优质客户服务及管理.ppt

1 优质客户服务与管理 2 在过去的10年中 大多数组织越来越意识到他们不在是服务于市场而是服务于客户 顾客 并已经将服务的对象从市场调整为客户 顾客 但是 到目前为止 仍然有许多的组织将服务的概念理解并体现在口头上 即使是世界500强的公司也只有30 明确的知晓他们的客户 顾客 是否满意 有10 的公司知道怎样通过提高满意度是公司获利 更多的公司或组织都希望掌握这方面的理念 知识和技能 3 一 理解优质服务的内涵 1 什么是服务 菲利普 科特勒定义 是一方能够向另一方提供的基础上是无形的任何活动或利益 并且不导致任何所有权的产生 它的生产可能与某种有形产品联系在一起 也可能毫无关联 美国市场营销协会定义 可以被区分界定 主要为不可感知 却可使欲望得到满足的活动 而这种活动并不需要与其他产品或服务的出售联系在一起 4 3 服务的特点 无形性 在被购买之前是无形的 看不见的 尝不到 摸不着 听不到也嗅不出的 因此 服务提供者的任务是 管理证据 化无形为有形 不可分离性 服务的产生和消费一般是同时进行的 服务提供者就是服务的一部分 提供者与顾客相互作用 对服务结果都有影响 5 可变性 服务具有高度的可变性 因为服务取决于由谁来提供以及在何时何地提供 易消失性 服务是不能存储的 当需求上下波动时 服务就碰到困难 例如 地铁公司在早晚拥挤的高峰时间所需车辆肯定要多于其它非高峰时间的需要 因此 必须拥有更多的运输车辆来满足服务需求 3 服务的特点 6 4 决定服务质量的5个要素 可靠性 32 执行已承诺服务的可信赖性和精确性的能力 责任心 积极性 22 帮助顾客和提供快速服务的心甘情愿的程度 保证 19 员工的知识和礼貌 以及他们传播信任和信心的能力 神入度 人情味 16 对顾客体贴照顾 个性化关心的规定 有形体现 11 实体工具 设备和人员 材料等的外在体现 7 其它提高服务质量的方式还有 最高管理层有负责质量管理的传统 建立优质服务的高标准 服务绩效监督制度 满足顾客投诉制度等 8 5 服务的2个层面 物质层面 又称服务的内容 包括以下事物的价格 时机 质量和数量 设备 生理上的舒适 程序 职员配备 产品 送货 惯例 信息 角色和责任的界定物的服务与服务传递过程的可触摸部分相关联 对零售机构来讲的物的服务综合了门面 橱窗 存货 收银台 产品等方面 9 人的层面 人的服务包含在提供服务中人际关系的内容 具体有 肢体语言 语言交流 称呼客户的名字 专著 对人的尊重 冷静自信人的服务涉及服务的不可触摸部分 更难于衡量 控制和管理 5 服务的2个层面 10 6 有关于物的服务和人的服务的调查 在全美图书馆曾进行过关于服务的调查 参加调查的人员被分为2组 图书馆调查实例 第一组第一组的图书管理员被告知她从事的是一桩生意 必须尽可能迅速地办理读者的出入馆手续 读者在离开图书馆后 对刚才的服务给予以下评价 图书室太暗了 找本书很难 气愤不够友好大体上对服务不满意 11 图书馆调查实例 第二组第二组的管理员被要求做2件事 对读者要称呼名字 阅读证上有 微笑这组的读者在离开图书馆后也接受了采访 他们更情愿回答问题 并做出以下评价 图书室很暖和 书的排列方法很容易理解 照明通风条件很好大体上对服务满意结论 尽管读者所评论的只是物的服务 因为他们感觉到的是这些不同 但是2组实际上唯一的区别则在于人的服务 12 怎样才能使你的顾客感觉不同 是人的服务 而非其他 因此 人的服务才是构成顾客满意和长期忠诚度的关键因素 设想一下你愿意去光顾的餐厅和酒店时 通常那里人的服务是使你留恋的最大原因 更重要的是确保建立和保持一贯的人的服务 这才是顾客感受的关键 13 7 内部服务与外部服务 内部服务意味着你将你的同事作为顾客来看待 在企业里 我们都是内部顾客 在信息 服务和物流上我们相互依赖 与外部服务一样 只是发生在公司内部 好的内部服务也是做好外部服务的前提 要达到外部服务的最好就必须在内部团结一致 更好地协作 外部服务往往是内部服务的一面镜子 14 服务金字塔 提供服务需要一种倒金字塔式的组织结构 包括3个层次 服务提供者 是指那些与顾客直接打交道的员工 服务支持者 是指那些提供重要的内部服务来支持服务提供者去满足顾客需要的员工 管理层 领导者 是指那些支持服务系统启动的人 15 服务金字塔 服务提供者 服务支持者 领导者 销售 财务 管理人员 市场 生产 储运 高级管理层 关键时刻 16 分组讨论 请完成以下练习 15分钟 练习1 选一件发生在本公司的特定的服务事项 先从结果开始 再追溯到整个公司 辨别哪些部门是服务提供者 哪些被要求支持服务 管理者在与顾客的互动中扮演什么样的角色 使用以下的分类 对情形的简短描述 服务提供者 服务支持者 管理者a 思考每一部门对满意顾客需要的关注程度b 存在什么样的内部壁垒可能阻碍了服务提供者向顾客传送出色的顾客服务 17 三 了解 关键时刻 的概念 关键时刻 就是顾客与公司的互动中有机会对服务产生印象的任何环节 关键时刻的目的就是要帮助服务人员转变视角并设身处地为顾客着想 优质的服务的例子也代表了闪光的关键时刻 它们是那些让客户感到正面 热情 真正的惊喜 所以是令顾客对服务满意的关键时刻 调查显示平均每12个闪光的关键时刻才能弥补一个乏味的关键时刻 18 四 优质服务管理模型 为了有效管理关键时刻 运用一个服务管理模型是非常重要的 这个模型包括在5个领域的关键行动 员工 持续改进 服务程序 服务战略 管理者 19 5个领域的关键行动 1 建立一个明确的顾客服务战略2 确保恰当的员工在岗位上 拥有合适的技能来输送出色的人际服务3 建立明确的物质服务输送程序4 通过程序的完善 质量监督和转怒为喜来实现持续改进5 管理为灌输这些原则所做的角色扮演中 关键的每日功课 20 1 顾客 客户 服务战略 顾客服务关键的结果域 共同愿景和任务 SWOT分析 顾客服务战略 顾客服务的口号和价值 战略规划金字塔 21 企业的愿景陈述 企业的愿景给出了企业未来景象的清晰描述 包括企业存在的原因 能够给人以启发 指引组织的大方向 其作用包括充当组织的引导理念 帮助定义组织运行的方式 并将注意力放于未来 当一个顾客服务战略被启动时 要确保它与企业愿景陈述界定的组织方向相一致 愿景举例 RitzCarltonHotels 瑞思卡尔顿是这样一个地方 真正的关怀和客人的舒适是我们的最高使命 22 企业的任务陈述 企业的任务通过考虑以下几个关键因素 实现对愿景的沟通 企业想做些什么 谁是我们的顾客群 什么是企业的价值 需要实现怎样的利润水平 任务陈述比愿景陈述更明确 并作为一个大方向 在此基础上建立创造顾客服务文化的信念和行动 一个有效的任务陈述必须是清晰的 简短的 反应了企业的价值观 信念 理念和文化 包括了对企业经济动力的认同等 23 SWOT分析 集中与顾客服务的SWOT分析对于企业在提供出色的顾客服务时面对的优势 弱点 机遇和威胁采用一种探索的视角 本分析是对影响整体顾客服务水平的有利和不利因素进行审查 目的是从全局的和优劣势的角度来观察你要提供服务的世界 24 顾客 客户 服务的战略 来自于公司的愿景 任务和SWOT分析 应该是给人以启发的并能够指引企业的大方向 一个有效的客户服务战略应满足以下要求 是由集体发展的 以容易记忆的形式出现 高标准的战略意味着你会提供出色的服务 有光法的支持 整个公司的管理层 员工和支持措施 与公司的愿景陈述相一致顾客服务战略的目的是引导组织的日常决策并把握成功所要求的顾客服务的实质 25 顾客服务口号 顾客服务口号存在的意义就是用短句来概括服务战略的实质 口号的好处就是把精力和兴趣积聚在顾客服务战略周围 建立口号的一个显而易见的结果是要形成内部的良好沟通 组织创建了一个口号 但并不能在相关的领域内贯彻执行来管理服务输送的程序 这样会适得其反 导致内部与外部顾客的不断沮丧 26 例如 一家金融公司总裁在1998年宣布顾客服务是第一优先的 但他没有意识到把愿景变成现实的困难 他的团队既没有明确的任务和方向 也没有管理高层的认同 就开始进行全公司范围的沟通项目 只弄出一些杯子 T恤等小玩意 导致成本上升 驳杂的信息和毫无改进的服务水平 口号举例 耐克 Nike 去做 英伦航空 BritishAirways 把顾客放在第一位 福特 Ford 质量第一 顾客服务口号 27 定义顾客服务的价值观 建立顾客服务的简直观就是建立公司中人员对待彼此的方式 这些价值提供了内部顾客服务的内在框架 最终 这些内部价值观会对外部顾客服务水平产生直接的影响 关键是建立公司的文化 物质服务标准如果违背了公司的基础价值系统时 服务就会失效 28 价值观的例子 成就 沟通 认同 鼓励 合作 专业 平等 宽容 正直 友谊 参与 尊重 幽默 分担 提早行动和反应 迅速响应的服务 团结 忠诚 开放的心态 29 界定顾客服务的关键结果域 建立关键结果域是用来建立公司的整个优先性和工作任务与项目目标和里程碑之间联系的有用的技巧 关键结果域并没有描述要取得的结果 而是将手头的工作进行分类 这种分类的步骤是一种有价值的工具 30 例如典型的关键结果域 财务管理 控制 大多数公司必须满足预算的要求 并控制 市场开拓 销售 运营 人员 顾客服务 制造和分销 研究与开发 等等 31 沟通你的战略 一旦组织要建设顾客服务的文化 这种战略和方向就需要想整个公司沟通 沟通工具与方法包括 日常围绕顾客服务为主题的简报 使用服务口号的海报 T恤 徽章等 培训和座谈会 电子邮件公告 竞赛和奖品 32 举例 瑞思卡尔顿酒店把它的黄金标准介绍给所有的新雇员 共有14000位女士和先生人手一张压成薄片和卡片 这些信息时刻可以看到眼里记在心上 调查表明 在整个组织的范围内这些信息被接受 理解 信仰和行动大概需要2年时间 黄金标准 内容包括 信条 我们为顾客提供最好的人际服务和设备 使他们享受一种温馨 放松又美好的气氛 在瑞恩卡尔顿的体验使您精神振奋 体现福利并满足顾客只能意会的愿望 33 口号 绅士和淑女为绅士和淑女服务服务的3个步骤 一句温馨 真诚的问候 如果可能随时称呼顾客的姓名 预见并遵从客户的要求 一句亲热的再会 保证优质服务的20条规则 34 顾客 客户 服务战略总结 顾客服务关键的结果域 共同愿景和任务 SWOT分析 顾客服务战略 顾客服务的口号和价值 战略规划金字塔 35 2 招聘 培训和确保适合的员工 招聘适当的员工 定义工作要求 应用行为面试技巧来衡量已经界定的工作要求 建立测评中心 在输送出色的人际服务所需的关键领域提供培训 在人际服务技能方面提供不断发展的指导和反馈激励员工取得出色的成果 36 3 管理物质服务输送程序 这是关键的一步 涉及定义 审查和完善服务输送的程序和步骤 它要求 给出服务输送程序图 衡量程序中的关键成功点 建立服务输送步骤来最优化物质服务 订立服务层次协议 37 4 制定持续改进的程序 持续改进就是在不断发展的基础上加强和调整人际和物质双方面的输送程序 人际服务方面改进包括 建立以顾客为中心的团队 不断发展的加强活动如会议 简报等 建立奖励系统 进一步的培训等用来加强物质服务标准的行动有 对短期的服务事项应用问题解决模式 质量管理的主动性 不断发展和刷新的服务标准等 38 5 管理者的角色 在服务输送程序中最重要的角色是由管理团队扮演的 他们负责 帮助建立战略 理解为输送出色的人际和物质服务所需的关键技能 在输送出色的顾客服务中做出榜样 39 优质服务管理模型总结 为了有效管理关键时刻 运用一个服务管理模型是非常重要的 这个模型包括在5个领域的关键行动 员工 持续改进 服务程序 服务战略 管理者 40 五 什麽是优质服务 优质服务涉及两个基本特性 程序特性和个人特性每个特性对于提供优质服务来讲都是至关重要的 程序特性 是指提供产品和服务的方法和程序个人特性 是指在与顾客打交道时采用怎样的态度 行为和语言技巧 41 服务的4种类型 冷淡型 这种服务的特点是 在个人和程序特性2个方面都较弱 这种服务告诉顾客的信息 我们不关心你 冷淡型服务的特点 程序特性 慢不一致无组织混乱不便 个人特性 不敏感冷淡缺乏感情疏远不感兴趣 42 生产型服务的特点 程序特性及时有效率统一 个人特性 不敏感缺乏感情疏远不感兴趣 生产型 这种服务的特点是 在程序特性方面很强 但在个人特性方面较弱 这种服务告诉顾客的信息是 你是一个数字 我们在此对你进行排列 43 友好型服务的特点 程序特性 慢不一致无组织混乱 个人特性 友好优雅有兴趣机智 友好型 这种服务的特点是 在个人特性方面很强 但在程序特性方面弱 这种服务告诉顾客的信息是 我们一直在努力 但是实在不知道再做什麽 44 优质型服务的特点 程序特性 及时有效率有组织统一 优质型 这种服务的特点是 在个人特性方面和程序特性方面都很强这种服务告诉顾客的信息是 我们关心你 并提供优质服务来满足你 个人特性 友好优雅有兴趣机智 45 确定优质服务的标准 确定清晰 简洁 可以测量 现实可行的服务标准 就是在定义你对你的服务形象的期望 优质顾客服务即由此开始 46 1 时限 向顾客提供服务 你的时限标准是什麽 整个过程需要用多长的时间 整个过程中是否有些步骤要设定几个不同的时间标准 及时就意味着迅速高效吗 是否有时服务提供的太匆忙 太迅速 以至于顾客感觉太草率 麦当劳的59秒服务 优质顾客服务程序方面的7个标准领域 47 2 流程 如何协调服务提供系统的不同部分 它们之间如何相互配合 相互合作 你如何控制商品或服务提供到顾客的流程 你如何避免流程中的阻塞和停滞现象发生 针对以上问题的可观测的指标有那些 48 3 适应性 系统的适应程度或灵活程度如何 这一弹性能否按照不断变化的顾客需要做及时调整 顾客认为其便利程度如何 为了使客户服务工作更加轻松和容易 应采取什麽措施 你的服务系统是否围绕顾客需求来设计的 这种适应性系统的可观测的指标是什麽 49 4 预见性 你对顾客需求预测如何 你如何在客户尚未提醒时 抢先一步 向他们提供所需的服务 当你和你的团队预测准确时 你是如何知道的 表明你的服务提供系统预测准确的可观测目标是什麽 50 5 信息沟通 你如何知道信息得到充分 准确 及时的沟通 有效沟通的迹象是什麽 当沟通受阻时 你如何知道 你知道的时候是否为时已晚 能够反映服务活动中有效沟通的可测量的标准有哪些 51 6 顾客反馈 你如何了解顾客的想法 顾客反馈系统如何用于提高服务质量 你如何知道客户是否高兴 满意 快乐 关于有效顾客反馈系统的可观测的指标有哪些 52 7 组织和监管 在服务工作中 你的人员是如何组织的 你理想中的组织框架是什麽样的 应该如何监管 监管人员在服务提供系统中应该扮演什麽角色 服务提供系统的各个方面如何相互协调 能够表现所有部门运行正常的可见或可测量的迹象是什麽 53 优质服务个人层面的7个标准领域 1 仪表 顾客对一定的顾客服务活动所作出的积极或消极的反应 很大程度上受他所看到的影响 视觉是丰富我们对经历的看法的一种重要的感觉 当顾客接触你的服务人员或你的服务人员去接触顾客时 你希望顾客看到什麽 你希望服务人员表现如何 服务人员应该营造什麽气氛 表现什麽情绪或形象 符合仪表的外在指标是什麽 54 2 态度 身体语言和语调 我们不能够直接看到服务人员的态度 所以需要通过他们的身体语言和语调来推测 从这个意义上讲 态度是随处可见的 暴露无疑的 我们的身体语言和语调传递了沟通中的 真实 信息 你的团队成员如何通过他们的身体语言传递恰当的服务 你如何描述服务提供时理想的身体语言 如何描述你希望团队传递的理想的语气和语调 当它们得以贯彻时 你如何知道 有哪些观测指标 55 3 关注 关注是指满足顾客独特的需求 这种关注或关心是敏感的 它认同顾客的个性 从而以一种特殊的 独特的方式对待每一位顾客 你的团队以何种方式表示关注 他们如何才能使顾客感觉受到特别优待 哪些不同的顾客需要保持不断变化的敏感的关注 为满足这些独特的需要 你的团队成员能够做些什麽 56 4 得体 得体不仅包括如何发出信息 还包括语言的选择运用 某些语言会把顾客赶跑 因此 要注意避免使用这样的语言 在不同的环境中 说哪些话比较合适 在与顾客打交道的过程中 哪些话总是要说的 应该怎样称呼顾客 57 5 指导 服务人员如何帮助顾客做出购买决定 为顾客提供帮助的过程中 应该配备什麽资源 服务人员需要什麽样的知识水平才能提供正确的指导 你如何知道他们的知识水平已经达到标准 如何衡量这个标准 58 6 销售技巧 无论是销售产品或是销售服务 销售都是服务不可分割的一部分 服务的功能是培育 推进和积累销售 组织中的每位成员都应该是销售人员 服务人员的销售技巧在多大的程度上受到重视 你提供的服务所需要的销售技巧包括哪些内容 有效销售的可观测或可衡量的指标是什麽 59 7 有礼貌地解决问题 如何处理顾客的不满 如何使顾客转怒为喜 如何应对粗鲁 难以对付的顾客 应该有谁处理各棵的不满和问题 他们的权力范围有多大 你如何知道各棵的问题得到妥善的处理 有哪些相应的指标 如何观察和衡量这些指标 60 六 优质服务9 9战略 9个原则了解客户管理期望管理客户的感觉制造惊喜将功赎罪把握关键时刻创意与革新掌握心理善用科技 9项注意倾听客户改变思维方式分析测量保持不断改进瞄准标竿学习建立伙伴关系充分授权员工体现文化建设注意顺其自然 61 九个基本原则 了解客户管理期望管理客户的感觉制造惊喜将功赎罪把握关键时刻创意与革新掌握心理善用科技 62 1 了解客户 在一个竞争的市场环境中 客户是企业生存的条件要争取客户 企业必须创造客户所要的价值要提供客户价值 企业必须了解客户的需求与愿望 63 客户的期望 第三层次客户没有期望得到的增值特色或服务第二层次客户可以得到的选择第一层次客户期望的最低水平 64 客户对服务价值的评价往往取决于服务前的期望与所感觉到的服务质量 65 构成期望的因素 个人的主观需求企业的承诺过去的经验其他同行所提供的服务公司的形象广告 宣传 66 2 管理客户的期望 问题 试比较以下两家银行 A银行答应在中午提供的服务到下午1 30才完成 B银行答应在下午4点才会提供的服务 但在3点就不提供了 你认为顾客会选择哪一家银行 从纯粹客观的情况考虑 哪一家银行表现更好 67 管理客户的期望 顾客对服务的感觉并不是纯粹客观的 他们多数会对说到做到的服务留下好的印象 一定要记住 少承诺 多行动 不要作出你无法兑现的承诺 诚实 可信地描述你的产品及服务 说明它们能做什么及不能做什么 多与顾客进行沟通 68 3 管理感觉 顾客的感觉是服务的最终衡量标准 感觉不仅受有形的事物影响 也会受无形的事物影响 产品的技术含量 质量及价格固然重要 然而有时软性的质量如服务者的态度和同理心会更为重要 顾客的感觉并不总是符合逻辑的 感觉是无数细微的正面与负面的小事的总和的结果 69 管理差别化 在亚洲 几大服务行业 通信 运输 能源 银行的服务竞争越来越激烈 只要顾客认为服务的差别不大 他们对价格的关心要大于对服务提供者的关心 因此 解决价格竞争的办法是发展差别化提供物 交付和形象 提供物差别化可以包括一些创新特色以使其有别于他人 交付差别化是指一家公司可以在服务交付质量的能力和可信赖的顾客接触人员身上有别于竞争者 它可以开发更吸引人的物质环境 或它是一个高级的交付程序 形象差别化是经常通过符号象征和品牌标记来达到此目的 服务公司面临的3个任务 70 管理服务质量 提供比竞争者更高的服务质量是有别于他人的主要方法之一 服务公司面临的3个任务 71 管理生产率 服务公司要承受着降低成本和提高生产率的巨大压力 提高生产率有以下几种方法 使服务公司要承受着更加努力地工作或工作更加熟练 用在某种程度上放弃服务质量来增加服务数量 通过增加设备和标准化生产来实现 服务工业化 麦当劳的装配线生产 服务公司面临的3个任务 72 4 服务不止于满意而是制造惊喜 回忆你印象深刻的服务经历 是什么让你记忆犹新 你是否因服务而感到愉快 是什么令你愉快 73 通向传奇服务的阶梯 74 最佳补救努力 当做错事时 不要只是提供遗失的部分 那称为 补救 也要提供独特的个性化的帮助 那将是令人难忘的 努力 75 5 服务是关于将功赎罪 你曾经丢失过行李吗 你受到什么对待 你是否曾经因为差劲的服务而投诉 错误得到了纠正了吗 纠正的多快 你最后满意了吗 76 关键时刻 就是顾客与公司的互动中有机会对服务产生印象的任何环节 这一时刻也正是顾客衡量服务质量并形成意见的时刻 6 服务在于了解关键时刻 77 服务周期的基本活动 吸引客户取得定单处理定单交付产品或服务售后服务处理问题 78 更多的关键时刻 公司的广告雇员的态度产品包装公司说明书 指导手册信件雇员接听电话送货服务处理投诉 79 7 服务得力于创意与革新 你是否曾遇到过有创意的服务企业 他们是如何创意的 80 创意服务 IKEA 雨伞标价 晴天10元 雨天3元 一间澳洲超市 快捷收款柜台 消费150元以上 81 8 服务必须学习了解顾客心理 你是否曾经排队等候 在机场登记安全检查等等 你可是有过较愉快的等候经历 82 掌握客户的心理 等候管理 无事可做时 时间过得特别慢服务前的等待比服务中的等待长得多焦急与渴望使等待变得难以忍受不确知的等待比确知 有限的等待长没解释的等待比有解释的等待长不平等的等待比平等的等待长服务价值越高就越值得等待单独的等待比集体的等待难受 83 9 服务必须善用科技 你是否知道有哪一些公司通过使用信息技术而获利 你认为因特网给今天的企业带来了什么机会或威胁 84 拥抱科技 利用科技提高服务效率发挥知识的扩散效应增长率加服务的稳定性与可靠性提供高度个人化与特制化的服务协助沟通增加服务特色 85 优质服务的九项注意 1 服务需要倾听客户2 服务需要改变思维方式3 服务要用测量来保证4 服务要保持不断的改进5 服务要瞄准标杆学习6 服务是关于建立伙伴关系7 服务一定要授权与员工8 服务要体现组织的文化9 服务要注意顺其自然 86 1 服务需要倾听 你是否了解什么是你的客户所需要和期待的 他们得到的又是什么 在听取客户意见时 你用了什么方法 你了解竞争对手在做些什么吗 87 倾听的层次 忽视式倾听 不用心的倾听假装式的倾听 外表看起来向是倾听选择式的倾听 只听自己有兴趣的部分留意的倾听 专注在对方所说的话 并用自己的经验做比较同理心的倾听 出发点是了解对方而不是反应 用心倾听及回应来了解对方的话 动机 意图及其感受专家统计在我们的沟通中 文字只能表现我们想说的 其他的 是声音和语气 是身态语言 语调 语气和身态语言往往表达了内心真正的感受 88 自以为是的回应 自以为是的回应是我们在人际关系中常常遇到的障碍我们往往以自己的经验及动机为基础去提供建议 好为人师 探询 追根问底 诠释 想当然耳 及评估 价值判断 别人的讯息 89 自以为是回应的4种倾向 1 价值判断 对旁人的意见只有接受和不接受 导致别人不能畅所欲言 2 追根究底 依照自己的价值观探察别人的隐私3 好为人师 以自己的经验提出忠告4 想当然耳 根据自己的行为与动机衡量别人的行为与动机当我们能克服沟通的几种自然倾向 我们就能更有效的与他人沟通 避免用自身的思维及经验来评估他人 而达到有效的沟通 90 自以为是的回应的效果 自以为是的回应在什麽情况下有效果 当对方以具有逻辑的方式沟通且不带有情绪时当对方特别向你征求你的观点来协助时当你和对方的情感帐户额度很高的时候自以为是的回应在什麽情况会无效果 对方只是要找个人听他说话对方想用自己的节奏 步调 在没有威胁感的状态下表达及探究他自己的感受时当对方的沟通充满情绪的时候 91 同理心的倾听 同理心的倾听技巧就像是给予他人心灵上的空气 给对方一个可以发泄感觉 情绪 觉得真正被了解而非被批判的开放空间 这里各于对方心理空气的态度尤其重要 有效的技巧是建立在关心的态度和真心去了解的意图上 同理心倾听不一定适用在任何环境 只是协助我们了解别人的工具之一 92 在以下情境下同理心式的倾听是重要的 当交流互动参杂着强烈的情绪因素当人际关系已经变得信任度不高的时侯当我们不确定我们是否了解对方的时候当咨讯是不熟悉的或过于复杂的时候当不能确定对方是否确知我们了解他的意思 同理心的倾听 93 你可以使用下列语句 我了解你的感受 我知道你的感觉 我可以理解您的不安 你的意思是 94 思考 你应用哪一些聆听渠道 调查邮寄 电话 面对面焦点访谈 公司内部第三者顾客反馈反馈回执 意见箱免费电话投诉意见箱 访问最终用户分销商 95 2 服务需要思维的改变 行为是思维的结果 思维影响组织中的行为 在过去 我们认为质量是质量控制部门的责任 一些公司认为客户中的大多数是来和他们对着干的 并想从中占到便宜 这些想法现在还正确吗 96 双赢思维 有效的人际领导的习惯 双赢的思维是告诉我们人际交往中要寻求互利 双方都对决定感到满意并决定致力于计划的实施 而不是妥协 97 人际交流的6种思维 双赢思维 选择去赢并确保对方也赢就是双赢思维 特点 寻求互相利益是合作而不是竞争更多的倾听 做更长的沟通 更多勇气的沟通 98 赢 输思维 只顾及自己的利益 只想自己赢 别人输 把成功建立在别人的失败上 比较 竞争 地位 权力主导他们的一切 特点 大多数人的共同剧本以权力主义来处事运用地位 权力 资产 财产或做人技巧去赢 人际交流的6种思维 99 人际交流的6种思维 输 赢 虽然表现对人的关心 但是缺乏勇气表达自己的感受 容易受人胁迫 也只能从别人对自己的好感或接纳中来肯定自己 特点 缺乏标准 需求和对他人的期望轻易迎合他人 易被满足掩饰许多感受 100 输 输 缺乏勇气和体谅他人 嫉妒或批评别人 贬低自己和别人特点 是高度依赖的思维模式没有人获得利益是赢 输 输赢的长期结果 人际交流的6种思维 101 赢 只想得到他们所要的 并不一定要对方输 只是一心求胜 不顾及他人的利益 自觉性及对别人的敏感度很低 特点 以自我为中心从不关心对方是赢或输具有 匮乏心态 人际交流的6种思维 102 双赢或无交易 双赢或无交易是一种最高程度的双赢 有这种思维的人首先寻求双赢 如果双方找不到可以接受的方案 就采取 无交易 的协议 特点 允许对方说 不 一开始就站在交易和双方关系的实际立场是最高程度的 赢 人际交流的6种思维 103 双赢思维是 一种有勇气的努力 不是扮演 好人 是达到互赖的人际关系 不是每次都办得到的是一种以富足心态为基础的生活哲理 不是一种操纵技巧是以品格为基础的人际交流 不是以做人技巧为基础的思维模式 104 如何做到双赢思维 1 培养双赢的品格双赢思维的人具有3种品格 正直 正直的人忠于他们的感受 价值观及承诺成熟 成熟的人用勇气去表达自己的想法及感受 用体谅的心态看待他人的想法及感受富足心态 有富足心态的人相信世间有足够的资源 人人可以分享 105 双赢思维的情境练习 由于你具备正直 成熟的人格特质及富足心态 因此你会拥有高勇气及高体谅的稳健基础 在下列情况中 你会怎么做 勇气 体谅的情境 你跟老板及客户在餐厅吃中饭 餐厅中挤满赶午餐时间的客人 但服务人员的效率很慢 你时间很紧迫 必须在20分钟内回到办公室 老板及客户点的餐已于15分钟前送到 而且他们几乎吃完了 现在侍者终于送上三明治 但不是你要点的 106 假如有以下心态的人 会怎样回应 低勇气及低体谅 低勇气但高体谅 高勇气但低体谅 高勇气及高体谅 输 赢损己利人 赢 输损人利己 双赢利人利己 输 输两败俱伤 低 体谅 勇气 高 高 107 2 建立双赢关系 处于双赢关系的人建立高度信赖的情感帐户始终以诚实 正直及忠诚的品格来服人 行动与行为 决策与立场完全一致 协助别人了解他们的立场 行为及决策充分理解别人的看法 清楚沟通的期望做正确 及时和诚实的沟通尊重对待别人专注于正面 但是在需要改善的部分将提供建设性的意见 如何做到双赢思维 108 3 双赢的协议 有效的双赢协议会提供清楚 互相了解的协议 预期结果 澄清最终结果的目的及需求规格方向 成就结果的特定界限或时限资源 为了完成预期结果所列下的人力 财力 技术或组织使用的资源责任 确认可以评估进度或成果的标准后果 决定达成或为达成双赢所带来的结果 如何做到双赢思维 109 4 双赢制度及流程 用双赢制度及流程可以使您达到最好的双赢结果 当您觉得有困难及做不到的时候 要回归根本由内向外重新行动 结论 可以看出从发展双赢品格开始 然后进入双赢关系及协议 您将会继续扩展您的影响范围而使整个过程不断顺利运作 如何做到双赢思维 110 3 服务需通过测量来保证 在商业领域中 那些经过测量的 是最终完成的 那些有所付出的 将是完成更多的 财务报告并不能反映服务表现的全部 起码反映得不够迅速 Citibank 花旗银行 的研究发现那些有进行客户数据追踪的经理们在了解客户需求方面上一般都更成功 你是否一直在进行服务表现上的追踪 111 养成测量表现的习惯 决定哪些需要测量 它们必须与客户的利益有关联 建立一条基线 这是日后参考的起点 将公司的整体目标记在心中 为可接受的表现定下标准 设立过渡时期的目标用以提高表现 追踪结果 判断表现是否达到已建立的目标 112 测量什么 实例 组织表现雇员表现客户对常规服务的满意程度客户对处理问题和投诉的满意程度底线指标内部指标 113 4 服务是关于不断改进 流程再造 每天早晨当闹钟响起时 你应该意识到客户期望今天可能已经比昨天高 你最好能找到方法 比以前做得更好 114 服务过程的改进 你的服务过程是否为客户增加了价值 在设计服务过程时是否将客户的需求考虑在内 你是否一直对服务过程的表现做监控 你是否曾经对服务水平做出提升 115 改善服务过程设计 管理关键时刻定义服务瓶颈使服务过程标准化及简单化引入统计的质量控制方法服务过程再造 116 服务蓝图 服务概念及蓝图信息过程 顾客参与 决策点可见的界限第一线的接触与后台作业过程失败点 标准操作时间 顾客等待点 117 服务蓝图 服务系统蓝图是服务传递系统的 图示 概念蓝图是宏观层次的蓝图 它是服务的全面性展现细节蓝图是微观层次的蓝图 它显示服务系统中的细节 118 不断前进 服务领导人要设立更高的标准 督促员工去实现 员工要积极地准备随时应对客户的要求 一个产业的服务改进会影响客户对其它产业的期望 119 5 服务是瞄准竞争标杆学习 新航在机舱服务方面有极佳的声誉 FederalExpress是由于可靠的夜间速递 Domino意大利馅饼由于30分钟内定做送餐 你的客户所重视的决定性质量因素是什么 这是否正是你需要提高的 你应该和谁做比较 120 从最好的实践学习 定义关键成功因素设立表现测量标准测量服务差距向行业领先者学习引入改变 进行新的实践 121 服务差距 航空业 服务准时到达登记过程检查行李运送预订座位关心顾客洁净 有吸引力的客舱友善及高效的服务飞行常客计划机上饮食服务质量机上娱乐服务质量 122 标竿学习 123 6 服务是关于建立伙伴关系 124 价值链 企业在向顾客提供产品过程中一系列相互关联的价值活动的集合 125 请回想你自己做为客户的经验 当产品或服务出现问题 供应商是怎样对你的要求做出反应并给以纠正的 有没有供应商可以提供 产品或服务的 100 满意保证 这个保证对客户意味着什么 你是某个公司的忠实客户吗 是什么因素使你对该公司如此忠实呢 126 顾客忠诚的益处 赢得新客户的成本总是比较高昂的 留住客户的比例较高 就意味着只需要再赢得较少的客户 而其花费也较少 已经赢得的客户趋向于购买更多的商品 长期客户的定单是有规律和稳定的 因此服务的花费通常就较少 满意的客户经常会介绍新的客户给我们 这实际上是无成本的 满意的客户经常会愿意付出额外的费用给一个他们了解并信任的厂商 保住客户使得竞争对手在进入市场和夺取市场份额上更困难 127 不同服务行业中当顾客忠诚增加5 时相应的盈利增加百分点 128 客户满意度与顾客忠诚的关系 施乐公司的发现 129 上乘的服务保证 六大特征 无条件的易于理解的和传达有意义的将公司的资金放在关键的地方易于运用易于集合 130 实行服务保证的理由 服务保证使得公司将重心放在客户上服务保证确立清楚的标准服务保证帮助全体员工负起服务的责任服务保证帮助公司诊断提高服务水平的障碍服务保证促进了公司在营销上的努力 131 7 服务必须以人为本 授权员工 TomPeters曾经指出 在联邦快递公司第一线工作的信差管理着公司价值 14 400 000的业务 你如何估价贵公司第一线员工的价值 我们尊重一线员工的程度与他们责任的重要程度相符吗 132 迪斯尼的服务质量建议 你的一线员工如何对待下一位顾客 你如何确保他能提供令人满意的服务 你如何确信你的重要客户游览了所有地方 并因高质量的服务而完全满意 并愿意不断光顾 当然 除了你对于你的员工能够完成预期工作的自信以外没有任何保证 为了建立这种自信 就必须建立起一种令人注目并且持久的承诺 133 出色的服务是人与人之间的活动 将顾客看成一个有思想 有感觉 有需求的人 并愿意为他们提供所需 这样才能达到出色的服务 这意味着你应当站在顾客的立场上体会他们的需求 这需要你充分准备 有意愿并且能够为顾客提供超出他们期望的服务 134 服务人员素质 专业知识外表仪态待客态度精神面貌独立自主性自动自发性 135 服务有赖于被授权的人员 公司中的员工是否有当家作主的感觉 员工会经常说 我们 我们的 吗 员工会向朋友和家人谈论公司的情况吗 当公司招聘时 员工会通知 推荐其朋友吗 授权是增加威力不是丧失权力 136 授权是代表着成长不论是个人还是组织 授权也与人际关系的成功有关 137 授权的6项条件 相互依赖 缺一不可 3 双赢协议 5 责任归属 4 自我监督 6 辅助结构与体制 1 品格正直成熟丰富心智 2 技巧沟通规划与组织协同作用 138 双赢协议的5大要素 双赢协议是管理阶层与员工心中的合约 表示双方明确了解各自期待的成果 准则 资源 责任归属 结果等五项步骤 并愿意为之尽一份心力 1 期待的成果 充分讨论管理阶层所期待的成果为何 对于数量与品质不可含糊其词 预算与程序也要确定 让员工愿意为成果付出心血 并让他们自行决定最好的进行方式 2 制定准则 准则是对达成预期成果有帮助的原则 政策和程序 3 找出可运用的资源 找出员工可用来达成预期成果的财务 人力 技术和组织等资源 4 决定责任归属 让员工负起责任 使双赢协议更能有效发挥 5 确定赏罚 不管是否达成预期成果 双方对此应有共识 139 8 服务是关于组织文化 在已谈过的和将要谈及的所有有关服务的概念中 最重要的是 除非员工能共享组织的价值 准则和信念 组织的文化 并且清楚和自觉地用在给客户提供的服务上 否则组织实际上不可能提供稳定的服务质量 并建立牢固的服务声誉 140 高层的承诺共享观点以客户为中心重在防范严格的服务标准全面参与不断提高 质量文化 141 真正的最持久的优质服务并不会成为某种正式制定的计划的结果 更多的是在接待顾客的过程中自然产生的 9 服务要顺其自然 142 我们最为担心的不是我们弱小 我们所真正担心的是我们的强大 不可匹敌 事实上我们最为害怕的不是我们面临的黑暗 而是我们面临的光明 143 谢谢大家