“发文字号”常见错误析.doc

文秘知识/写作指导 “发文字号”常见错误析 国家行政机关公文处理办法（xx年1月1日施行）、国家行政机关公文格式（gb/t97041999）就“发文字号”的用法、格式、标准都作出了明确的规定。但是，“发文字号”在实际应用中仍然存在多少不规范的现象和问题，概括起来，主要有以下八个方面。一、搭配虚字。如：“政字xx第2号”、“发字xx第35号”，这里的“字”“第”均是没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是：“皖政xx2号”（即安徽某某人民政府xx年度发的第2号文件）、“皖发xx35号”（即中共安徽某某委xx年度发的第35号文件）。二、要素颠倒。国家行政机关公文处理办法第三章第十条第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但个别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。如：“(76)榕银农字第85号”，这一“发文字号”，不仅年号不全、“字”“第”多余、“括号”用错，而且年份前移，是错误的。规范化的用法应是“榕银农197685号”。三、年号不全。如“政发978号”、“政秘866号”，这里的“97”“86”是指1997年度、1986年度。虽然，在廿、廿一世纪里，“97”、“86”可理解为1997年、1986年，如若事过几个世纪或时间更长一些，为什么不可把“97”理解为公元97年、997年、1697年、2097年呢？年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以，年份号应该写全称19971986国家行政机关公文格式明确：“年份应标全称”。四、错用括号。如“政办（xx）8号”、“政办xx8号”，这里的年份所用的括号“（）”、“”均是错误的。规范的用法应是六角括号“”，如“政办xx8号”。五、乱设虚位。发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如“政秘xx008号”，这里的“008号”应改为“8号”。国家行政机关公文格式(gb/t97041999)已明确规定：“序号不编虚位（即1不编为001）”。六、摆放有误。常见错误有三种：一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆放却居中；三是上下排放距离不当，不是过高、就是过低。就发文字号的摆放问题，国家行政机关公文格式附件的条文释义中讲的非常明确和具体：发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，发文字号与红色反线（即文件版头上的一条红色横线）之间间隔4mm（发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，而发文字号应标在第3行，不要紧贴红色反线）。发文字号一般应居中排列。其实，发文字号的摆放有三种不同类型：有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的（俗称大文头）下行文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、红色反线上方，居中摆放4mm处（如上规定）；上行文（上报的公文）需标识签发人姓名时，发文字号移到左边，左空1字（上下摆放位置，如上规定在红色反线上方4mm处），签发人姓名居右安排，右空1字；“只用发文机关名称作发文机关标识的公文，发文字号一般标注在横线（红色反线）之下，公文标题之上的右侧”（见xx年1月1日起施行的安徽某某行政机关公文处理实施细则第三章公文格式第十一条第四款）。