公文处理办法(办公室业务培训).ppt

公文处理办法 办公室工作三个主要内容 办文办会办事 规范办文的重要性 体现机关的权威性促进办文的规范化提高公文的公信力 当前教育系统公文处理存在的主要问题 格式不规范文种混乱行文程序不严谨 一 公文的种类 党的机关公文共有14种 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 国家行政机关公文共有13种 命令 令 议案 决定 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 常用公文 基层单位常用的公文有 通知 通报 决定 意见 报告 请示 函 二 公文的行文关系 行文关系即向谁发公文 行文关系按隶属关系确定 1 隶属关系 隶属关系是一种管辖关系 在同一组织系统中 上级机关 部门对下级机关 部门的逐层领导与业务指导关系称为隶属关系 在同一组织系统的同一层级之间是平级关系 平行关系 不同组织系统的机关 部门 都是互不隶属的 不存在隶属关系 2 行文关系 一般应坚持按隶属关系逐级行文 不越级行文 按行文方向 可分为上行文 下行文 平行文三种 上行文 对有隶属关系的上级使用上行文 如报告 请示 下行文 对有隶属关系的下级使用下行文 如命令 通知 批复 决定 通报 条例 规定等 平行文 不相隶属机关之间用平行文 如函 3 注意事项 1 联合行文与党政分开行文 2 逐级行文与越级行文 三 公文的格式 眉首 6要素 主体 7要素 版记 3要素 一 眉首部分 1 公文份数序号2 秘密等级和保密期限3 紧急程度4 发文机关标识5 发文字号6 签发人 1 公文份数序号 党的机关秘密级以上 行政机关机密级以上公文都要标注份数序号 用阿拉伯数码顶格标于公文版心左上角第一行 编号不应少于2位 10以下数字前加 0 如 01 02 2 秘密等级和保密期限 是公文保密程度的一种标志 用3号黑体标 党的机关标于版心左上角 行政机关标于右上角 秘密等级依次为 绝密 机密 秘密 保密期限是对公文秘级的时效规定 中间用 隔开 如 秘密 十年 机密 二十年 3 紧急程度 这是对公文送达时限的要求 一般分为 特急 急件 特急件必须立即传递并办理 急件也应马上办理 党的机关公文标于左上角秘密等级下一行 行政机关公文标于右上解秘密等级下一行 注 公文标注紧急程度的 一般在标题中不应出现 紧急 字样 标题中如果已出现 紧急 字样 则不再标注紧急程度 4 发文机关标识 即文件的 红头 由 发文机关全称或规范简称 文件 组成 一般用小标宋字体 红字 字号一般应小于国务院文件 以显示其最高行政机关地位 注意点一 联合行文应将主办单位名称排在前面 文件 二字置于发文机关名称右侧居中 党政机关与同级的其他团体发文 发文机关的排列顺序一般为党 政 军 群 注意点二 平行文和下行文 发文机关标识于版心上面三分之一处 即发文机关标识距上页边62mm 上行文必须留出55mm的空白供上级机关批示文件用 即发文机关标识距上页边为117mm 5 发文字号 简称文号 是公文制发单位按发文顺序编列的公文代号 主要是便于对公文的统计 查询和引用 由 机关代字 年份 发文序号 组成 注意点 年份一定要用全称 并用 括起来 不能用 也不能用 发文序号是公文的流水号 不能标01 02 只能标1 2 3 4 联合行文标主办单位的发文字号 发文字号下4mm处印一条与版心同宽的红色反线 党的机关中间断开并加 行政机关为一条实线 错误 6 签发人 这是上行文的要素 表示对上行文中的请示事项负责 一般为发文单位的主要负责人 即真正的正职或主持工作的副职 多个发文机关就要标注多个签发人 与发文字号平行 标于发文字号右侧 发文字号左空1字 签发人右空1字 签发人 用3号仿宋 签发人姓名用3号楷体 二 主体部分 1 标题2 主送机关3 正文4 附件说明5 成文日期6 盖章7 附注 1 标题 一般由 发文机关 事由 文种 组成 基本格式为 关于 的 标于红色反线下空2行 用2号小标宋体 标题撰拟的注意点 标题排列要美观 对称 不能断句 标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 发文机关过多时 可以省略 公文的发文机关 只能是单位或本单位的办公机构 办公室 厅 内设机构不能对外行文 避免重复 在批转和转发公文时 防止介词和文种的重叠 2 主送机关 是公文的主要行文对象 主送机关应标明全称 规范简称或同类型机关的统称 标于标题下空1行 用3号仿宋顶格写 回行时仍用顶格 注意点 如果主送机关过多而使公文首页不能显示正文时 可将主送机关移至版记中主题词之下 抄送机关之上 上行文一般主送一个上级机关 不能多头主送 3 正文 这是公文的核心 位于主送机关下1行 每自然段左空2字 数字 年份不能回行 序号就按一 一 1 1 的顺序排列 正文编排注意点 联合行文机关过多时 必须保证公文首页显示正文 写不下时 可采取下列办法 一是公文标题中可以不标发文机关 二是将主送机关移至版记 三是适当缩小发文机关标识的字体 四是缩小首页的行距 4 附件说明 公文如有附件 应在正文之下空1行 左空2字 用3号仿宋标识 附件名称后不加标点 转发公文不必加注附件说明 5 成文日期 指公文的生效时间 一般以领导人最后批准签发的日期为准 联合行文的 以最后签发领导人的签发日期为准 行政公文用汉字书写 党的机关用阿拉伯数字书写 标注于正文下方 右空4字 与正文空白不能过大 一般盖章后印章与正文相距1行字以内 以防止变造公文 6 盖章 这是公文生效的标志 是发文机关确认公文效力的凭证 盖法分为下套式和中套式 盖章注意点 联合行文时 成文日期要拉开 左右各空7字 两个印章都骑年压月 三个以上单位联合行文时 要把行文单位名称写上 将印章加盖在单位名称上 以防止出现空白印章 印章和正文必须在同一页上 不得采取 此页无正文 的方式 可以适当调整行距的办法解决 半弧式印章用下套式 下弧有字的用中套式 7 附注 指公文中需要说明的事项 如用于表示公文的阅读传达范围等 请示和上行文应在成文日期之下空1行 左空2字标注联系人和联系电话 并用 括起来 三 版记部分 1 主题词2 抄送机关3 印发机关和印发日期 1 主题词 这是体现公文主题特征及其归属类别的名词性词组 主要是方便计算机检索 一般应参照主管机关发布的主题词表标注 按类别词 类属词 文种的顺序排列 每份文件主题词控制在10个以内 一般以3 5个词为宜 主题词 三字用3号黑体 居左顶格 后用冒号 词目用3号小标宋 词目之间空1字 2 抄送机关 指除主送机关之后需要执行或知晓公文内容的其他机关 包括上级 下级或不相隶属的单位 在主题词下1行标识 左空1字 中间用逗号 回行时与冒号后面的抄送机关对齐 最后一个抄送机关标句号 注意机关的顺序 列抄送机关的注意点 抄送非抄报 即使抄送给上级机关 也不用 抄报 向上级机关的请示 不可同时抄送给同级和下级机关 错误 3 印发机关和印发日期 印发机关是指导公文的印制主管部门 一般指办公厅 室 或文秘部门 印发日期以公文付印的日期为准 用阿拉伯数字标识 两者标于抄送机关之下 印发机关左空1字 印发时间右空1字 不能写打字人 校对人或印数 关于版记的作用 版记应置于公文的最后一面 最后一行 标志着公文的结束 版记各要素之间需加一条反线隔开 如果附件是放在版记之前的 说明附件是公文的有机组成部分 是有效的 如果放在版记之后 说明附件不是公文的组成部分 在法律上是无效的 四 公文的印刷格式要求 1 关于纸张 行政机关要求用A4纸 党的机关目前仍用16K纸 我省教育系统全部用A4纸 2 关于页码 用4号半角阿拉伯数字标识 位于版心边缘之下1行 左右各放一条4号一字线 单页码右空1字 双页码左空1字 例 10 3 关于印刷和装订 一般要求双页印刷 左侧装订 或骑马订 4 关于字体 正文用3号仿宋 一般每面排22行 每行28字 标题一般用2号小标宋 5 公文中的数字 除成文时间 部分层次序数和词 词组 惯用语 二万五千里长征 缩略语 三个代表 四项基本原则 等作为语素的数字必须用汉字外 其他都应当使用阿拉伯数字 在同一公文中数字的使用应前后一致 举例 经典的错误文件 用公文知识识别非正规文件的实例 中国宋庆龄基金会文件 五 公文的写作 写作的总体要求 信 达 雅 信 真实 公文的内容必须真实 达 确切地表达想要表达地意思 雅 合乎规范 讲究文采 庄重大方 一 选择文种 区分文种 1 请示与报告 报告是 阅件 请示是 办件 报告可以事前 事中 事后 请示必须事前 不能先斩后奏 请示必须一文一事 不得同时请示两个以上问题 请示不要多头请示 不能抄送下级机关 联合请示必须事先协调 统一意见 报告中不得夹带请示事项 请示必须批复 报告不用批复 2 函 函是正式公文的一种 同样具有法定效力 平行机关和不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项均应使用函或复函 3 意见与通知 意见具有指导性和建议性 通知具有指挥性和知照性 作为下行文时 意见通常用于对工作的指导 具有一定的灵活性 不便要明确地陈述所提意见 还要就意见的正确性 合理性 可行性作出说明 通知则更具强制性 指令性 写法上比较原则 二 突出主旨 精选材料 序化结构 规范语言 主旨 公文的灵魂材料 公文的血肉结构 公文的骨架语言 公文的面貌 主旨 指公文的中心思想或基本观点 是制发公文的主要目的和意图 主旨要明确 直接 不能隐晦曲折 主旨还要求正确 集中 鲜明 新颖 材料 要围绕主旨选材料 材料为表现主旨服务 要选择真实 正确的材料 要选择典型 新颖的材料 言简意赅 结构 一般由开头 主体 结尾三部分组成 按照提出问题 分析问题 解决问题的思路来谋篇布局 结构要清晰 严密 层次有序 语言 公文语言属于应用语体 要体现公文的庄重 准确 朴实 精炼 严谨 规范的特点 又要符合现代汉语语法 修辞 逻辑等规范 不同的主旨要用不同的语言和写法 公文的专用词语 开头用语 表示行文的目的 依据 范围 时间等 如 根据 依照 为了 称谓用语 如我 本 贵 你 该 经办用语 表示工作过程的时态等 如经 业经 已经 引叙用语 如悉 惊悉 查 奉等 期请用语 如请 恳请 敬请等 表态用语 如同意 不同意 可行 宜 征询用语 如妥否 是否可行 当否 期复用语 请批示 请指示 请审批等 承转用语 如为此 据此 综上所述 有鉴于此 结尾用语 如为盼 为要 特此通知 函达 函复 等 三 改善文风 与时俱进 1 合规 合法 合情 合理 合规 符合公文规范合法合情合理 政策性文件 涉及权利义务变更的事项首先要合法 其次要合情合理 2 努力克服文件多 文字长 内容空的现象 减少文山会海 3 适应电子政务需要 推进公文处理自动化进程 总结 公文写作的三种境界 昨夜西风凋碧村 独上高楼 望尽天涯路 在起步过程中饱尝艰辛和劳苦 衣带渐宽终不悔 为伊消得人憔悴 虽饱经挫折 仍不放弃理想和追求 众里寻他千百度 蓦然回首 那人却在灯火阑珊处 进入理想状态的喜悦和欢乐 谢谢大家