单位提出要求 会议通知 正文要具体全面 一般包括 召开会议的机关 会议名称 会议起止时间 地点 会议内容和任务 参加会议人员范围和人数 入场凭证 报到的时间和地点 与会人员需带的材料 文件等 会议通知的格式比较固定 只要把以上内容写清楚就可以 任免通知 正文比会议通知更为简单 也有固定格式 只要写清楚决定任免的时间 机关 会议或依据文件 以及任免人员的具体职务即可 一般性通知 一般性通知所涉及的事项比较具体 正文主要交代要办什么事 什么时间完成和要求等 有的告诉受文单位一些事项 以便工作联系 不需办理 4 落款和日期 在正文右下方写上发文机关名称和发文日期 一般而言 通知是下行文 不能向上级机关 同级机关或不相隶属的机关发通知 但在实际工作中 有时通知的事项不仅需要自己的下级单位知道 同时也需要同级机关或不相隶属机关了解 通知送交上级机关和其他单位 而不必向他们另发通知 写通知三忌 一忌啰嗦 二忌条理不清 三忌无谓的客套 寒暄 通知是一种简洁明确的公文 决不能用写私函的方式来写通知 三 通报 1 通报的概念通报是机关和社团把情况 经验教训 好坏典型事例以及具有典范 指导 教育 警戒意义的事件通知下级单位的公文文种 2 通报的种类 1 表彰性通报 用于表扬先进人物和先进集体的事迹 总结成功的经验 宣传好的典型 树立榜样 推动工作 这类通报篇幅通常较长 可以分节叙述通报的主要内容和目的 正文一般包括通报缘由 事实 通报事项和总结出来的经验以及表彰决定等部分组成 有时也有对受文者的原则要求 2 批评性通报 用于批评错误 通报事故或反面典型 归纳教训 教育他人引以为戒的通报 称为批评性通报 这类通报的正文结构同表彰性通报相似 但通常通报事项的具体叙述较略 内容以议论为主 突出结论和对受文者的要求 3 事项性通报 这类通报一般在传达情况 沟通消息 互通情报时使用 又分专题通报和综合通报两种 专题通报是指就一件事件 一个情况的演变过程进行概括和叙述 综合通报则是就几个方面情况或一段时间形势发展的概括和分析 这类通报的撰写比较灵活 关键要抓住重点 突出本质 这类通报注重对开展工作的指导或提供参考的作用 一般不下结论 只是以事实说明问题 3 通报的写法 1 标题通报的标题可省略发文机关 比较重要的通报则不省略 在拟通报标题时 特别要注意准确 简明地概括出事由 例如 关于必须严肃处理党员干部中的违法乱纪案件的通报 就省略发文单位 而 国务院关于一份国务院文件周转情况的通报 则写明发文机关 事由和文种 通报的署时可以在标题下方 这时 通报不需写抬头和落款 通报也可以有抬头 落款 时间在发文机关下面 这两种格式都是正确的 2 正文 不同类型的通报 其正文写法有所不同 下面分别介绍表扬性通报 批评性通报和情况通报的正文写法 1表扬性通报 表扬性通报的正文 大致包括三个部分 叙述事迹 事迹要典型 叙述时尽可能简明扼要 把人物 时间 地点 事情的主要经过和结果交代清楚 要根据篇幅 抓住主要特征和梗概来写 不必要叙述全过程 只要概括介绍就可以了 通报还常在介绍事迹的基础上再加上简要的评价和意义分析 节省笔墨 点到即止 表扬性通报 表彰决定 凡表彰性通报都有表彰的具体决定 这部分一般是略写 写清楚给予什么奖励即可 希望和要求 发通报的目的是表彰先进 号召人们向先进单位和个人学习 通报的结尾部分一般有希望和号召的内容 2批评性通报 批评性通报写法与表扬性通报大致相同 正文内容主要包括错误事实 根源和教训 处理决定 希望和要求四部分 错误事实 批评性通报要实事求是地反映事实真相 不能夸大或缩小 因为这是批评的依据 必须真实 根源和教训 对错误进行分析 指出错误的原因 点明危害 这部分要写得准确 中肯 实事求是 不能含含糊糊 模棱两可 或者故意夸大 无限上纲 处理决定 在摆明事实 分析原因的基础上 恰如其分地提出处理决定 有理有据 令人信服 希望和要求 这部分是通过对错误的处理 要求当事者如何对待错误 希望大家吸取教训 引以为戒 3事项性通报 事项性通报首先写明所通报的情况 对主要情节进行客观叙述 注意把人物 时间 地点 事件 结果写清楚 其次要写明发文机关的意见和要求 可以对事实分析的基础上作出 3 撰写通报注意事项 1注意时效性发通报必须有很强的时效性 要抓住时机 及时将先进典型和经验向社会宣传推广 对反面典型予以揭露 引起警戒 或对某些重大事项和重要情况 及时予以通报 以起到交流情况 信息 指导工作的作用 2事例要真实 典型 通报中所涉及的事例 必须客观真实 不允许捏造虚构 事例的反映要准确 不能夸大或缩小 通报提出的希望和号召 也必须切合实际 要有一定的针对性 使读者接受号召 受到启示 不是事无巨细都要发通报 要选择对工作有普遍指导意义的事项来发通报 要有普遍的指导意义 就应选择典型 3要突出教育性 注意掌握政策 通报与决定不同 它不是一种行政命令 它最主要的特点是教育性 在写通报中的意见时 必须注意政策 掌握好分寸 做到合情合理 否则 既对当事人不利 又难于服众 4要详略得当 通报的整合是写作重点 固然要多用笔墨 但要注意详略得当 若过于简单 变成抽象的概述 难以动人 若过于详细 将 通报 写成了 通讯 或 报告文学 又会让人难于把握要领 公告与通告的不同启事不是公文 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 而 通告 适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项 根据上述规定 公告 的特点适用于级别较高的单位 并且发布的事项重要或者是法定事项 告知的范围是国内外 通告 适用于级别较低的单位 并且发布的事项是社会有关方面应当遵守或者周知的 告知的范围较公告小 如 滁州学院关于拆除违章搭建的通告 四 报告 1 定义和特点报告是机关单位向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议 回答询问的上行公文 报告可分为以下五类 1 工作报告 这类报告在向上级机关汇报例行工作或临时性工作情况时使用 工作报告的目的 主要是为了让上级了解下级的工作情况和动向 掌握全局 指导工作 建立上下级之间的正常工作关系 工作报告又分为例行工作报告和专题工作报告 例行工作报告主要用于定期向上级汇报本机关 本部门职权范围内的工作情况 最常见的是年度工作报告和工作总结报告 专题报告则是在一重要临时性工作完成后或正在进行之中 专门就这一项工作的情况向上级机关汇报时使用 2 情况报告 情况报告在向上级机关汇报工作中发生或发现情况和问题使用 情况报告和专题工作报告的作用差不多 不同的是 情况报告的内容比工作报告更具体 更有特定的意见 情况报告往往是就某一突发情况 某一问题或某一项工作 某一次会议的一部分事项向上级提出报告 情况报告突出工作中的 情况 工作报告则注重工作的全过程 3 建议报告 这种报告的侧重点在今后工作的意见和建议上 所以其性质与请求 所不同的是建议性的报告中提出意见 是供上级机关参考和研究的建议 而不是请求 上级机关对这些建议 可以答复 也可以不答复 4 答复报告 从内容上看 也属于工作报告或情况报告 由于使用特殊 另立一类 这类报告的前述报告不同 它是被动报告 即答复上级的询问 汇报有关情况 答复内容要有针对性 不能答非所问 5 递送报告 这类报告在递送文件 物件时使用 因是下级对上级行文 习惯上用 报告 而不用 函 行文 这种报告比较简单 写清楚报送文件 物件的名称 数量 结尾用 请审阅 或 请收阅 收束 2 报告的写法 报告由标题 主送机关 正文 落款和日期等部分构成 1 标题报告的标题 通常只写事由和文种 也有标题包括发文机关 事由和文种三部分的 有的报告内容紧急 则在标题中的 报告 前冠以 紧急 字样 报告的标题容易出毛病的是事由 有的报告标题乱而长 内容不集中 中心不突出 例如某单位给上级的一份报告 关于 共建文明单位和开展爱国卫生运动情况的报告 把 共建文明单位 和 爱国卫生运动 两种不同性质的事项写在一个标题当中 又如一份报告的标题 人民政府关于认真贯彻落实 政发 号文件精神 积极动员群众大力开展抗旱播种保苗 保证今年农业夺取丰收的情况的报告 这个标题长达60多个字 冗长 罗嗦 不够明确 这个标题可改为 人民政府关于抗旱播种保苗的情况报告 2 主送机关 在标题下正文前顶格写受文对象 一般是上级机关或业务主管部门 3 正文 一般报告由报告目的 报告内容 结尾三部分组成 开头说明报告的目的 用 现将有关情况报告如下 之类的习惯语过渡到下文 报告内容包括主要情况 存在问题 报告的事项是正文的主体 也是报告的核心 是向上级机关报告的具体内容 在写作时 要抓住主要内容 突出重点 有层次有条理地展开 用最准确 最简洁的语言 把报告的事项写出来 重要的详写 次要的略写 有点有面 点面结合 这样才能增加报告的说服力 结束语的写法 一般报告结尾都有提出要求的习惯用语 根据报告的不同内容使用不同的习惯用语 如常用的有 特此报告 以上报告如无不妥 请批转各地各单位执行 专此报告 请审阅 请批示 等等 注意 报告属陈述性文件 或汇报工作 或反映情况 或提出建议 或答复上级的有关询问 汇报工作 反映情况 不能夹带请示事项 有时需要上级机关解决一些问题 便应该另外用 请示 行文 这样 才能做到一文一事 专文专用 不要请示 报告不分 更不能出现 请示报告 的文种 报告和意见的区别 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 报告 只适用于上行文 而 意见 可以用于上行文 平行文和下行文 意见 作为上行文 应按请示性公文的程序和要求办理 上级机关应当对下级机关报送的 意见 作出处理或给予答复 意见 作为下行文 文中对贯彻执行有明确要求的 下级机关应当遵照执行 无明确要求的 下级机关可参照执行 意见 作为平行文 提出的意见供对方参考 五 请示 1 请示的概念请示是下级机关向上级机关或业务主管部门请示某项工作中的问题 明确某项政策界限 审核批准某事项时使用的请求性的上行公文 早期的请示和报告是混用的 因此 现在还有人错误地使用 请示报告 2 请示的结构与写法 请示包括标题 主送机关 正文和落款时间几部分 1标题请示标题大致有两种 一是写明请示事项和文种 二是写明请示机关 请示事项 事由 和文种 如 林业部半球审定国家级森林和野生动物类型自然保护区的请示 2正文 请示的正文包括请示原由 请示事项 请示要求三部分 原由 请示的原由是请示事项和要求的原因或理由 要写在正文的开头 先把原由讲清楚 然后再写请示的事项和要求 这样才能顺理成章 有说服力 有些请求审核 批准的请示 原由可以写得简单一些 甚至不写 事项和要求 指请示上级机关批准 帮助 解答的具体事项 一般包括方针 政策 办法 措施 主张 看法等 请示的事项 要符合国家法律 法规 符合实际 具有可行性 可操作性 因此 事项要写得具体 明白 有时请示事项只有一句话 如一份请求拨给会议经费的 请示 请拨给会议经费3000元 结尾 通常用套语结束 如 当否 请批示 妥否 请批复 以上当否 请指示 以上请示 请予审批 等等 这些虽然是简单的一句话 但它是请示中必不可少的一项内容 不能遗漏 更不能含糊其辞 注意结束语要谦和 得体 不宜用 请即从速批复 请尽快拨款 以救燃眉之急 一类的结束语 3请示的写作原则 1 一文一事一份请示只能写一件事 一些单位向上级机关请示时 为图省事 经常把好几个问题写在一起 认为只要能解决一个问题就行了 结果一个也不解决不了 因为 一文多事 牵涉的单位多了 涉及的政策也多 任何一个上级机关都很难答复 几个单位同时答复更不可能 如确有多项内容需要请求 就要一项一项地分头行文 不能图省事而犯一文多请示的错误 给上级机关的公文处理带来麻烦 2 不多头请示 一份请示 只送一个上级领导机关或上级主管部门 不能同时主送两个以上机关 更不能分头送给多个领导 如有需要 有关的单位可用抄送的形式 这样 可以避免出现推诿 扯皮的现象 一些单位以为多头分送保险 搞 广种薄收 结果常常是谁都有关系 但谁都不管 失时误事 3 不越级请示 请示与其他公文一样 一般不越级请示 如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时 要同时抄送越过的机关 4 不得抄送下级机关 请示是上行公文 行文时 不得同时发下级机关 更不能要求下级机关执行上级机关未批准和未批复的事项 请示 和 报告 区别 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 请示 应当一事一文 一般只写一个主送单位 需要同时送其它机关的 应当用抄送形式 但不得抄送下级机关 请示 只能事前汇报 上级机关对下级机关的 请示 应予以回复 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 报告 不得夹带请示事项 报告 可以事前 事中 事后汇报 上级机关对下级机关的 报告 一般不予回复 请示和函的区别 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 六 批复 1 批复的含义批复一般篇幅不长 针对来文作出明确的答复 或同意 或不同意 或部分同意 2 批复的写法 1标题批复的标题一般要求写明事由和文种 格式是 关于 的批复 也有些重要的批复 标题要写明批复单位 格式是 关于 的批复 标题的事由要把请示事项概括出来 2正文 批复的正文包括批复原由和批复事项两部分 批复的原由 即指批复的原因和根据 一般在正文开头用一句话说明请示的日期 标题和发文字号以及收文情况 例如 省侨联向省委报送了 关于召开 省第六次归侨 侨眷代表大会的请示 省委批复的原由这样写 侨联党字 1993 3号文收悉 没有引述请示标题 批复的事项 即指批复的具体内容 批复事项必须紧扣请示事项 逐条批复 批复事项的内容包括 批复态度和批复意见 要求写得态度鲜明 意见具体