设备设施外包控制程序.doc

设备设施外包控制程序1. 目的 确保从事与物业管理有关的设备设施外包过程、活动和人员能够胜任其岗位，并能与本公司的承诺保持一致。2. 范围 适用于本公司物业管理中所涉及的设备设施外包过程、外包活动和外包人员。3. 职责和权限3.1 各外包使用、管理部门及各分公司相关部门负责编制本公司与外包单位的承包合同书，各使用部门是外包过程控制的主管部门，其他各部门协办。3.2 外包人员岗位职责执行公司规章制度汇编。3.3 公司管理者代表负责承包合同书的批准。3.4 公司经理负责与外包单位负责人签订承包合同书。3.5 各分公司及相关部门负责每年12月份对本部门外包单位服务态度、工作质量的评估。4. 工作程序4.1 外包单位的确定4.1.1外包单位的招标管理4.1.1.1对于设备设施的外包单位选择，各分公司应严格执行招投标的有关规定，不得将必须进行招标的项目化整为零、分解、转移或以其他任何方式、任何理由隐瞒、规避招标；未经公司工程安保部批准不得擅自确定承包单位、承包金额，或将已确定承包单位的业务自行转包；各项目负责人应严格执行领导人员亲属回避制度，不得与有关单位串通、抬高造价；不得违反公司有关制度、程序，直接从事重大业务的定价、发包工作等。4.1.1.2分公司负责工程项目的招标工作，外包金额在？万元以上的项目原则上都要组织招投标。分、子公司应建立完善的招投标制度，按照招投标制度组织外包项目的招投标工作；招标标底应在公司批准预算范围内确定，可采取公开招标、邀请招标或议标等多种组织形式，以固定招标内容竞争价格或固定价格竞争投标方案等多种比选方式确定中标单位；每次招标要形成完善的投标情况说明。对单位投资额在？万元以上的项目，公司工程安保部要对招投标过程进行监督，公司财务资金部、工程安保部要参加项目的开标、评价会；?万元以下的项目，各分（子）公司组织招投标活动，公司工程安保部参加开标、评标工作，各分（子）公司按要求及时将招投标情况报公司工程安保部备案。4.1.1.3各分公司工程安保部根据招标要求编制招标文件，经过分公司主管副总经理、总经理审批通过后对外发布。4.1.1.4各分公司应由工程部、客服部、安保部、财务部及相关部门领导组建评标委员会，如果是大型的招标项目还需要有相关行业专家参加。4.1.1.5由评标委员会成员对投标的单位根据投标评分表打分，对投标评分表综合评定后，选定推荐的中标单位。4.1.1.6招标项目定标结束后，就招标评审的结果，上报公司总经理审批，审批通过后，组织合同谈判。合同由分公司工程安保部起草，工程安保部经理审核后，报分公司办公室组织律师审核，并上报总经理审批，审批通过后，按照流程上报。除以分公司为甲方签订合同以外的其他项目，在招投标工作完成以后，分公司填写资本性支出项目合同评审记录表，并附给金隅股份公司的项目实施请示（内含招投标情况说明）、预算书、合同文本报公司工程安保部、财务资金部签署意见以后，由公司财务资金部上报金隅股份公司地产与物业事业部、财务资金部审批，批准以后方可按照批准意见开始执行。4.1.1.7中标价格不得超过批准的预算；超过批准预算的，应及时上报，经公司经理办公会批准，公司核实具体情况后，按重新批复的预算数执行。4.1.1.8各分公司对于已列入重大资本性支出项目中的设备外包合同，应在合同签订前，将各分公司盖章的外包采购明细单（包括采购设备名称、厂家、型号、数量、金额等）报公司财务资金部，由财务资金部和工程安保部组织第三方中介机构对金额的合理性进行审核，批准后，方可签订合同。4.1.1.9凡进行招投标活动的项目，合同金额一般不应高于最终中标价格，即在合同内容或投标方案不发生重大变更的前提下充分计量风险，总价固定，约定范围内不再变更；具有不确定工作量又易被修改的，可采取固定单价合同，即合同中仅约定单价，估算合同总价，履约后按合同单价和实际完成工作量计算结算金额。4.1.1.10外包单位必须是国家认可的专业单位，具备胜任本公司相关工作能力资质。签订“承包合同书”前授权人应与外包方充分沟通、调研，并填写外包方/供方业绩评估报告。4.1.1.11本公司与外包单位签订的承包合同书中应附人员名册和有关资料。4.1.1.12签订承包合同书时，要求外包方明确产品或服务存在的安全和环境的影响，需明确双方安全和环保责任，并要求其提供安全事故和环境污染事故的预防措施。并将公司管理体系要求通报给外包方，按照公司管理体系有关文件要求约定提供的产品或服务的安全和环境管理要求，明确外包方的责任和义务。4.1.1.13合同相关部门组织对外包方提供的服务或设施、设备的维修、维护服务过程中存在的危险源和环境因素进行识别、评价，并要求合同方按公司管理体系有关文件规定进行控制，管理体系文件覆盖不了的重大风险因素或重要环境因素应另外制定相应控制措施。4.1.1.14外包方在进入工作现场前，应明确有关人员的职责，对提供的服务或施工中产生的不安全因素和固体废弃物、扬尘、废水、噪声、烟（尾）气或装修中产生的有毒有害物质的管理，按公司管理体系相关文件及公司有关规章制度要求执行。4.1.1.15目前物业服务主要外包过程包括：公司识别的外包过程有：电梯维保、供电供水、机电设备、锅炉供暖、其他需外包的项目，具体涉及的外包项目各分公司有差异。4.1.1.16签订外包合同执行公司合同管理办法。4.2 外包人员的配置要求：外包管理人员必须具备与本公司工作要求相关专业技术职称，或受过相关职业培训，具备三年以上相关的工作经历。其员工要熟悉所从事的专业工作的服务对象、安全质量、相关设施设备的性能、操作过程及出现紧急情况时的应变措施，并经过专业培训合格，持证上岗。4.3 外包员工的培训4.3.1 上岗基础教育1） 外包员工要了解本公司的概况、劳动纪律、方针目标、所从事专业工作的环境因素、相关法律法规常识及IS09000族系列标准等内容，在进入本公司工作1个月内由使用部门负责人组织进行。2） 外包员工要熟悉本公司所从事的专业工作的服务对象、安全质量、相关设施设备的性能、操作过程、以及现场实际作业出现紧急情况时的应变的措施等内容，由使用部门负责人组织进行。3） 通过基础教育使外包员工意识到服务质量的重要性、按体系程序操作的重要性。4.3.2 专业技能培训电梯工、锅炉供暖等所有外包单位人员的专业技能培训，由外包专业公司负责人组织进行培训，在上岗前实施，合格方可持证上岗。4.4 工作质量跟踪、评审4.4.1 对外包单位工作质量本公司各托管部门负责人负责评估跟踪，填写外包方/供方业绩评估报告下栏，并将跟踪结果反馈到外包单位负责人。4.4.2 各部门负责人负责对本部门外包单位工作进行全年的综合评审，对不能胜任本职工作的，顾客投诉较大的外包单位，由经理批准解除合同。对有信誉、服务质量佳、受顾客欢迎的外包单位，由经理批准继续聘用。5. 支持性文件5.1外包人员岗位职责工作标准5.2外包合同书5.3公司合同管理办法