《会计信息系统》PPT课件.ppt

第四章会计报表子系统 学习目标 了解会计报表子系统的概念 分类 目标和特征了解会计报表的基本结构 基本术语掌握会计报表子系统的功能结构和业务处理流程掌握会计报表格式和公式的设置方法掌握会计报表的生成与数据分析方法 会计报表子系统概述 会计报表概念会计报表是指综合反映企业某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果和现金流量的文件 为企业管理当局 现在的和潜在的投资者和债权人 政府管理部门以及其他使用者提供有用信息 以便他们做出合理的决策 会计报表分类1 按反映经济活动的状态划分 分为静态报表和动态报表2 按服务对象划分 可分为外部报表和内部报表3 按编制单位划分 可分为基层报表 汇总报表和合并报表4 按编制时期划分 可分为月度报表 季度报表 半年度报表和年度报表 会计报表子系统的目标根据账务处理子系统 会计信息系统中的其他子系统 会计报表子系统内部以及其他系统中的数据来源 针对各类会计报表使用者对报表编制与分析的需要 依据相关的会计制度和会计法规 及时 准确 完整地向使用者提供会计信息 会计报表子系统的特征1 处理方便快捷2 数据真实完整3 系统的通用性和灵活性强4 强大的的报表分析功能 会计报表的基本结构标题 报表的标题用来说明报表的名称表头 表头用于描述报表的栏目和栏目名称表体 表体是报表用来显示数据的区域 是报表的主体表尾 是表体以下进行辅助说明的部分以及编制人 审核人等 会计报表子系统的基本术语1 格式状态及数据状态 分别对格式设计和报表数据的管理2 表单元 表行和表列交叉组成的最小区域 组成报表的最小单元 分为数值 字符 表样单元固定表单元 其值不随时间的推移而变化变动表单元 其值随着时间的推移而变化3 组合单元 由相邻的两个或两个以上的单元组成的区域 这些单元必须是同一类型4 区域 区域是由相邻单元组成的矩形块 例如A6 C10是一个长方形 5 表页 表页是由若干行和列组成的一张二维表 一个UFO可容纳99999张表页 一个报表的所有表页具有相同的格式 当前表的第2页可表示为 26 报表文件 具有相同经济意义的多张表页存放在同一个数据文件中 称为报表文件7 二维表和三维表 用横轴竖轴表示一个数形成的表是二维表 再加一个Z轴即表页叠成的表是三维表 8 固定区 行数列数是固定的数目9 可变区 行数列数是不固定的数目 在一个报表中只设一个可变区 10 关键字 一个特殊单元 可唯一标识一个表页系统自带六个关键字有 单位名称 单位编号 年 季 月 日 还有为了满足用户个体需求可以自定义一个关键字 会计报表子系统的功能结构 手工环境下会计报表编制业务流程 手工环境下编制会计报表的流程为 1 取得或自行设计报表的格式与结构2 计算填列其他各栏目的数据3 检验报表编制的正确性 计算机环境下会计报表编制业务流程 计算机环境下编制会计报表的主要步骤为 1 新表注册2 定义报表格式3 设置报表公式4 生成并输出会计报表 三 两种报表处理流程的区别1 数据处理的起点和终点不同2 数据处理方式不同3 数据存储方式不同 会计报表子系统业务流程 注册新表在会计报表子系统中定义一个新的报表文件 同时给出该报表文件的内部标识名和外部标识名会计报表格式的定义报表格式的设计包括报表表样 单元类型及单元属性等内容 报表定义和报表模板1 报表格式定义包括的内容有 1 设置表尺寸即报表的行数和列数 2 定义组合单元 3 画表格线 4 输入报表中的项目 5 定义行高列宽 6 设置单元风格 单元的字型 字号 颜色 图案 折行显示 7 设置单元属性 8 确定关键字在表页上的位置特举一例 十一行三列利润表 利润表单位名称 年月单位 百元项目借方贷方营业收入营业成本投资净损益期间费用营业利润营业外收入营业外支出 会计报表计算公式的定义1 报表数据的表示直接通过单元地址进行取数 如A1 C1 A1 B1来自于同一报表文件中的不同表页 这时可以通过表页序号和单元地址来表示数据 如A3 2 B1 A2 3来自于不同的报表文件 则取数时需利用表名 表页序号和单元地址来共同表示数据 例如D5 资产负债表 rep D5 4 2 报表数据的来源源于其他子系统源于报表系统源于其他途径 计算公式的定义 计算公式定义了报表项目之间的运算关系 利用它可以实现从报表本身或其他模块取数 函数是其中非常重要内容 函数也可以分为账务函数 工资函数 固定资产函数等多种类别 账务函数的基本格式为 函数名 科目编码 会计期间 方向 账套号 会计年度 编码1 编码2 1 科目编码也可以采用会计科目名称 但必须用双引号括起来 2 会计期间可以是变量 如 年 月 也可以是明确的日期数字 3 方向表示科目余额的 借 贷 方向 可以省略 4 账套号表示不同的核算单位 5 会计年度表示数据生成的年度 可以省略 6 编码1 编码2与科目编码的核算账簿类别有关 可以取科目的辅助账 账务函数的简略形式如下 期初余额 QC 期末余额 QM 发生额 FS 累计发生额 LFS 对方科目发生额 DFS 报表公式定义公式的定义在格式状态下进行 计算公式 可通过两种方式编辑一是直接输入 在选定的单元框直接输入公式 比如QC 1001 月 2001 二是引导输入 使用 函数向导 选择各种财务函数注 公式定义时 符号须在英文半角状态下输入 企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身 取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表取数 a 来自总账取数的函数又称财务函数函数名 科目编码 会计期间 方向 账套号 会计年度 QC SQC WQC QM SQM WQM FS SFS WFS LFS SLFS WLFS b 来自本表表页取数的函数数据合计PTOTAL 平均值PAVG 最大值PMAX 最小值PMIN c 来自本表其他表页取数的函数利用某个关键字作为表页定位的依据或以页标号作为定位依据 指定取某张表页的数据使用SELECT 从本表其他表页取数如C1单元取自于上个月C2单元的数据 C1 SELECT C2 月 月 1 C1单元取自于第2张表页的C2单元数据可表示为 C1 C2 2d 来自其他报表取数的函数对于取自于其他报表的数据可以用 报表 REP 单元格式指定要取数的某张报表的单元 图表功能追加图表显示区域插入图表对象 选择数据区域 执行 工具 插入图表对象 打开 区域作图 选择确定数据 输入图表名称 图表标题 XY轴标题 选择图表格式编辑图表对象 编辑图表主标题 执行编辑 主标题 输入主标题 编辑图表主标题字样 执行编辑 标题字体 选择字体字号 会计报表审核公式的定义 报表审核公式表示报表项目之间的数据勾稽关系 设置审核公式的目的在于 检验报表数据来源公式定义的合法性 检验报表数据生成的正确性 审核公式中除了使用运算公式中规定的各种算术运算符之外 还可以使用 大于 小于 等各种逻辑运算符 会计报表舍位平衡公式的定义 报表中数据需要进行位数转换时往往要进行进位操作 进行进位操作后原来的平衡关系可能会因为小数位数的四舍五入而被破坏 因此还需要对进位后数据的平衡关系进行调整 这种调整报表进位后平衡关系的公式称为舍位平衡公式 会计报表模板的调用与定义 报表系统设置了16个行业的各种标准财务报表模板 当用户需使用系统内的标准报表模板时 可以直接调用 用户也可以根据本单位的实际情况通过报表格式定义和公式定义可以设置一个个性化报表 然后作为一个新的模板存储起来可以随时调用 会计报表的编制编制会计报表又称为生成会计报表 系统利用已经设置好的报表结构文件 调用其中的计算公式 从相应的数据源中采集数据 填入对应的单元中 从而生成会计报表 每次生成报表时用户都需要确认年度 月份等关键字的值 以便系统筛选数据生成报表 编制会计报表正确的处理程序是 每月编制会计报表前首先将当月业务 日常业务及期末的摊 提 结转业务 处理完毕 并进行结账 然后再进行会计报表的生成工作 会计报表的审核 执行审核功能时 系统根据设定的审核公式对报表进行检查 当发现报表数据不符合勾嵇关系时 便提示错误信息 用户需要对报表的公式或数据进行调整并重新计算数据 报表数据发生变化后应再次进行审核 直至审核正确为止 会计报表的舍位平衡系统根据定义的舍位关系对指定区域内的数据进行舍位 并按照平衡公式对舍位后的数据进行调整使其平衡 然后将舍位平衡后的数据填入指定的新表中 会计报表的汇总为了反映各级主管部门所属范围内企业的财务状况和经营成果 各级主管部门须将所属单位的会计报表加以逐级汇总 编制汇总会计报表 汇总会计报表的编制 应遵循先审核后汇总的原则 会计报表的输出会计报表的输出主要有显示输出 打印输出 磁盘输出 网络传输等方式 会计报表子系统的其他处理 图形分析将会计报表中的数据以图形的方式显示出来 使用户能够较直观地了解会计数据的变化情况 系统通常提供直方图 园饼图 折线图 面积图等四种类型十几种形式的图形 报表数据与图形之间存在着动态链接 这样在源数据发生变化时图形也就相应进行更新 数据透视 使用数据透视功能 可以把多个表页相同位置的数据显示在一个平面上进行分析 从多张表抽取特定数据形成一张 虚表 以便进行对比分析的方法 叫做 视图分析法 视图本身并不保存数据 是多张报表的寄生表 因此是 虚表 财务分析 1 比较分析法 通过各项指标不同数量的比较揭示相同口径的各项指标间的数量差异 2 趋势分析法 趋势分析根据一个企业连续几年或几个时期的会计报表 对相关项目数剧进行比较 以揭示其变动规律并对未来的经济活动进行预测和规划 3 比率分析法 这是一种通过计算 比较经济指标的比率 确定相对数差异的分析方法 4 因素替换法 因素替换法是根据分析指标与其影响因素之间的关系 按照一定的程序和方法从数量上确定各因素对分析指标差异影响程度的一种方法 会计报表的维护 一 报表备份 报表备份功能完成报表数据从硬盘备份到软盘等磁性介质的工作 二 报表恢复 报表恢复是将软盘等磁性介质上的报表数据恢复到计算机硬盘上 三 结构复制 用户通过系统提供的 复制 功能将源报表的结构复制到目标报表 四 报表删除 为了保证系统的正常运行 需要使用本功能定期 一般保留1 2年的数据即可 删除以前的旧表 实验五UFO报表管理 实验目的1 理解报表编制的原理2 掌握报表公式格式定义的操作方法和报表数据处理实验内容1 自定义一张报表2 利用报表模板生成报表实验准备引入文件夹中的账套数据实验资料利润表 资产负债表