平顶山学院管理信息系统分析与设计报告.doc

超市职工信息管理系统 系统分析与设计报告 指导老师 组长 学号 组员 学号 学号 学号 目录 系统规划 3 一 项目背景 9 二 企业现状 9 三 开发原因 四 系统目标 五 初步调查 六 系统构成 七 人员分配和工作进度安排 系统分析 3 一 引言和背景介绍 9 二 总体目标和可行性分析 9 三 组织情况简述 9 四 运行流程分析 错误 未定义书签 系统设计 12 一 系统总体结构图 12 二 系统配置 12 三 数据库结构设计 13 四 人机界面 输入输出及编码校对设计 13 五 层次模块结构图 错误 未定义书签 六 详细设计方案说明书 错误 未定义书签 系统规划 1 1 项目背景 某企业是一家采用金字塔式组织结构 内部分工简单 业务流程短促的中 小型贸易企业 长期以来专营副食品如各种名牌的巧克力 奶糖等的销售和供 应 随着企业的不断发展 不仅经营国内品牌产品的销售 而且为国际上知名 品牌代理其产品的销售 企业经过近几年的奋斗 在副食品专营方面已具有较 大规模 业务的范围已突破原有的地域范围 形成以总部所在地为中心的省际 辐射 业务量和顾客数都扩大到以前的数倍 企业在快速成长的同时 对企业 组织结构设计 业务流程的规划 各种数据存储和应用提出了新的要求 旧有 的模式已不能再适应企业迅速发展的需要 随着业务的开展和市场竞争的加剧 企业的高层领导也意识到企业内部管理存在一些问题 信息技术的发展和普及 应用给管理者带来了希望 他们希望通过信息化的建设改变企业的现状 能对 市场机遇做出快速反应 给企业带来更多的利润 管理信息系统成功应用的案 例使得管理者有信心通过管理信息系统的开发和利用改变企业的管理现状 使 企业得到更好的发展 1 2 企业现状 根据初步调查 目前企业拥有少量计算机 大多数工作人员对计算机的操 作知识知之甚少 企业没有采用任何管理信息系统 基本工作大多由人工完成 计算机仅仅进行文字录入 处理 导致工作繁琐 重复性大 企业发展滞后 计算机在企业的主要功能停留在核算统计方面 无法应用到各个管理部门 即 无法实现数据的共享 企业的业务流程中各个环节几乎都是手工操作方式 数 据量大 使得工作人员工作量大 并且容易出现差错 效率低下 另外 企业 是凭借单据实现部门间的作业顺序 业务关系 单据一般由顾客传递 使得顾 客要在各个部门间奔波 客户满意度较差 企业现在的财务部与结算科的职能 边界不清晰 容易造成权责不明确 在销售分析和核算上容易出现差错 由于 整个业务流程都采用了手工方式 一些供需的信息不能及时的传给高层管理者 造成信息滞后 不利于决策者进行准确的市场判断决策 无法适应市场的瞬息 万变 企业现在采用的是金字塔式的组织结构 1 3 开发原因 基于上面的企业现状可知 企业的主要问题是手工操作致使工作效率低下 经济效益不高 许多繁琐 经常性 重复性的工作本可以用计算机解决的问题 却困扰着工作人员 浪费了大量的人力 物力和财力 企业规模的不断扩大 企业业务逐渐增多 各个部门的工作人员工作量就会加大 该企业销售完产品 后 没有提供相应的售后服务 由于数据处理都由人手工操作 资金方面没有 合理计划 拖欠款的情况没有能得到及时有效的控制 影响资金周转 这样企 业进一步发展和企业目前管理存在的问题的矛盾就会更加激化 企业的发展迫 切需要一套管理信息系统帮他解决目前的主要问题以及企业未来发展 在对该公司原系统的运行 实践进行初步调查 发现原系统计算机的应用 只是收集 存储了不少销售 仓储等信息 但都是以 WORD 文档的形式存储的 其功能仅停留在查询 统计 打印报表等一般功能 而没有充分利用其丰富的 信息资源为企业服务 在企业领导的支持下 为加强企业营销管理 开发一个 对企业销售情况进行全面管理的管理信息系统已势在必行了 目前 企业还存在这一些管理信息系统开发的有利因素 如企业内部有少 数精通计算机硬件的高端人才 为信息系统的管理应用提供了前提 企业还拥 有几十台计算机以及系统安装的硬件资源 企业领导和大多数员工的配合支持 系统开发应用潜力很大 系统的应用还可以使工作人员从繁重的工作中解脱出 来 改善了企业内部组织管理 使企业内部信息流和物流畅通无阻 提高工作 效率和经济效益 促使企业进一步发展 1 4 系统目标 销售管理信息系统是为了适应企业综合管理的需求 改变企业现有的管理 模式 加速企业管理的自动化 标准化和科学化 而建立的一个整体性的销售 操作系统 它可以为各管理层提供可靠的信息 为提高企业各方面的效益服务 系统的总目标是 用信息来支持企业的决策和企业的业务操作 用信息技术实 现办公自动化代替原有手工管理方式 提高业务处理效率 具体如下 1 改变过去手工操作 建立计算机系统操作 更加快捷 做到高效率 公司市场 开票 结算 财务 仓储等部门全部实现自动化管理 2 公司在本系统的支持下 能够达到合理进货 及时销售 库存量小 减少 积压的目的 尤其是商品存储这一块 能够大大降低公司运作成本 取得最佳 效益 3 通过业务的整合和组织结构的调整 提高数据的准确性 避免逻辑的错误 和人为的错误 提高数据的可信度 4 运用分布式的微机网络 避免以往信笺传递时所耗的时间 提高工作的时 效和针对性 有助于提高领导的决策 减少失误 5 能够及时了解库存情况和销售情况 6 通过对市场销售和市场需求分析 制订和调整公司销售计划 1 5 初步调查 人事部 该部门主要分为人事管理和培训中心两个部分 人事管理部分 主要负责新员工的招聘 已雇用员工的考勤 工作情况记录 及员工的奖惩 提升 解雇 调用情况等 培训中心主要负责培训员工相关专业知识 工作方 法 制度 其中包括新员工的上岗前培训和老员工的继续深造提高 财务部 该部门主要负责业务结算和工资结算两个方面工作 其中 业 务结算主要负责每次交易前订单的资金审核 交易结束后的利润结算工作 并 掌握公司财务流向和资金动态 工资结算是针对公司内部员工的 包括每月员 工工资的结算发放 和年末员工奖金分红发放和记录 业务部 该部门有本地业务 外埠业务和 VIP 业务三个部分 其中 VIP 业务负责单笔金额超过三万元的大数额业务 和需要特殊保险的业务 本地业 务负责本市的业务 主要是信件 包裹等小件物品的投放 外埠业务负责国内 但在本市外的业务 按照路程远近和物品重量不同收费 运输部 该部门包括铁路组 道路组 空运组三个小组 其中 铁路组 利用铁路运输 负责远途但时间要求不紧急 运费不高的订单 是快递的主要 运输方式 道路组利用道路运输 负责近程的急件和一般邮件 空运组利用航 空运输 负责远距离 时间要求紧急的邮件 邮寄费用较高 客服部 该部门由话务中心 查询中心和理赔中心三个部门组成 话务 中心的工作是前台和电话接待 是客户和公司联系的桥梁和纽带 通过这个小 组公司接受客户的订单 查询中心的工作是接受客户的查询 给客户提供正确 的信息 如 邮件的发出日期 大概的达到日期等 理赔中心的工作是接受客 户的投诉 为在投递过程中邮件受损或丢失的客户提供赔偿和道歉 技术部 该部门包括网络组和维修组两部分 其中 网络组负责公司相 关网页的制作 更新和维护工作 通过及时更新提取相关信息 与客户保持紧 密的联系 维修组负责公司相关工作必需品的维修工作 如 运输车辆 办公 用品等 广告部 该部门没有下设机构 单独负责公司的宣传工作 通过在电视 报纸 杂志 网络等媒体上播放广告 吸引更多的客户 赢得更大量的客源 1 6 系统构成 为实现上述目标 将系统分为 5 个功能模块 市场管理模块 票务管理模 块 结算管理模块 报表分析模块 仓储管理模块 它是根据各子系统的管理 功能来划分 使得系统分工明确 业务流程清晰 从而优化企业管理 最终为 企业带来良好的经济效益 1 市场管理 制定相应的产品价格 产生报价单 并为客户提供相应的服务 2 票务管理 操作人员是根据订购单开出发票 包括退货发票 并把订购 单分类存储 3 结算管理 根据开出的发票和订单 进行结算并编制销售报表 4 报表分析管理 根据销售报表和销售计划进行销售分析 5 仓储管理 根据发票和出库通知填写出库单 登记库存并形成库存账 月 末产生库存报表 1 7 人员分配和工作进度安排 销售管理信息系统开发过程中配备了以下人员 项目负责人 1 名 系统分 析员 3 名 系统设计员 2 名 程序员 2 名 系统调试员 1 名 工作进度安排 如表 1 所示 表 1 系统开发的工作进度安排 阶段 完成的目标 所需时间 所做的主要工作 系统 项目确定 1 个月 人员组织 确定项目规划性质 收集 1 2 规划 与规划 相关资料信息 确定系统目标 提出 3 4 系统未来略图 制定开发进度表 提 5 6 交规划报告 可行性分析 详细调查 可行性分析 1 2系统 分析 系统的逻辑 模型设计 3 个月 企业管理业务调查 组织结构 管理功 1 能 管理业务流程 数据流程调查 2 数据字典 3 系统 设计 系统的物理 模型设计 2 个月 总体设计 MIS 流程图设计 功能结构 1 图设计 功能模块图设计 代码设计 2 物理配置方案设计 数据存储设计 3 4 输入输出设计 5 系统 实施 实现系统 2 个月 物理设施购置 程序设计与调试 1 2 系统切换 项目人员培训 3 4 系统分析 一 可行性分析 可行性分析 主要从经济 技术和社会三个方面进行分析 经济可行性分析 技术可行性分析 社会可行性分析 二 管理业务调查 组织结构图 2 业务流程图 三 数据流程调查 四 数据字典 1 数据项 2 数据结构 3 数据流 4 处理逻辑 5 数据存储 6 外部实体 系统设计 一 系统总体结构图 略 二 系统配置 设备配置 服务器计算机 预装 Windows Server 2003 路由器 集线器 同轴电缆 PC 若干 终端 POS 机若干 打印机 网络拓扑结构 星型结构 中心计算机连入 Internet 其余计算机连成局域网 统一接入 Internet POS 设置 业务部 运输部设置 POS 机若干 预装自行开发的订单录入系统 并且连 有终端打印机 财务部 POS 机预装财务管理软件 PC 设置 广告部 业务部 运输部 人事部等各大部门均配有标配 PC 并可自由接 入互联网 三 数据库结构设计 四 人机界面 输入输出及编码校对设计 人机界面设计 登录界面设计 登陆后界面设计 登陆后界面中有账户 订单处理 信息查询退出四个选项 账户子菜单界面设计 账户子菜单中有密码修改和账号信息修改两个选项 订单子菜单界面设计 订单处理子菜单中包括新建订单 删除订单和修改订单四个选项 信息查询子菜单界面设计 信息查询界面包括按订单号 货物名 发货时间和收获人查询四个选项 输入设计 输入方式设计 键盘输入 关于发货人的具体信息和订单号 货物数量 种类等信息 需要业务员利用键盘输入 简单方便快捷 条码输入 利用标准的货物分类和统一规范化的条码贴 然后通过光学 符号阅读仪提取货物的相关信息 在运输过程中的货物确认 统计等环节中 利用此项输入方式 网络传送数据 在话务员接到业务订单或顾客投诉时 利用数字网络直 接向上级系统输入数据 输入格式设计 为了使数据在流通过程中不会出现因为格式不统一而受 阻的现象 应尽量是数据库和统计报表的格式相同 现在一般采用智能输入的 方式 校对方式 可以采用以下两种校对方式 二次键入校对方式 在输入的时候 同一批数据进行两次输入 以加以 确认 在计算机内部比较两次数据 如果相同则证明数据输人正确 如果不同 则挑选出来进行单独进一步校对 数据平衡校对 在财务报表时 在每行每列中增加一位字数小计字段 在新系统输入的时候再另设一个累计值 系统将输入的数值累加起来 与原始 数据中的小计数据自动比较 如果相同 则数据输入正确 输出设计 报表生成器设计 在用户输入需要的数据后 系统会自动生成一张报表 图形方式 大多数的编程软件可以利用用户输入的数据直接生成所需要 的图形 编码设计 订单号代码设计 订单号由公司统一设计 方式如下 D 2010 0414 003 其中 D 代表订单 后四位代表业务接受年份 再后四 位代表业务接受日期 最后三位代表此订单在一天业务中的编号 职工号编码设计 职工号由公司统一设计 方式如下 Z CW 23 其中 Z 代表职工 后两位字母代表职工所在部门 例如 CW 代表财务部 YS 代表运输部等 最后两位数字代表员工在所在部门的编号