销售和收款内部控制.ppt

销售与收款环节的内部控制设计 主要内容 第一节基本业务与基本内部控制制度第二节销售与收款的基本业务流程设计第三节销售与收款业务流程及关键控制点第四节销售与收款循环内部控制审计第五节销售与收款内部控制常见弊病第六节销售与收款内部控制建议 销售活动的目标 销售活动中可能的风险 销售形式选择不当 产品不适应市场需求 过量生产 销售活动中可能的风险 销货折让未经授权和审批 商品售价低于成本 行销人员售价低于既定底价 销售活动中可能的风险 货物销售给无偿债能力的客户 客户不愿意积极付款 行销人员未积极进行账款回收工作 客户账款被业务人员挪用 销售活动中可能的风险 客户订货事宜处理错误 无法准时交货 服务不佳顾客投诉 接受无法制造的产品订单 销售活动中可能的风险 坏帐估计不足 销售退回未入帐 如何降低风险 有效的内部控制 内部控制的目标 内部控制方法 不相容职责相互分离 1 授权批准控制 2 预算控制 3 人员素质控制 4 内部审计控制 5 电子信息技术控制 6 第一节基本业务与基本内部控制制度 一 销售与收款的基本业务 上述业务主要涉及以下部门 销售部门信用管理部门仓储保管部门会计部门 销售与收款业务流程控制图 销售与收款业务流程控制图 1 内部控制目标与内部控制要点 二 销售与收款的基本内部控制制度 2 基本的内部控制制度1 适当的职责分离 对于销售与收款循环 适当的职责分离有助于防止各种有意或无意的错误 发货通知单的编制人员不能同时负责贷款的收取 产品的包装和托运工作 填制发票的人员不能同时担任发票的复核工作 办理退货实物验收工作的人员必须同退货账务记录分离 应收款的记账人员不能同时成为应收账款的核实人员 2 正确的授权审批 接受客户订单的人员不能同时是负责最后核准付款条件的人员 付款条件必须同时获得销售部门和专门追踪和分析客户信用情况的信贷部门 或会计部门下的信贷小组 的批准 3 充分的凭证和记录4 定期寄送对账单 第二节销售与收款的基本业务流程设计 一 订单的证实和审核流程企业的销售与收款循环始于客户提出的购货订单 企业的销售部门接订单后 需要首先到企业的信贷部门办理批准手续 对于赊销业务 信用管理部门应根据企业的赊销政策 以及对每个顾客的已授权的信用额度来进行的 企业应对每个新顾客进行信用调查 包括获取信用评审机构对顾客信用等级的评定报告 设计信用批准控制的目的是为了降低坏账风险 企业应分别对原有客户 老客户 和新客户进行审查 1 老客户应考察其过去的成交记录 确认其是否具有良好的商业信用 同时信贷部门还应考虑本次订购的数量是否异常 如企业具有良好的商业信用且此次订购基本接近历来订购数量 即可办理批准手续 如果所需数量大大超过了历史记录 在办理批准手续前 必须要求客户提供近期的财务报表 并通过财务报表的审查来判断客户近期的财务状况 然后决定是否接受赊销 2 新客户对于新客户提出的购货订单 信贷部门必须要求其同时提供能够证明其资信状况的资料和财务报表 通过分析其资信状况和审查财务报表来决定是否接受其订单 以及允许的信贷限额 当客户难以提供其资信情况的资料时 企业也可以采用另一种控制手段来接受订单 即对本次订单规定最大供货数量 在客户被证实确实有良好信誉后 供货数量才能允许被扩大 对于现销的购货订单 上述审核客户信誉的控制程序可以省略 但订单的接受仍需得到销售部门经理人的签字同意 二 销售通知单的编制和核实流程 企业收到客户的订货单以后 应编制统一的销售通知单 销售通知单可以说是贯穿控制整个销售业务执行的单据 在编制销售通知单前 销售部门首先应向发货部门询问所订货物是否有库存 如无库存 应及时通知客户 如有库存 应及时编制销售通知单 销售通知单一式多联 以完整和规范化的格式记录不同的客户订单内容 如所订货物的编号 数量 价格等 同时也应记录销售过程所需的各种授权和批准 为发运业务的执行和有关账册的记录提供书面依据 发运通知单必须在事前进行连续编号 在执行后应归档管理 并由专门人员对其进行定期检查 三 销货业务的执行流程 企业仓储部门根据已授权审批的销售通知单发货 实际发货的品种和数量应记录在有关账册和销售通知单各副联上 并将其中一联交会计部门入账 如果包装业务也由仓储部门执行 则应同时填制包装情况表 记录其完成的工作量 具体的销货业务控制流程我们用下图表示 四 销货发票的控制流程 1 在会计上 销售发票是销售业务的真实记录 如果在发票和开具的账单方面缺乏有效的控制 会导致企业财务状况反映不实和舞弊行为的发生 2 对填制发票的控制 是通过对开票的授权来进行的 而这一授权是应以适当的附件为依据的 这些附件包括客户的购货订单 发货通知单等 当这些附件获得之后 开票人员就可以据此开具发票 3 对发票开列的数据和其他内容的控制可以从以下几个方面进行控制 在开票依据发货通知单上连续编号 以保证所有发出货物均要开票 发票上客户的名称应同主要客户一览表或客户购货定单相对照 发票上的数量必须以发货通知单上载明的实际发货数量记录或完成的劳务数量记录为依据 并应受到非记录发运数量人员的检查 发票上的价格必须以信贷部门和销售部门批准的金额或价格目标为依据 并应受到独立于销售职能的其他人员的检查 发票的内容应受到其他独立于发票编制人员的复核 发票总额应加以控制 即所有发票应定期结出合计金额 以便同应收账款或销货合计数相核对 五 折扣与折让政策的制定和审核流程 对多数企业来讲 给予客户一定的折扣是相当普遍的销售行为 因此企业应当制定较为详细的折扣政策或规定 折扣政策必须得到有关授权人员的批准 一般为销售部门的经理 办理现金收入或记录应收账款明细业务的人员不能同时办理客户折扣的业务 销售折让属偶然经济行为 一般不具有共性特征 往往需要具体问题具体分析 因此 当客户提出折让要求时 企业应对其提出的理由加以记录 并派专人核实理由 最后由授权人员复核客户提出的理由和企业调查结果 并决定在特定情况下给予客户的特定折让金额 六 应收账款的控制流程 由于应收账款是一种记录在账上的债权而非存在于公司中的实物资产 它容易被非法职员挪用 同时应收账款是否可收回直接影响到公司的资金流动 应收账款记录也是信贷部门确定信贷政策和是否增加限额的依据 所以应收账款控制是销售环节的控制重点 一般应实施的控制方法有 应收账款的记录必须以经销售部门核准的销售发票和发运单等为依据 根据应收账款的明细账户余额 定期编制应收账款余额核对表 并将该表寄客户核实 编制该表的人员不能同时担任记录和调整应收账款的工作 应收账款的总账和明细账户的登记应由不同的人员根据汇总的记账凭证和各种原始凭证 记账凭证分别登记 并由独立于记录应收账款的其他人员定期检查核对总账账户和明细账户的余额 由信贷部门定期编制应收账款分析表 从中分析出是否存在虚增的应收账款或不能回收的应收账款 指定专人对应收账款账龄较长的客户进行催收和索取货款 以保证公司债权得以收回 应收账款的各种贷项调整 包括坏账冲销 折扣与折让的给予等 必须经财务经理批准才能进行 七 退货理赔的控制流程 验收客户退回的货物调查退货索赔核准退货填制和邮寄贷项通知单 八 计提坏账准备和核销坏账 企业应当定期或者至少于每年年度终了 对应收款项进行全面检查 预计各项应收款项可能发生的坏账 对于没有把握能够收回的应收款项 应当计提坏账准备 企业只能采用备抵法核算坏账损失 具体方法不再赘述 第三节销售与收款业务流程及关键控制点 1 受理订单与编制销售计划 1 销售部门分析客户需求 受理客户订单 订单应按类别连续编号 2 所有订单均由被授权人员核准 并对客户信用状况进行初步核查 销售部门依据客户信用状况及订单和生产计划 库存等情况 编制销售产口的品种 规格型号 数量 价格 货款支付方式等具体的销售计划与赊销方案 并经部门领导审核签字 第三节销售与收款业务流程及关键控制点 2 审定销售方案和信用政策 1 产品销售计划传递给公司分管业务的领导审定 特别重大的产品销售计划报公司总经理办分会审定 销售产品拟采用赊销方式的应对客户信用进行审核 销售部门应根据本部门已掌握或客户提供的信用资料 结合产品销售市场情况 提出准予客户赊销的期限和额度 经部门领导审核后连同有关信用资料等一并传送给信用管理部门 第三节销售与收款业务流程及关键控制点 2 信用管理部门依据客户的信用资料及本部门已建立的客户信用档案和记录 对客户信用情况进行审核或调查 评定信用等级 提出审核意见 3 销售部门将销售计划 销售订单和赊销审核意见等资料传送给分管业务的领导和财务总监审批 特别重大的赊销方案报公司总经理办公会审定 销售价格未按规定政策执行的 应报价领导小组或授权领导审定 第三节销售与收款业务流程及关键控制点 3 生产订单销售部门及时将审批后的销售计划 销售订单传送给生产部门 生产部门根据生产计划与销售计划 销售订单情况 编制生产订单 安排生产 第三节销售与收款业务流程及关键控制点 4 签订销售合同销售数量较大或批量销售业务应当签订销售合同 销售合同文本由销售部门拟定 1 法律部门和财务部根据本部门职责对销售合同进行审核 提出书面审核意见交销售部门修改合同 2 分管业务的领导和财务总监依据审核部门的意见审定销售合同 按内部授权交由授权人员签订 第三节销售与收款业务流程及关键控制点 3 销售部门将已签订的销售合同分送财务 法律 仓储等部门备查 4 销售合同需要变更或提前终止时 应报分管业务的领导和财务总监同意 重大合同需报公司总经理办公会审定同意 并传送财务 法律部门 第三节销售与收款业务流程及关键控制点 5 组织销售与收款 1 财务部根据销售合同和销售实施方案 销售订单 查询核实客户预留资金和客户预付款的到帐情况或客户信用额度使用情况 向销售部门传送核实信息或据实开具收款通知单 2 销售部门根据已签销售合同 销售订单向财务部核实收款情况 确认无误后向仓储部门传送发货通知单 或销售部门根据已签销售合同和财务部收款单 开具销售发货通知单 连续编号 送仓储部门 并逐笔录入系统 第三节销售与收款业务流程及关键控制点 3 仓储部门依据销售发货通知单和销售合同 销售订单等组织发货 验货人员清点装货数量并与有效销售发货通知单核实一致 发货人员依据核准的发货单 实际发货量 对销售订单发货 系统自动生成相应会计凭证 将核准的发货单财务联传送给财务部 经会计主管复核后过帐 或发货人员依据核准的发货单 实际发货量 录入系统 并将核准的发货单财务联传送到财务部进行帐务处理 门卫核实发货单准予出厂 客户应按合同指定地点指定发货签收人员签收货物 货运人员对签收人员身体进行核对 采用赊销方式的 销售部门及主管人员应负责货款的按期回收 并对销售人员建立 谁销售 谁负责货款回笼 的责任考核机制 第三节销售与收款业务流程及关键控制点 6 财务开票与记帐 1 财务部依据销售合同 核准的发货单和已办出库手续等有关原始单据传送到有关财税系统开具销售发票 并加盖印单 2 根据财税系统开具的销售发票数据系统生成收入和税金的会计凭证 或根据开具的销售发票 核准的发货通知单等有关销售单据确认收入和税金 编制 录入相应会计凭证 3 会计主管复核会计凭证后记 过帐 第三节销售与收款业务流程及关键控制点 7 销售折让或退货 1 销售部门受理客户提出的折让或退货申请 并依据折让或退货理由组织相关部门查验和核实 提出处理意见 属于合同规定的折让和退货 则由销售部门审核后 将销售折让通知书传送财务部 将退货产品入库单和退货通知书传送仓储部门 2 销售部门将折让或退货申请及核实处理意见报分管业务的领导和财务总监审定 涉及法律纠纷的 还应有公司法律部门的审批意见 3 销售部门根据销售折让及退货审批意见 将销售折让或退货通知书传送给财务部 将退货产品入库单和退货通知书传送给仓储部门 第三节销售与收款业务流程及关键控制点 7 销售折让或退货 4 仓储部门审核退货通知书后 将退货产品验收入库 系统生成相应会计凭证 将核实后的退货产品入库单财务联传送给财务部 5 财务部审核销售折让通知书或退货通知书及退货产品入库单后 编制 录入折让或退货会计凭证 系统生成退货会计凭证的 不需编制 录入 6 会计主管审核销售折让通知书或退货通知书及退货产品入库单 复核会计凭证后由会计人员记 过帐 此外 需在会计报表披露的应当披露 第三节销售与收款业务流程及关键控制点 8 盘点对帐 1 销售 财务 仓储等部门定期对产品销售及存货情况等进行对帐和实物盘点 核实产品库存 对差异情况应及时查明原因并按规定处理 2 财务部应及时对赊销货款进行清结 未按合同清结的 要及时通知销售部门采取措施 要定期组织销售等部门与客户核对往来帐款 发现差异及时查明原因并按规定处理 3 期末财务部对应收帐款应进行帐龄分析 合理计提坏帐准备 并提出追收措施和建议 报分管业务的领导和财务总监审核同意后实施 同时做好客户资信档案的记录 4 分管业务的领导应组织销售部门和责任人员积极落实清欠措施并严格实施奖惩措施 第三节销售与收款业务流程及关键控制点 9 清理 终止合同 1 合同执行完毕后 销售部门应对合同执行情况进行清理 终止 建立客户信用档案 2 销售部门将合同清理结果和客户信用情况反馈给财务部 财务部应按季向分管业务的领导和财务总监提供核销合同遗留问题的清结情况 并督促销售部门落实追索工作 第四节销售与收款循环内部控制审计 一 销售政策和销售价格的制定与审批二 客户信用管理三 销售谈判与销售合同的制定 审批与修改四 销售订单的处理和开票的控制五 发货六 销售收入 销售成本的确认与应收账款管理七 销售退回 折扣与售后服务八 客户档案管理销售与收款循环内部控制审计程序经典 xls 第五节销售与收款内部控制常见弊病 虚记销售收入 调节利润销售成本结转不实 调节利润收款方式选用不当 造成坏账销售费用支出失控 成本增大销售凭证保管不严 造成资产流失 第六节销售与收款内部控制建议 加强市场调研机制营造良好的内控环境改进业务流程相关部门加强沟通加强应收账款管理加强销售环节内部控制的监督 谢谢观赏