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学校档案业务培训讲座 一 建立学校档案工作的必要性二 如何建立学校档案工作 一 建立档案工作的组织机构1 成立学校综合档案室2 成立学校档案工作领导小组3 成立学校档案鉴定小组4 成立学校档案工作网络 二 建立学校档案工作规章制度1 档案综合管理实施办法2 各门类档案分类方案 归档范围及保管期限3 档案管理的各项规章制度 三 学校档案整理 1 党群行政类档案的整理 1 分类与编号A 类目的设置 一级类目 采用类目名称汉语拼音的第一个字母 例 党群 DQ行政 XZ二级类目 是对一级类目的细分 采用 双位制 例 DQ11 DQ12 DQ13 B 编号 a 档号 年度号 分类号 案卷号b 页号 2 收集与归档 3 卷内文件的排列 按重要程度和时间顺序排列 4 立卷程序 年度 类别 保管期限 案卷 5 编目A 卷内目录 2020 3 26 8 B 案卷目录 固定每个案卷的排列顺序 注意1 同一年度内从DQ11 DQ17XZ11 XZ17各自按永 长 短依次排列例 DQ11 永 1 2 3 长 4 5 6 短 7 8 9 10 DQ12 永 1 2 3 长 4 5 6 短 7 8 9 DQ13 2020 3 26 9 2020 3 26 10 注意2 题名 责任者 内容 文种 50字以内宜 注意3 题名成分不得笼统表示 如 XX文件 XX材料 2020 3 26 11 C 撰写立卷说明 立档单位名称 成立时间 本年度内设机构及党政主要领导人变化情况 本年度学校主要工作情况 本年度党群行政类档案归档情况 2 教育教学类档案的整理 1 分类及编号A 类目设置 一级类目 JX二级类目 JX11 JX12 B 编号 档号 页号编法与党群行政类相同教师业务档案 年度号 分类号 教师代号 案卷号 2020 3 26 15 例1 1998 JX1811 1 1 例2 刘老师每年形成一卷1988 JX1811 1 1 1989 JX1811 1 2 1990 JX1811 1 3 例3 刘老师若干年形成一卷 以结束年作为年度代号 1988 19921992 JX1811 1 1 1993 JX1811 1 2 2 收集与归档 3 卷内文件排列 2020 3 26 17 4 立卷程序 年度 问题 保管期限 案卷 5 编目 卷内目录和案卷目录JX11 JX17 JX18目录单独一个目录夹装订 2020 3 26 18 3 卫生保健类档案的整理 1 分类及编号A 类目设置 一级类目BJB 编号 档号 年度号 卫生保健分类号 案卷号 页号 2 收集与归档 3 编目 4 基建类档案的整理 1 分类与编号A 类目设置 一级类目JJ二级类目JJ11 JJ13三级类目JJ1211 JJ12NB 编号a 档号 年度号 基建档案分类号 案卷号 2020 3 26 20 注意1 当一年只有一个工程竣工时 JJ12只分到二级类目 例 1995 JJ12 1 N注意2 当一年有两个以上的工程竣工时 JJ12分到三级类目 例 1995 JJ1211 1 N1995 JJ1212 1 N 2020 3 26 21 b 页号 双面书写的文件 正面右下角 背面左下角 折叠后的图纸一律在右下角 2 收集与归档一个工程分五个阶段 前期准备阶段 设计阶段 施工阶段 竣工验收阶段 使用维护阶段 基建档案按工程项目立卷归档 一个项目可能跨1 N年 按竣工年归档 3 立卷程序 年度 项目 阶段 案卷 不按保管期限排 4 卷内文件排列 一般按工程的阶段 小型工程 文字材料在前 图纸在后 5 案卷的装订 文字材料必须装订 图纸不须装订 但须加盖档号章 既有文字材料 又有图纸的案卷应装订 2020 3 26 24 6 编目 卷内目录和案卷目录注意 同一年度内从JJ11 JJ13依次排列 例 1995 JJ11 1 N 1995 JJ1211 1 N 1995 JJ1212 1 N 1995 JJ13 1 N 2020 3 26 26 5 设备类档案的整理 1 分类与编号A 类目设置 一级类目SB二级类目SB11 SB12B 编号 a 档号 年度号 设备档案分类号 案卷号b 页号 同基建档案 2 收集与归档 3 卷内文件及案卷排列 一部设备可能一卷 也可能若干卷 例 甲台设备1998 SB12 123乙台设备1998 SB12 456 4 案卷的装订文字材料装订 印刷成册的说明书及图纸可不装订 但须加盖档案号章 样式同基建档案 5 编目 卷内目录和案卷目录例 1998 SB11 1 N 1998 SB12 1 N 6 财会类档案的整理 1 分类与编号A 类目设置 一级类目CK二级类目CK11 CK15三级类目CK1411学校凭证CK1412校办工厂凭证CK1413学校服务部凭证 B 编号 档号 年度号 财会类档案分类号 案卷号 页号 除凭证外其它全须打页码 一律右上角 2 收集与归档 3 编目 卷内目录 凭证 账簿不编制 和案卷目录两种方法 A 按年度编 例 1998 CK11 1 N 1998 CK12 1 N 1998 CK13 1 N 1998 CK14 1 N B 按类排列例 1998 CK11 1 N 1999 CK11 1 N 2000 CK11 1 N 7 声像档案的整理 1 分类与编号A 类目设置 一级类目SX二级类目SX11 SX19三级类目SX1211历任领导SX1212会议SX1213教学活动 B 编号 档号 声像档案分类号 保管单位号 张号 照片 底片 注意 每个声像实体上要加盖或书写档号 例 照片档号SX1213 1 1 2 收集与归档 3 卷内照片 底片的排列 A 底片 不分类排大流水例 SX11 1 1 200 SX11 2 1 200 B 照片 同一类中以组为单位按时间先后顺序排列 例 SX1211 1 1 200 SX1211 2 1 200 4 文字说明A 总说明 时间 地点 人物 职务 内容B 分说明 具体每张照片的内容 5 编目A 案卷目录 学校统一使用的案卷目录B 卷内目录 广州市统一的声像档案卷内目录 8 实物类档案的整理 1 分类与编号A 类目设置一级类目SW二级类目SW11 SW12B 编号 档号 年度号 实物档案分类号 件号 2 收集与归档 3 编目 无须卷内目录 9 人员类档案管理规范 1 分类与编号A 分类 一级类目RYB 编号 档号 年度号 人员档案分类号 案卷号 2 收集与归档 3 卷内文件排列 按人事部门的规定执行 4 编目 卷内目录无须编制 10 档案用品 1 软封面 党群 行政 教学 卫生保健 基建 设备 会计类中的报表 账簿 工资用统一软封面 声像 凭证 人员除外 2 硬盒 除声像 凭证 人员外 一律统一 11 排架 除教师业务档案 JX18 和会计凭证 CK14 外 其它按类目依次排列 填写箱柜指引卡 2020 3 26 43 一 实施学校归档文件整理的前提条件二 实施范围党群 行政 教育教学类 可选择使用 三 基本保管单位 概念的改变现在改 卷 件 注意 归档文件的整理单位 一般以自然件为一件 具体情形 4 3 1 单份文件 一份文件为一件 专项活动形成的各种文件材料 如 各种评估 军训 国旗下的讲话等不能作为一件装订 2 成套性材料 学生名册 成绩表 毕业生派遣名册以班或年级为单位装订为一件 3 来文复文 四 整理原则与立卷整理原则相同 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 五 归档文件整理程序将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 加盖归档案章 编目 装盒 使之有序化的过程 4 2 一 归档文件的技术处理主要包括 拆钉 装订 修裱 虽然不立卷了 但这些必要的技术处理还要做 1 拆钉永久 长期保存文件的金属钉要拆下 短期可不拆 2 文件的修整 1 对文件进行托裱 修复 破损 小于B5 2 对字迹模糊或易退变的文件应予以复制 如 复写纸 圆珠笔 铅笔 传真件 3 超大纸折叠 按A4规格折叠 3 装订已不需同软封面一起装订 1 薄的文件用不锈钢钉或乳胶 2 厚的文件用棉线三孔一线 采用左侧装订 左 下侧对齐 2020 3 26 50 二 分类区分年度和保管期限和类别 三 排列1 同一大类 DQ XZ JX 归档文件按永久 长期 短期各自分别从 1 开始编件号 2 同一类别 一级类目 同一年度同一保管期限的归档文件按 规范 中的二级类目先后顺序相对集中排列 同为 11 的文件 重要的先排 亦可按文件形成时间的先后顺序排 形成文件日期在前排前 日期在后排后 3 同一事由的文件集中排 成套性文件排在一起 可放最后的有刊物 会议记录 2020 3 26 51 1 例 大类 DQ XZ JX 年度 保管期限 类别 二级类目 件2005 永 DQ11 1 2 3 4DQ12 5 6 7 8DQ13 9 10 11 2005 长 DQ11 1 2 3 4 5DQ12 6 7 8 2006 短 DQ11 1 2 3 4 5DQ12 6 7 8 2020 3 26 52 4 同一保管期限内未及时归档的文件 排在相应类别 一级类目 的最后 并在 备注 栏里注明对应的二级类目名称 四 编号文件编号在实体上通过归档章来表示 包括 全宗号 年度 保管期限 件号 馆编件号 室编件号 类别 2020 3 26 53 3 加盖归档章 每件文件首页上端空白处 如已满可在首页任何空白处 2020 3 26 54 五 编目编目应依据分类方法和室编件号顺序编归档文件目录 已不须编案卷目录和卷内目录 原则 以件为单位进行 内容包括 1 年度号2 分类号 2020 3 26 55 3 件号4 责任者注意 不要使用 本校 本科组 5 文号 一般由机关代字 年度 顺序号组成 例 穗档字 2001 8号 2020 3 26 56 6 题名 文件标题一般由责任者 内容 文种组成 1 一般情况下 文件只有一个题名 应照实抄录 2 有的文件有副题名或并列题名 正题名能反映文件内容时 副题名无需抄录 不能反映文件内容时 正题名后破折号后抄副题名 2020 3 26 57 3 有的文件没有标题或不规范 不能揭示文件内容的 要自拟标题 用 方括号 4 会议记录拟题名时 应写明会议时间和主要内容 5 附件内容重要 需要反映时 可在正件题名后抄录附件题名 外加 2020 3 26 58 7 日期文件的形成时间 填写时可分为两行 8 页数 1 每一件归档文件的总页数 2 不须像立卷时每页打页码 3 构成该件的各份文件页数相加 如 请示与批复分别为4页和1页作为一件 该件页数为5页 2020 3 26 59 9 备注填写归档文件需要补充说明的情况 如 请示与批复跨年的 在请示件目录和批复件目录的备注中分别注明档号 在 归档文件目录 中 于每个二级类目第一件的 备注 栏里注明对应的二级类目名称 2020 3 26 60 归档文件目录 六 归档文件目录的构成与装订1 归档文件目录规格 采用 归档文件整理规则 DA T22 2000 的目录标准 2 构成 目录夹 归档文件整理说明 归档文件目录表格 3 装订可与分类方案一致 可一年一本 多 也可几年一本 少 类别 DQ XZ或JX 年度 或若干年 保管期限 永 长 短 2020 3 26 63 七 装盒1 将归档文件按照室编件号先后顺序装入档案盒 与归档文件目录的顺序相一致 注意 A 归档文件目录不须随归档文件放入档案盒内 B 不同年度的文件不应放入同一档案盒内 教师业务档案除外 C 不同类别的归档文件不应放在同一档案盒内 2 档案盒的填写 2020 3 26 65 谢谢大家