行政公文写作函定.ppt

行政公文 函 教学目的 通过学习和训练 写出合格的函 教学重点 1 函的适用范围及特点2 函的结构和写法3 例文析评教学难点 函的结构和写法教学程序 泛读例文 必需知识 例文析评 复习与训练教学时数 理论教学2学时实训教学学时 一 泛读例文 一 商洽函 例文1 关于商请派车运送民工的函 省交通厅 为做好今年的春运工作 及时运送在我省工作的外省民工回家过年 我们组织了民工运送专门车队 但由于我们运力不足 车辆不够 估计不能满足民工的要求 特请贵省派出大型客车20辆 与我省组成运送民工车队 负责运送贵省在我省工作的民工 妥否 请尽快函复 以便办理有关手续 省交通厅 年 月 日 析评 这是一则商洽函 正文的原由部分 开门见山 即陈要旨 继而提出要求 文末一句 语言得体 又暗含催促对方办理的压力 例文2 广东省商业储运公司 粤商储 1987 06号 关于日野FC16SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的函广东省汽车贸易中心 我公司于一九八七年六月六日向贵公司原业务一科购买附有商检合格证的日FC16SA型六吨卡车15辆 发票两张 号码为0671012 0671022 于一九八七年六月二十三日交货 九月中旬正式投入营运使用 该批车使用后 陆续发现前 后轮内侧胎不规则锯齿形磨损 以内侧内边缘为甚 经有关技术专家及广州市公安局第七检测站检验 认定此批车存在严重质量问题 与原供货资料标准不符 我公司已于十一月初暂停止使用 为此 特向贵单位请求 一 于本月三十日前 派员前来检验质量鉴证等问题 二 重新按质论价 赔偿经济损失 或退货 希贵公司讲求信用 按国家有关法律 规定与我公司共同协商解决上述商品的质量问题 附件 1 购车发票两张2 广州市公安局检测站检验书 一九八七年十一月十二日 公章 联系人 电话 联系地址 广州市 路 号广东省 公司汽车队 析评 这是一则商洽索赔的函 正文的事由部分简明扼要地交代了事情的原委 发现的情况 检验认定 采取的措施等 为提出商洽的要求提供了有力证据 要求部分写得有礼有节 要求合理 并提出希望 最后附上附件作为证明材料 写上联系方法 以便联系 此函行文得体 表意明确 周密 二 询问 答复函 例文3 关于商请报价的函 茶厂 我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣 拟定购君山毛尖茶 我公司要求该茶叶品质一级 规格为每包100克 望贵厂能就单价报表和交货日期 结算方式等给予回复 如果贵厂报价合理 且能给予最惠折扣 我公司将考虑大批量订货 副食品公司 年 月 日 评析 这是一则询问函 开头提出对对方产品有定购的意图 接着提出请对方报价及有关事宜作出回复的要求 一般来说 正文至此也可以结束了 然作者继而又强调若对方报价合理 将考虑大批量订货 这样写 可以促使对方给出较低价 可谓匠心独运 棋高一招 这种写法值得借鉴 例文4 关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市问题的复函中华人民共和国驻毛里求斯大使馆 贵馆陈添进领事一九九 年八月三日给我市外事办的信函收悉 关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市一事 由于时间太急 来不及办理各种手续 无法在九月下旬成行 届时拟以市长名义发一贺电 祝贺波塞雄市建市一百周年 访毛里求斯一事 推迟到年底待牌楼设计方案定下来才出访 届时是否顺访波塞雄市 请贵馆酌定 佛山市人民政府一九九 年八月二十日 析评 这是一则答复函 行文针对来函询问的问题 谈了困难和处理办法 明确 具体地作了答复 措词得当 言简意赅 三 请批 批准函1 请批函例文 例文5 关于拟录用1996届大中专毕业生的函省人事厅 根据中共 省委组织部 省人事厅 关于1996年省级机关录用应届高校 中专学校优秀毕业生的通知 规定 我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试 面试 体检 政审 经厅党组研究 拟录用大中专毕业生24名 现将有关录用审批材料报上 请审批 附件 录用审批材料24份 省安全厅一九九六年三月二十五日 2 批准函例文 例文6 关于批准录用 等 名同志为国家公务员的函省安全厅 你厅 关于拟录用1996届大中专毕业生的函 国安政 1996 18号 收悉 根据中共 省委组织部 省人事厅 关于部分省级机关从1996年应届高校 中专毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知 的规定 经考试 考核合格 批准录用 等 名同志为国家公务员 特此函复 附 录用人员名单 省人事厅一九九六年三月二十九日 析评 例文5和例文6是请批函和批准函例文 请批函正文 语态得体 文字简洁 先写发函的背景 依据 继而写做法 态度 然后结语提出请求 以附件24份 节约正文篇幅 是个巧妙的处理 批准函正文 引叙来函 作为复函背景 依据 批准项作为复函重点 依据明确 态度鲜明 文章以 特此函复 作结 此函行文简练准确 文字语气合乎批准机关身份 附 字后应加 件 字构成 附件 二 必须知识 一 函的由来及演变函 本意为舌 含 包含 包容 引申为匣 盒子 再引申为封套 书套 因信件有封套 故把信件称为函 函作为正式公文是在辛亥革命之后 新中国成立后 函 一直被列为公文的一个文种 起初有 公函 与 便函 之分 1981年国务院办公厅发布的 国家行政机关公文处理暂行办法 取消了 公函 与 便函 把 函 单列为一个文种 二 含义2012年党政机关公文处理工作条例 中办发 2012 14号 第二章公文种类第八条 十四 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 不相隶属机关 在行政组织系统上 没有领导与被领导 在业务系统上 没有管辖与被管辖 不能因为主送机关的行政级别高于发文机关 或为了 尊重 主送机关而将应当用函的公文改用 请示 具体来说 函的适用范围包括四个方面 1 平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性 询问性和答复性公务联系 2 向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项 3 业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请示批准的事项 4 机关单位对个人的公务联系 如复群众来信等 正确使用 函 向上级机关请求指示 批准时用 请示 向不相隶属的有关主管机关 部门请求批准时 用 函 求批函 答复下级机关 单位的请示 用 批复 答复平级机关或不相隶属机关 单位的求批事项 用 函 审批函 不论对方来文是 请示 还是 函 向平级机关或是不相隶属机关 单位告知具体事项 用 函 告知函 不用 通知 向 不婆婆的婆婆 归口主管部门请求批准事项 是用 函 还是用 请示 我单位隶属重庆渝中区环境卫生管理局 单位性质为集体事业单位 环卫局所辖其他二级单位均为全民性事业单位 由于性质特殊 每年我单位的环卫经费计划是渝中区城乡建设委员会下达 而不是由上级机关 区环卫局下达 环卫局所辖其他二级单位的环卫经费计划由区环卫局下达 因此 我单位在向区城乡建委所行的要求追加环卫经费计划的文件选用了 请示 这一文种 我曾就该文种的选用问题询问执笔人员 执笔人员的回答是 区城乡建委代区政府管理区环卫局 区园林局 区市政局等单位 区建委显然是我们的上级机关 所以理所当然用 请示 行文 而我则认为 即使区城乡建委代区政府行使对环卫局等单位的管理权 也只是在业务上进行管理 即存在业务指导关系 而并非行政上的领导 因为区环卫局隶属于渝中区人民政府领导 所以 在向区建委行文要求追加环卫经费计划时应当选用 函 这一文种 请问如何正确选用文种 解答 就此例而言 应以使用 请示 文种为宜 这里涉及的是公文处理过程中一个很重要的问题 即归口问题 归口问题是一种授权管理 该授权的机关要代行上级机关职权 属于 奉命行事 这与一般意义上的业务关系有所不同 如同宣传部门管理党校一样 用一种形象的说法 归口管理属于 不是婆婆的婆婆 例中所谈的区城乡建委因是代行区政府职权 即属一种授权管理 其与区环卫局乃至该单位之间不是一般的业务关系 故而在向区建委行文要求追加环卫经费计划时 还是应以使用 请示 文种为妥 拿着 请示 当 函 用的错误案件 l 某市科委给市财政局写了一份请示 申请追加3 的农业科研基金 以适应 菜篮子工程 的需要 2 轻工业部所属一个大盐场 地市级 给驻地的市土地规划局 县处级 写请示 申请划拨 盐晶大厦 的建设用地 3 某市海滨垦区政府向市文教局写了一份请示 申请在海滨垦区增建一所小学 错误分析 按照党和国家公文法规的规定精神 向有关主管部门请求批准事项应当使用 函 财政局 土地规划局 文教局都是地方行政主管部门 市科委与市财政局是平级单位 盐场与市土地规划局相互之间无隶属关系 区政府是一级行政机关 市文教局是市政府下属的一个专业主管部门 都是市政府领导下的平级单位 三 特点 使用的广泛性 应用于平行机关和不相隶属机关之间性质的多属性 请示性质 可以 请求批准 事项批复性质 可以 答复审批 事项通知 通报性质 可以告知事项 传达情况写法的灵活性 原因 篇幅 短小 内容 单一 公文 轻骑兵 语气 请批函谦恭 批答函庄重 商洽函亲切 较讲究文学修辞 函常用的词语有 拟 承蒙 蒙 鼎立相助 承蒙惠允 贵 贵单位 敝 四 种类 行文方向 问函 去函 商洽函询问函复函 从函的格式和使用情况 便函 没有文号标题 但一般用单位便笺发出 须加盖公章 公函 从内容和作用的角度划分 函可分为以下六种 商洽函询问函答复函求批函审批函告知函 商洽函 不相隶属机关间商洽工作的函 就问题进行沟通联络 讨论处理某事的意见 洽谈公务等 特点 无需答复 问答函 不相隶属机关间询问和答复问题的函 询问函 答复函是一一对应的 去函为问 复函为答 去函的目的明确 复函的回答具体 请批函 批答函 不相隶属机关间请求批准和答复审批的函 请批函 批答函是一一对应 请批函 向有关部门请求批准的函批答函 向有关部门批复 回答事项的函 五 写作特点 机关代字后用 函 字 一函一事 用语平和 恳切 尊重对方 六 写法 标题 1 发文机关 事由 回复函对象 文种 国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函这是较重要的复函常用的标题 工商局关于 产品税收问题给安乐公司的复函 或函 国务院办公厅关于同意成立奥林匹克运动会组委会的复函 2 事由 文种 省略发文机关 去函标题 关于请求拨款举办民间艺术节的函复函标题 关于拨款举办民间艺术节的复函人事部关于人事调动的函关于人事调动的函 正文 发文缘由 去函 无论商洽函 询问函 请批函都要说明发函背景 根据和意义 复函 无论答复函 批答函 都要有引语 答复意见 写法 引语 你单位 来函标题 发文字号 收悉答复意见 针对来函所提出的商洽 询问或请求等问题予以答复 即表示同意或不同意 不同意是什么原因 或应该怎么办 不应该怎么办 或对询问问题做出说明等 函事项 去函 说明具体事项 商谈事宜 通报信息 要求解决的问题等复函 回答相应的问题 如果无法回答 应加以解释 结尾 礼节性的尾语 商洽函 不知贵方意见如何 请函告 望大力协助 盼复询问函 请速回复 盼复 请予复函请批函 请审查批准 当否 请审批 答复函 批答函 特此函复 专此函告 七 函与请示的区别 使用 函 还是 请示 主要依据发文机关与受文机关的关系 函主要用于平级单位之间 不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来 向主管单位请求批准有关事项 主管单位用复函批准请求事项 请示则用于有隶属关系的上下级机关之间 下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项 请批函与请示之比较表 八 复函与批复之比较表 九 信函式格式 文件式格式 公文的特定格式 党政机关公文格式GB T9704 2012替代GB T9704 1999 10 1信函格式发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称 居中排布 上边缘至上页边为30mm 推荐使用红色小标宋体字 联合行文时 使用主办机关标志 发文机关标志下4mm处印一条红色双线 上粗下细 距下页边20mm处印一条红色双线 上细下粗 线长均为170mm 居中排布 如需标注份号 密级和保密期限 紧急程度 应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下 按照份号 密级和保密期限 紧急程度的顺序自上而下分行排列 第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7 8 发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下 与该线的距离为3号汉字高度的7 8 标题居中编排 与其上最后一个要素相距二行 第二条红色双线上一行如有文字 与该线的距离为3号汉字高度7 8 首页不显示页码 版记不加印发机关和印发日期 分隔线 位于公文最后一面版心内最下方 函的形式国务院办公厅2001年1月1日发布的 关于实施 国家行政机关公文处理办法 涉及的几个问题的处理意见 国办函 2001 1号 规定 部门内设机构与相应的其他机关进行工作联系需要行文时 只能以函的形式行文 该文又称 函的形式 是指公文格式中区别 文件格式 的 信函格式 以 函的形式 行文应注意选择使用与行文方向一致 与公文内容相符的文种 上述规定包括以下含义 1 部门内设机构除办公厅 室 外 不得对外正式行文 不得向本部门机关以外的其他机关 包括本系统 制发政策和规范性文件 不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项 2 信函形式 的格式与正式标准的文件格式是截然不同的 至于 函的形式 所使用的文种 应注意选择使用与行文方向一致 与公文内容相符的文种 这些都是确保函文种使用趋于规范的必要条件 十 函与信函式公文的区分 函是正式公文文种之一 信函式公文是以信函格式印制的公文 是一种重要的公文发布形式 一些非普发性公文 诸如批复 函 通知 通报等等 常用信函格式印发 例文1 县人民政府办公室关于询问 中学违规收费情况的函 政办函 2004 10号县教育局 据 晚报 2004年 月 日二版报道 我县 中学连续两年违规收取 建校费 达120万元 此事经媒体披露后 在群众中引起强烈反响 但据了解 自报道刊发至今 已逾半月 该校始终未向媒体作出任何解释 你局亦未派出人员进行深入调查并公布相关情况 导致众多家长联名写信向主管县长反映 根据县政府领导同志指示 特函知你局迅速处理此事 并将有关情况及时上报 二 四年 月 日 例文2关于解除 同志停职停薪处分的函县人事局 同志 男 原任 乡计生办主任 2005年2月 因该乡计划生育工作在全县综合考核评估中定为三类乡 受停职停薪一年处分 现处分到期 我局人事股在2006年1月份对该同志进行了考察 认为该同志在接受处分期间 能认真反思工作中存在的不足 正确对待所受处分 而且积极学习业务知识 追求进步 迫切希望早日恢复工作 我局党组全体领导集体研究 一致同意解除对 同志停职停薪的处分 为此 请贵局按程序为 同志如期办理好相关手续为盼 特此函达 顺致敬意 县人口与计划生育局二 六年二月十日 三 练习内容 练习1 找出下列公文中的错误并说明理由国务院办公厅关于公开发布天气预报有关问题的指示中国气象局 你中国气象局关于加强发布公众天气预报归口管理的报告 国气发 1993年 13号 收悉 经国务院同意 现将有关问题函复如下 请执行 一 为更好地为国民经济建设服务 为更好保障人民生命财产的安全 二 通过广播 电视 电台 报刊 电话等手段向社会散布的天气预报和灾害性警报 一定要利用气象部门提供的适时气象信息 1993年7月1日国务院办公厅 答案要点 1 标题文种错误 2 你中国气象局 称呼不当 3 1993年 之 年 字多余 4 请执行 语气有误 5 一 为更好 语气强烈 不妥 6 通过广播 电视 电台 电台与广播不可并列 7 向社会散布 散布 一词应为 发布 8 制发日期与作者位置颠倒 9 日期应该用汉字 而非阿拉伯数字 新国标 国务院办公厅关于公开发布天气预报有关问题的复函国办函 1993 45号中国气象局 你局 关于加强发布公众天气预报归口管理的报告 国气发 号 收悉 经国务院同意 现将有关问题函复如下 一 为保证向社会公开发布天气预报和灾害性天气警报的准确性 更好地为国民经济建设和保障人民生命财产安全服务 国家对公开发布天气预报和灾害性天气警报实行统一发布制度 由中国气象局管辖的各级气象台 站 负责发布 其他部门 单位及个人未经省级或省级以上气象局部门同意 均不得向社会公开发布各类天气预报和灾害性天气警报 二 其他部门所属的气象台 站 或机构 只负责向本部门发布专业天气预报 三 通过广播 电视 报刊 电话等手段向社会公开发布的天气预报和灾害性天气警报 一定要利用气象部门提供的适时气象信息 国务院办公厅一九九三年七月一日 练习2 要求 1 内容先后有序 文理清楚 结构明晰 2 遵循 函 的写作 格式 材料 前进小区一栋12层楼的电梯坏了三个月 一直没有人维修 受影响的近40户人家多次找物业和房管所等单位 但问题总是得不到解决 昨日 数名业主代表向本报投诉 据一名路姓业主称 他们入住前进小区已经两年多了 这期间 该小区二栋两个单元的电梯常出问题 电梯公司免费维修了多次 去年12月份 其中一部电梯干脆动不了 而保修期也过了 再要维修得出12000多元的维修费 因一直没有人愿意为这笔维修费埋单 三个月来 近40户人家每天只得步行上下楼梯 一些住在十几层上面的老人干脆整天不出门 小区物业部门一负责人接受记者采访时说 业主买房时 都交了房款约2 的维修基金 这笔钱在阳湖房管所 只要房管所将维修基金下拨 就马上维修 阳湖房管所某负责人称 动用维修基金需要经过业主委员会同意 但该小区没有成立业主委员会 他建议先成立业主委员会 同时将此事报告上级部门 希望能够人性化解决这个问题 以上面提供的材料为依据 以阳湖房管所的名义 起草一份请前进小区物业部门配合做好电梯维修的函 练习3 判断题 1 某县教育局行文请求县财政局增拨希望工程资金 应该使用的文种是函 2 集团公司拟行文到 大学了解本公司员工进修情况 应该使用函行文 练习4 简答题 1 试述请批函和请示的区别 2 试述函和批复的区别 3 试述主管部门的内涵 4 去函与复函正文的写作有何不同 5 函有何写作要求 练习5 分析比较题 下面是一份函的两种写法 试分析比较哪一种写法更恰当 恰当和不恰当各表现在哪些地方 关于请 商厦准备经保工作经验材料的函 市商业局 你局 商厦狠抓安全保卫工作 成绩突出 经市综合治理办公室同意 我局准备于12月中旬召开全市经保工作经验交流会 请 商厦在会上介绍加强内部防范工作的经验 请速通知该单位 于12月中旬将此材料报送我局 处秘书科 写作要求附后 此致敬礼 市公安局一九 年十一月二十日关于商请 商厦准备经保工作经验材料的函 市商业局 经市综合治理办公室同意 敝局12月下旬召开全市经保工作经验交流会 据悉 贵局 商厦狠抓安全保卫工作 取得了突出的成绩 拟请该商厦在会上介绍加强内部防范工作的宝贵经验 如蒙同意 恳请通知该单位 于12月中旬将经验介绍材料送敝局 处秘书科为盼 市公安局一九 年十一月二十日 练习6 病例析改 试指出下文的毛病 并加以修改 关于联系教师进修的函 大学教务处 首先让我们以 市公关学校的名义 向贵处表示衷心的感谢 过去为我校办学给予了很大的帮助 目前我校又面临一个很难解决的问题 原来事情是这样的 我校开办不久 师资力量很差 决定派 位年轻教师到贵校旁听进修一年我校与有关部门多次商量 但 位教师进修住宿问题 至今也没有得到解决 提高教学质量的关键是师资 为提高我校教育质量 恳请贵处设法在贵校给解决住宿问题 但不知贵处是否有什么困难 如果需要我校给贵处办什么事情 请尽管提出 我校会竭力去办 再说一句 贵处能解决我校进修教师住宿问题 我们以我校领导的名义向贵校领导深深地表示谢意 致以崇高的敬礼 市公关学校 印章 一九 年 月 日