工作分析方法(部门职责、岗位职责与任务清单.ppt

工作分析专题 操作流程及方法 工作分析的基本流程 工作信息提取 工作信息分析 部门功能与职责部门任务清单部门权限一览表岗位职责岗位工作清单 访谈问卷工作日志HRM软件 工作清单分析重点工作分析任职资格分析 招聘要素学历要求特定能力特定知识特定经验考核要素培训要素 工作说明书 应用于HRM的各项职能 第一阶段部门职责 任务清单与岗位职责 1 填写工作日志 各部门连续填写10个正常工作日的工作日志 以便查清每个岗位目前所从事的所有工作和工作任务构成 了解每个工作的不同职能的时间分配 具体填写格式参见附表一 2 汇总个人工作日志 每个人汇总自己的工作日志 汇总要求和格式见附表二 3 各部门汇总每个员工的工作日志 建立初步的部门工作任务清单 汇总要求和格式见附表三 4 在汇总的部门工作任务清单基础上 组织全部门的人进行逐项讨论 以便确认 5B 在汇总的工作任务清单中 有没有重叠或遗漏的 如果有 进行补充和修改C 考虑企业发展要求 讨论是否有目前尚未开展的工作 如果有 需进行补充 5 整理清单结构 各部门对清单进行整理 按逻辑关系和工作任务的同类性归类 其结构为 第一级 部门的主体功能 第二级 反映部门主体功能的职责 第三级 把任务清单归并在相应的职责内 6 各相关部门对工作任务清单进行集体讨论 目的是解决工作任务交叉 遗漏和界定不清的问题 同时确认相关工作或任务的衔接点 以便确认和区分部门职责 7 将工作任务清单交上级主管领导审核确认后 提交专家组进行评审 对于不合格的部门 需返回修改 8 部门职责的确认 将部门任务清单中的第一级和第二级提出 形成部门的基本职责 9 各部门在确认的部门职责基础上 进行权限划分 具体做法为 对每一项工作职责进行判断 凡有以下情况者 必须列入部门职责权限表 见附表四 并赋予相应的权限 A 需要做出决策 决定 的 B 具有关键责任判断点的 C 具有需要控制环节的 D 与其他部门重要工作任务相关的等 10 各部门确定自己部门的岗位设置和人员配置 画出部门结构图 并将工作任务清单中的每一项具体工作任务划归各个工作岗位 形成工作任务分配表 完成部门结构描述与设计 并画出结构图 如 部门经理 编码 编制 XX主管 编码 编制 XX主管 编码 编制 XX职位 编码 编制 A 部门与职位编码 如人事行政部编号为RX 人事行政部经理为RX 01 人事行政部人事主管为RX 01 01等 B 初步确认各岗位人员配置 C 补充岗位 职位 职责中与管理有关的项目 如经理级的部门工作任务分派 工作指导与监督 职场管理 人员激励 员工绩效评估与绩效改善 部门业绩的改善与提高 冲突的处理 下属工作中问题的协助解决 部门的工作计划 总结和汇报等 11 将部门结构 部门权限 部门职责 岗位职责等文件提交主管领导进行审核确认后 提交专家组进行评审 在需要的情况下 组织进行修改 12 将修改后的文件提交高层审核批准 第二阶段任职资格的确认 1 对每一个岗位 职位 的工作职责和任务清单进行评估 以确认资格要求 具体做法为 第一步 对工作职责与任务进行两维评估 重要程度和时间消耗 重要程度 根据发生问题对工作的影响程度和影响的持久性程度进行判断 划分为五个等级 5 极为重要 4 非常重要 3 比较重要 2 不重要 1 轻微 时间消耗 根据该项工作占总作业时间的比例进行评估 划分5个等级 5 极多 4 非常多 3 比较多 2 相对少 1 极少 评估表格如下 重要程度 部门 职位名称 职位编号 第二步 对阴影格内的工作项目进行评估 评估表格如下 第三步 整理 具体方法为把每纵行中内容进行归并 如有相同要求 选取要求最高者 第四步 根据第三步的整理结果按下列表格进行评估 第五步 将第三步 第四步的结果进行描述 第六步 将对任职资格的描述与本职位的工作职责与清单编排在一起 第七步 将权限表中涉及本岗位的权限逐条提出 与第六步的结果归并在一起 添加工作的分类和识别项目 形成工作说明书 附表一 工作日志部门 职务 姓名 年月日时分至时分 附表二 个人工作任务汇总表部门 职务 姓名 自月日至月日总工作时间 时分 附表三 部门工作任务清单分类表部门 填表时间 附表四 部门职务权限表部门 填表日期