标杆企业费用报销管理规定.doc

武汉公司费用报销管理规定为了规范公司的各项费用报销制度和费用报销程序，加强费用控制，减少费用支出，特制定本管理规定。1 本规定的管理范围为本公司的所有费用支出，包括各项现金和非现金支出。交际应酬费、工作餐费、及公司活动费部门交通费1-1-1交际应酬费指公司各部门因工作及业务需要，对外交际应酬和招待客户所发生的餐费、交际礼品费和其他有关费用。1-2交际应酬费应遵循“必须、合理、节约”的原则，报销时应注明事由。交际费用的部门归集，按照签字领导所在部门进行归集；需多部门进行分摊的交际费用，须注明各自承担金额，否则一律均摊，各部门领导均应签字确认；需归入公司交际费的特殊费用，须经总经理批准计入公司交际费，财务部方可计入公司交际费（原则上邀请区正局级以上政府官员或集团总监级以上领导，且有我司总监级以上领导参加的交际费，和三个部门以上公司节庆交际费可计入公司交际费）。1-2 3 工作餐费是指职员因公外出办事，不能按时返回公司而在外就餐的费用，或因工作需要并经部门负责人同意而发生的加班餐费及部门活动餐费用，同时也包括各部门招待集团总监级以下人员以及其他兄弟公司人员餐费。1-3交际应酬费应遵循“必须、合理、节约”的原则，报销时应注明被请客单位、事由。不便在单据上注明事由的，请另附便条说明；交际费用的部门归集，原则上按照签字领导所在部门进行归集；需多部门进行分摊的交际费用，须注明各自承担金额，否则一律均摊，各部门领导均应签字确认；需归入公司交际费的特殊费用，须经总经理确认并明示计入公司交际费，财务部方可计入公司交际费(（原则上邀请区正局级以上政府官员或集团总监级以上领导，且有我司总监级以上领导参加的交际费，和三个部门以上公司节庆交际费可计入公司交际费)）。1-4部门交通费指各部门主管级以下职员因公外出办事而发生的交通费。报销时交通票据上的时间，原则上需与业务发生时间一致，否则需注明原因并经部门经理确认。1-45公司对交际费、工作餐费、部门交通费(含的士费用,部门用公司车辆发生的费用),实行“年度定额核报制度”，报销额度如下表： 序号岗位职务或部门交际费报销额度（元/月）01公司总经理级6,00002公司副总经理级4,00003公司总监A级3,50004公司总监B级3,00005公司总监C级2,50006总经理办公室2,50007项目发展部6,000（包括项目西区、花城、城花报批报建、项目发展部、招商组）08成本管理部2,00009财务管理部3,000（其中1500元为税务关系）10营销策划部3,00011媒体关系2,00012设计管理部3,00013工程管理部1,50014西半岛项目部4,00015客户服务关系中心1,50016合约部1,5001817香港路项目部4,000(项目开工前2000元/月)1918城花项目部4,00019部门负责人（含）以上300（专项用于客户拜访，当月有效）注：删除了万锐会及相关额度1-5 6 报销额度: 可跨月累计使用，按季度考核，季度内可调剂使用，但不得跨年度使用或超前使用下一季度额度。有特殊情况需跨季度使用需报请财务总监及公司总经理批准。1-6 7 额度调整：由于公司、部门间业务调整或现行标准不适应业务需要，业务部门可向财务部提出调整交际费定额的申请,，财务部报总经理批准后可作调整。1-78每季度初，财务部以电子邮件的方式，向总经理及各部门第一负责人知会其部门交际费、工作餐费以及部门交通费的上季度发生数、本年累计发生数、未用额度结余数和超标数。公司鼓励部门交际费用到实处，部门工作餐费、交通费及其他进入交际费额度费用不得超过部门交际费总体额度的50%。2 差旅费2-1 外埠差旅费报销标准：职级项目 交通工具选择住宿费标准（星级酒店）出差补助(元/天)飞机火车轮船公司总经理级头等舱软卧一等舱五星级300150公司副总、总监、总助、总工级公务舱软卧一等舱四或600元内250150部门经理普通舱软卧一等舱四或500元内200150副经理、助理普通舱硬卧二等舱三或400元内150主管级、职员部门经理确定二或200元内100150注：1、根据总部要求修改出差补助。 2、根据实际情况，职员出差交通工具由部门经理确定，费用进入部门差旅费进行年度考核。2-1-1 公司员工职员出差报销差旅费，必须填制“差旅费”报销单，并按规定的审批程序办理报销手续。2-1-2 选择住宿酒店，应以便于行程安排及节省费用为原则。两人以上同行出差时，可按照级别最高者所住酒店的标准房报销住宿费用。总经理可住商务楼层，其他同行人员可住同一酒店标准房。2-1-3出差期间未开支住宿费（对方免费招待除外），不分职级每晚补贴个人100元。2-1-4出差天数按自然（日历）天数计算（按车票、船票、机票时间跨度计算），出差十天以内按上表补助标准执行，自第十一天起减半计付按100元/天执行。 2-1-5对出差期间必须发生的邮电费、资料费、公杂费统一填制公司差旅费报销单，经职员直接上司部门经理确认，财务审核后据实报销；出差期间的交际费计入部门交际费定额度，超标准的住宿费和往返交通费自理（部门经理出差前经部门经理及总办特批除外）。从住宿地至机场、火车站的交通费按实报销，不再报销其它市内交通费用经部门经理认可后，可作为部门交通费计入考核部门交际费额度。2-2 市内交通费2-2-1 交通费补贴：职员自转正当日月起享受每月250元的交通费补贴按日除权。主管自见习日月起享受每月500元交通费补贴。乘坐班车的职员，不分级别每月交通费补贴扣减50元。主管级职员不再以部门交际费的形式另外报销交通费用，且原则上不再使用公司车辆外出办公。专职司机、享受车辆补贴及使用公司车辆人员不享受交通费补贴。2-2-2领取办法：职员可凭出租车票、公共汽车票、路桥费等作为报销凭证，每季度第一个月填写上季度交通费报销单，报部门经理审批，财务部登记个人费用台账后方可报销。2-2-3拥有私家车，并经批准享受交通补贴的员工职员参照武汉市万科房地产公司交通补贴规定执行2-3 异地调动职员探亲费用2-3-1按集团规定，转正职员自入职次年起可享受每年15天的公休假（原探亲假取消）。2-3-2异地调动职员每年职员本人最多可报销2次由工作地点前往家庭所在地探亲的往返经济舱机票。（如果探亲假取消，是否还报销探亲往返费用？）配偶或未成年子女每年由家庭所在地前往工作地点探亲的往返经济舱机票由公司报销（限定在4人次单程）。此项福利自职员异地调动满3个月起执行，按年度控制探亲次数，不得跨年累计使用。2-4 其他相关补助2-4-1非异地调动职员探亲、休假、调动，经总经理批准赴港出国人员补助等按总部相关规定执行。2-4-2 经公司批准同意到异地参加双向交流、培训等人员的补助费标准；工作交流，培训出差天数按自然（日历）天数计算（按车票、船票、机票时间跨度计算），出差十五天以内按每天50元补助标准执行自第十六天起减半计付；工作交流，培训期 间不再报销出差地市内交通费用。设计部补助人员双向交流补助参照集团相关规定执行。3 书报费3-1 为了鼓励职员多掌握信息，学习专业知识。职员自转正当月起可凭订报费发票、购书发票作为报销凭证（按月除权），按部门汇总后经部门经理、分管总经理审批后报财务部审核。财务部在额度内据实报销（原则上最多可分两次报销完毕）。3-2财务部指定专人登记书报费报销情况，每人每年报销标准如下（年度内未用完的额度不结转下年）：副总经理级以上1000元副经理、助理500元总监级以上800元主管级400元部门经理、600元普通员工300元3-3 1各部门因工作需要购置专业书籍（如工具书，制度、政策、定额汇编等），须请示分管领导部门经理同意后再行购置。各部门年度书报费额度以财务部确定的部门书报费年度考核额度为准，如因特殊情况需超支，需另行报公司总经理批准。3-4 2 购置书籍须有清单，并交办公室验收记入备查账后，方可报分管领导审批后报销；3-5 3 职工职员领用时必须办理相关的领用手续，并建立相关的领用制度。3-6 4 各部门订购报刊须在年末时向办公室报计划，由办公室汇总后报财务总监及总经理审批。3-7 5 办公室指定专人建立书报阅览室、图书目录，建立图书借阅制度。3-8 6 各种书籍由总办牵头每年十月盘点一次，并列出清单报财务部备查。4 机动车辆4-1 公司车辆的管理4-1-1 职员因工作需要外出办事，须经部门经理批准后向办公室提出申请，由办公室统一安排车辆，用公司车辆费用由总办每月汇总分配一次，计入部门交际费。4-1-2由办公室检查司机行车安全情况，并负责向保险公司索回安全无事故回款。对全年无安全责任事故，按600元/人/车，制表发放司机年度安全奖。4-1-32司机必须严格遵守交通规则，安全驾驶车辆，因违章行驶，未及时年审、纳税的罚款，不予报销。由此造成的损失或延误了工作，由责任人承担。并由总办指定专人检查、监督。4-1-4 凡由公司配备汽车或摩托车的职员（含专职司机），凭停车费、过桥费、洗车及汽油费等合法票据，填写车辆费用报销单，办公室主任确认，分管领导审批，财务审核后据实报销。4-1-5 公司车辆4-1-51车辆单次维修、保养费用金额500元以上须先填报申请表，注明维修内容、预计费用等，经车辆使用人确认，办公室主任同意，财务总监审批后再行维修、保养。单次维修、保养金额2000元以上报总经理审批，财务审核后予以报销。5 职员培训费7-1公司鼓励职员在不影响日常工作的前提下积极参加培训，不断更新知识。职员经部门经理同意，总经理办公室、分管领导或总经理批准，参加外部培训并获得结业证书、参加专业职称考试及专业学历学习的，于考试合格后，根据审批报告、成绩单或毕业（结业）证书报销考试费、学费。对于未事先申请的，如何处理，是否要明确？6 通讯费6-1职员因需要使用长途电话，须经部门经理同意后方可使用。未经批准擅自使用，将承担相关费用。6-2部门经理(含)以上职员可以申请报销手机话费、住宅电话费和传呼机台费。职员入职日当月起即可申请报销手机话费和传呼机台费。6-3申请报销通讯费的职员，须到总办处先将手机号码、住宅电话和传呼机号码登记并列入公司电话表。使用人保证每天在8：30-22：30（节假日9：0022：00）手机和传呼机至少有一种处于开机状态，并及时复机；职员在执行特别任务期间，须保证每天24小时手机和传呼机同时处于开机状态。6-4 办公室应不定期抽查职员的开机情况，如发现在一个月内有三2次以上（含三2次）（是否要改为2次）未按上述规定开机和复机者取消当月通讯费报销资格。6-5额度管理：综合额度内费用经财务部门登记、审核后即可按限额报销通讯费用。手机话费、住宅话费、BB机、上网费用等混合使用一个综合额度，按季度考核，季度内可以调剂使用，额度内按实报销，节余额度不补发现金、不结转下季度，超额度费用由个人承担。当年度通讯费报销截止日期为下一年度的3月31日，逾期不报，当年报销额度作废。6-6 费用报销标准 单位：元/月通讯费定额公司总经理级公司副总经理级公司总监级部门经理级部门副经理、助理级主管级职员备注A级B级C级通讯费按实报销1000900800700600500400200含BB机备注：项目部现场人员、外勤人员如工作需要可考虑每月增加100元额度。但须报总经理办公室审批备案。对于外勤岗位或手机号码提供给业主等人员，如何办理额度申请手续？是否有明细表待查？7 职工职员及子女医药费（限公司正式职员）7-1 未办公费医疗保险的职员：（医药费的报销是否从严？还是从宽？）7-1-1 报销标准：未办公费医疗保险的职员，部门经理级以上职员，门诊限额250元/月，年报销额不得超过3000元。普通职员门诊限额200元/月，年报销额不得超过2400元。7-1-2 额度管理：上述额度含出差外地发生的门诊医药费，但不含公司例行检查费用。额度可跨月累计使用，当年度门诊医药费的报销截止日期为下一年度的元月31日当年度必须报销完毕本年医药费，逾期不报，当年报销额度作废。7-1-3 住院费用：住院医疗费中属公费部分由公司承担90%，个人承担10%。已报销该年度门诊费用须从公司承担90中扣除，冲减当年医药费补助额度。7-2 若公司为当地职员办理医疗保险后，报销标准另行规定。7-3 深圳派驻本公司已办理医疗保险人员职员（深圳户籍）或其他兄弟公司调派职员，且在调离地已办理了医疗保险7-3-1 报销标准：部门经理以上职员门诊每月限额报200元，年报销额不超过2400元。普通职员门诊每月限额150元，年报销额不得超过1800元。7-3-2 额度管理：上述额度含出差外地发生的门诊医药费，但不含公司例行检查费用。额度可跨月累计用，逾期不报，当年报销额度作废。7-3-3 住院费用：原则上其住院费用由交纳医疗保险所在地报销。特殊病情不能报销的部分经总经理同意后由公司承担90%，个人承担10%。已报销该年度门诊费用须从公司承担90中扣除，冲减当年医药费补助额度7-4 因公受伤职员7-4-1 因公（包括公司组织的体育训练和比赛）受伤的正式职员，如符合公司购买的“意外险”或“工伤险”索赔条件，可由个人在公司办公室的协助下，向保险公司或社会保险局索赔。7-4-2 如果不符合索赔条件：已办理公费医疗保险的职员：由个人专户支付的医药费超过100元的，超出部分由公司给予报销，报销额度原则上不超过1200元，不计入正常门诊报销额度内。7-4-3 未办理公费医疗保险的职员：医药费超过100元的，超出部分由公司给予报销，报销额度原则上不超过1200元。此额度为一次性额度，不计入正常门诊报销额度内。7-5 子女医药费（限于已办独生子女证的职员，其子女未满14周岁）7-5-1子女医药费用凭区医院或药店正式发票，由公司报销50%，实际年报销额不超过1200元。7-5-2额度不得跨年度累计使用。若当年额度未用满者，公司将于每年年底将余额的80%奖励给本人。7-6职员自转正当月起享受医疗费用报销。8 加班工资计算与发放8-1公司对工作的衡量以业绩为导向，对于无法完成岗位工作而发生的延长工作时间，不另行计算加班费。8-2因公司统一安排需要在法定节日加班，按本人日或小时岗位工资标准的300%支付加班工资。计算方法如下： a)每30分钟为一个计算时段，不满30分钟以30分钟计；b)小时岗位工资标准 = 当月标准岗位薪金（税前）218 9 未休假奖金未休假奖金：按公司职员手册，职员每年可休工休假、探亲假等。如休假，公司给予300元补贴；因公司业务需要而无法休假者（或未休完假者），公司给予未休假奖金。年末时，由总经理根据当年经营业绩确定是否发放。10 工作餐 下午茶10-1 公司为每位职员提供免费工作餐，每餐按不超过5元/人标准执行。10-2 1 公司为每位员工公司全体提供免费下午茶，每天按不超过2元/人标准执行。11 其他补贴11-1 本公司按照总部规定的标准发放过节费等补贴。11-2 已办独生子女证的职员，其子女未满14周岁，可申请领取独生子女费。每月30元/人由办公室制表 发放。附则12 本制度从颁布之日当年年初之日起实行。13 入职转正、级别调整，相关福利待遇均从转正以及见习当月开始执行（有特殊规定除外）。14 本制度适用于武汉市万科房地产公司总部在册职员，职工、员工及其他人员参照其他相关制度或合同执行。15 本制度由财务管理部负责解释。 武汉市万科房地产有限公司 二五年三月一日20042005年32月120日重新修订